岗位职责_企业集团有限公司工作分析与岗位说明书

江西泓泰企业集团有限公司工作分析与岗位说明书 北大纵横管理咨询公司二零零四年五月 2 工作分析是什么 对某特定的工作 岗位作出明确规定 并确定完成这一工作所需要的知识技能等资格条件的过程 也即获取与工作有关的详细信息的过程 着眼于岗位及岗位要求 从岗位活动中提炼出那些对岗位来说是必要的和有效的条件 对岗位的系统概括 并不针对目前岗位上的人 基本要求 概念 3 工作分析中的术语 工作要素 工作中不能再继续分解的最小动作单位任务 在完成工作的过程中明确的工作活动职位 即岗位 是组织要求个体完成的一项或多项责任 以及为此赋予个体的权力的总和 简言之就是一定的人员所经常担任的工作职务及责任 职位三要素 职务 是规定担任的工作或为实现某一目的而从事的明确的工作行为 职责 组织要求在特定岗位上需要完成的任务 通常包括几项任务职权 依法赋予的完成特定任务所需要的权力职业 由不同时间内不同组织中的相似工作组成职级 将工作内容 难易程度 责任大小 所需资格皆较相似的职位划为同一职级 实行同样的管理使用与报酬 4 工作分析的目的及意义 一 明晰工作职责及岗位划分确定工作要求员工录用与上岗的最低条件以建立适当的指导与培训内容为制定考核程序及方法提供依据 以利于管理人员执行监督职能及员工进行自我控制确定工作之间的相互关系 以利于合理的晋升 调动与指派 对工作的直接指导意义 5 工作分析的目的及意义 二 获得有关工作与环境的实际情况 利于发现导致员工不满 工作效率下降的原因为改进工作方法积累必要的资料 为组织的变革提供依据促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义 实现工作用语的标准化为确定组织的人力资源需求 制定人力资源计划提供依据 对企业长远的意义 6 工作分析所获得信息的应用 工作分析 培训要求 工作评价以及工资和资金决定 报酬 工作绩奖惩评价 招聘选拔决策 工作说明书工作规范 7 工作分析是岗位评估的基础工作 工作分析 岗位评估 薪酬体系 岗位评估的作用对工作进行科学定量测评 以量值表现岗位特征 使性质相同或相近的岗位有统一的评判和估价标准 便于比较岗位间价值的高低 为企业岗位归级列等奠定基础 为建立公平合理的工资和奖励制度提供科学的依据 工作分析是现代企业科学管理的基础工作 以岗位评价为依据 建立起一种公平合理的薪酬结构岗位评价结果是薪酬体系重要因素之一 8 工作分析方法 观察法 会议法 访谈法 综合法 调查表法 典型事例法工作日志法 方法 9 工作分析程序 准备阶段 调查阶段 分析阶段 明确工作分析的意义 目的 方法 步骤 向有关人员宣传 解释 跟作为合作对象的员工建立良好的人际关系 并使他们做好心理准备 按精简 高效的原则组成工作小组 确定调查 分析对象的样本 同时考虑样本的代表性 制定工作计划 确定工作的基本难度 编制调查提纲 确定调查内容和调查方法 广泛收集有关资料 数据 对重点内容做重点 细致调查 要求被调查员工对各种工作特征和工作人员特征的重要性和发生频率等作出等级评定 仔细审核收集到的信息创造性地分析 发现有关工作和工作人员的关键成分归纳 总结出工作分析的必需材料和要素 10 工作分析的工具 职务说明书 概念 工作分析的书面表达形式 其核心是工作分析工作分析是人力资源管理体系中的基础系统在此基础上人事管理划分为招聘 培训 考核和薪酬四大环节 而这四个环节无一不与工作分析密切相关因此对职务说明书进行科学化 标准化和规范化管理是十分重要的 11 职务说明书的作用 一 招聘依据 如果某岗位缺人 该岗位所属部门就可以依该岗职务说明书到招聘部去要人招聘人员并不是凭自己的好恶来招人 而是依据该岗位职务说明书中的 任职资格 以及 技能 要求等进行筛选 招到最合适的人选这样可以较好地避免由于主观人为因素而造成的不规范 而使招聘来的人员并不能胜任该岗也一定程度上杜绝招聘中的舞弊行为 做到 因岗设人 因职设人 从而大大提高工作效率 招聘角度 12 职务说明书的作用 二 从工作分配的角度说 岗位职务说明书应该是上级安排工作的主要依据 管理层首先应对部门职责有较清楚的认识其次对每个员工所从事的岗位有充分的认识什么岗位负责什么工作并不是完全凭管理层主观的想法 而是依据该岗位的职务说明书进行合情合理的分配工作任务 工作分配 13 职务说明书的作用 三 从考核的角度来说 岗位职务说明书是确定员工考核范围的主要依据从职务说明书的工作内容 工作职责和要求对每位员工进行考核 考核范围应仅限于职务说明书中所列的工作内容和职责 对其所在岗位应做的工作中所表现的德 能 勤 绩进行考核对于不属于本岗位职责的事情 由于其他原因本人做了这件事 也不应列入对其业绩的考核范围 否则会造成 种了他人的田 荒了自己的地 这并不是企业所追求的目标 考核 14 职务说明书的作用 四 从薪资 福利角度来说 岗位职务说明书应是员工薪资标准的基础确定一个包括岗位工资在内的薪酬结构每一岗位确定一个基本岗位工资 在此岗位的员工基本岗位工资应是相同的 不同的是他们的基础工资 工龄工资 津贴以及与个人能力业绩相关的奖金等其他部分确定这一标准应依据职务说明书中所反映的工作内容 通过职位评定专家小组进行评定 确定这个标准有助于同工同酬 同岗同酬目标实现 薪资福利 15 职务说明书的作用 五 从员工个人角度来说 职务说明书规定了员工的主要工作内容 什么是我该做 什么是我负责的 什么是我协助的 我应具有什么样的特殊能力 我要在那些方面提高 需要哪些培训 我还应具体什么样的知识 等等员工会自觉的向公司所要求的方向努力 员工工作规范 16 职务说明书的作用 六 从员工职业发展规划来说 职务说明书还具有给出员工未来职业发展方向比如员工可以认识到目前所在的岗位 上级岗位是什么 这一方向最高能做到什么 需要什么任职资格自身还欠缺什么 我有什么优势 我如何通过努力获得提升等等 员工职业发展 17 职务说明书的内容 基本资料 一 基本资料 1 职务名称 2 所属部门 3 直接上级职位 4 所辖人员 5 工资等级 6 工资水平 7 定员人数 18 职务说明书的内容 工作描述 二 工作描述 工作职责工作活动内容 活动内容 时间百分比 权限等工作结果工作关系 受谁监督 监督谁 与哪些职位有联系工作人员运用设备和信息说明 19 职务说明书 任职资格与工作环境 三 任职资格说明 最低学历所需培训的时间和科目从事本职工作和其他相关工作的年限和经验一般能力兴趣爱好个性特征性别 年龄特征体能要求 工作姿势 对视觉 听觉 嗅觉有何特殊要求 精神紧张程度 体力消耗大小 四 工作环境 工作场所 工作环境的危险性 职业病 工作时间特征 工作的均衡性 工作环境的舒服程度 20 如何填写我们的职务说明书 鲁能积成电子股份有限公司职位说明书编号 21 22 填写职务说明书注意事项 对事不对人 尽可能具体 可操作 剔除废话 表述准确 任职资格与岗位责任对应 23 大家要做的工作 掌握职务说明书的重要性及填写方法 明晰部门岗位分工 指导各岗位正确填写完整 无漏项 用语规范 准时回收17日下午17 30以前交至409室Tel 2451 2453 24 谢谢大家的协助 25 今日议题 职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项 26 职务说明书有助于解决泓泰公司长期以来权责界定不清的问题 举例一 计划部经理 泓泰公司现状 处理建议 现XX经理精通AA 主要负责BB 其职务说明书误将YY主管职能混入 界定经理与主管的工作内容 明确YY主管工作内容及权责 本情况处理为XX经理 兼YY主管 对其考核参考经理和主管二份说明书 举例二 财务协理 财务协理职位设置考虑的因素有二 一是任职人员的软硬指标尚未达到经理标准 二是为可能合适的人选留下空缺 属于因人设岗 明确财务经理工作内容与权责 现财务协理代行经理职责 待遇不变 设立主管职位 明确权限 根据北大纵横访谈记录 27 职务说明书有助于解决泓泰公司高速成长中的梯队建设力度不够的问题 晋升 岗位轮换 高速成长类公司的人力资源来源于公司外部和内部 内部人才的梯队建设将对公司的繁荣稳定起重要作用内部岗位轮换制度及晋升制度是梯队建设的必要支持职务说明书明确了员工可轮换及晋升的职位 28 职务说明书有助于节省泓泰公司新进员工 其上级主管 培训专员的时间及精力 挑选范围过宽候选人不理解工作内容面试周期长 员工招聘 员工入职培训 员工在职训练 缺乏职务说明书 拥有职务说明书 新员工困惑较多导师指导时间长培训专员受抱怨次数多 挑选范围适度候选人误投次数减少面试周期短 新员工经常询问该做什么上级指导时间长新员工工作错误较多 新员工困惑较少导师指导时间短培训专员受抱怨次数少 新员工询问怎么做 而不是做什么上级指导时间短新员工工作错误较少 根据北大纵横访谈记录 29 今日议题 职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项 30 职务分析七种方法 典型事例法工作日志法工作实践法观察法面谈法问卷法资料分析法 31 方法一 典型事例法 关键事件法 方法描述 对特别有效和特别无效的的工作者行为进行描述 加以归纳 优点 可揭示工作的动态缺点 耗费大量时间收集 归纳信息 方法二 工作日志法 方法描述 员工填写工作日志 在日志基础上加以分析优点 信息可靠性高 成本低缺点 使用范围较狭窄 归纳起来较烦琐 32 方法三 工作实践法 方法描述 亲身实践具体工作优点 可真实了解该职务工作情况缺点 需大量训练才能掌握的工作不适用 危险性工作不适用 方法四 观察法 方法描述 通过一段时间对工作的观察 归纳观察到的工作优点 客观 正确缺点 不适用于脑力劳动或较长周期的工作 不易观察到紧急情况处理 33 方法五 面谈法 方法描述 访问工作人员本人或其主管人员 以了解工作说明中原来填写的各项目的正确性 或对原填写事项有所疑问 以面谈方式加以澄清的方法优点 资料获取较充分缺点 有信息失真的可能性面谈方式 个人面谈 集体面谈 管理人员面谈面谈内容 工作目标 组织为什么设立这一职务 根据什么确定对职务的报酬 工作内容 任职者在组织中有多大的作用 其行动对组织产生的后果有多大 工作的性质和范围 是面谈的核心 主要了解该工作在组织中的关系 其上下属职能的关系 所需的一般技术知识 管理知识 人际关系知识 需要解决问题的性质以及自主权 所负责任 涉及组织 战略政策 控制 执行等方面 34 方法六 问卷法 方法描述 设计有效问卷 选定员工在一定时间内填写 通过问卷收集分析找到有效信息 优点 节省时间和经费 适用于较多职务分析的项目缺点 整理困难 如果回答者不够耐心 会有偏差 35 方法七 资料分析法 方法描述 根据各企业的具体情况 对岗位责任制结合企业现有资料添加一些必要的内容 则可形成一份完整的职务说明书 优点 效率较高缺点 不能克服原有问题 36 今日议题 职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项 37 职务分析问卷系统 PAQ 38 职务分析问卷系统 PAQ 是编写职务说明书的基础 六大类内容 六大评价尺度 信息输入脑力劳动工作输出与其他人的关系工作环境其他 使用程度对职务的重要性时间责任适用性其他 PAQ揭示了组织 工作和人三者之间的相互关系 39 问卷内容简介 1 信息输入 任职者在执行工作时从何处 如何获得信息 2 脑力劳动 该职务包括哪些推理 决策 计划和信息处理活动 3 工作输出 任职者执行工作时从事哪些体力活动 使用什么样的工具和装置 4 与其他人的关系 在执行工作时需要与其他人员发生何种关系 5 工作环境 任职者在何种物理环境和社会环境下工作 6 其他工作特征 与职务有关的其他活动 条件和特点等 40 今日议题 职务说明书的意义职务分析方法职务分析问卷系统介绍职务说明书编写注意事项 41 职务说明书样本 42 填写事项 题头 正文 工作内容 不宜超过10项权限与责任 建议权 分配权 安排权 奖惩权 监督权 审核权等所受上级的指导 上级职务 指导方式所予下级的指导 指导对象及方式岗位资格要求 学历 工作经验岗位技能要求 技能与专业知识 43 题头需填写的信息说明 职务名称指的是任职岗位的称谓 如信息发展部部门经理 职务编号的格式为泓泰公司 部门 编号 如LN FI 001 LN为泓泰公司的英文缩写 FI为财务部门的英文缩写 编号中百位数0代表部门经理或其直接下属 不归属下辖小组 1 2 3分别代表不同小组 个十位数按照各组情况从组长开始依次排序 直属上级指的是在业务上给予直接指令的上级 如生产跟单员的直接上级是生产主管 所属部门指的是该职务员工工作关系隶属的部门 如质检员所属部门为质检部 工资级别为该职务聘用员工的工资级别范围 如部门经理为经理三级 一级 直接管理人数为直接向该职务汇报工作的员工人数 如信息发展部部门经理为6 原因是6个小组组长直接向其汇报工作 岗位目的指的是设置该岗位的最重要的原因 用一句话概括 44 正文需填写事项说明 工作内容填写该职务员工80 以上工作时间从事的具体工作 权限与责任规定该员工在何类事情上有何种权限及承担的相应责任 所受上级的指导需列明上级的职务及指导方式 指导方式可写沟通方式或以功能区分 如接受财务部经理口头与书面指导的或业务指导 关键绩效指标一栏由北大纵横公司组织填写 岗位资格要求一栏列明承担该职务者需具备的学历与工作经验 学历项可注明相关专业 如大学本科以上 服装工程相关专业 本说明书未特殊说明者均为包含关系 即大学本科以上 大学本科及以上 岗位技能要求一栏列明专业知识和能力两类 专业知识指的是对所从事工作职能及工作内容相关的知识 能力指的是从事该工作所必需的主要能力 职业发展针对中层及中层以下员工 列明可调动或晋升的主要职位 45 职务说明书是相对静态的指导性文件 其内涵是动态发展的 随着公司的发展壮大 职务说明书中工作内容 权限与责任是需要