办公文秘_行政文秘人员职业化培训课程

1 第一讲你适合做行政文秘吗 2 课程安排 什么样的人员适合做行政文秘人员行政文秘人员需要具备什么样的能力行政文秘人员需要掌握的专业技能行政文秘人员的主要工作 3 所谓 行政文秘人员 包括机关 企业 团体等内部负责管理 服务工作的行政人员 文秘人员等 4 游戏 心目中的你 请评出我们班里你认为最适合做行政文秘人员的同学至少列出五条原因 5 什么样的人适合做行政文秘人员 个人条件个性要求品质要求 6 一 个人条件 学历性别年龄外貌体质视力听力 7 男人适合做行政文秘工作吗 讨论 8 形式 自由组合 两组辩论时间 3 5分钟步骤 自愿组合成 正方 与 反方 先请双方各派代表阐述论点然后 双方自由辩论每人发言时间限制在2 3分钟 讨论 9 二 个性要求 守时谨慎热情合群服从自信 机智勤快整洁自制兴趣 10 三 品质要求 忠诚负责正派廉洁诚实谦逊 11 行政文秘人员需要具备什么样的能力 办事能力沟通能力 12 一 办事能力 操作能力写作能力阅读概括能力编辑校对能力统计分析能力 13 二 沟通能力 交际能力口头表达能力协调能力组织能力 14 行政文秘人员需要掌握的专业技能 表一 打字 速记 写作 编辑 归档 15 行政文秘人员需要掌握的专业技能 表二 统计 复制 使用电信设备 操作电脑 16 行政文秘人员的主要工作 辅助决策工作信息工作文书工作会务工作文书立卷和档案管理工作查办工作行政事务工作上司交办的其他工作 17 行政文秘人员的主要工作 表一 18 行政文秘人员的主要工作 表二 19 小测试 你适合做行政文秘吗 表一 20 小测试 你适合做文秘吗 表二 及时将企业内外部信息传递给经理 21 小测试 你适合做文秘吗 表三 22 小测试 你适合做文秘吗 表四 23 行政文秘 年轻貌美身体好 能干会说不贪功 24 第二讲职业形象设计 25 课程安排 行政文秘专业形象设计行政文秘的专业仪态 26 谁是合适的行政文秘人选 27 行政文秘的服饰设计 行政文秘服饰的基本要求女性行政人员的服装男性行政人员的服装 28 行政文秘服饰的基本要求 与环境 身份相协调与体形相协调行政文秘穿着注意事项 29 一 与环境 身份相协调 在平时工作中 参加他人的婚礼或庆典 陪同上司参加外交活动 30 二 与体型相协调 1 颜色体形瘦小者 纤细者 31 二 与体形相协调 1 颜色体形庞大 肥胖者 32 二 与体形相协调 2 图案 33 二 与体形相协调 3 线条 34 三 行政文秘穿着注意事项 保持大众化切忌标新立异清洁与健康 35 女性行政人员的服装 办公室着装外出公务穿着社交场合穿着 36 一 女性行政人员办公室着装 基本原则1 在办公室内以穿着西装套裙或长裤为宜 2 款式以简洁大方为好 不宜太复杂 装饰太多 3 华丽或性感的服装不适合办公室的文秘 4 避免显得清纯 学生味太浓 让人感觉幼稚 37 一 女文秘办公室着装 常见衣着的选择技巧1 职业裙装款式面料颜色点缀尺寸 38 想一想 哪套是最合适的服装 39 一 女文秘办公室着装 常见衣着的选择技巧2 衬衫颜色面料 40 一 女文秘办公室着装 常见衣着的穿着技巧3 鞋子颜色鞋跟的高度 41 一 女文秘办公室着装 常见衣着的穿着技巧4 丝巾5 饰品 42 试一试 配出五套上班着装 A1 A2 A3 A4 A5 B1 B2 B3 C1 C2 C3 C4 C5 43 星期一 参考搭配 A1 C3 44 星期二 参考搭配 A3 B1 C5 45 星期三 参考搭配 A4 C4 46 星期四 参考搭配 A2 B2 C2 47 A5 B3 C1 星期五 参考搭配 48 二 女性行政人员外出公务着装 服装款式色彩鞋子饰品 49 二 女性行政人员外出公务着装 50 三 女性行政人员社交场合穿着 服装常礼服小礼服大礼服简化礼服饰物 51 男性行政人员的着装 西服衬衫领带 52 男文秘的着装 西服款式面料颜色图案 53 一 西服的选择技巧 款式 单排扣 双排扣 三件套 54 一 西装的选择技巧 面料一是特别舒适 透气性好二是垂感好三是挺括但不僵硬 55 一 西装的选择技巧 颜色 56 穿西装的七个原则 要拆除衣袖上的商标 要熨烫平整 要扣好纽扣 要不卷不挽 要慎穿毛衫 要巧配背心 要少装东西 57 选择题 请选择正确的穿法 A1 A2 B1 B2 58 选择题 请选择正确的穿法 C1 C2 D1 D2 59 二 选择衬衫的技巧 长度 一指原则 指自然站立时 衬衫的袖口和领口应露出长于西服袖口和领口的一指粗度的距离 颜色面料 60 三 选择领带的技巧 以色彩柔和 雅致朴素 暗色调为主 不宜过细 长度以130 150厘米为宜 61 化妆技巧 化妆技巧化妆的注意事项 62 一 化妆技巧 肤色描眉画眼口红 63 二 化妆注意事项 淡妆为宜讲求实际讲究科学 64 发型设计 选择适宜的发型头发的保养 65 一 选择适宜的发型 行政文秘发型的基本特点自然 文雅端庄 朴素大方 轻盈俊美 无雕琢之意的发型 选择发型的原则1 需要考虑发质2 需要考虑脸型3 需要考虑身材行政文秘发型选择的注意事项 66 二 头发的保养 做到常梳理 少烫发 慎染发 防损伤 适时洗发 67 日常姿势 挺拔的站姿端庄的坐姿洒脱的走姿优雅的蹲姿 68 一 挺拔的站姿 保持优美站姿的关键直腰 脖不前伸 颈部直起 背不驼 不窝 肩不耸 腰部挺直 髋不松 膝不打弯 69 二 端庄的坐姿 保持优美坐姿的关键1 不要坐在椅子边沿上 一般应当坐满椅面的三分之二 2 与人交谈 身子应适当前倾 3 注意两脚摆放姿势 两脚侧放或叠放较为合适 4 脚不要一直向前 控制住自己的身体 避免身子下滑或斜躺在沙发上 5 头不要靠在沙发背后去 把小腹挺起来 70 三 洒脱的走姿 走姿的基本要领行走时双肩平稳 下颌微收 面带微笑 手臂放松 前后自然摆动 上体微前倾 脚尖略抬 脚跟先着地 步幅适当 71 四 优雅的蹲姿 优雅蹲姿的姿势高低式蹲姿 72 第三讲现代商务礼仪 73 掌握商务礼仪的重要性 帮助你建立友好的合作关系帮助你建立彼此的尊重与信赖 74 课程程序 随从上司出行礼仪陪同上司商谈礼仪拜访客户礼仪 75 一 随从上司出行礼仪 步行礼仪乘车礼仪 76 1 步行礼仪 观看录像片段 小组讨论陪同上司或客户步行应注意哪些礼仪 77 1 步行礼仪 l走路时要昂首挺胸 尽量走直线 而不要左顾右盼 l人行道的右侧内侧是安全而又尊贵的位置 若你作为秘书陪同上司 客人外出 则应将其让给上司 客人行走 你走在外侧 78 当走到车辆较多或人多处 你应先走几步 同时提醒和引领 照顾上司和顾客 如果你走路时同时提着物品 应留神别让自己提的物品阻拦或碰撞了别人 若与人通行 你则应提物品走外侧 1 步行礼仪 三 79 情景表演 与客户同乘出租车开私家车接客户与公司同事坐火车出差 80 2 计程车的座位次序 司机 A B C 81 2 私家车时的座位次序 主人 A B C 82 2 乘车礼仪 送上司 客人坐轿车外出办事 应首先为上司或为客人打开右侧后门 并以手挡住车门上框 同时提醒上司或客人小心 等其坐好后再关门 如果你和你的上司同坐一辆车 座位由上司决定 待其坐定后 你再任意选个空位坐下 但注意不要去坐右排右席 83 2 乘车礼仪 2 抵达目的地后 你应首先下车 下车后 绕过去为上司或顾客打开车门 并以手挡住车门上框 协助上司或顾客下车 84 情景表演 女性如何上下车 85 2 乘车礼仪 3 特别提醒 作为女性秘书 上下车姿势必须十分讲究 具体来说是 上车姿势上车时仪态要优雅 姿势应该为 背入式 即将身体背向车厢入座 坐定后即将双脚同时缩进车内 如穿长裙 应在关上车门前将裙子弄好 86 2 乘车礼仪 下车姿势应将身体尽量移近车门 立定 然后将身体重心移至另一只脚 再将整个身体移离车外 最后踏出另一只脚 如穿短裙则应将两只脚同时踏出车外 再将身体移出 双脚不可一先一后 87 上车姿势 开门后手自然下垂 可半蹲捋裙摆顺势坐下 88 上车姿势 依靠手臂做支点 腿脚并拢提高 89 上车姿势 继续保持腿与膝盖的并拢姿势 脚平移至车内 90 上车姿势 略调整身体位置 坐端正后 关上车门 91 下车礼仪 身体保持端座状态 侧头 伸出靠近车门的手打开车门 然后略斜身体把车门推开 92 下车礼仪 双脚膝盖并拢 抬起 同时移出车门外 身体随转 93 下车礼仪 双脚膝盖并拢着地 一手撑着座位 一手轻靠门框 身体移近门边 94 下车礼仪 将身体从容从车身内移出 双脚可分开些 但保持膝盖并拢 95 下车礼仪 起身后等直立身体以后转身关车门 关门时不要东张西望 而是面向车门 好象关注的样子 避免太大力气 96 4 乘火车时的座位次序 走 廊 茶几 行进方向 A B C D 97 角色演练 一 A和B 两人为一组 面对面坐好角色要求 请A准备一段精彩的故事 稍后讲给B听 98 角色演练 情景一角色要求 请B在听A讲故事的时候表现出不耐烦 伸懒腰 看手表 东张西望 99 角色演练 情景二角色要求 请B在听A讲故事的时候表现出目光注视 点头 赞同 恩 啊 的赞同声等 100 二 陪同上司商谈礼仪 细心聆听适时圆场 101 提问 刚才情景一和情景二当中 B分别有哪些不同的表现 A的感受有什么不同 102 1 细心聆听 聆听者六要素 SOFTEN S 微笑 Smile O 准备注意聆听的姿势 OpenPosture F 身体前倾 ForwardLean T 音调 Tone E 目光交流 EyeCommunication N 点头 Nod 103 GECProgram 104 GECProgram 105 2 适时圆场 在领导和客户商谈时 应该注意领导的谈判技巧和应对方式 并且要充分掌握气氛 106 三拜访客户的礼仪 事先约好时间做好准备工作进入被访者的办公室商谈结束拜访 107 1 事先约好时间 不作不速之客准时赴约迟到或失约要预先告知 108 2 做好准备工作 了解拜访对象个人和公司的资料准备拜访时需要用到的资料订好明确的拜访目的整理服装 仪容检查各项携带物是否齐备 如名片 笔 笔记本等 109 3 进入被访者的办公室 说明身份 地位及拜访对象从容等待引领敲门入内自我介绍 握手 赠名片对奉茶要道谢 110 4 商谈 把握拜访时间开门见山 避免争论不休留意对方的举止表情 111 5 结束拜访 感谢对方请对方留步关门 112 礼貌体现习惯更能体现品德 113 第四讲沟通技巧训练 114 课程安排 影响行政文秘沟通的四个因素行政文秘有效沟通的五个原则行政文秘四个有效的沟通技巧行政文秘如何与上司沟通 115 找朋友在教室里找到符合每个条件的人 请他们签名 取前五名获奖者 每人只能在一个人的表格上签一次 抽查不符 无效 游戏 116 请您帮忙 会唱戏会打猴拳有一岁左右的孩子会讲笑话能说三种语言能唱外语歌 会抛媚眼微笑迷人会做很多菜会甜言蜜语能模仿周星驰穿40的鞋 117 影响行政人员沟通的四个因素 情绪因素表达方法个人因素环境因素 118 一 情绪因素 精神不集中过于紧张和胆怯 119 二 表达方法 说话的语气令 听众 反感 在沟通中选择不合适的媒介来传递信息 120 不合适的媒介 121 三 个人因素 发送者和接受者受个人因素 背景 经验 理解力 教育程度 知识水平 偏见和态度等 的影响 对讯息有不同理解 122 四 环境因素 在沟通过程中 选择了不适当的地点 时间等 直接影响讯息传送 123 行政人员有效沟通的五个原则 正确回应对方的话注意沟通中的态度注意倾听经常不断的确认沟通信息表达出让人印象深刻的沟通话语 124 一 正确回应对方的话 有效的回应可以告知说话人 信息被听到了 信息被理解了 信息得到了恰当的评估回应信息的三个关键 希望达成共识 给出语言 非语言的反馈 避免令人困惑的信息 125 二 注意沟通中的态度 保持微笑并适时点头注意你的坐姿你的眼睛会说话让沟通更近一点 126 行政文秘四个有效的沟通技巧 技巧一 表示尊重技巧二 易地而处的聆听技巧三 恰当提问技巧四 给予建设性回应 127 一 技巧一 表示尊重 客观开放的态度真诚避免破坏性的行为 128 先入为主 129 避免破坏性行为 刻意低估问题严重性讽刺行为武断 130 象限一象限二 象限三象限四FBMB鼓小狗性别孩子BB 听从指示工作表 131 二 技巧二 易地而处的聆听 要留心及专注 以非语言方法营造正面气氛 对对方的需求表示兴趣 切记聆听的目的是要明白对方 反应确认总结 132 技巧三 恰当的提问 问题的种类 开放式 封闭式 探索式 反射式 133 技巧四 给予有建设性的回应 回应必须对事 并与行为有关以改善而不是以批评为目标把重点放在对方可以改善的行为上寻求对方的意见而不是强加自己的意见 134 案例分析 第七十二回 曹操怒斩杨修 片段根据此案例讨论 作为行政文秘应该如何传达上司的指令 135 行政文秘如何与上司沟通 行政文秘与上司沟通的注意事项行政文秘向上司汇报工作的技巧行政文秘与上司争论问题的技巧行政文秘批评上司的技巧 136 行政文秘与上司沟通的注意事项 把握时机和场合注意领导的眼和手 137 向上司汇报工作的技巧 理清思路突出重点删繁就简恭请上司点评 138 与上司争论问题的技巧 问题是重要的争论一定要有所准备争论要有个和气的开头争论中一定坚持从问题出发 而不是对人不要时间过长要客气地结尾对同一个问题 不要争论多次 139 批评领导的技巧 批评尽可能私下进行以亲切的话语作为批评的开场白批评行动 而不是对人提供答案一个过错一次批评在友好的方式中结束 140 第五讲时间管理 141 课程程序 1 分析时间2 诊断工作环境 提高工作效率3 立即改变4 跨越时间管理陷阱 142 一 分析时间 每天留出时间进行回顾 调整优先次序 舍弃无效的工作分解困难的任务 逐个击破在上班的路上大致计划一下当天的工作将工作日以30分钟进行分割及时更新工作日志 记忆往往是不可靠的 143 诊断工作环境 提高工作效率 办公室里弥漫的4大效率毒素 声音干扰职能干扰空间干扰设备干扰 144 讨论 如何排除办公室4大效率毒素 145 办公室 排毒4味丸 第一味 根据工作需求和程序从新安排办公桌第二味 保障公共空间和私人空间的独立第三味 有效利用办公设备第四味 利用设备和训练减少声音的干扰 146 小办公室排毒案例 办公室面积 14平方米办公室人员 主管1人秘书1人下属3人办公设备 文件柜 公用电脑 5张办公桌等 147 小办公室排毒案例 续 个人办公需求 主管 多项 个人任务 给秘书安排任务 接待访客 秘书 两项 个人任务 接受主管安排的 下属 单项 个人任务 148 小办公室排毒案例 续 主管 办公桌应和秘书最近 并拥有独立的接待空间 以保证不会给下属造成干扰秘书 和主管办公室最近 和主管频繁沟通不会影响其他同事下属 不受干扰的个人办公空间 149 效率专家挑错办公室 图1 80分错误1 办公室没有隔断就会有很大的声音干扰 如果使用隔板 情况将大大缓解 为了保证照明 最好给每人配备照明用台灯 错误2 公共通道有些狭窄 但好在不会影响他人 150 效率专家挑错办公室 图2 60分错误1公共通道和私人空间交叉错误2接待空间在办公室尽头错误3秘书与主管座位离开太远错误4电脑显示器朝向不对 造成反光错误5办公室没有隔板 声音干扰严重错误6适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据 151 效率专家挑错办公室 图3 70分错误1公共通道过长错误2主管个人空间失去接待功能 152 效率专家挑错办公室 图4 满分优点1充分利用有阳光的窗口位置优点2私人空间和公共空间交叉减少优点3利用隔板阻断过多噪音优点4主管与秘书沟通方便优点5减少访客对其他人的干扰 153 办公室排毒DIY 自我检测问题 我的办公桌为什么要放在这个位置 我的工作空间和公共通道是否过近 我每天来往于办公桌与文件柜的频率有多高 我遭受的最主要的办公干扰来自哪里 提出办公室改善建议 154 二 时间管理的陷阱 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人 反正时间还早 拖延文件满桌病喋喋不休的 电话粥 源源不断的信息 155 1 猪八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 没时间做计划工作是程序化 规律化 根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚 船到桥头自然直 156 2 不好意思拒绝别人 接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝 157 3 反正时间还早 拖延 帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间 如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动 你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间 158 4 文件满桌病 安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好 159 5 喋喋不休的 电话粥 不分优先顺序打电话没有充分准备就打重要电话电话的谈话离题与喜欢的人打电话 容易失去对时间的控制 160 6 源源不断的信息 纸张的形式 邮件 传真 备忘录 报纸 杂志 期刊 报告电子的形式 电子邮件 互联网声音的形式 面谈 电视 广播 电话 161 三 如何跨越时间陷阱 要事第一以最终的结果来开始行动 以终为始 学会说 NO 办公桌上的 5S 运动恰当 有效地使用电话筛选信息 162 1 要事第一 大石头 理论与 二八 定律ABC法则办事的优先次序并行工作法 163 2 以终为始 是必须要做的吗 不完成会怎样 是自己想要的吗 和目标直接相关吗 回报及收益高吗 164 3 学会说 NO 1 耐心倾听2 如无法当场决定则要告诉他你还要考虑长点时间3 显示慎重4 表情应和颜悦色5 态度坚定 165 3 学会说 NO 6 指出拒绝的理由7 拒绝的是请托而不是他8 如有可能为他提供其他可行途径9 切忌透过第三者来拒绝 166 4 办公桌上的 5S 运动 整理整顿清扫清洁修养整理废纸篓的作用文件存档系统 各就各位 的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理 167 5 有效 恰当地利用电话 选择打电话的时间按照优先顺序打电话清楚每个电话要讨论的要点对于自己花在每个电话的时间 做到心中有数 168 6 筛选信息 迅速处理妥善存放没有保存价值的资料就销毁 169 运筹他人的时间 170 时间管理矩阵图 紧急 不紧急 重要 不重要 171 五 时间管理的工具 1 月历2 行事历与甘特表3 效率手册4 商务通与订房卡5 闹钟6 其它工具 172 六 你的计划 确立目标探寻达成目标之各种途径转化为每周或每日之工作事编排每周或每日的行事次序并执行之定期检讨 173 第六讲缓解工作压力 174 课程程序 了解压力战胜压力放松自我 175 自我测试 1 一旦工作发生差错 立刻责备自己 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是2 一直积压问题 然后总想发作 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是3 全力工作以忘记私人问题 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是4 遭受压力时 注意到自身行为有不良表现 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是5 只看到生活中的消极方面而忽视积极方面 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是6 环境发生变化时 感觉不适 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 176 自我测试 7 感觉不到在团队中的自我价值 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是8 上班或出席重要会议时迟到 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是9 对针对个人的批评反应消极 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是10 一小时左右不工作就内疚自责 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是11 即使没有压力 也感到匆忙 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是12 没有足够的时间阅读报纸 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 177 自我测试 13 同时承揽过多的工作 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是14 拒绝接受同事和上司的劝告 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是15 忽视自身专业或生理方面的局限性 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是16 工作占据全部时间 无暇享受兴趣爱好 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是17 工作太忙 整整一周不能与朋友 同事共进午餐 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是18 问题棘手时 逃避 拖延 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是 178 自我测试 19 感到工作过多时 羞于告诉别人 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是20 尚未分清主次就处理工作 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是21 对他人的请求和需要 总是难于拒绝 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是22 认为每天必须完成所有的工作 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是23 认为不能应付自己的工作量 A 从不 B 有时 C 经常 D 总是24 往往把工作看得比亲人和家庭生活更重要 A 从