信用保险业务操作流程及管理规定.doc

焦作隆丰皮草企业有限公司投保出口信用保险业务操作手册及管理规定焦作隆丰皮草企业有限公司 二七年三月第一章 总 则第一条 我司于2005年11月1日正式投保中国出口信用保险公司（以下简称信保公司），所有相关业务将通过信保公司短险网上业务系统（以下简称“信保通”）进行。第二条 美国隆丰公司作为我司的关联公司，以共同被保险人的模式并入我司的投保与管理范围。第三条 制定本实施细则的目的是保证我司相关业务规范、有序地开展，并提高业务的效率。第二章“信保通”提供的主要功能第四条 日常业务操作，包括限额申请、出运申报、代码申请、报损、索赔、收汇。第五条 业务提醒，实时监控自己的出口及收汇状况。第六条 分析和管理公司的出口业务数据，包括买家分析与市场分析等。第七条 掌握公司的出口情况和投保及回款情况，以及各部门、业务人员的业绩。第三章 业务架构第八条 “信保通”业务架构包括两部分：工作权限和工作流程。（一） 工作权限显示在系统中左列，包括信用限额、出运申报、收汇管理、可损通知、索赔申请、数据统计、业务查询、业务提醒、系统管理，每个帐户根据工作职责分工进行了不同的设置。（二） 工作流程指业务操作流程中的环节设置，包括限额、出运、代码、可损、索赔、收汇的复核，限额审批结果和出运受理信息的确认和发布，代码、可损、索赔受理结果的发布，保单的发布等。每个帐户根据工作职责分工进行了不同设置。第九条 整个业务架构分为两个层级、三个单位、九个人员帐户。（如图一）（一） 两个层级定义：总公司财务部为第一层级，美国公司和中国公司为第二层级的两个平行单位，第二层级接受第一层级的监督和管理。（二） 第一层级包括三个账户：songxa，zhanghm和zhangym1.1. songxa和zhanghm进行监督管理，不开通各种录入功能。2. zhangym1从事收汇、可损和索赔的复核工作，并具有公司业务清芬的管理员权限。（三） 第二层级主要包括三种分工,两个单位。其中，美国公司拥有两个账户：jeffrey和kevin，负责美国公司的相应业务；中国公司拥有三个账户：wangy, chenl和zhangym，负责中国公司的相应业务。1. 限额申请、出运申报、代码申请的录入工作，两个账户对应此项工作：wangy和jeffrey。2. 限额申请、出运申报、代码申请的复核审签工作，两个账户对应此项工作：chenl和kevin。3. 收用汇录入、收汇管理、可损和索赔的录入工作，两个账户对应此项工作：zhangym和kevin。4. 第3项工作同时开通了提醒类工作权限。（四） 账户liql属于工厂，仅用于各种业务的查询，不开通各种录入功能。公司级管理帐户songxa, zhanghm图一：收汇、可损、索赔复核Zhangym1美国公司中国公司收汇管理可损、索赔限额申请出运申报代码申请收汇管理可损、索赔限额申请出运申报代码申请录入kevin录入jeffrey录入zhangym复核chenl 录入wangy wwangy 第十条 每个帐户定人定岗，严格按照自己的职责进行投保业务的操作。第十一条 整个业务流转图保户录入员网上业务处理（含单据确认）开始单据复核填写并提交业务单证保户审核员保险公司营业机构人员保险公司内部审核机制复核通过？业务受理受理通过？内部审批流程单据确认发送确认通知单据确认？提出质疑？确认通过？收悉单证接收网上确认复议/联系保户发布信息打印单证审核并调整单据已获确认？单据生效退回上报退回受理是是是否审批流程确认流程是否收汇业务处理流程保户录入员开始收汇复核录入收汇情况保户审核员保险公司营业机构人员保险公司内部审核机制复核通过？收汇处理通过？内部收汇处理退回上报退回受理第四章 相关人员职责第十一条 信用保险相关部门及人员职责及档案管理一、中国公司：建立新买家限额内部申请程序，营销中心根据实际需要填写内部限额申请表（一式三 联），营销总监（或客服经理）审批后提交信保管理员（一联留存、一联转递限额申请录入员进行限额录入。一联退回营销中心）二、美国公司：赊销销售全部进行买家代码申请，自行掌握限额不够用后再进行限额申请，赊销销售全部出运申报。三、相关部门人员职责财务中心：1、财务总监职责：信保业务监督管理、业务指导、决策。2、外汇部经理职责：同信保公司的业务协调、信保业务管理。3、信保管理员职责：同信保公司及公司内部相关部门的协调、信保业务管理1） 按照信保合同及相关规定及时处理信保通网上业务中ZHANGYM的工作。2） 建立并登记信用保险中国公司买家备查登记表。表单格式：序号交易方式限额撤销特别批注CustomerName 注册名称信保代码信用限额RepPerson1BillAddressBillCityBillStateCodeBillPostalCodeBillCountryPhoneNumberFaxNumber申请编号3） 买家资信资料的留档及信息转递：限额批复后及时向信保公司领取买家资信情况表，分中国公司买家、美国公司买家，连同限额批复通知书一并分别留档，并于限额批复当天将信息转递至营销中心及美国公司。限额批复通知书表单网上限额号限额申请编号保险单号部门人员买方代码买方名称限额生效日期限额失效日期申请支付方式申请支付期限申请金额批复支付方式批复支付期限批复金额4） 相关纸质单据（限额审批单、出运申报单及所有信保公司相关批复）的档案收集与保管。5） 保费复核、信保通系统的维护、信保工本费的清理。6） 中国公司、美国公司信保通网上业务的跟踪及信息反馈。7） 收汇确认：依据应收帐款明细帐，定期进行收汇确认（一周确认一次）.8） 报损及报赔工作，按照信保合同约定在规定的实效内进行报损及报赔；填写报损申请表、报赔申请表并经产品经理确认、营销总监或客服总监和财务总监审签后提交信保公司办理报损或报赔。同时转递报损或报赔信息至营销中心各分部、美国公司、及出运申报员等相关人员。各相关人员收到信保管理员转递的可损通知后，对于可损买家新的出运，营销中心应采用安全的、风险低的结算方式。直到该买家在黑名单中被解除。重新申请的限额得到批复恢复信保保障后方可选择宽松的结算方式。网上可损编号立案号保险单号买方名称报损日期收到可损日期是否委托追讨可损金额状态注意事项报损后限额被撤消新的出运没有信保保障请采用风险低的结算方式9） 信保补贴款的申请、跟踪、及备查档案的登记。保费发票复印件的留挡（申请补贴时提供）信保补贴备查表日期摘要币别保费金额焦作补贴孟州补贴河南省补贴XX月份保费美元补贴金额补贴金额美元美元美元美元美元美元美元美元目前的保费补贴比例河南省补贴20%、焦作市补贴28%累计补贴率为48%。焦作市补贴的28%，50%焦作补，另外50%孟州补。保费补贴比例变更时负责及时更新。同时转递信息给相关人员。10） 信保买家限额维护：信保限额批复后四个月未出运的买家，信保公司将撤消限额。信保管理员须定期检查信保通系统，发现限额撤消通知后须立即以EMAIL形式通知营销中心相关人员，并出具书面限额撤销申请，提请营销总监和客服总监审核签批。营销中心：营销中心主要工作内容：配合信保的档案管理及新买家限额申请、限额停止期间的风险管理（收到信保管理员转递报损申请表和撤消限额通知后，需停止发货或选择安全、风险低的结算方式。避免无信保保障后产生坏帐损失）等。1、 营销总监及客服总监职责：制定信用控制政策，限额申请的审批，限额撤销的审批等。2、 产品经理职责：1）新客户信用限额申请（限额撤消后发生业务的买家视同新客户）、信用限额变更申请、信用限额注销内部申请、及买家限额维护处理意见的信息转递。 2）业务档案存档要求及规则。保留纸制订单及必要的业务往来资料。(完善资料清单)最终买家给代理下订单的，同时保存买家下给代理的订单和代理下给我们的订单，供应商显示为HENAN PROSPER，销售经办人员在EMAIL或传真件签经手。对于同母公司签定合同给分公司发货的业务例如母公司：WISSENBACK ，分公司ICT ORRENT-TEPPICH，应为母公司WISSENBACK投保，货发分公司ICT ORRENT-TEPPICH，付款人：分公司ICT ORRENT-TEPPICH。类似于这样的业务，销售留档时合同（定单）需和总公司（WISSENBACK）签定，合同上需有相关条款约定清楚交易对象（提货人）是分公司（ICT ORRENT-TEPPICH）。3）报损、报赔的确认和档案资料的提供。4）限额撤消或出险后的风险管理：收到信保管理员转递的可损和限额撤消通知后，向限额停掉的买家发货需尽量选择安全、风险低的结算方式并经营销中心领导及财务总监审签后发货避免无信保保障后产生的坏帐无法收回。5）定期转递高风险买家清单，以便进行出运申报规划。降低风险。单证中心：1、单证经理职责：单证中心按照信保要求存档的相关档案管理（发票、出运提单、报关单等资料）、按照信保合同及相关规定及时处理信保通网上业务中CHENL的工作。2、出运申报员职责：按照信保合同及相关规定及时处理信保通网上业务中WANGY的工作。进行出运申报时随时关注限额情况、发现限额撤消及时EMAIL通知信保管理员、营销中心、外汇部相关人员。根据信保管理员买家限额维护通知单维护买家限额。美国公司（KEVIN转递出运信息及收汇确认、出运申报、报损、报赔信息转递暂时由国内信保管理员负责）1、美国公司信保管理员职责：美国公司信保业务及时有序的进行，美国公司信保业务工作指导。1） 按照信保合同及相关规定及时处理信保通网上业务中