会议管理_会议管理培训课件6

秘书职业资格培训会议管理 会议管理 会前筹备工作 一 拟定会议议程 日程 会议议程 议程与日程 会议日程 为完成议题而做出的顺序计划 会议所要讨论解决问题的问题的大致安排 根据会议议程逐日做出的具体安排 以天为单位 是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据 二者的区别 会议议程的制定程序 1 明确目标和参加者 2 安排各项议程的时间 最重要的事项放在开头 涉及保密事项放在最后 两项原则 按照议案的轻重缓急 每一项议案的时间标识清楚 3 确定每一项议程 4 决定会议讨论形式 5 决定会议决策的方式 二 提供会议地点的备选方案 交通便利会场大小与会议规模相符 人均2 3 场地有良好的设备配置场地应不受外界干扰会议地点是否有停车场所场地租借成本合理2006年11月份真题 会议地点选择的要求 P9 考虑因素 会议经费有限 应注意 1 尽量将地点安排在稍偏的地方2 尽量使会场与驻地相邻3 压缩会议设备租赁4 减少场地租用 会议酒店的分类 按类型分 商务型 度假型 按地点分 位于市中心 位于市郊 选择会议地点的如下建议 1 研发会议选择在培训中心或者其他宁静场所 2 学会年会听从会员建议 多选择城市的酒店 3 培训会议选择较偏僻 远离市区的酒店或者旅游胜地 4 重大的奖励 表彰型会议地点装饰一定要有档次 5 交易会或者新产品交易会要选择有展厅的场所 而且交通便利 确定会议场地 检查全部的会议房间随意抽查的内容 一个单人房间 一个双人房间 一个套房的设备 06年11月 检查会议登记部门 管理服务部门以及后勤部门的所在地检查膳食供应 要求提供过去的各种菜单应检查电梯的服务情况检查服务项目 营业时间以及社交娱乐活动的费用了解交通及停车设施尽可能签订书面合同并保持密切联络 P13 案例 便条钟苗 最近 在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因使用办公用房发生矛盾的情形 总经理办公室要求我们召开会议协调解决 请你就选择会议地点和布局以及会议议程的安排提出相应建议 供会议筹备过程参考 请于明天下班前将建议交给我 谢谢 行政经理苏明2010年3月25日 答案 1 关于会议地点和布局的选择 因部门之间的矛盾属于横向协调工作范围 所以 建议协调会在圆桌型布局的会议室举行 2 会议议程的安排 根据本次会议主题是协调平级部门之间的矛盾来确定 1 由会议主持人说明此次会议的主题和议事规则 2 建议先由双方说明自己的问题和需求 使各方了解对方的困难 3 会议组织者向与会人员说明公司办公用房分配的根据 4 会议组织者向各方提出要求 防止本位主义 树立内部客户观念 耐心倾听对方意见 换位思考 及时进行信息沟通 5 再由双方进行互谅互让的磋商 6 形成会议备忘录 提醒遵照执行 三 会场布置和座次安排 1 会场整体布局的要求庄重 美观 舒适 体现会议的主题和气氛 同时还要考虑会议的性质 规格 规模等因素 06年11月 根据会议的性质和形式创造出和谐氛围大中型会议要突出中心 保证绝对的中心小型会场要注意集中和方便 2 主席台和座次安排主席台 大中型会议均应设置主席台座谈会和日常工作会议一般不设主席台一般会议只需要请讲话人和主持人上台工作会议 主席台颜色以蓝 绿色为主庆典表彰性会议 红粉色为主全国党代会 党徽 党旗 左右各5面 全国人代会 国徽 国旗 左右各5面 另外 会标 标语 花卉 字画等 职务最高者居中 先左后右 由前至后主持人边坐或者按职务顺序做每个座位旁边的左侧放置姓名台签 主席台人数为偶数 3 其他人员座次安排 横排法 从左至右横向依次排列竖排法 从前至后纵向排列左后排列法 以主席台为中心 左右两边交错扩展综合考虑因素 职务高低 姓氏笔画或单位名称 4 会场形式的布置P18 四 发布会议信息 1 会议通知信息传递形式 P21 1 当面告知 2 打电话 3 发传真 4 书面形式或者电子邮件形式根据会议的性质 参加的范围 时间的缓急和保密要求选择适当的通知方式 通常情况下采取两种以上的方式 通知内容 详尽 明确 P22 何单位 何时 何地 开什么会议 会议的主要目的及主要内容 会议期限与日程安排 与会人员的准备 报到的地点以及日期 会议通知样本要作为档案收存 某些会议通知须附 回执 文件发放范围是全体与会人员还是部分代表 列席代表 2 分发传递会议文件 真题 P22 会议文件分出方式 P23 1 提前发出 2 签到时发出 真题 3 会中发出 4 现场发出签到时发出的文件内容 P23 工作报告 议程 日程安排 作息时间表 会议须知等 发布会议信息 1 发布会议信息前要进行报审 2 要对媒体进行选择 3 发布会议信息的程序 收集 筛选 加工 报送审核 发布 4 媒体的类型 地方媒体全国性媒体会议组织者自有媒体发言人或参会者家乡的地方媒体 五 安排会议食宿 1 会议餐饮 秘书人员提前到现场布置并检查组织工作的落实情况 事先将座位卡及菜单摆上 席位的通知除在请柬上注明外 还可在宴会上陈列宴会简图 早餐 茶歇 午餐 正式晚餐 招待会 P28 1 根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准 2 就餐方式可根据会议的规模和性质来确定 提倡自助餐制和分餐制 3 事先与提供餐饮的单位确定餐饮的时间和地点 4 事先设计和确定就餐的凭证 5 要与饭店一起确定菜单 饮食要干净 卫生 美味可口 品种多 6 事先准备好干净的饮食用具 7 给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜 8 做好饮水 饮料的供应 2 住宿 提前编制住房分配方案年龄较大的与会者和女性尽量安排向阳通风卫生好的房间汉族与有禁忌的少数民族不安排在一起预订数量稍有富余 六 邀请会议嘉宾 嘉宾邀请的要求 P291 有礼貌 盛情邀请但又不强人所难2 专门的安全保卫和接待工作3 正式发出邀请函4 宁可邀请而不排斥的原则5 嘉宾人数不宜过多 会议安全保卫工作人员职责及检查内容 职责 应熟悉地方和国家法律 法规 能够冷静协助公安人员制服滋事者 防范火灾 熟知会场的紧急疏散示意图 了解如何在大规模恐慌中维持秩序 向领导汇报事故情况 监督装卸会议用品 防止与会议有关的财产或展品被盗 会议值班制度要健全 安全保卫人员要坚守岗位 06年11月 检查 确保会场内所有设备线路 运转及操作规范的安全可靠 确保会场内消防设施齐全有效 确保会场的防窃听装置灵敏高效 确保会场的防盗设施处于运行状态 检查进出会场的人员的身份 禁止与会议无关的人员进出会场 七 准备会议资料 会议用品 1 会议资料的具体内容 会议手册 文件资料 名单 房号 餐券 代表证 文具等 2 会议资料的类型 来宾资料 会务资料 沟通资料3 会议的临时文件要做好回收保管清退和保密 注意归档P34 1 会议用品的类型 必备用品 特殊用品2 会议用品要树立全局观念 搞好综合平衡 经济适用 量入为出 精打细算 注意轻重缓急 空调一般在会前两小时开机预热或者预冷事先摆好姓名牌等 八 会议礼仪服务 文书礼仪迎送礼仪参会礼仪服务礼仪 主持人礼仪 发言者礼仪 参加者礼仪 通用礼仪 九 检查视听设备 1 视听设备比较昂贵 专人维护 做好各种记录2 工作程序 P39 40 1 确定工作人员的职责 2 预演和检查会场视听设备3 远程会议现场配备高速传真机4 会议视听设备的保管 注意 1 电源及连线 2 散热 3 清洁 第二节会中服务 五 反馈会议信息 四 收集会议信息 三 做好会议的记录工作和简报工作 二 接待采访会议的新闻媒体 一 安排会议值班 一 会议值班工作 1 值班人员做好3项记录 1 电话记录 2 接待记录 3 值班日志 4 作好信息传递2 值班工作制度 1 信息处理制度 2 岗位责任制度 3 交接班制度 编制值班表应有的项目 1 会议值班时间期限和具体值班时间 2 会议值班人员姓名 3 会议值班的地点 并在会议须知上注明会议值班室的房间号 4 会议值班负责人姓名或带班人姓名 5 有时须用简明的文字表明值班的工作内容 6 标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名 二 接待新闻媒体 接待新闻媒体的原则1 实事求是2 内外有别 保密原则3 报领导决定4 全面周到 主动积极5 综合考虑传递的方式和内容选择 6 随时收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道 为领导准确掌握会议的效果提供参考 7 会议结束后 秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料 使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况 回答记者的提问 接待新闻媒体的工作内容 1 会议秘书撰写新闻报道稿件向媒体发送2 邀请媒体会议召开期间驻会采访3 会议结束后召开记者招待会 CompanyLogo 三 会议记录和简报工作 会议记录内容 会议描述 类型 时间 日期和地点与会者姓名缺席者请假条宣读上次会议记录由会议记录中产生的问题通讯情况一般事务和其他事务下次会议日期 主席签名主持人签名 记录人签名 会议记录的要求 速度 真实性和资料性 会议简报 报头 报核 报尾要求 真实准确 短小精悍 快 生动活泼 四 搜集反馈会议信息 搜集会议信息的要求 齐全 及时 准确 有效反馈会议信息的要求 1 要注意点面结合 正负反馈结合 2 会议信息反馈的目的要明确 要看服务对象 3 充分重视会议的反馈信息沟通 正 负反馈都要力求做到适时 适量 适度 会议信息的反馈形式 正面指导反馈 建设性反馈 会议信息的反馈方式 口头 书面 会议 第三节会后落实工作 会后落实工作 一 会议文件的收集整理 收集会议文件资料的要求 收集会议文件资料的内容 会议文件的立卷归档 会议文件资料收集整理 收集会议文件资料的要求 真题 确定会议文件资料的收集范围 杜绝保密文件清退死角 收集会议文件资料要及时 确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全 选择收集文件资料的渠道 运用收集文件资料的不同方式方法 收集会议文件也要履行严格的登记手续 认真检查文件是否有缺件 缺页 缺损的情况 要注意保密 会议文件的立卷归档范围 真题 1 全部会议正式文件资料 如决定 开幕词 闭幕词等及其复印稿 2 会议的参考文件资料 3 会议的出席 列席 分组名单 4 会议的议程 日程和程序 5 书面通知 往来重要电报 电话记录 6 会议记录 发言稿 简报 快报 纪要及其复印稿 7 P71页 整理文字会议记录 1 熟悉有关方针政策 提高思想理论水平 增强分析和理解能力 2 善于对讲话中的不足之处进行补正 3 加强写作训练 提高写作水平 整理会议录音 删除 增加 修改 送审 印发会议纪要只限于日常工作会议 编写会议纪要并提交领导审核 打印办公会议纪要 工作会议纪要 协调会议纪要 研讨会议纪要 确认印发范围 确认接收者 签发会议执行 二 会议纪要 整理编写审核打印 印制分发归档保存 分发 三 会议经费结算方法 结算会议开支费用的程序 通知与会人员结算时间地点 清点费用支出发票 核实发票 填写报销单 将发票贴于报销单背面 请领导签字 到财务部门报销 与相关部门及人员结清费用会议成本直接会议费用 会场租用及布置费 会议设备租用费 会议邮电通讯费 会议培训费 会议交通参观费 会议食宿费 会议资料费 会议宣传交际费 纪念品购置费 水电费 其他符合规定的杂支费等 会议财务管理应遵循的原则 1 遵守制度 严格手续 2 量入为出 收支平衡 3 精打细算 例行节约 四 跟踪反馈落实会议精神 1 2 3 会议决定事项的传达 催办与登记制度 反馈 会议决定事项的传达 真题 1 基本要求 准确 及时 到位 2 传达方式 口头传达 录音录像传达 印发文件等 采用何种传达方式取决于会议的性质 内容和要求 印发文件包括会议决定 会议简报 会议纪要 会议决定催办通知单等 会议决定事项的催办与登记制度 1 明确催办人员 2 健全登记制度 3 建立汇报制度 口头 书面 专题汇报等方式 会议决定事项的反馈原则 1 迅速及时 2 真实准确 3 要对堵塞言路 阻止反馈的言行认真对待和处理 会议决定事项的催办 1 催办的方式 发文催办 电话催办 派员催办 约请承办部门来人汇报 2 会议决定事项的催办程序 会议决定事项的传达 会议决定事项的催办与登记制度 会议决定事项的反馈 3 注意事项 需注意以下两类问题 综合性的 需由多部门共同办理的工作事项 部门职责分工边缘的 交错的工作事项 会议决定事项传达落实的要求 1 迅速果断 保证质量 2 忠实决策 不打折扣 3 解放思想 创造性地落实 传达落实会议决策的具体实施 传达动员 分解任务 互相沟通 操作控制 效益考核 真题演练 1 确定会场大小需考虑的主要因素是会议的 A 规模B 主题C 级别D 时间2 宏远公司在承办市科技博览会后 准备招考记者招待会 秘书为总经理答记者问准备的资料应包括 A 本公司技术 人员 设备的基本情况B 消费者来信C 科技博览会的基本情况0D 本市科技发展的基本情况 AB ACD 3 会议记录漏记的内容可以根据 在会后进行补充修正 A 记录员的记忆B 录音C 与会者的笔记D 主持人的意图4 确定参加会议人员的范围和名单要根据 A 会议名称B 会议规格C 会议经费D 会议规模 CompanyLogo BBCD 5 秘书人员参加会议 辅助领导的研究问题 A 既有发言权 又有表决权B 只有发言权 没有表决权C 只有表决权 没有发言权D 没有发言权 也没有表决权6 正式宴会一般都要安排宾主和其他人的 A 入席排位B 名单牌位C 桌次席位D 入席桌次7 会议的日程表包括 ACDA 时间B 序号C 内容D 地点 B C 8 会场的布置包括 A 场内座位的布局B 主席台的位置C 座次的安排D 会场的装饰9 会议简报一般字数在 A 几百字直至千字以上B 至少过千字C 不足上万字D 几百字至多过千字10 会议新闻报道的方式有 A 邀请记者随访B 撰写新闻报道稿件 向媒体发送C 秘书接受专题采访D 召开记者招待会 ABCD D ABD 11 制定会议经费预算的正确指导思想不包括 A 勤俭办会B 提高规格C 具有弹性D 留有余地12 会议规模和规格的高低不以与会者的 决定A 级别B 名气C 地位D 身份13 在决定会议的召开时间前 要充分考虑 的时间安排是否合适A 全体代表B 会议主持人C 被邀请的主要领导人D 主办方的主要领导人 B B BCD 14 选择会场应综合考虑 A 大小适中B 交通方便C 环境适合D 设备齐全15 确定会议的规模与规格应力求 A 扩大规模B 提高规格C 提高效能D 精简办会16 会议召开的时间应在 确定之后再定来下A 会议的名称B 会议的参加人员C 会议的规模D 会议的议题 ABCD CD D 17 秘书在值班时 其任务主要是 A 编好值班管理规定B 做好值班电话记录C 做好值班来访记录D 记好值班工作日志18 会议记录的特点是真实性和 A 典型性B 资料性C 科学性D 交流性19 庆功祝捷活动一般是召开 以示隆重和热烈A 小型会议B 茶话会C 大型集会D 座谈会 BCD B BCD 20 拟定会场的布置方案应注重 A 全面性B 科学性C 合理性D 艺术性21 会议经费除了会议费用外 还包括 A 资料费B 培训费C 住宿费D 交通费22 拟定会议用餐方案要注意制定明确的 A 伙食标准B 菜单规格C 卫生标准D 用餐座次 BCD ABCD AC 23 会议结束后 秘书应根据会议的决定做好会后 工作A 执行B 反馈C 检查D 处理24 会议期间使用的文件有 A 开幕词B 调查报告C 会议发言D 会议总结报告25 会场内设备齐全 主要包括 设备A 照明B 安全C 通风D 摄像 B ACD ABC 26 安排会议程序应充分考虑 A 会议各环节衔接是否合理B 顺序是否合理C 会议进行是否紧凑D 下级的意愿是否得到满足27 在会议议程的安排上 应尽可能考虑 A 与会人员的要求B 将同类性质的问题集中安排C 公司章程对会议议程的规定D 议题所涉及事物的规律 ABC BCD 28 会议日程一般采用 A 表格B 段落C 简短文字D 分条排列29 在安排会议日程 议程时 应注意A 会议日程的编制放在前面B 会议议程和日程的功能是相同的C 会议议程的编制放在前面D 会议议程和日程的编制需要得到领导的审核同意 CompanyLogo AC CD 30 保证会议在安静环境中顺利进行需要考虑的因素包括 A 谢绝访客参观B 调整扩音器的音量C 关闭场内的手机 呼机D 会场应有隔音设施31 选择适当的会议地点应当包括 A 有