办公室岗位职责.doc

南京南泰集团一、工作职责1、负责集团的制度建设与管理体系改进；2、负责本部门发展战略的制定与实施； 3、负责编制集团的计划工作体系与计划分解落实工作；4、负责集团的文秘、档案管理与印鉴管理工作；5、负责对员工进行遵守劳动纪律的教育及考勤工作的管理；6、负责集团行政后勤、接待与会务保障工作；7、根据董事长批准的行政费用总额度，按月制定公司行政费用预算，并严格控制行政费用的支出；8、负责集团内外联络及协调工作；9、负责集团对外宣传工作；10、负责集团工会组织的建设和开展日常工作；11、负责集团的信息管理工作，建立集团的信息交流与信息发布机制；12、负责集团信息系统开发、维护与保障工作；13、负责集团固定资产和低值易耗品的管理工作；14、负责公司办公地点安全、保卫、消防和外围环境卫生工作；15、负责集团食堂、车辆管理等后勤服务工作；16、负责有关证照的管理、换发、年检等工作。17、负责上级领导决策、批示事项的督查督办工作；18、完成上级领导交办的其他工作。二、人员职责分工1、办公室主任职责分工职责属性职责分工办公室主任所在部门办公室直接上级直接下级副主任、文秘与计划、行政管理、机要与档案、前台及综合服务本职：统筹办公室的各项事务，组织领导集团的宣传管理、计划管理与企业文化以及行政后勤机要和信息管理事务。职责与工作任务：职责一职责表述：对公司的管理程序体系的建设及持续改进运行效果负责工作内容负责集团管理程序体系的建设与持续改进负责管理体系运行中问题的纠正、预防措施的制定并跟踪验证职责二职责表述： 参与集团的战略研究，负责制定本部门的发展战略工作内容参与集团战略研究，搜集战略研究的相关信息，并进行分析负责本部门发展战略的研究，与集团总体战略进行对接，明确本部门未来的发展方向并组织实施职责三职责表述：负责集团的内外部关系协调、对外宣传管理与处理工作内容负责组织集团的对外宣传工作根据业务需要，构建与集团业务相关的政府各部门，各合作单位之间的日常联系沟通根据集团领导的指示，完成相应工作，根据部门及业务单元的需求，协助完成其他需要协调的事项职责四职责表述：负责组织做好集团信息管理工作，做好集团信息系统开发及其维护工作工作内容组织制定集团信息管理管理规定，明确各类信息的沟通渠道、权限等组织做好集团重要信息的搜集、整理与归档，制定信息的共享机制组织集团信息系统的开发及其软硬件的维护工作职责五职责表述：负责领导集团的行政管理通畅及后勤保障工作内容公文流转分批，撰写集团相关重要文件文稿、核定集团发文促进管理规范化，加强监督和考核负责组织文件、资料、档案的定期归档工作领导集团的后勤保障工作，确保集团正常运营的后勤支持负责集团行政费用管理组织集团日常用车调度与管理职责六职责表述：负责部门内的组织管理工作工作内容负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行负责部门队伍建设，选拔、培训、考核、评价本部门人员负责部门内工作任务分工，合理安排人员负责控制部门预算，降低费用成本职责七职责表述：负责集团的工会与企业文化管理等各项工作的组织协调工作内容负责积极向上的企业文化建设和对内宣传工作负责内刊的统一协调管理工作组织开展集团的工会活动，丰富员工的业余生活，营造和谐、积极的工作氛围职责八职责表述：完成上级领导交办的其他工作备注：- 3 -2、办公室副主任职责分工职责属性 职责分工办公室副主任所在部门办公室直接上级办公室主任直接下级本职：协助部门经理处理部门各项工作，特殊情况下代行部门经理职权。职责与工作任务：职责一职责表述：协助部门经理处理各项工作工作内容协助部门经理处理部门各项事务性工作协助部门经理做好部门内部员工管理工作职责二职责表述： 特殊情况下代行部门经理职权工作内容部门经理不在岗时，代行部门经理职权，处理部门各项工作根据部门经理授权，管理部门内部工作，参加相关会议职责三职责表述： 完成上级领导交办的其他工作备注：3、办公室文秘与计划岗岗位职责分工职责属性 职责分工文秘与计划所在部门办公室直接上级办公室主任直接下级机要档案本职：负责集团文秘工作，包括复杂文档的撰写、负责集团对外关系的协调工作；负责组织集团计划体系管理工作，负责集团对外宣传管理工作，协助部门主任做好信息管理工作。职责与工作任务：职责一职责表述：负责集团文秘工作工作内容负责集团文件、内刊、综合材料等的起草、文号、文印、发文等工作负责相关讲话稿、对外发言的起草、提案管理、调研组织与实施负责集团会务材料的相关准备工作职责二职责表述： 负责集团对外关系的协调工作工作内容负责集团接待、对外联络等行政保障工作协助集团领导对相关的政府部门与往来单位之间的日常联系关系协调与沟通职责三职责表述： 负责办公室的行政事务处理工作工作内容负责协助办公室主任起草、制定集团相关行政管理制度负责协助办公室主任做好集团的信息管理负责集团管理制度和管理程序的汇编工作负责集团相关证件的管理和年审办理工作职责四职责表述：负责协助办公室主任组织制定集团的计划目标体系工作内容结合集团实际情况，组织拟订或修订集团计划管理办法根据集团战略规划和年度经营目标，组织编制集团年度工作计划根据集团年度工作计划，组织分解制定集团季度工作目标与计划指标组织督促集团各部门编制各自年度/季度工作目标与计划根据集团实际运营状况，及时组织调整计划，编制集团营运计划，并组织督促各部门工作计划监督各部门计划执行情况，为绩效考核工作提供依据职责五职责表述：负责集团的安全管理和应急管理工作工作内容负责集团日常的安全管理工作负责集团在应急情况下的关系协调与事务处理工作职责六职责表述：负责集团的对外宣传和建立良好的企业形象工作内容负责集团宣传活动的策划与设计以及集团的形象管理负责集团对外宣传的文案撰写具体负责集团宣传方案、宣传画册和宣传资料的制作与文案撰写负责集团和上级宣传管理部门相关宣传媒体的关系建立和沟通协调工作职责七职责表述：协助办公室主任做好集团信息管理工作和信息系统开发及其维护工作工作内容协助办公室主任组织制定集团信息管理管理规定，明确各类信息的沟通渠道、权限等协助办公室主任组织做好集团重要信息的搜集、整理与归档，制定信息的共享机制协助办公室主任组织集团信息系统的开发及其软硬件的维护工作负责集团大事记的收集整理职责八职责表述：完成上级领导交办的其他工作备注4、办公室行政管理职责属性 职责分工行政管理所在部门办公室直接上级办公室主任直接下级前台综合服务本职：负责集团的行政后勤事务，处理工作与固定资产的日常管理工作。职责与工作任务：职责一职责表述：负责集团的后勤保障、物业、安全以及车辆管理工作工作内容负责协助文秘与计划岗做好集团接待、对外联络、各种会议场地准备工作负责办理集团领导相关事务的后勤服务，确保集团正常运营的后勤支持与物业公司协调处理集团的治安保卫和卫生工作及相关管理工作，确保集团办公安全有序和集团财产、员工安全负责组织集团办公设备及后勤、福利用品的购买、发放、登记及日常管理负责集团日常用车调度与管理，建立车辆档案,组织对集团车辆的检修、年审等日常维护工作负责集团保洁的日常管理工作负责集团驾驶员的日常管理工作负责食堂与伙食管理职责二职责表述： 负责集团固定资产的管理工作内容制定固定资产管理制度并负责实施对集团所有固定资产的申请、采购、使用进行管理负责集团固定资产购买的申报工作，对新采购的固定资产履行报批手续，并纳入固定资产管理流程，参与购买评审工作对固定资产的调拨、报批履行报批手续负责固定资产定期进行盘点，确保账实相符职责三职责表述：组织南泰集团工会文体活动及工会福利发放，协助集团工会领导联系下属管理企业工会工作职责四职责表述：完成上级领导交办的其他工作备注:5、办公室机要档案职责属性 职责分工机要档案所在部门办公室直接上级文秘与计划直接下级本职：负责集团的机要档案制度监督、管理工作，负责集团计算机软硬件系统的信息搜集与维护。职责与工作任务：职责一职责表述：负责协助办公室文秘工作工作内容负责协助办公室文秘起草信函、备忘录、会议纪要等部分文字材料负责协助办公室文秘准备集团会务材料的相关工作负责集团文件的签收、编号、传递、保管事宜负责集团上报文件的审核与上报职责二职责表述：制定、监督公司档案管理制度 工作内容负责起草集团档案管理制度负责起草每年集团档案管理工作计划负责对各部门和各业务单元档案进行监督指导，定期检查档案管理情况职责三职责表述：负责集团档案管理日常管理工作工作内容负责集团文件的立卷、归档与保管工作执行档案咨询、借阅管理制度，履行借阅手续和日常管理职责四职责表述：负责集团档案的编集、利用工作工作内容负责集团所有档案的编研、统计工作负责编集集团各部门所有档案的数字、数据负责计算机内档案文件的安全和保密工作负责保护档案的安全与完整，并充分利用职责五职责表述：负责协助文秘与计划岗完成集团的对外宣传和建立良好的企业形象工作内容负责协助文秘对集团宣传活动的策划与设计以及集团的形象管理负责协助文秘对集团和上级宣传管理部门相关宣传媒体的关系建立和沟通协调工作职责六工作内容组织策划集团及下属管理企业的教育培训、文化体育活动，配合工会组织相关活动职责七职责表述： 完成上级领导交办的其他工作备注： 6、办公室前台综合服务职责属性 职责分工前台综合服务所在部门办公室直接上级行政管理直接下级本职：负责公司前台电话接打与来访接待工作，协助行政管理岗做好相关日常管理和保障工作。职责与工作任务：职责一职责表述：电话通知与接听工作内容负责一般性会议、活动的电话通知，前台电话的接听、转接和咨询负责重要事项的认真记录、报告和准确传达，不遗漏、延误职责二职责表述：前台接待工作内容负责建立来人来访登记记录制度负责对来访客人员进行登记，并通知被访人，正确引导，合理接待负责来访、会议人员的茶水、饮料招待职责三职责表述：书报、快递、信函、传真收发登记工作内容负责书报订阅，快递、信函的收发和登记负责快递费用的统计报销负责公司传真的收发、登记、备案负责集团领导的相关后勤事务职责四职责表述：负责前台复印、打印工作工作内容按照领导安排，负责公司相关文件、资料的打印、复印建立打印、复印登记