会议管理_简报与会议主持技巧

簡報與會議主持技巧 研習大綱 一 簡報成敗的評估要素二 常見的簡報訴求重點三 簡報應有的內容表現四 簡報的口語表達要領五 簡報的肢體動作運用六 簡報的問與答處理七 認識會議的需求八 會議的功能九 內部會議成效的探討評估十 會議成敗的原因十一 會議進行的階段十二 主持會議的引導與控制十三 參加會議的應有措施十四 會議衝突的處理十五 會議衝突的處理十六 其他促進會議效率的相關事項 課程簡介 在生活裡 在工作中 我們都常常必須對團體進行溝通 簡報正是一種在一定形式下對團體進行溝通的行為 任何組織的內部運作或對外的業務往來 各種不同的會議 簡報經常是必定的過程 我們從事簡報 往往在幾十分鐘裡 要面臨極大的壓力與挑戰 包括自己的組織與表達能力 反應力 工作上的專業度 情緒上的控制等等 無一不影響我們是否能夠掌握難得的機會 達到與他人溝通的目標 當我們站在大家面前簡報 我們絕不僅僅希望對方只是表面的 聽 而已 或是 知道 就夠了 很多場合中 我們甚至會更熱切地期待對方的反應如 我瞭解 我覺得非常好 我同意 我相當贊成 我樂於接受 我當然配合 這項課程將針對大家學習正確簡報的需求重點 從簡報的事前規劃開始 逐步地深入探討我們在簡報方面應有的觀念 認知及一些可以依循的根據 必備技巧 課程內容會非常重視實際 生動 主持講師也會儘可能地親身示範來引導大家 同時也融入學員的演練與討論 均有助於大家的學習效果 當然 我們仍要強調 就算大家在這項課程中有很好的收獲 以後還是必須不斷的練習 才能讓自己在簡報方面表現的更成功 更傑出 課程目標 實施本訓練課程 主要在使學員能夠達到下列目標 一 對於面對團體進行溝通 建立正確的理念與認知 二 學習到簡報事前進行規劃準備的步驟及作法 使其在爾後有一定的方向 原則可以依循 三 瞭解到部份相關的技巧及表達方式 並能融於簡報中運用 四 提醒學員平日在簡報時 值得加以改正或調整的習慣 建立對本身要求的明確重點 五 知道並深入瞭解實際簡報時應有的技巧及動作標準 增進總體表現的能力 會議主持技巧 課程簡介會議 是我們工作中一項較難 成本較高的溝通活動 很多人承認它的重要 卻常忽視了它的技巧或應有規範 以致於大多數的會議都擁有著令人慚愧的效率 本訓練課程以很簡單的架構揭示探討會議的內容 以對會議應有的認知 規範和技巧 甚至促進會議效率為重點 利用扼要的說明 示範與練習 來讓大家輕鬆參與 並融入情境 較能帶動大家對會議的體會與學習成效 課程目標 一 瞭解一般會議的基本規範與流程 二 知道在主持或參加的不同角度下如何配合會議的進行 及運用相關的技巧 以增進會議的效率 一 簡報成敗的評估要素 一 簡報常是我們工作中的一部份 也是一種溝通表達的藝術 無論你是否重視 它會深深影響人們 客戶 長官 同仁 對你 我的印象 也會影響我們工作的績效 這都是事實 你的簡報如何 你又如何去看別人所做的簡報 我們雖然可以江各自的看法 但是 基本上評估簡報 通常是根據如下的要素 可供你參考 一 外在表現包括簡報者的儀容 服裝 姿勢 表情 肢體語言等 一 簡報成敗的評估要素 二 二 態度即我們內心對人與對事所持的態度 例如 我們是否足夠尊重面前的觀眾 我們是否足夠重視即將進行的這場簡報 觀眾都會明顯地感受到 三 結構化內容是否有良好的順序 架構 並容易讓人掌握 四 清楚易理解所謂說清楚 講明白 有無真正表達你的意思 觀眾仍會感到模糊嗎 還是很快就讓它們理解 一 簡報成敗的評估要素 三 五 扼要不需要的 點綴的 開玩笑以加強氣氛的是否太多 一句話就足夠的何以要講五句 能否把握時間作最摘要的解說 六 具體化例如 某些事情已經必須談做法了 但你卻只是在談如何重要 該不該做等等 會讓人感到有欠具體 七 符合需求即在簡報主題的範圍中 你是否適度滿足了觀眾的期望 你是否讓他們有相當的收穫 八 技術運用針對簡報中 我們對於各種操作性技術 例如 基本性的使用簡報輔助設備 專業性的 進行產品介紹的動作展示 是否正確 熟練 二 常見的簡報訴求重點 一 尚未真正簡報之前 你務必要思考到策略性訴求這個問題 並且決定一個清楚的定位 記住 這是非常重要的 策略性訴求 主要在於 你到達到什麼樣的期望結果 給自己定一個正確的方向 並且決定了你要表現的重點及掌握一種適當的程度 通常我們可以參考運用的策略性訴求如下 一 正確認知例如 澄清對方的誤解 教育對方 二 提供利益 貢獻分析 例如 增進利潤 降低成本 提高生產力 強化競爭力 等 二 常見的簡報訴求重點 二 三 解決問題例如 杜絕損失 降低風險 清除困擾 四 突顯差異例如 強化自己與他人不同的特點 五 建立信任例如 表現最大的善意與誠意 表現高度的信用與道德 讓對方沒有一絲懷疑 三 簡報應有的內容表現 一 在前述的動作後 你該專心決定簡報中要表現出什麼內容了 雖然因應不同的客戶有時內容要加以變化 但一般商業簡報的內容表現約有下列重點 一 清楚的主題與架構明確而慎重地對眾人揭示主題 讓人很容易瞭解你在談什麼 並且全部內容都整理出良好的架構 層次清楚 有助於聽者瞭解你內容的範圍及重點 二 證明你很瞭解對方簡報時最好能夠顯示你很瞭解對方 經常站在對方的立場來看事情 分析問題 甚至根據對方的實際狀況來舉例 則往往在爭取客戶的認同上會有極大的效果 三 簡報應有的內容表現 二 三 明確而肯定的利益針對聽者的需求與期待 在簡報內容中你就必須表現出你可以提供的利益來 請多運用 貢獻分析 法 OFFERANALYSIS 將你的產品或服務突顯出來 四 強化累積的關鍵語對於公司本身 產品或服務 有時為了增進對方的注意力與記憶 可予以設計一些突出 強化又短潔有力的關鍵語 頗利於特點的訴求 五 有力的佐證或實例說大道理不如當場提出有力的佐證 會更增加說服力 而單一的敘述也比不上實例的讓人透澈 三 簡報應有的內容表現 三 六 具體的事實或行動如果擬訂提案或是為對方解決問題 對於你的措施或產品功能的發揮 聽者大都希望能夠具體 例如 表現出人 事 地 物或方法 步驟 等等 七 運用比較但不攻擊對於客戶現行採用的產品或服務 甚至自己的競爭品牌 可以坦誠 真實的態度地根據真實作比較分析 但不應攻擊 以免增加許多不必的困擾 例如 為自己樹立敵人 等等 八 期望對方什麼配合 注意 所有的內容應該控制時間 把握重點 也須在進行準備時注意 儘量說該說的 而非說所有能說的 四 簡報的口語表達要領 一 一 必須熟練 流暢進行簡報之前 我們就該對即將簡報的內容努力深入瞭解 並且最好多花時間將其熟記 以表現足夠的熟練與流暢 同時也有助於減少緊張 二 語氣要誠懇 自重簡報的口語表達要相當注意說話的語氣 在一般狀況下 大多數人都不喜歡簡報者表現的過於誇大吹牛 囂張或語氣帶嘲諷 尖酸 而過於卑下奉承 毫無主張又易給人不佳的印象 因此 我們要注意自己的語氣是否表現出足夠的誠懇和自重 所謂自重 即掌握自己應有的分寸 尊重自己 尊重他人 四 簡報的口語表達要領 二 三 發揮良好的簡報語言簡報不是請你寫公文 也非請你來朗頌 在口語表達上你應該發揮良好的簡報語言 什麼才是良好的簡報語言呢 它的要求是 1 必須生活化 口語化而不是公文化2 必須是講話而不是照本宣科3 必須融合對方的生活背景 文化背景及語言習慣4 必須用字用語 力求容易聽得懂 5 使用到外文或專業用語 專有名詞必須注意場合 對象 是否非要使用不可 是否他們能夠瞭解 四 簡報的口語表達要領 三 四 陳述要具體 有力你簡報的對象是否一定聽得懂 一定能夠感受 聽得進去嗎 能夠被說服嗎 要在這些問題上獲致良好的結果 就該注意對你簡報內容的口語表達 多具體的陳述事實 或行動 多提出有力的佐證及案例 五 適時突顯重點所有的簡報內容 總會有些你認為非常重要的地方 這些地方你千萬不要在口語上平平淡淡的一語帶過 而必須適時地加以強調 突顯 以提升當時現場的注意力 並可以加深大家的印象 四 簡報的口語表達要領 四 六 將聽眾融入話中簡報是一種可以互動的溝通 你在口語上所說的內容 可以經常將面前聽眾的種種 如他們的表現 他們工作上的理念 事蹟 他們的意見 等 帶入你的語中 有益於提升彼此共同參與的感覺 七 進行節奏要生動在內容之中的各項 有些項目細節較多 可能要說的較久 有些項目的細節較少 可能說的較短 有些較淺 有些較深 有些較重要 有些較不重要 均各自不同 這些各項之間的差異 加上現場聽眾的情緒 注意力時時在變化 我們都要注意到 並據以調整我們表達的節奏 該繁則繁 該簡則簡 該快就快 該慢就慢 該停就停 該熱烈 該冷靜 等 使其生動活潑化 五 簡報的肢體動作運用 一 進行簡報所須配合的動作常因人 因時 因地而異 並無絕對的標準 原則上 我們若以從事較為正式的簡報來看 至少也該做到 尊重現場的群眾 輕鬆自然而不失謹慎 靈活有力 又能妥善地抓住大家的注意力 以下是有關簡報時應該表現的細節 主持講師除了為大家作深入的說明外 同時會親身示範 以便您能有效的吸收 請您全神貫注 一 採取位置 剛開始應站何處 操作投影機又該站在何處 勿從頭到尾站在同一個位置不動 過程中儘量保持面對觀眾 且勿擋住大家的視線 位置上的變動有著因場合不同的限制 五 簡報的肢體動作運用 二 二 臉部表情 勿表情呆滯 一臉木然 或看起來過份嚴肅 應配合自己的內容來變化臉上的表情 至少可以逐漸要求自己三項重點 即 臉部肌肉放鬆 眉宇之間的變化 嘴角常有笑意 三 眼神 通常如果是面對 人以下的場合 我們進行簡報的過程中 應緩和而且平均地與現場每一個人做眼神的接觸 千萬不要老是看著某一個固定的方向而少有變化 回答觀眾問題時 勿只是一直看著發問者說話 應將眼神平均掃視全場 才是正確的做法 五 簡報的肢體動作運用 三 四 手臂與手 講究自然 端莊 勿過於激動或快速 零碎 多用手掌 五指併用 少用手指 單指 不論在簡報中指人 指物 指銀幕都以用手掌較宜 強調特定點或特定數字時才用手指較妥 運用手勢時請勿擋住自己的視線與他人眼神的接觸 不要動作太小 有時會顯得自己膽怯或不夠大方 注意 如果用手掌來指著銀幕進行說明 我們大致運用三種手勢 即 掌心面對觀眾 掌心朝下 掌心由左往右推 或由右往左推 再緩緩移動回來 並配合圖形或方向地來回動作 五 簡報的肢體動作運用 四 五 雙腿 腳 兩腿站直 身體勿前 後 傾 不要站三七步或丁字步 腳尖對著觀眾的方向 兩腳間距勿過大 通常以男性而言 兩腳跟相距在20公分以內或20公分左右較妥 女性則應更緊密一些較好 六 移動 移動要兼顧不同的方向 配合你的眼神 並且緩和又有韻律 移動時勿做大轉身背對大家的動作 且往後方移動時最好用緩步後退的方式 移動的區域範圍也應視場合做適當的調整 六 簡報的問與答處理 一 愈趨向開放性的簡報 愈重視過程中的問與答 Q A 而問與答又是一種心靈的互動 這種互動是我們表現與發揮的絕佳機會 要想滿足您簡報的對象 並且提升您的演出 我建議以下幾項您在Q A時必須掌握的重點 一 仔細聆聽不輕易打斷仔細聽對方敘述他的問題 並且儘可能不打斷其談話 以便得到完整而清楚的問題內容 二 適度重覆或摘要不確認自己或大多數人都已清楚問題時 您可以針對該問題進行適度的重覆或摘要 六 簡報的問與答處理 二 三 立刻作記錄針對您無法立即作答 可能不會答或是想稍後再答 的問題 或是作答中提及一些承諾者 最好都能立刻作記錄 四 直接扼要 具體作答展現您的誠懇 實力 回答問題時務必直接 勿繞圈子 扼要 抓到對方的重點 具體 清楚而實際 五 回答須涵蓋大家注意您的眼神 肢體語言及語氣 內容 雖然面對一人發問 您卻必須把答案獻給大家 六 簡報的問與答處理 三 六 積極而保持風度表現您非常樂意為大家解決問題的積極面 並且控制自己穩定的情緒 對任何問題或挑戰都能保持良好的風度 七 題外話的處理所謂 題外話 是指與簡報主題無關的問題 處理這一類題外話有很大的彈性 您可以答或不答 主要在於 1 您會不會回答 2 是否大家都有興趣 3 時間是否允許 4 回答有什麼好處或壞處 六 簡報的問與答處理 四 八 答不出來的處理對方提出的問題 超過了你的知識能力範圍或得到的授權 以致您當下無法提出答案 您的處理要點為 1 表示理解 尊重或認同2 立刻道歉3 說明無法回答的原因4 強調積極處理的態度5 提出特定狀況下的具體承諾 什麼時間 方式及結果 七 認識會議的需求 目標 找出決定要素 方式比較分析 決定會議型態 成本效益預估 以此順序來評估是否真的有會議的需求 以免我們充斥了沒有必要的會議 八 會議的功能 一 會議一向是企業內的經常性活動之一 不但成本很高 並且對我們的管理績效有很大的影響 所以 我們應檢視平日大大小小的會議 是否發揮下列的功能 一 資源整合確實將與會者各自擁有的資源整合起來 凝聚了團隊工作的力量 二 激發創意不是照本宣科 而是對於想法或做法 真正透過足夠的思考 吸收了大家的創意 三 增進溝通讓大家充分地交換意見 並且消除歧見 進而建立最後的共識 八 會議的功能 二 四 明確分工尊重各自的角色及特性與專長 讓工作經過明確地分工來成 五 提振士氣增進大家的參與感 歸屬感 強化其對企業的忠誠 使命感與工作的熱情 六 學習歷練讓每個人透過主持或參與 來學習歷練更佳 更圓熟的領與溝通 七 督導控制重點在於工作的進度與績效 採取積極而嚴密的掌控 並即時做出相關的決定 指令或要求 八 會議的功能 三 必須特別注意的是 不同的會議往往各有其主要功能與次要功能 我們至少要發揮主要功能 不要本末倒置 發揮了次要功能 在主要功能上卻毫無建樹 例如 業務單位例行性會議主要功能方面 很多企業皆較強調督導控制 以便於不同階段掌握其業績進度 並立即作出某些強化業績的行動要求等 而此會議的次要功能也許是提振士氣或強化溝通 在不同功能之下 當然進行會議的主持 有時會用到一些不同的技巧 而非所有的會議都完全相同 九 內部會議成效的探討評估 一 主管在企業內往往被會議佔據很多時期 高階主管更是如此 而會議多 並不一定和績效成正比 主管有必要注意 如果真是投入了很多時間在會議上 那麼會議的成效又如何呢 以下所列各項 不失為評估內部會議成效的參考依據 一 我們公司內的會議 在原本的性質與實際進行的內容相比之下 是否符合 A 完全符合 B 絕大多數符合 C 一半符合 D 多不符合 E 絕大多數不符合 九 內部會議成效的探討評估 二 二 每次會議前 我們是否都訂妥清楚的議題 A 總是如此 B 大致會是如此 C 很少如此 D 大致並非如此 E 完全不會如此 三 每次會議前該準備好的書面資料 是否都準備妥當 A 總是如此 B 大致會是如此 C 很少如此 D 大致並非如此 E 完全不會如此 九 內部會議成效的探討評估 三 四 每次舉行會議時 該來的人 與議題最相關者 都來了嗎 A 總是如此 B 大致會是如此 C 很少如此 D 大致並非如此 E 完全不會如此 五 是否經常發生會議不準時 包括開始與結束 的情形 A 從未如此 B 極少如此 C 偶而如此 D 幾乎經常如此 E 總是如此 九 內部會議成效的探討評估 四 六 主席是否在會議中做好了引導的說明與有效帶動發言 A 總能做得極佳 B 大致做得不錯 C 部份做得不錯 D 有欠理想 E 很不理想 七 主席是否一向能夠依照程序進行會議並控制應有秩序 A 一向做得極佳 B 大致做得很好 C 還不錯 D 有欠理想 E 很不理想 九 內部會議成效的探討評估 五 八 主席是否專制而並未做到足夠開放的雙向溝通 A 完全不會 B 絕大多數不會 C 大致不會 D 有些如此 E 的確經常如此 九 會議以外的公司同仁是否能夠做到絕不干擾 A 總是做得到 B 大都做得到 C 部份做得到 D 很多的干擾 E 總是干擾不斷 九 內部會議成效的探討評估 六 十 主席是否能在會議中建立有利的溝通氣氛 A 總能做得極佳 B 大致做得不錯 C 部份做得不錯 D 有欠理想 E 很不理想 十一 主席是否對於許多不同的意見能夠作有效的摘要與歸納 A 總能做得極佳 B 大致做得不錯 C 部份做得不錯 D 有欠理想 E 很不理想 九 內部會議成效的探討評估 七 十二 會議的各項議題是否確保都經常作出具體的結論 A 完全能夠如此 B 絕大多數如此 C 大多能夠如此 D 少部份能做到 E 幾乎很少做到 十三 會議時大家都不會岔開話題或作沒有意義的意見表達 A 完全能夠如此 B 絕大多數如此 C 大多能夠如此 D 少部份能做到 E 幾乎很少做到 九 內部會議成效的探討評估 八 十四 會議產生結論時是否都同樣決定出追蹤的時間與方式 A 完全能夠如此 B 絕大多數如此 C 大多能夠如此 D 少部份能做到 E 幾乎很少做到 十五 按前項 有了追蹤的時間與方式 是否的確徹底據以追蹤 A 完全能夠如此 B 絕大多數如此 C 大多能夠如此 D 少部份能做到 E 幾乎很少做到 九 內部會議成效的探討評估 九 十六 較正式的會議是否都會作出會議記錄 事後並發給每位與會者 A 完全能夠如此 B 絕大多數如此 C 大多能夠如此 D 少部份能做到 E 幾乎很少做到 十七 會議所完成的結論是否經常在實際執行時又遭受到質疑或又有所改變 A 完全不會如此 B 大致不會如此 C 很少會如此 D 大致會是如此 E 總是如此 九 內部會議成效的探討評估 十 十八 每位與會的成員是否充分配合主席 並主動地協助主席 例如 協助維持秩序 協助帶動發言 A 總能做得極佳 B 大致做得不錯 C 部份做得不錯 D 有欠理想 E 很不理想 十九 您是否覺得公司內有些會議其實不見得有其必要性 以致會議太多而也佔用太多時間 A 完全不會如此 B 大致不會如此 C 勉強不會如此 D 確實有此情形 E 已經非常嚴重 九 內部會議成效的探討評估 十一 二十 主席是否懂得如何適當地運用表決及如何該由自己作出裁示 A 總能做得極佳 B 大致做得不錯 C 部份做得不錯 D 有欠理想 E 很不理想 十 會議成敗的常見原因 一 如果我們也常犯下列缺失 那麼人議的效果常可能導致失敗 相反地 如果我們在這些項目上能夠做好 便能帶來較好的會議成果 一 人 的不對即該來的沒來 不該來的來了 那麼 自然會議的效果通常都可能產生問題 二 準備不足事前的通知不明確 預留的準備時間不夠 使得大家匆忙與會 且戰且走 三 不依程序想到哪裡做到那裡 一下討論這 一下討論那 完全不按程序來 四 主持不當即會議主持人對於領導會議活動的控制 決策不佳或堅持己見 十 會議成敗的常見原因 二 五 環境不宜開會的場所 環境不適宜 造成很多壓力 干擾 六 放任干擾不應有的臨時遲到 缺席 做別的事 接些不重要的電話 都在浪費會議成本 七 結論失敗例如 沒有結論或結論不夠具體 甚至錯誤 八 後繼無力不依會議結果付諸行動 不注重追蹤 檢討 十一 會議進行的階段 一 一 準備階段製訂會議的目標 思考相關的狀況及各項要素 然後發出會議通知 此通知應含 會議名稱 時間 地點 會議目標 召集人 與會者的姓名與職稱 備註 二 目標確認階段主席對於開會相關的背景 所訂目標加以說明 並做重點會議事項的提示 十一 會議進行的階段 二 三 進行議事階段即針對各項議題進行溝通 討論時應注意到時間的限制 不脫離目標等 四 裁奪階段即經過議事階段 由主席將大家的意見加以評估 整理 並引導表決 分工 來做出清楚的抉擇 五 結束階段 進行總整理並視時間狀況做重複 摘要 且提示延續之動作 再對大家表示感謝 十二 主持會議的引導與控制 會議如果正常進行 那麼最後是否成功 就必須依賴主席在主持會議時是否達到下列要項 一 激勵會眾 二 帶動討論 三 幽默談話 四 控制發言 五 平衡意見 六 克服干擾 七 懂得發問 八 化解衝突 九 綜合歸納 十 主導主局 十一 當機立斷 十二 引導行動 十三 參加會議的基本要項 一 做好應有準備 二 準時出席 三 了解其他與會者 四 慎選座位 五 注意身體語言 六 控制使用時間 七 協助主管 八 儘量勿早退 九 適切發言 十 配合程序 十一 促成結論 十二 尊重他人 十四 會議衝突的處理 一 有時因為與會者的工作壓力 溝通技巧 有時因為不同的立場與角色 使得會議中產生衝突 主要是現場最擁有權責的人 發生衝突時必須為了維持效率與人際關係而立即作有效的處理 以下就是處理衝突可參考運用的技巧 一 強制冷卻現場先回歸冷靜 讓衝突暫時中足 然後由主席引導下一步 二 宣佈休息以休息來控制場面 使衝突減少渲染與影響力 三 讓其各自盡情表述衝突時 雙方或多方都有很多意見與理由 先停止衝突與爭論 給他們足夠的時間 讓他們輪流各自盡情表述 十四 會議衝突的處理 二 四 請其他與會者發表意見抓住衝突點的相關內容 請其他與會者發表意見 以瞭解大家的看法 並可同時給當