忙出成效,管理时间.ppt

ToBeEffective NotBusy忙出成效 管理时间 Coach BruceTao教练 陶文钧 7 MarkHurd 务实 组织大师 严厉监工 满脑子数字和执行每天4 45分起床用Excel管理自己时间 跟踪和分析事务推掉了达沃斯年会 商业圆桌会议等业余打网球 看碟 陪家人而非客户 伟大的公司能够在艰难的时期胜出 而在艰难的时期 客户会投奔伟大的公司 如何从培训中收获最多 学习的方法 参与 练习学习的层次 知道 悟到 做到教练 Coaching 谁能改变你 主要内容 时间被浪费在哪里了 提高效益的重要观念和原则时间管理的实用工具提高效率的具体方法 第一讲 时间被浪费在哪里了 用 时间日志 发现我们运用时间的真相有效时间管理的障碍有哪些找出时间 小偷 和 强盗 做好防盗措施订立时间管理的目标 时间就是金钱 记账预算决算聪明地花投资 你不理财 财不理你 一生还有多少天 多少工作时间 80岁29200天 30岁10950天 18250天 退休20年7300天 10950天 一年要工作多少天 365天 104双休日 11天假日 3天病假 3天事假 242工作日65 我们每天有多少工作时间 一天24小时减去吃饭 小时减去睡觉 小时减去交通 小时减去等待 小时减去其他 小时还余 小时 每周168小时 40小时工作 4小时找东西 56小时睡觉 我们只花了1 4的时间在工作上 7小时梳妆打扮 7小时吃饭 54小时自由时间 平均时间运用状况 时间 小偷 和 强盗 外部 www电话会议突然拜访他人的拖延和失误不良沟通过多的书面工作 时间 小偷 和 强盗 内部 缺少条理一次想完成太多事缺少授权缺少动力缺少计划 没有做事清单不能按优先顺序来做事不能快速决策拖延 不行动 组织层面时间浪费的因素 开会越来越复杂的规定 政策流程问题 危机不断 重复劳动人员过多信息系统不健全 太多 小心 管理者自己可能成为其下属最大的时间强盗 你的时间管理改进计划 更有计划性和条理 更能分清轻重缓急 效率更高 不拖延 提高行动力 更专心专注 自我介绍 厘清目标 1 姓名 联想 2 职务 从事工作多少年3 最近一个月最开心的事4 时间管理方面最想提升的一点 L 第二讲 提高效益的重要观念和原则 时间管理矩阵有意识地鉴别工作的轻重缓急效果和效率之差 做对的事 和 把事做对 80 20定律有效处理每个象限的事 忙盲茫 要避免的两个心理陷阱 1 以忙为荣 以不忙为耻 虚假的充实感 2 不忙就是坏的 就代表我在浪费时间 时间管理矩阵 OriginalconceptbyCharlesE Hummel 重 轻 急 缓 请列举出每周自己要做的事 拜访客户察看 回复E mail找东西开会面试 分出优先顺序同一个部门的人讨论一下 大家的观点一致吗 时间管理矩阵 OriginalconceptbyCharlesE Hummel 重要 不重要 紧急 不紧急 有效处理每个象限的事 A 早做 集中精力 我没空参加论坛 我要拜访客户 MarkHurd 有效处理每个象限的事 多做 通过分析 而非喜好和方便来决定优先顺序 列入自己的做事清单 了解自己的目标 每天向目标进步 凡是没有列入书面计划的事 就很可能被忽视 有效处理每个象限的事 少做 遇到问题 如了解事实 就当场解决 不拖延决定 学会说不 授权 经理人如何减少来自下属的打扰 有效处理每个象限的事 D 不做 授权 做好日常的整理 归档工作 如果发现自己陷入事务耗费太多时间怎么办 及时止损 斩仓壮士断腕的决断力避免陷入 沉没成本 时间管理矩阵 OriginalconceptbyCharlesE Hummel 重 轻 急 缓 早做 多做 少做 不做 第三讲 时间管理的实用工具 学会 封锁时间 创造更大成果合并同类项 批处理定额分配法增强版工作清单 分清优先顺序每月时间工作分配单科学的时间管理和计划系统 时间日志TimeLog 记一本时间帐 每天真实地登录下自己时间使用状况发现现实及时记录 不靠回忆和估计连续记2 3周每年1 2次注意时间 事情和人3个因素 销售人员的时间分类 T1 直接绩效时间 电话 拜访 谈判T2 间接绩效时间 准备 跟进 客服T3 用来实现T1 T2 交通 等待T4 行政时间 计划 电话 开会 文书T5 私人时间 时间日志TimeLog自我诊断 哪些方面用时最多 哪些方面用时不够 哪些地方可以节省时间 哪些事应做没做 哪些事不该你做 取消 合并 授权 封锁时间BlockTime 在一段时间里 集中注意力处理一件事 不受干扰事先沟通找人代理 善用自己的黄金时间 内在黄金时间 你效率最高的时间外在黄金时间 你最能适应别人的时间 合并同类项 批处理BatchProcess 同类的事情一起做 效率最高 定额分配法 每天固定拨出一定的时间做一件事 CALLTIME顺便原则 增强版工作清单 分清优先顺序 Bethlehen钢铁公司25000美元的一条建议每天的最重要的6件事 定目标 凡人通病 目标总是在变 行动一直不变目标要确定 行动要灵活 第四讲 提高效率的具体方法 K I S S 原则及早原则整洁和条理分工 授权 合作文山 高效处理文件 邮件和Email会海 减少会议当机立断 现在就做 杜绝拖延 讨论 节省和利用时间的好点子 清理办公桌上所有文件 只留下当前要处理的事件 K I S S 原则 KeepItShort Simple 简短些 简单点 复杂的问题简单化 简单的问题流程化 多做减法 当面对一件工作 一个流程 一个产品 一份文件或邮件 请自问 为何这个工作 人 规定 流程 文件 是需要的 可以省去一部份吗 哪些是多余的 不做或不要会有何后果 严重吗 这件事理解起来困难吗 记忆起来困难吗 这件事麻烦吗 唐骏和阿甘 成功 简单 勤奋 及早原则 关于时间的事实 完成一件事所花的时间往往多于我们的估计 避免急躁 获得从容 上班 LastMinute赶工 LastMinute Deadline沟通 LastMinute 临死才说 约见面或吃饭 当天才打电话买股票 到高点才匆匆入场 买入即跌买房子 被逼要结婚了 才买 避免急躁 获得从容 及早而不急躁 利用好早上 一日之计在于晨卫总的改变投资银行高级经理的感悟 一刻钟原则 很多伟大的事情都是在一刻钟里实现的 等我有了 大块的 时间 我一定锻炼身体 写一本书 做年度规划 和朋友谈谈等等车 等飞机 排队 开会前 整洁和条理 天堂的第一条规则是 秩序 办公室5S运动 整理 整顿 清洁 清扫 素质 一个人如果工作桌上乱七八糟 他平均花费在找东西的时间为1 5小时 每周为7 5小时 经常建立索引和客户档案 资料工作记录知识和心得理财联系方式 电话 EMAIL MSN QQ 有些人一事无成 而实际上他们做得很吃力 他们总喜欢同时做几件事 他们总在赶工 完成很多事的秘诀 李叔同擅书法工诗词通丹青达音律精金石善演艺 李叔同的 送别 长亭外 古道边 芳草碧连天 晚风拂柳笛声残 夕阳山外山 天之涯 地之角 知交半零落 一斛浊酒尽余欢 今宵别梦寒 Doonethingatatime 一次只做一件事 一次一粒沙 一次一件事 搏二兔 不得一兔 可以同时做的两件事 必须以一件为主 或两件事都是简单而不重要的 陶行知 为一件大事来 做一件大事去周成建一生只做一件事 第一次就把事最好 Dothingsrightthefirsttime 集中精神 认真做事 修复 返工 改错 补救很浪费时间 提高工作热情 工作游戏化 在工作中发现乐趣 将它变成你的高级游戏 在对工作有热情 有感觉的情况下 一般人的效率提高至少15 Ilovethisgame 文山 高效处理文件 邮件和E mail 你每天收到多少邮件 你多长时间查看一次E mail 不落地原则 高效处理EMAIL 规定查看时间 而非随时查看一次接触原则必做处理原则转发要写明意见用好分类邮件夹设定回执设定自动回复 当机立断 现在就做 杜绝拖延 世界上最远的距离是 丘吉尔 决断与实行沃尔玛的SundownRule海尔的 日清 工作法 等我有了时间 NoworNever择日不如撞日 增加行动力的自我引导法 方便行动原则 将要做的事放在手边引导行为 打销售电话前 先打一个其它电话切断后路 让自己无路可退当众承诺 放出话去Ruby无法回头的闹钟 即刻列出一件所拖延的重要之事 写出要完成的时限 课后马上采取行动