第十五章接待工作管理规定.doc

内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司综合管理制度 HLGL015接待工作管理规定第一章 目的第一条 为加强内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司（以下简称“公司”）内部管理，规范接待工作，控制管理费用开支，特制定本规定。第二章 接待类别第二条 视察接待：对上级领导深入基层、了解情况、听取汇报、检查指导工作的接待为视察接待。第三条 参观接待：对外单位前来参观学习的人员进行接待为参观接待。第四条 事务接待：对各方面人员来公司办理各种具体事务的接待为事务接待。第三章 接待程序第五条 宾客到达前的准备工作（一）掌握来宾的基本情况。在接到来宾通知后，首先了解来宾的单位、姓名、身份（职务、级别）、性别、民族和人数。对少数民族来宾，要了解是哪些民族，有什么风俗习惯，在安排食宿时有什么要注意的事项。（二）了解来宾的来访目的和要求，弄清来宾的意图。（三）掌握来宾抵达日期，来宾所乘车辆（飞机）的班次及到达的准确时刻。（四）把接到的来客通知和了解到的客人基本情况以及来宾意图，及时报告主管领导，听取公司领导对接待工作的安排意见。（五）制订接待计划。根据来宾身份级别制订接待标准，并根据来宾来访意图确定接待地点，在安全保卫、汇报内容、陪同人员、交通工具、费用开支、活动方式、日程安排等方面提出具体意见，制定接待方案，报请领导批准，保证接待工作有计划地进行。上级领导来视察时应提前了解相关信息，包括预计到达及离去时间、活动安排、随行人员人数等。（六）落实接待计划。根据拟定的接待方案安排，通知各方面做好必要的准备工作，内容包括：1.落实来宾食宿地点，安排住宿房间和用餐。2.安排接待用车。3.通知有关部门准备汇报材料，并准备相应的会议室。4.重大接待活动应通知交警部门，告知来宾途径路线，保证行车畅通。5.召集有关人员当面布置具体任务，关键环节应有专人查看落实。第六条 宾客到达后的服务工作（一）迎接宾客1.一般来宾，可以由综合管理部主管或接待人员到车站、机场迎候。上级领导或外地重要来宾到达，应由公司领导前去迎接或在下榻处迎候。2.接站人员应在来宾所乘的车次和飞机到达之前到车站、机场迎候。上车时，应先请来宾上车，并核准人数和携带的物品后再开车。（二）安排好生活。来宾被接到宾馆后，应把客人引送到客房，做好室内服务，将接待方案交至客人手中，同时告知来宾就餐的地点和时间，必要时，到用餐时间由专人主动把客人请到餐厅用餐。（三）商议活动日程。来宾住宿、餐饮安排就绪后，应向来宾进一步了解来访或工作意图和要求，共同商议活动的具体日程。根据确定的活动内容、日程、方式，修订接待方案，并把变动的情况及时通知有关领导。如要求汇报工作，应通知汇报人所要汇报的具体内容、地点和时间。需要外出参观和游览，应通报要去的单位，告知客人到达的时间、观看的项目。（四）安排公司领导看望来宾。按照大体对等的礼仪原则，通知有关领导同志去住宿处看望来宾，并安排好会见的地点、时间。会见时，接待人员应负责引见，使双方相识。（五）组织活动。接待人员应按日程安排，组织好来宾的各项活动，并保证活动的顺利进行。来宾听取汇报或召开座谈会，要安排好会议室，通知参加人员，并将与会人员名单提供给来宾。来宾到现场视察、参观、游览，安排好用车和陪同人员，并把到达的准确时间告知所去单位。外出活动若当天不能返回，要在当地安排好用餐、休息。（六）听取意见。上级领导机关来人，特别是上级派来的视察团、调查组，在工作结束时，应安排专门时间，听取他们对本单位工作的意见。（七）安排宴请。根据需要宴请来宾，应按照来宾的等级，确定宴请规模、时间、地点、标准和陪同人员。（八）根据需要，选择适当时间、地点安排宾主合影留念。（九）为来宾订购返程车票或机票。第七条 宾客返程的收尾工作（一）征求来宾对接待工作的意见，询问来宾是否有需要办理的事宜和要求。（二）把订购的返程火车票或飞机票送到客人手中，并商议离开宾馆的时间。（三）安排送客车辆，根据来宾身份安排公司领导或部门领导为客人送行。（四）协助来宾结算住宿费、饭费、电话费等。（五）由接待人员将客人送上火车或飞机。（六）电话通知来宾单位，告知来宾所乘车次或班机降落时间，以便接站。第四章 接待工作注意事项第八条 外貌要整洁，做到仪容洁净，衣着整齐，精神饱满，举止稳重，给人以自然、亲切、大方、礼貌的印象。第九条 服务周到、主动热情，树立“宾客至上，优质服务”的观念。第十条 态度谦恭，一视同仁，平等相待。第十一条 用语要文明、亲切朴实、庄重柔和、简练准确、真诚谦逊，表达上要稳、慢、轻、柔、清。第十二条 讲究礼貌，言行举止要彬彬有礼。第十三条 对每项接待工作必须周密安排，负责到底，做到一环紧扣一环，不能有差错。第十四条 按接待规定办事：（一）严格执行伙食标准、宿费标准、宴请标准、陪餐规定，不能随意破格、擅自提高标准。（二）不准大吃大喝，铺张浪费，挥霍资财。（三）接待少数民族来宾，要按民族政策办事，要遵守少数民族礼节和生活习惯，切忌违反民族政策。第十五条 要向来宾学习，学人之长，补已之短。第十六条 严格执行公司的有关规定，不应随意向客人讲个人的意见，与工作无关的事不做，对本公司不利的话不说，严肃维护本公司利益，坚持原则。第五章 接待费用管理办法第十七条 接待费用一律由综合管理部实行统一管理和控制，统一进行结算。第十八条 接待费用开支的范围：接待费用是指为保证完成公司各项工作任务，在开展工作过程中所发生的一些必要的接待费和交际费用。对不属于工作交往的活动，如与有关部门或个人非工作性质的往来花销费用，公司一律不予报销。第十九条 发生接待客餐费用，一般应事先到综合管理部办理客餐申办手续（附件1：客餐单），经办部门持经批准的客餐单到指定地点就餐。如有特殊情况不能及时办理申请手续的，先向公司领导请示批准后，可进行接待。接待票据由综合管理部审核，由总经理审批后到财务部报销。未提前申请而擅自发生的接待费用，综合管理部不予审核及报销。第二十条 附则第二十一条 本办法由综合管理部负责解释并从下发之日起执行。附 件1：内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司客餐单附 件1：内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司客餐单编号： 年 月 日来客单位主要客人姓名及人数第一联：综合管理部存根洽谈事宜陪餐人员姓名接