公文签核收发流程.doc

線上簽核公文收發流程一、收文流程收文流程作業細節備註文書組歸檔結案主辦單位keeper依校長決行意見辦文主辦單位依校長決行意見辦文秘書室呈主秘指派秘書室同仁校長1核決2進行加會3列管公文4通知秘書室之同仁5退回文書組重分文主任秘書1進行加會2列管公文3通知秘書室之同仁4退回文書組重分文一級主管1進行加會2審核二級主管簽辦意見3通知個人：通知主辦單位之同仁4退回文書組重分文被會辦單位若無相關業務，可在簽辦用語中，點選無相關業務二級主管1撰寫簽辦意見2進行會辦：被會辦者不得加會，但可於簽辦欄加註建議會辦單位 3通知個人：通知主辦單位之同仁4退回文書組重判被會辦單位若無相關業務，可在簽辦用語中，點選無相關業務主辦單位keeper1呈報主管簽文2退回文書組重分文文書組判文二、發文（創文函稿）發文流程作業細節備註文書組發文主辦單位keeper依校長決行意見辦文主辦單位主管依校長決行意見辦文秘書室依校長決行意見辦文校長1決行意見2加會3修改紙本公文4退回keeper主任秘書1審核意見2加會3修改紙本公文4退回keeper一級主管1審核二級簽辦意見2加會3修改紙本公文4退回keeper二級主管1簽辦意見2會辦3修改紙本公文4退回keeper主辦單位keeper1傑印公文系統中繕打創稿公文2校務資訊系統中上傳、輸入相關公文資料公文收發簽核用語收文簽辦用語校長如擬。列入校務追蹤案，結案日。如主秘意見辦理。如主辦單位一級主管意見辦理。呈 董事會。退文書組重分文。不予同意。主任秘書擬辦：如擬。擬辦：列入校務追蹤案，結案日。擬辦：影印留存。擬辦：呈閱後，文存參。擬辦：呈閱後，公告周知，文存參。擬辦：退文書組重分文。擬辦：以影本呈 董事會。一級主管擬辦：如擬。擬辦：如承辦主管意見。擬辦：呈閱後，公告周知，文存參。擬辦：依來文辦理。會辦單位主管擬辦：配合辦理。擬辦：配合承辦單位意見辦理。擬辦：配合來文辦理。擬辦：無相關業務。主辦單位擬辦：呈閱後，公告周知，文存參。擬辦：依來文辦理。擬辦：以影本呈 董事會。擬辦：本案用印申請與文並呈。擬辦：惠請會計室主任,敬會出納組開立領據。擬辦：退文書重分文。以上皆非歸檔。擬辦：呈閱後，公告周知，文存參。擬辦：如擬。擬辦：配合辦理。擬辦：依來文辦理。擬辦：以影本呈 董事會。擬辦：本案用印申請與文並呈。擬辦：惠請會計室主任,敬會出納組開立領據。非規檔發文簽辦用語校長發。如擬。如紙本，修正後發。退回原單位修改後重送。重新擬稿呈判。加會會計室。如擬並列入校務追蹤案，結案日。主任秘書擬辦：核稿完成。擬辦：退回原單位修改後重送。擬辦：影本留存文宣公關組。擬辦：加會會計室。擬辦：列入校務追蹤案,結案日：。一級主管擬辦：如擬。擬辦：如承辦主管意見。擬辦：依來文辦理。會辦單位主管擬辦：配合辦理。擬辦：協同辦理。擬辦：配合承辦單位意見辦理。擬辦：會稿完成。主辦單位擬辦：擬稿完成，呈發文。擬辦：本案用印申請與函稿並呈。擬辦：惠請會計室主任,敬會出納組開立領據。以上皆非歸檔。擬辦：。擬辦：配合辦理。擬辦：本案用印申請與與函稿並呈。擬辦：惠請會計室主任,敬會出納組開立領據。備註：1目前尚未開放全校基層行政同仁簽辦公文。2密件（以上）公文之收文仍舊走紙本流程，線上只輸入文號及來文單位等，不輸入主旨與說明；發文不須上傳di及文稿仍舊走紙本流程。問題與說明：一、文書組如何確認每日收文之正確性？答：文書組為確定每日收文數量與文書組傳遞公文數量無誤，會每日校對來文數量。方法如下：（1）先印敦陽系統中之收文明細清單 （2）計算當日紙本來文數量 （3）再查校務資訊系統中文書組收文作業中上傳登錄日之公文數（4）若（1）（2）與（3）之數量核對仍有遺漏，即查（對方）發文字號作最後確認。二、單位如何退文？答：各單位之keeper及主管皆可退文。退文時，請於簽辦意見中註明：改主辦單位；或不掛文號，或掛文號，以便文書組作業。譬如，已掛文號之公文，主辦單位於簽辦意見欄中加註不掛文號後，即可退文給文書組，文書組即將公文改為不掛文號（指參考文件）；或於簽辦意見欄中加註改主辦單位，即可退文給文書組，文書組即將公文改判其它單位。又如，未掛文號之公文，主辦單位於簽辦意見欄中加註加掛文號後，即可退文給文書組，文書組即將公文改掛文號；或於簽辦意見欄中加註改判主辦單位後，即可退文給文書組，文書組即將公文改判單位。三、退文有哪幾種？答：一、已掛文號者退文：又分為：（一）可改主辦單位；（二）可改不掛文號。二、未掛文號退文：又分為：（一）可改主辦單位：（二）可改掛文號：四、未掛文號者公文流程為何？答：公文管理系統中皆將未掛文號者稱為參考文件（公文性質欄）。文書組將參考文件直接傳遞給承辦單位，主辦單位主管可直接簽結歸檔；或點選通知該單位人員，該單位之同仁即可將公文另存新檔，再以e-mail通知全校公告；或退回文書組掛文號或重分主辦單位。五、密件如何傳遞？答：密件、機密（以上）公文照現今仍舊走紙本流程；線上僅管理公文時間是否延誤。六、最速件、速件以何種顏色標色？答：最速件、速件以紅色標示；普通件顏色不特別顯示。七、主辦單位主管須設定公文保存年限嗎？答：是的。主辦單位主管須設定公文保存年限。八、主辦單位主管是否可將公文通知或指派該組內承辦同仁。答：是的。在點選會辦人員即可。九、公文如何會辦個人？答：公文若要會辦個人，須先會辦該單位主管（並可在簽辦意見欄中註明：敬會）；再由該單位主管線上點選通知個人簽辦，公文即可會辦該同仁。十、主管是否可以加會（增加會辦單位或人員）答：一級主管、主秘與校長可進行加會。十一、被會辦單位是否可以再加會其它單位？答：不可。被會辦單位若要再加會其它單位時，請於簽核意見欄註明：加會單位。再由主文主辦之一級主管決定是否加會。十二、主辦單位與會辦單位可以查詢公文簽核意見與流程。答：可以，點選查詢主辦與會辦單位，即可以查詢公文簽核意見與流程。十三、公文是否可以列管？答：可以。主秘與校長可以點選列管公文，並請再加會通知秘書室人員，如此，該同仁即可簽收，並可將資料複製到列管系統中。但是，銷案須在秘書室列管系統中進行銷案。十四、是否可以校外簽辦公文？答：可以。下班或週末皆可在校外簽核公文；請假時