会议管理_如何组织高效率会议1

如何组织高效率会议 黄德华2006 08 24 目录背景成功的会议会议的组成部分会议的分类会议前的准备工作会议人员的注意事项会议的召开会议中的问题 背景 权威统计 在我国 一个单位的领导一年有80 的时间在开会 约40 参加上级部门的会议 40 参加本部门会议 我国每天召开的会议约240万个 全国每年会议经费达35亿元 會議是學習型組織的修煉場會議的能力是現代人必備的團隊工作能力 一夫當關的英雄時代已經過去 我們必須與他人愉快的合作才能順利成事 會議正是團隊合作最常用的溝通協調方式 背景 成功的會議 有效 藉蓍團隊的集思廣益 解決個人無法完成或突破的問題 有效達到會議目標 和諧 營造和諧的氣氛 使成員對團隊有安全感 信任感 認同感 展露個人才能 參與 參與的人用心關注 才能讓會議得到健全發展 效率 當一個會議成功的要素具備后 能在預定的時間內完成開會 這就是效率 學習 在參與開會的同時有更多學習的機會 会议的组成部分 前段 会前准备工作要想经营成功的会议 必须要有周全的会前准备工作 很多会议因为缺乏充分的会前准备工作 才导致低质量的讨论过程 1 会议召集人的会前工作清单2 与会者的会前准备工作 中段 议事过程是会议的主体及核心部分 此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行 以保证会议的高效率进行 开会参考流程 末段 会后追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作 并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报 会中分派工作一览表 GO 会议的分类 联络型会议汇报型会议达成决议或解决问题型会议问答式会议教育 演讲型会议 会议前的准备工作 会议召集人的会前准备工作清单 开会目标是否清楚 决定与会者名单 决定与会者的参与程度 决定由谁来担任会议主席与会议记录者 决定会议时间 会议长度 地点 准备好会议所需辅助设备 决定哪些与会者该做简报与何时做 暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项 并把议程事先发给与会者 分发开会通知 会议前的准备工作 与会者的会前准备工作 基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解 并有充分的资料提供给其他与会者 会前了解自己在会议中发挥的作用 若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围 应及时向组织者询问 会议前的准备工作 开会通知开会通知应包括请他开会的理由 该准备哪些材料及会议召集人所期望的会议目标 注 重要会议通知时 除口头通知外最好附上书面通知 毕竟白纸黑字比口头邀请来的正式 会议前的准备工作 会议的议程设计 好的议程设计有助于讨论上轨道 也就是在预定的时间内讨论各相关议案细节 好的议程设计也可避免讨论离题 有系统地帮助与会者一步步达到目标 会前应把会议议程表分发给各与会者 并且在议程表里明确各议题所预计使用的时间 供主席及与会者遵循 议程表最好有固定格式的表格 以避免在设计议程时遗漏须考虑到的事项 会议议程表范例 会议前的准备工作 议程設計由重要到不重要 會議開始時即討論重要議題 以免延誤時影響到後面重要議題 由不尖銳到尖銳 將尖銳議題挪后 讓與會人員建立默契和信任感 再接觸尖銳議題 使氣氛不尷尬 由容易到困難 讓大家漸漸融入會議進行的節奏 不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感 会议前的准备工作 会议参考流程 导言 主席开场白讨论过程 理清问题所在并整理出头绪 找到相应对策并达成共识 1 找出并分析问题的原因 分别是 1 2 3 主席确认以上原因各与会者都无异议 再进行下一步骤 2 商讨并列出可能的对策 分别是 1 2 3 主席确认以上原因都已详细讨论 再进行下一步骤 3 比较第二步所列对策 对其进行评估 看何者最符合原议事目标 并达成决议 确定对策 1 2 3 结论 1 请会议记录者重述已达成的决议 2 询问与会者有无异议 3 确认工作分配完成并已记录妥当 感覺與事實演練 昨日九點過後 G珠寶店里有一位商人正在收拾店面 一位客人出現並要求鑑賞貨品 店主打開玻璃櫥窗 櫥窗內的東西被人抓起 忽然有個男人迅速跑出店外 突然間警鈴大響保安人員迅速趕至現場 练习一 判斷問題 以下問題你認為是事實者請打 為感覺者請打 1 店主正在收拾店面時 有一個男人出現 2 那個男人是強盜 3 此事件發生於昨晚九點過后 4 打開櫥窗的男人是店主 5 強盜抓取櫥窗內物品后迅速跑出店外 6 有人打開櫥窗 7 要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內的物品后迅速逃走 8 櫥窗內有金飾 且有許多貴重的寶石 9 強盜威協店主並進行搶劫 10 這個故事僅牽涉店主 客人 保安人員等三個角色 练习一 問題答案 1 客人未指明是男女 2 沒有明確的線索顯示是強盜 3 未指明是白天九點還是晚上九點 4 沒有明確提出店主的性別 5 沒有指明是強盜抓取櫥窗內的物品 6 7 沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內的物品迅速逃走 8 只說有寶石 沒有指明是金飾 9 均沒有在文中提到過 10 沒有明確的數字或說明顯示參與的人數 练习一 会议人员的注意事项 会议主席 主持人 一个重视议事效率的主席对于应付会中的临时状况 应要有两把刷子 控制讨论方向不致离题 到刺激与会者进行批判性思考 都有赖于主席的经验与智慧 主席应时时打开其 第三只耳朵 会议主席的几大职责 会议人员的注意事项 主席的几大职责 1 营造和谐的气氛 2 控制讨论方向 使会议照议程进行 3 正确总结各段落或议题的讨论内容 4 引导发言者解释令人困惑的发言 5 尊重少数人的意见 避免会中意见一边倒的情况 6 减少与议题无关的争辩与讨论 主席獨占發言 避免冗長的發言 占用大家交流意見的時間 火爆浪子 要能容納他人的發言 不可情緒化與他人發生衝突 優柔寡斷 要思路清晰 對決議事項要果斷 明確 加入衝突 應站在中立的立場來化解衝突 操控議程 應依照流程引導會議的進行 不可一人操控整個會議的議程 会议人员的注意事项 與會規則要守時 堅持到底要做事前準備針對主題主動發言 簡短扼要對事不對人 不做人身功擊予以真誠的肯定及讚美傾聽他人發言用積極的話代替消極發言以探詢 謙虛代替主觀論斷 会议人员的注意事项 会议人员的注意事项 与会者1 发言内容要有组织2 适时发言3 一次只讨论一个要点4 口齿清晰 陈述有力5 让证据说话6 仔细倾听他人讨论7 避免不当的肢体语言 会议的召开 会议时间 长度及地点 若非紧急会议 早上9点钟到十点半钟 下午2点半钟到3点半钟是最佳开会时间 此段时间是一天中精神状态最好 工作状态最佳的时段 除非有必要 一般会议尽量不超过一小时 会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地方 否则很容易分散与会者的注意力 会议的召开 主持會議的原則以人為本 主席應尊重 肯定與會人員 讓每位與會人員受尊重且能夠自我發展 停止操控 應在會議中集思廣益 促成組織學習 培養與會能力 不可用職權來控制議程 只求個人決議 目標與過程兼得 在過程在達到目標 讓每個人享受到學習的過程 對事不對人感覺與理性兼顧解決問題也處理情緒 主席的工作發言的促動 讓大家想發言 並說出想表達的意見 工作分配的促動 鼓勵大家主動認領工作 掌握成功的機會 創意的促動 提出一些其他產品的優點 激發大家的創意 將別人的優點用於我們的產品上 問題的促動 主席應提出一些問題讓與會人員了解問題的狀況 感情的促動 主席除了要讓與會者體會到你的關懷 感恩 自責 包容 肯定外 還要讓與會者自動自發創造和諧的氣氛 会议的召开 会议的召开 主席的开场白1 陈述问题 会议目标 通过此次会议期望解决到何种程度 2 提供与讨论内容相关的资讯 并强调其中不可忽视的内容 3 将问题分类并确定本次会议的侧重点及讨论顺序 一定要注意不要让非重点及不相干的内容占用太多时间 4 声明会议记录者的工作内容 5 询问与会者有无修改议程的需要 開場舉例說明近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響 使得本季的營收目標達成率只有70 因此今天召開會議主要討論兩大問題 第一就是如何刺激原市場的生氣 第二討論新市場的擴展計劃 首先將由業務部課長為我們說明目前市場狀況 再由各位一起討論 然後各區市場督導會一一提出配合方案 最後由行銷部門整合后提出執行方案 本次會議的進行時間預估為1 5小時 希望今天經由在場各位的相互討論及創意激蕩 能夠產生一套完整有效的業績提升計劃 大家加油 会议的召开 会议的召开 如何讓大家願意發言塑造會議歡樂 和諧的氣氛 建立包容 安全的討論環境 保持客觀 對事不對人 不以言立人 不以言廢人 帶動與會人員的熱烈參與 做好拋磚引玉 主動出擊 適時發問 塑造發言機會 且予以正向的肯定與鼓勵 有效傾聽與良好溝通 傾聽的技巧注視對方不中途打斷詢問不明之處適當歸納不任意表露情緒 会议的召开 会议的召开 会议记录的组织与整理标题 会议目标 主席名字 缺席及出席人名单应列在会议记录起头处 使用简短的文字 明述与会者的讨论重点 工作分派情形及完成日期记录无误 会议的召开 会议记录的内容讨论过程中所达成的各种共识 要不厌其烦的向与会者确认每个结论无误 有哪些证据支持此议案通过 及反对意见为何 分派工作的详细情形 及完成日期 会议的召开 会议记录者的职责及时指出令人困惑的发言 请该发言人解释清楚 适时做总结 协助讨论进行 向各与会者确认各议案的排序是否无误 会议的召开 给会议记录的几点建议 1 重要的会议应录音下来 从而使整理会议时有据可循 2 除非有必要 定期招开的会议通常不用录音 因花费时间录下的详细内容 可能毫无用武之地 3 大多数会议都应指定一位会议记录者 主席最好不要兼职此工作 而最好由与会者轮流担任 4 会议记录者最好有一定的语言组织能力 使笔记流畅 易于了解 同时不失真 5 会议结束后重新整理所记录的内容 尽可能维持在一页纸的长度 6 会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分 7 会后 将整理好的会议记录分发给各与会者 练习二 三觉检测表 会议中的问题 1 不守时2 离题 闲聊3 无结论4 缺乏议程设计或会议目标的会议5 低效率的会议主持人6 与会者心不在焉7 与会者未准备开会资料8 过多或无组织的开会资料9 会议无记录 会议中的问题 会议未准时开始 1 主席未准备就绪 导致开会延后 主席的信任度将大打折扣 2 与会者未准时 若此人不是攸关会议决议的人的话最好不等 否则 一贯准时的人也会认为 既然每次都不能准时开会 那我就没有必要准时到会了 未按照预定的时间进行讨论 1 防止话多且内容空泛 无重点的与会者占用太多时间 2 若因为一些重要议题不得不延长其讨论时间 则应选择考虑修改会议议程时间安排表 会议中的问题 离题 闲聊 在讨论过程中很容易离题 原因 通常是因为议程设计不够紧凑 导致无法按计划讨论 或临时有更吸引与会者的话题 对策 1 每个议案讨论告一段落时 即做归纳整理 以确保讨论能照预期的进度进行 会议中的问题 无结论 原因 缺乏讨论整合的能力 即在话题转换时没有人可以将已讨论的事项做有系统的归纳 对策 主席应时时注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合 在必要时可以打断发言 把各种意见中彼此相符合或相冲突的部分做比较 会议中的问题 缺乏课程设计或开会目标 好的议程设计