公文写作_公文写作规范与技巧培训

为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作 2012年4月6日 中办 国办联合印发了 党政机关公文处理工作条例 以下简称 条例 同时废止了1996年中办印发的 中国共产党机关公文处理条例 和2000年国务院印发的 国家行政机关公文处理办法 以下简称 办法 条例 的发布施行 对推进党政机关公文处理工作科学化 制度化 规范化必将发挥重要作用 总章中第七条就不同 办法 第一章总则为八条 新颁布的 条例 为七条 区别在于上级办公部门对下级机关的公文处理工作不仅要进行业务指导 还要进行督促检查 2000版只有指导 没有督促检查 这是与 办法 明显不同的地方 这增加了上级公文处理机关的责任 一 党政机关公文处理工作条例相关新规定 一 公文的种类 由13 14合并为15种 国家行政机关公文处理办法 中有13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 中国共产党机关公文处理条例 中有14种 决议 指示 决定 意见 通知 通报 公报 报告 请示 批复 条例 规定 函 会议纪要 党政机关公文处理工作条例 13 决议 公报而成 指示 条例 规定废除 一 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 二 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 三 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 四 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 五 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 六 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 党政机关公文处理工作条例的文种 七 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 八 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 九 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 十 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 十一 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 十二 批复 适用于答复下级机关请示事项 十三 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 十四 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 十五 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 二 新旧公文的区别 1 首次实现了党政机关公文的统一2 在格式方面取消了 主题词 3 党政公文都要署名发文机关4 用纸统一A4 成文日期统一用阿拉伯数字书写5 重要公文由主要负责人签发6 在行文规则上 增加了 不以本机关负责人名义向上级机关报送公文 7 统一了格式要素的编排规则 使党政机关的公文表现形式更加规范 三 公文拟制更加强调程序规范 在 起草 环节强调 一切从实际出发 分析问题实事求是 所提政策措施和办法切实可行 深入调查研究 充分进行论证 广泛听取意见 机关负责人应当主持 指导重要公文起草工作 在 审核 环节强调 需要发文机关审议的重要公文文稿 审议前由发文机关办公厅 室 进行初审 在 签发 环节强调 重要公文和上行文由机关主要负责人签发 办法 只对上行文作此规定 党委 政府的办公厅 室 根据党委 政府授权制发的公文 由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发 四 行文规则方面增加了一些具体规定 条例 减少了 行文规则 一章的条目 但增加了一些具体规定 主要有 上行文 原则上主送一个上级机关 办法 只对请示作此规定 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 属于党委 政府各自职权范围内的工作 不得联合行文 五 字体字号 发文机关标识使用2号小标宋体字 红色标识 秘密等级 保密期限 紧急程度用3号黑体字 发文字号 签发人 主送机关 附注 抄送机关 印发机关 印发时间用3号仿宋体字 签发人姓名用3号楷体字 正文以3号仿宋体字 一般每面排22行 每行排28字 正文中如有小标题可用3号黑体字 楷体 仿宋体 附件应当另面编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 抄送机关一般用4号仿宋体字 在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 如需把主送机关移至版记 除将 抄送 二字改为 主送 外 编排方法同抄送机关 既有主送机关又有抄送机关时 应当将主送机关置于抄送机关之上一行 之间不加分隔线 印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字 编排在末条分隔线之上 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 即1不编为01 后加 印发 二字 版记中如有其他要素 应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开 简化了公文办理的环节 在 收文办理 中 将 审核 改为 初审 将 分办 批办 并入 承办 并增加了 传阅 答复 2个环节 发文办理 的环节由8个减少为4个 其中 起草 审核 签发 3个环节列入 公文拟制 用印 并入 印制 条例 将发文办理的 分发 改为 核发 规定 公文印制完毕 应当对公文的文字 格式和印刷质量进行检查后分发 公文管理更加注重安全保密 条例 在第七章 公文管理 中着重强调了有关保密规定 提出了设立保密室和阅文室的要求 对公文定密和解密 密级文件的复制和汇编 公文的销毁和移交 新设立单位的发文立户等作出具体规定 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各放一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 纪要标志由 XXXXX纪要 组成 居中排布 上边缘至版心上边缘为35mm 推荐使用红色小标宋体字 标注出席人员名单 一般用3号黑体字 在正文或附件说明下空一行左空二字编排 出席 二字 后标全角冒号 冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位 姓名 回行时与冒号后的首字对齐 标注请假和列席人员名单 除依次另起一行并将 出席 二字改为 请假 或 列席 外 编排方法同出席人员名单 六 公文中常见的错误 1 公文标题中常见病例分析 有相当一部分公文标题存在病句 最常见的有两大类 一是语句不合语法规范 二是请示 函 报告三者混淆使用 1 语句不合语法规范例1 部 部 部 部 优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 例2 关于进一步搞活集体企业有关政策的试行办法 例3 关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知 例4 关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见 例5 关于认真做好2012年表彰先进工作者的通知 2 请示 函 报告三者混淆 例6 某厂关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告 例7 某高校关于申请2012年公费医疗补助费的报告 例8 关于元旦文艺联欢会所需经费的报告 2 选词不当 造成对概念的歧解 主要表现为滥用方言词 口语词和土俗俚语 使用不规范的简称 误用褒贬词语等 如长沙话中的 蚊子 还兼指 苍蝇 在内 吴 粤方言和客家方言中的 脚 相当于普通话中的 腿 口语词中的 咬耳朵 除了有普通话书面词语中的真真切切地用嘴咬住耳朵的意思之外 还可以表示窃窃私语 南大 人大 3 语序不当 造成被限定说明的对象不明 如 在主席台就座的还有几个技术革新小组的代表 这里 定语 几个 的位置不当造成歧义 既可以理解为就座的有若干个小组的代表 也可以理解成就座的是一个小组的几个代表 4 语句中个别词的词性不明 作者分析了A企业集团和B企业集团在各个时期进行竞争时所采取的竞争策略的特点 和 字词性很重要 连与介词 5 忽略对含义不确定的词或词组的限定修饰 引起歧义 参加工作15年以上的职工一年可享受10天以下的带薪旅游假 6 滥用省略 造成语句成份残缺 语言运用过程中 恰当地应用省略确实可使语句简洁明快 但如果超过必要限度 滥用省略就会走向反面 成为语病并可能因此而形成歧义 7 文种使用不当 有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种 以致长期只使用通知 决定等二三个公文 其余文种一概不用 有的公告 通告 通报分不清 望文生义去应用 有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种 经常混淆不清 使用时张冠李戴或干脆写成 请示报告 有的不知有命令 令 批示函 会议纪要等公文 遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替 8 格式不规范 公文格式上存在的问题 主要有以下表现 一是公文文头不规范 二是标题冗长 混乱 残缺不全 三是主送机关排列混乱 四是结构层次序数混乱 五是附件不符 六是主送 抄送单位不正确 等等 9 行文关系错误 一是多头主送 二是上下级相互行文 三是上下级联合行文 四是请求抄送下级 五是平级间使用上行文或下行文 10 运用材料错误 多用乱用误用等11 结构错误 谋篇布局12 数字使用错误 如 第1书记 标题常见的病例八方面 一 要素不全二 乱用文种三 隶属不清四 提炼不精五 题不达义六 用词重叠七 滥用符号八 标注不规范 部 部 部 部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知 介词 关于 应用未用 以标题中四个机关联合发文 其办文意图应是面向全国各单位的 但也可理解为只是面向本系统 易产生歧义 其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词 关于 应补上 病例 标题的提炼 如 xxx 发文机关 关于招收退休退职职工子女就业 进行合理安排 确保社会稳定的通知 改为 XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业的通知 或 XXX关于妥善安排退休退职职工子女就业有关问题的通知 从下面这句话中概括可以作为标题的主要内容 概括为 废止部分规范性文件 某市人民政府对历年来制定的规范性文件进行清理 应予废止的共有几十件 题不达义 一是事由偏跑如 XXX关于草原灭鼠的请示 从题意上看 是请示开展灭鼠运动 而此文实际上是请求上级给予解决 灭鼠经费 的请示 应改写为 XXX关于要求解决草原灭鼠经费的请示 二是题大义小如 关于企业技术 人才开发的若干规定 而文件内容中就如何进行技术 人才两项开发 却未作具体规定 标题 帽子 太大 使题文不完全相符 三是题小义多如 关于做好争创人民满意基层站所活动筹备工作的通知 标题的事由主旨是 筹备 二字 而正文中不仅详细介绍了 争创活动 的意义 内容 方法 还谈到了组织领导 活动步骤 管理制度等 显然 标题题义过小难于表达和带动正文 此标题可改写为 XX关于开展争创人民满意的基层站所活动的通知 四是题义不清如 XX县人民政府关于粮食问题的通知 其中就缺少 价格 收购 等词语来限制中心词 问题 造成事由过于笼统不具体 不清楚 不能准确反映表达公文的主要内容 二 公文写作注意事项 公文的构成要素 材料 文章的 血肉 主题 文章的 灵魂 结构 文章的 骨架 语言 文章的 细胞 一 公文的材料 是形成观点的基础 是表现观点的支柱材料的使用要点1 材料要点面结合既有综合概括性的数据和概况 又有具体深入的事例的典型情节 2 材料之间要有较强的逻辑关系各部分 各类 各个材料以主题为核心 综合说明总体情况 3 材料要处理好详略关系最切题的材料 最典型的材料 最新的材料要详细 反之则略 平时积累 就是积学储材 如在领导交拟指示 参加会议 承办查办 读书读报等方面中获取信息 写时查阅 就是搜集资料 如学习相关文件精神 收集本单位相关统计数据以及信息 简报 总结 报告 会议纪要等 做到上下通达 全局了然 命笔瞻前顾后 写作材料的获取途径 二 公文的主题 公文主题 三要素 中心思想 原委背景 行文目的公文的主题主要来自于三个方面 单位领导工作实践文件文献 三 公文的结构 公文的结构方式具有程式化的特点 五个要素 三个部分 五个要素 依据 公文制作的原由 背景 政策 理论 法规等 目的 公文达到什么意图 文种承启语 以文种为动词的过渡性语言 事项 公文的具体内容 是公文的重点 要求 提出希望 要求 三个部分 前言 主体 结尾 四 公文的语言 特点 简明 准确 庄重 规范 1 用书面语书面语尤其能够形成庄重 规范的特点 例 2 用文言词语的保留用法是书面语体形成的重要因素 达到语言精练的效果 形成简明 庄重 规范的语言特色 如 收悉 惠允3 用专业术语由于其特定的内涵规定 大大地增强了准确性 例 口语 改革开放后 农民的钱包一年比一年胀 日子越过越好 就像吃甘蔗由尾吃到头越吃越甜公文 改革开放后 农民的收入年年增加 生活越过越幸福 开端用语 为 为了 为着 查 接 顷接 根据 据 遵照 依照 按照 按 鉴于 关于 兹 兹定于 今 随着 由于 结尾用语 上行 当否 请批示 可否 请指示 如无不当 请批转 如无不妥 请批准 特此报告 以上报告 请批转 以上报告 请审核 平行 此致敬礼 为盼 为荷 特此函达 特此证明 尚望函复 下行 为要 为宜 为妥 希遵照执行 特此通知 此复 为 而努力 现予公布 公文写作 20字诀 符合政令行文周严格式规范遵守规则表述精当 初能望文生义 死记硬背 可小成能变通运用 巧舌如簧 有一得终能深入浅出 知行合一 方大就 三 常用公文写法 叶圣陶 公文不一定是好文章 可是必须写得一清二楚 十分明确 字稳词当 通体能顺 让人家不折不扣地了解你说的是什么 写好公文有五个步骤 多看 强记 勤思 精练 硬磨 多看 就是要学会看上级的会议材料 以精确领会上级精神 看报刊评论文章 以学习写作技巧 多看领导的日常讲话 以了解领导的习惯 强记 要记好的文章体例 像一些比较出彩的二级标题 记好的语句 像排比句 有思想的语句等 记好的例子 可以在公文中列举出来 旁征博引 1840年鸦片战争以来中国170多年的历史 概括地说就是 我们伟大的祖国经历了刻骨铭心的磨难 我们伟大的民族进行了感天动地的奋斗 我们伟大的人民创造了彪炳史册的伟业 42 胡总书记的讲话通篇闪耀着马克思主义真理的光辉 洋溢着鲜明的创新精神 贯穿着强烈的忧患意识 体现着浓厚的人民情怀 彰显着先进的人才理念 寄托着青年的热切厚望 是纲领性文献 是政治宣言 勤思 有三个过程必思 边看边思考 边记边思考 边写边思考 孔子也说过 学而不思则罔 可见勤思之重要 精练 平时要多练笔 多修改自己写得出东西 必要时候要拿得出东西 不荒乱 应急时刻要赶得出东西 不抓瞎 硬磨 所谓 好文章是改出来的 是硬功夫 不是花架子 古有 推敲 之说 由此可见 硬磨 的重要性 写出好公文 必须要讲究针对性 把握场合 分清层次 了解领导的习惯 做到材料真实 主旨鲜明 数据精准语言简要 力求做好谋篇布局 力求架构合理 经过集思广益 反复修改形成最终公文文稿 做有心人 可 抄 一点别人的 做细心人 想一点自己的 做创新人 搞一点独特的 45 一 通知 一 功用 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 二 特点 1 适用范围广2 使用频率高3 行文时效性强 三 格式扫描 标题 发文机关 事由 重要 紧急 联合 补充 通知 主送机关正文 缘由和目的 通知事项 执行要求落款 四 写法 1 指示性通知2 批转 转发 发布性通知3 告知性通知4 会议通知5 任免通知 通知的写作要求具体 周全 细致 指示性通知 又叫事项性通知 这是一种布置工作 对工作方法原则 组织纪律等提出要求的通知 在不适宜用 指示 这一文种的情况下 就需要用 通知 这一文种 如 财政部 审计署 监察部 最高人民检察院关于严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员责任的通知 其事由部分写得很充分 长期以来 党和国家一直十分重视财经纪律状况 采取措施维护和整顿财经秩序 各部门和各财经执法机构作了大量工作 为促进国民经济的持续 稳定 快速发展 加强社会主义法制建设 保障财政预算平衡和推进反腐败斗争起到了重要作用 但是 在财经执法工作中 也普遍存在执法不力 以补代罚 以罚代刑 对事不对人 的现象 已成为违反财经纪律问题屡查屡犯 屡禁不止的重要原因 这种状况如不采取果断措施加以改变 不仅不利于加强社会主义法制建设和国民经济的健康发展 还会对反腐败斗争的深入开展产生不良影响 为此 各财经执法部门必须切实提高对严格执法重要性和紧迫性的认识 牢固树立有法必依 执法必严 违法必究的法纪观念 加大执法力度 切实改变执法不严的状况 为严肃追究扰乱财经秩序违法违纪人员的责任 现将有关事宜通知如下 批转 转发 发布通知的共同点 1 均有附件 而且附件是主要件2 标题均含有批转 转发 发布公文的名称3 正文均较短 批转 国务院批转中国人民银行关于中国工商银行等四家与所属信托投资公司脱钩意见的通知 转发 国务院办公厅转发国家旅游局等部门关于进一步发展假日旅游若干意见的通知 发布 广东省人民政府关于印发 广东省国民经济和社会发展第十个五年计划纲要 的通知 转发性通知标题的拟定 区财政局转发 市财政局转发 财政部关于国家机关 事业单位发放离退休人员生活补贴费在 离退休人员费用 月 中列支的通知 的通知 的通知 市旅游事业管理局转发 市人事局 市劳动局转发 国家教委 劳动人事部关于技工学校毕业生学历问题的通知 的通知 的通知 标题的写法 要注意批转类和执行上级指示类通知公文 如 国务院批转卫生部 农业部关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知 制定贯彻指导意见 下发通知 一是照搬 批转省卫生厅 农业厅关于贯彻 国务院批转卫生部 农业部关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知 的意见的通知 二是用文号代替上级来文 XX省人民政府关于贯彻国发 2002 X号文件的通知 但没体现工作内容 三是 XX省人民政府批转省卫生厅 农业厅关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知 或是 XX省人民政府关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知 体现不出贯彻上级的精神 较好的方式是贯彻文件加内容 XX省人民政府贯彻国发 2002 X号文件加强农村医疗卫生工作的通知 标题繁琐 天津市詹庄子乡民生 民强农业生产合作社是怎样发动妇女参加田间管理 用了30多个字 毛主席动笔改为 妇女走上了劳动战线 另一份材料原题为 大泉山怎样由荒凉的土山变成绿树成荫 花果满山 毛主席动笔改为 看 大泉山变了样 几种改进办法 1 建立转发文种北京市人民政府转发国务院 关于开展和保护社会主义竞争暂行规定 商业部转发国家经济委员会 关于加强合理运输工作的通知 2 在事由部分只写转发上级机关的文号 市旅游事业管理局关于转发北京市财政局京财字 1988 号文件的通知 3 越级转发 标题中只写转发级别最高的 市旅游事业管理局转发 市财政局 税务局 人事局 劳动局 总工会转发 劳动部 财政部 全国总工会关于适当提高城镇职工生活困难补助费标准的通知 的通知 的通知 市旅游事业管理局转发 劳动部 财政部 全国总工会关于适当提高城镇职工生活困难补助费标准的通知 的通知 4 独立发文 单独拟题 北京市旅游事业管理局转发 北京市人民政府办公厅转发 国务院办公厅关于严禁滥发钱物和赠送礼品以及在接待中不摆烟酒等问题的通知 的通知 的通知 北京市旅游事业管理局关于反对铺张浪费 提倡勤俭节约的通知 5 半独立标题 区财政局转发 市财政局转发 财政部关于纠正干部职工借用 拖欠款问题的通知 的通知 的通知 区财政局关于贯彻财政部 市财政局纠正干部职工借用 拖欠款有关精神的通知 国务院关于成立经济贸易办公室的通知各省 自治区 直辖市人民政府 国务院各部委 各直属机构 为适应加快改革开放和经济建设的新形势 加强宏观调控和协调日常经济工作 国务院第100次常务会议决定 撤销国务院生产办公室 在原生产办公室的基础上成立国务院经济贸易办公室 办公室主任由朱镕基同志兼任 一九九二年五月十六日 析评 这是一篇告知性通知 通知正文只有一段 依次写了目的 依据和事项 文字简练 明白晓畅 会议通知正文需交待清楚的几项要素 会议名称 召开时间 地点 内容 参加人员 报到时间 地点 以及必要的准备 关于召开全省民政工作会议的通知 各市人民政府 行政公署 省直各单位 为了贯彻全国民政工作会议精神 省政府决定召开全省工作会议 会议的主要议题是 传达学习全国民政会议的主要文件和领导讲话 讨论研究贯彻的意见和措施 请你们提前做好准备 参加会议人员 各市人民政府 行政公署分管民政工作的领导同志和各市 行署的民政局长 省直各单位的负责同志 会议拟开五天 地点 宾馆 于八月十五日前来报到 省人民政府办公厅 年 月 日 析评 至少有三个毛病 一是内容不够明确 会议的名称 议题都清楚 但不够具体明白 不知道研究的具体问题 也不知道与会人员需作什么准备 二是参加会议人员不够具体明确 省直单位包括的范围很广 包括党 政 工 群 公 检 法等 哪些单位参加不够清楚 还有 省直单位负责同志有几个 只来一个或都来 也没有写清楚 三是报到时间不明确 八月十五日前来报到 是指八月十五日之前还是八月十五这一天报到 任免通知 关于任免 等职务的通知根据 月 日 会议决定 任命 为 职务 免去其 原职务 的职务 二 报告 一 功用适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 二 特点1 汇报性2 陈述性 1 工作报告用于汇报某一阶段的正常工作 2 情况报告用于反映重大问题或带有突发性 偶然性的情况 3 答复报告用于答复上级机关查询的事项 三 类别 四 格式扫描 1 标题2 主送机关 为直属上级机关 3 正文报告的缘由报告的内容报告的结语4 落款 五 写法指要 工作报告一般以成绩 做法 经验 体会 打算 安排为主 在叙述基本情况的同时 有所分析 归纳 找出规律性认识 情况报告一般以 情况 原因 教训 措施 的结构来写 答复报告一般写答复的意见或处理结果 是依据上级要求回答的问题进行写作 所以要写得周全而有针对性 关于治理水质污染问题的报告 市人民政府 前接 政发 2004 10号函 询问我县水质污染原因及治理问题 现将有关情况报告如下 我县水质现污染较严重 其主要原因 一是公众环境保护意识差 一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾 二是 四是 解决水质污染问题的根本途径 首先是建设污水处理厂 其次 加大宣传力度 其四 环保部门依法行政 严格执法 从源头把关 减少各种污染 专此报告 二 四年四月二十九日 六 行文规则 不得夹带 请示 事项 一般不越级 三 请示 一 功用适用于向上级机关请求指示 批准 二 特点1 求复性2 单一性 1 属超出本机关的工作职权范围须经请示批准才能办理的 2 对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定 决定等不甚了解或有不同理解 需请上级机关解释或重新审定的 3 工作中出现了新情况 新问题 必须处理却又无章可循 无法可依 有待上级机关批示的 4 遇到本机关职权范围内很难克服或无力克服的困难 需请上级机关支持 帮助的 5 属涉及全局性或普遍性的而本机关无法独立解决的工作困难和问题 必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助 请示注意事项 第一 必须严格遵守行文规则 如 一般不得越级请示 请示必须是一文一事 一般只写一个主送机关 不能多头主送 除领导直接交办的事情外 不得直接送领导本人 需要同时抄送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 等等 第二 同一系统 同级单位 同样事项 可联合行文请示 不同系统的单位 请示同样事项 要分别行文 第三 不允许事前不请示 事后不报告 第四 不能事无巨细都向上级请示 1 请求批准的请示2 请求指示的请示3 请求帮助支持的请示4 请求批转的请示 三 类别 四 格式与写法 正文重点是两部分内容 请示的缘由 为什么要写请示 请示的事项 请示什么 写好请示缘由的要求 1 合情合理 2 具体充分 3 清楚明白 关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示 最高人民法院 据我省 县人民法院报告 他们对交通肇事致被害人死亡 是否给予被害者家属抚恤的问题 有不同意见 一种意见认为 被害者若是有劳动能力的人 并遗有家属要抚养的 给予抚恤 另一种意见认为 只要不是由被害者自己的过失所引起的死亡事故 不管被害者有无劳动能力 都应酌情给予抚恤 我们同意后一种意见 几年来的实践经验证明 这样做有利于安抚死者家属 是否妥当 请批复 省高级人民法院 年 月 日 五 请示的行文要求 1 必须一文一事 香烧一股 佛敬一尊 2 不能多头请示一般只写一个主送机关 需要送其他机关的 用抄送 但不得抄送其下级机关 3 不得越级请示有必要时 要抄送被越过机关 六 请示与报告的区别 1 行文目的不同请示要求上级机关就请示的问题给予明确的答复 因为上级机关的答复就是即将要做的工作或解决问题的依据 而报告则是对完成的工作或解决问题的汇报 对某一情况的陈述 并不要求上级机关给予明确的答复 2 行文时间不同请示是请求上级机关批准 答复 必须要事前行文 一般情况下不得 先斩后奏 报告是反映情况 汇报工作 答复问题 通常是在事后或事情进行中行文 3 行文内容不同请示应一文一事 必须提出明确的请示事项 而报告中综合性报告 内容往往涉及到许多方面 但不能在报告中夹带请求事项 也不能请求上级批准 4 收文处理不同上级机关收到请示后 要尽快研究 及时给与答复 而收到报告 主要是了解下级机关工作的情况 为以后的决策做参考 不需要做出答复 因此 与请示相对应的另一文种是批复 即有请示必定有批复 批复一定是针对某一请示 报告一般不做批复 5 结尾用语不同请示的结尾用语 一般使用 妥否 请批示 当否 请批复 可否 请批准 等需要上级机关明确回复的语句 报告的结尾用语 对上级机关没有明确的肯定回复性的要求 如 以上报告 如有不妥 请指示 特此报告 等 函 一 功用 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 广泛性函的广泛性 是指函的适用范围广泛 任何机关 团体 企事业单位都可以使用 同时 函的广泛性 还指函的种类多 涉及的事务及内容广泛 可以商洽工作 询问答复问题 请求批准和答复审批事项 告知情况或事项等 专属性函的专属性 包括两方面意思 一是函只能用于不相隶属机关 二是函有自己专用的公文格式 信函式格式 二 特点 事务性函的事务性 是指函的内容大多是具体的事务性工作 问题 情况等 一般不涉及政策 法令等强制执行的内容 往复性函的往复性 是指公文运行的方向 是就一个问题发文机关有去函 收文机关便有复函 如商洽函 询问函和请求批准函等 都具有往复性 平和性函的平和性 是指函的语言表达要平和 既不能用强制命令的语气 也不要过于谦卑 客气 三 类别 按照内容性质和用途划分1 商洽函2 问答函3 请求批示和批复事项的函按行文方向划分1 去函2 复函 四 格式与写法 1 函可以不设文头 不编文号 不写标题 2 发函缘由 函的写作一般都比较短小 简明扼要地说明来函的目的事项即可 一般不宜展开论述 3 事项 答复对方的函 首先应在正文的首句或首段说明收到对方函的时间及内容概括 然后针对对方的要求 逐一进行答复 4 结语 请研究函复 以上意见 请予函复 盼复 特此函告 特此函复 写作须知 1 内容要简洁2 语言要得体3 文体要正确 关于拟录用应届大中专毕业生的函 省人事厅 根据中共 省委组织部 省人事厅 关于1996年省级机关录用应届高校 中专学校优秀毕业生的通知 规定 我们对拟录用到我厅机关工作的大中专毕业生按规定程序进行了统一考试 面试 体检 政审 经厅党组研究 拟录用大中专毕业生24名 现将有关录用审批材料报上 请审批 附件 录用审批材料24份 省安全厅一九九六年三月二十五日 函的常用结束语 去函有 特此商洽 盼复 特此函达 请复 请予协助 请予审批 请予批准 特此函告 等 复函有 特此函复 此复 等 五 意见 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法 意见又称 实施意见 使用范围相当广泛 领导机关可以制定意见直接下发给下级机关或职能部门 职能部门也可以提出意见经领导机关批转给各下级机关执行 意见有很强的政策性 指导性和可操作性 意见正文的前言部分 应写明制定本意见的目的 意义和依据 具体内容可分条列项拟写 论据要充分 条理要清楚 文字要简洁 并有较强的可操作性 结尾要写清何时起实施 解释权归属等 意见没有机关的层级 性质的限定 而且运行方向灵活 既可以上行 也可以下行 还可以平行 来自上级机关的意见有两种情况 一种是指示性意见 另一种是建议性意见 来自下级或平行机关的意见 往往通过批转或转发 转化为具有指导性的意见 意见的特点 针对性意见的针对性 是指所提出的建议 解决方案 办法 措施 见解等必须是意见涉及的某一具体问题或情况的 是有的放矢的 指导性意见虽然不像命令 决定 指示性通知等具有强制性 但是 意见具有指导性 发文机关要用意见来提出见解 建议和意见 指导收文机关认识提出的问题并解决问题 灵活性意见的针对性 是指意见的运行方向灵活和解决问题的方法和手段灵活 意见可以上行 下行 平行 意见可以发现问题及时解决问题 再发现问题 再解决问题 发文机关可以根据具体情况及时调整政策 意见的类型 指导性意见指导性意见往往是上级机关针对一个时期出现的某一问题或情况下发的公文 意见的内容具有约束性 收文机关应该按照意见的要求承办 落实 如 国务院关于推进天津滨海新区开发开放有关问题的意见 国发 2006 20号建议性意见建议性意见往往是下级机关针对一个时期出现的某一问题或情况向上级机关的行文 或是不相隶属机关的行文 对下级机关的意见 上级机关可以通过批转或上级机关的办公厅 室 转发的形式下发执行 如 国务院办公厅转发安全监管总局等部门关于进一步做好煤矿整顿关闭工作意见的通知 国办发 2006 82号 意见的结构 标题意见的标题主要有发文机关 事由 文种和事由 文种两种形式 正文部分开头 交代意见的原因 依据 背景 目的等 如 国务院关于推进天津滨海新区开发开放有关问题的意见 采用的是事实依据开头 国务院办公厅转发安全监管总局等部门关于进一步做好煤矿整顿关闭工作意见的通知 采用的是背景加目的开头 主体部分