档案管理_档案鉴定、保管与统计相关知识

第八章档案鉴定 保管与统计第一节档案的鉴定 一 档案鉴定工作的含义和内容 鉴 原意铜镜 后延伸为查究 辨别 鉴定就是运用专业知识和技能 对特定事物进行查究和辨别的过程 一 档案鉴定工作的含义和内容 一 档案鉴定工作的含义鉴定工作包括鉴定档案的真伪和价值 我们这里说的是后者 档案鉴定工作是指按照一定的原则 标准和方法 鉴别档案的保存价值 挑选有价值的档案予以保存 对于无需保存的档案予以销毁的过程 一 档案鉴定工作的含义和内容 二 档案鉴定工作的内容档案鉴定工作的内容 一是鉴别和判定文件有无保存价值 对没有价值的不予归档 二是进一步鉴别已归档文件的保存期限 分别加以对待 三是对保管期满或确定无保存价值的档案 依制度规定进行销毁或做出相应的处置 具体包括 制定鉴定档案价值的有关标准 制度 规定和档案保管期限表 具体审核档案材料的保存价值 确保其保管期限 挑出不需保存和保管期满的档案进行鉴定 确定哪些应继续保存及保存时间 哪些不予保存及处置方式 二 决定档案价值的因素 具体来说 可以归纳为两个方面 1 档案自身的特点和状况档案的内容 来源 形式以及其他各种情况 2 社会利用需求各种对档案利用的需求 影响着档案保存的价值 两个因素是相互作用 辩证统一的 档案客体 是档案社会价值的物质承担者 利用档案的需求 是档案价值实现的社会条件 三 鉴定档案价值的标准 一 来源标准档案的来源是指档案的形成者 档案形成者在社会上以及单位内的地位 作用和职能会影响甚至决定档案的价值 分析文件的来源 具体应从三个方面入手 首先 看文件与立档单位的关系 其次 看立档单位在社会上的地位和作用 再次 看文件的责任者 三 鉴定档案价值的标准 二 内容标准1 档案内容的重要性 在工作 生产中 在维护国家 集体和个人权益以及科学研究 总结经验等方面 具有证据性 查考性作用的档案都具有较高的价值 2 档案内容的独特性 档案内容的独特性是指档案形成者特定活动的原始记录 以孤本而稀有 其内容独一无二 独特性决定了档案具有特有的价值 3 档案内容的时效性 文件作为记录事实 传递信息的工具 在行政上 业务上具有一定的时效性 4 档案内容的真实性和完备性 三 鉴定档案价值的标准 三 档案形式特征标准档案的形式特征包括文种 责任者 形成时间 载体形态 记录方式等 1 文种与档案的价值 文种表明档案的特定用途和性质 能在一定程度上反映文件的价值 命令 指示 决定 决议 条例 公告等用于记录方针政策 重大事件 主要业务活动 价值较高 通知 函件 简报等用于一般事务 价值较低 三 鉴定档案价值的标准 三 档案形式特征标准2 形成时间与档案的价值 形成时间指文件产生时间距离现在的远近和处于什么历史时期 档案产生的时间距现在越远 留存下来的越少 价值越大 3 载体形式与档案的价值 载体材料越独特 古老 珍稀越有价值 4 文件稿本与档案的价值 定稿 正本往往大于草稿 副本的保存价值 5 文件的外形特点与档案的价值 文件的制成材料 制作方法 笔迹 图案等 凡有历史的 文化的 科研等方面特殊意义的 则文件的本身价值相对提高 有一定价值的文件 如外形被破坏得无法恢复 也会影响其原有价值 三 鉴定档案价值的标准 四 档案相对价值标准一定情况下 某些文件的保存价值和保管期限可以相对地提升或降低 主要依据三方面来判断档案的相对价值 一是所存档案的完整程度 二是档案内容的可替代程度 三是看本单位是否向档案馆移交档案 不需要移交的主要根据本单位的需要划定档案的保管期限 需要移交的根据档案管理要求确定保管期限 四 档案保管期限表 档案保管期限表是用表册形式列举档案来源 内容和形式 并指明其保管期限的一种指导性文件 它是鉴定档案价值 确定档案保管期限的依据和标准 作用主要包括 统一档案鉴定的客观标准 避免价值鉴定过宽过严 提高档案价值鉴定工作的质量和效率 便于准确的组织案卷 保证档案销毁的准确性 四 档案保管期限表 一 档案保管期限表的类型1 通用档案保管期限表 通用档案保管期限表 概括了全国各机关 团体 企业和事业单位普遍产生的文件及其保管期限 它具有通用性 是全国各机关 团体 企事业单位确定一般性档案材料的依据和标准 又具有依据性 各系统 各机关 各单位可按照通用档案保管期限表的原则 结合自身的情况判定档案保管价值 如 国家档案局发布的 文书档案保管期限表 四 档案保管期限表 四 档案保管期限表 2 专门档案保管期限表 专门档案保管期限表是由国家档案行政管理机关会同有关主管部门编制的 是各机关 团体 企业和事业单位鉴定专门档案时通用的依据和标准 如 财政部和国家档案局联合颁发的 财政总预算 行政单位 事业单位和税收会计档案保管期限表 该表供全国各级财政机关 行政机关 团体 企业 事业单位鉴定会计档案时使用 四 档案保管期限表 四 档案保管期限表 3 同系统机关档案保管期限表 同系统机关档案保管期限表是由主管领导机关编制的 供同一系统内各机关 单位鉴定档案价值时使用的档案保管期限表 4 同类型机关档案保管期限表 同类型机关档案保管期限表是由档案事业行政管理机关或主管领导机关编制的 供同类型各单位 比如学校 医院 政府机关等 鉴定档案时使用的档案保管期限表 四 档案保管期限表 5 机关档案保管期限表 机关档案保管期限表是由各级机关根据本机关档案的具体情况编制的 专供本机关鉴定档案时使用的档案保管期限表 它几乎包括了一个机关在工作活动中可能形成的所有文件及其保管期限 如 淄博市人事局文书档案保管期限表 四 档案保管期限表 二 保管期限 关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 将过去 永 长 短 的保管期限划分为 永久 和 定期 两类 定期一般分为30年 10年 四 档案保管期限表 二 保管期限1 永久保管的文书档案主要包括 1 本机关制定的法规政策性文件材料 2 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 3 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 4 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 四 档案保管期限表 二 保管期限1 永久保管的文书档案主要包括 5 本机关机构演变 人事任免等文件材料 6 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 7 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 8 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 四 档案保管期限表 2 定期保管的文书档案主要包括 1 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 2 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 3 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 4 本机关一般性事务管理文件材料 5 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 四 档案保管期限表 2 定期保管的文书档案主要包括 6 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 7 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 8 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 9 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 五 档案鉴定工作的组织 一 档案馆 室 鉴定工作的组织1 建立档案鉴定工作机构 档案馆建立档案鉴定委员会 档案室建立档案鉴定小组 负责组织领导档案价值鉴定工作和审查鉴定结果 其成员包括档案馆 室 负责人 档案工作人员 档案形成部门人员以及同级档案行政管理机关人员等 档案机关鉴定小组组长一般由本机关办公室负责人担任为宜 2 由档案人员和形成部门 单位 联合提出意见 送交鉴定委员会 小组 审查后呈报上级机关领导者批准 五 档案鉴定工作的组织 在鉴定档案时需注意的问题 1 鉴定工作应按照 保存从宽 销毁从严 孤本从宽 复本从严 本单位文件从宽 外单位文件从严 的原则进行 2 对介于永久 长期之间和长期 短期之间两可的文件 可采取 就高不就低 的处理方法 3 在具有密切联系的一组文件中 如果只有一两件文件的保存价值较短 而其他文件均具有较长久的保存价值 则可以合并立卷 从长保管 五 档案鉴定工作的组织 二 档案销毁工作的组织1 履行审批手续 对确实失去保存价值需要销毁的档案登记造册 由档案人员和形成部门联合提出销毁意见 送交鉴定委员会 小组 审查 再呈报分管领导或上级主管机关批准 2 实施监销 由两名及以上的档案工作人员具体负责在指定地点监督销毁 监销人员要对销毁档案与销毁档案清册登记的内容认真核对 确认无误后进行销毁 3 档案销毁总结 销毁完毕后 监销人员必须在销毁档案清册上签章 将销毁档案清册归档 档案销毁清册封面 档案销毁清册主表 第二节档案保管工作 一 档案保管工作的任务 一 防止档案的损坏 二 延长档案寿命 三 维护档案的安全 二 档案保管工作的基本要求和意义 一 基本要求1 以防为主 防治结合 2 加强重点 照顾一般 3 处理好保管与其他业务环节的关系 4 立足长远 保证当前 二 档案保管工作的基本要求和意义 二 意义档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义 档案保管工作质量的高低 对档案管理工作的水平具有重大影响 甚至在一定条件下具有决定性的影响 三 档案库房建设 档案库房是档案保管最基本的物质条件 其质量直接影响档案保管中各项设备的采用与效果 国家档案局制定了 档案馆建筑设计规范 作为档案管理机构建设档案库房的标准 三 档案库房建设 一 库房选址远离易燃易爆物品的场所 处于污染腐蚀源的上风向 避免架空高压电线穿过 位于地势较高 场地干燥 排水通畅 空气流通 环境安静的地段 建在交通方便 便于利用 城市公共设施较完善的地区 三 档案库房建设 二 库房建筑设计档案库房应与档案馆在一起 但要独立建造 与生活区分开 符合档案运送装卸和消防疏散的要求 库房的结构 空间 屋顶隔热 保温 门窗 各类装具布置等的设计和建造应根据不同等级 不同规模进行 符合有关规范 规程的要求 库房建在地下的应有良好的垂直运输 机械通风或空调以及可靠的防潮 防水 防火措施 以保证档案的安全和有效利用 四 档案装具 档案装具是指档案库房内存放档案的箱 柜 架等设备 是档案存放和保管必须具备的基本物质条件 档案装具一般可以分为档案箱 档案架和档案柜等 四 档案装具 一 档案箱 档案箱一般为金属制品 5个为一套叠放使用 优点是便于挪动 又能防火 防光 防尘 但造价较高 二 档案架 一般也是金属制品 优点是能充分利用库房的空间 存取方便 利用效率高 1 活动式密集架 分为手摇式 电动式和智能式三种 优点是 容量大 占地小 可以自由组合 防尘 防光 防火 缺点是 体积大 负重大 库房需按其负载能力设计和建造 地面还要铺设小铁轨 费用较高 2 双面栏架 用金属材料制成 分为单柱式和复柱式两种 安装固定 装载量大 但不易搬迁 安装时必须充分考虑库房布局和技术要求 一次定位 四 档案装具 三 档案柜档案柜多为金属结构 一般与五节档案箱高度大体相同 其最大的优点是坚固耐用 防火 防潮 防盗 防光等性能好 但档案柜移动不便 造价略高 1 旋转柜 由多面体木柜和金属支架组成 固定安装 查档时存取方便 但装载量不大 占地面积大 经常翻滚容易使档案受损 防火 防盗 防潮性差 2 普通木柜 有的外装金属板以防火 防盗 其防潮性能好 3 五节铁皮柜 其优点是防尘 防光 防火 防盗 易搬迁 根据国家规定和相关标准 五节铁皮柜需由档案行政部门负责监制 手动密集架 电动密集架 五 档案包装材料 一 卷皮卷皮是包装档案的基本材料 卷皮的规格一般为300 220 或者280 210 厚度有10 15 和20 三种 二 卷盒卷盒也是一种较好的档案包装材料 它不但能够减少档案的机械磨损 同时也便于档案的管理 且整齐美观 但卷盒占用库房的面积较大 制作卷盒的成本也较高 卷盒的规格一般为300 220 厚度有30 40 和50 三种 卷皮 卷盒 六 库房管理技术 一 柜架排放与编号柜架排放一致 横竖成行 与窗垂直 通风防光 距离墙10厘米 行距80厘米 不仅防潮 而且便于管理 统一编制柜架号 栏格号 编制方法 柜架号按照入门处自左到右的顺序编制 栏格号按柜架从上到下依次编制 六 库房管理技术 二 档案的排列存放档案应按一个全宗接一个全宗的顺序依次集中排列 不得打乱全宗混合排列 特殊档案 如声像 技术图纸等 应按专门的规定排列 各全宗应按分类顺序排列 不得打乱类别顺序混合排列 排定后应编制库房号 柜架号 栏格号 以便存取 案卷应竖放 特殊档案 如宽幅面图纸 可以平放 但要注意存取方便和防止重压受损 声像档案按载体材料的特殊要求排放 六 库房管理技术 三 档案存放管理1 编制档案存放位置索引 档案存放位置索引是以表册或卡片的形式 记录档案在库房及装具中存放位置的一种引导性管理工具 其作用是指引档案管理人员准确无误地调取 归还案卷 以及进行其他项目的管理工作 可采用表格 目录 式索引和示意图式索引 表格 目录 式索引是以全宗及各类档案为单位编制的 指明它们存放于那些库房及装具中 示意图式索引是以档案库房和架 柜 箱为单位编制的 指明在哪些库房和装具中存放了哪些档案 六 库房管理技术 六 库房管理技术 六 库房管理技术 2 制作档案代理卡 档案代理卡是档案室 馆 在档案暂时移出库外时 在档案原存放位置放置的一种替代卡片 其作用是便于库房管理人员随时掌握档案流动情况和进行安全检查 使用方法是 事先准备好印有固定栏目的卡片备用 每当从库房中调出一个或一组卷号相连的案卷 就填写一张代理卡 然后放置于所调出案卷位置上 案卷归还时再将其取下 六 库房管理技术 六 库房管理技术 3 建立全宗卷 全宗卷是档案室 馆 在管理一个全宗的过程中把反映该全宗历史情况的文件材料按一定要求组成的专门案卷 它不属于档案的范围 但又要作为档案来管理 其文件材料有 该全宗案卷的立卷说明 该全宗分类方案 该全宗档案的鉴定报告 该全宗档案的交接凭证 该全宗剔除案卷的销毁清册 该全宗案卷的检查记录 全宗介绍材料 全宗卷不属于全宗内的一个案卷 在管理上不能与全宗内的档案混合在一起 而应单独存放 存放方式是 每个全宗的全宗卷 可以按照全宗号进行排列并专柜保管 也可以置于每个全宗排列的卷首以专柜保存 全宗卷 全宗卷归档明细表 六 库房管理技术 四 库房温湿度控制 1 温度为14 24 2 相对湿度为45 60 5 2 每天定时做好温 湿度测量记录 注意温 湿度的调节和资料的积累 以便于分析其特点和规律 制定科学的管理计划 3 库房内应安装温 湿度测量仪 去湿机 空调等设备并注意维护 4 柜架排放要保持规定的距离 以保证通风 5 新修库房应在6 12个月以后才能装进档案 温 湿度测量仪 除湿机 六 库房管理技术 五 八防措施1 防虫与防霉 1 应设置消毒设备 新档案入库前要消毒和除尘 2 定期检查并及时处理虫 霉 尘等有害物 3 配备吸尘器 加密封门或过度门 安装空气过滤器 防止灰尘和有害气体进库 4 加强库房周边的绿化和及时排除污染源 六 库房管理技术 2 防火与防盗 1 建立 健全安全制度并坚持贯彻落实 2 配备气体消防设施和防盗 防火装置 经常检查并及时排除各种隐患和险情 3 加强安全教育和安全意识 培训消防技能 建立消防组织 制定应急方案 一旦发生灾害 积极有效的抢救档案和消灭灾害 六 库房管理技术 3 防光与防尘 1 库房的窗户要少 2 在库房玻璃上采取一定措施 3 避免自然光源 采用人工光源 选用白炽灯 4 正确选择库房的地址