企业培训_某高分子材料股份有限公司文件管理培训教材

1 文件管理培训 品质部2017 05 苏州市贝特利高分子材料股份有限公司 为什么要文件管理 满足标准要求在ISO9001 2015标准4 4 2中明确要求组织建立并保持必要时的成文信息 以支持质量管理体系运行 工作的依据通过文件知道自已的工作权责和内容 明确自己的工作范围 保持一致的和稳定的工作方式 避免由于口头交待导致 交接失误 改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的要求 在执行上大大减少了口头式的命令和沟通 同时减少了同事之间摩擦的机会 对组织外部展示组织的能力对供方的要求形成清晰 明确的框架 并向组织的顾客或其他相关方展示组织的能力 提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后 可在此基础上通过日常工作不断提升管理和技术的要求 前言 培训大纲 一 文件相关二 文件的管理三 文控实施过程四 公文类管理五 文件记录管理 一 文件相关 1 1什么叫文件 1 2 文件的定义 根据QMS的定义 文件是信息及其承载的媒体 什么是信息 信息是有意义的数据 所谓承载的媒体可能是利用纸张 计算机磁盘 光盘 照片 磁带 或者标准样件 样品或者它们的任何组合方式的媒体 电子文件是指在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等设备阅读 处理并可以在通信网络上传递的文件 电子文件包含的种类非常多 比如有文本文件 word excel ppt txt html 有声音文件 mp3 wma 有图片文件 JPG BMP DWG 还有音视频文件等 我们处于一个信息化的时代 你会发现 计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多 计算机内部的电子文件有效管理对日常工作至关重要 1 3 电子文件 1 4 电子文件的存储 国际档案理事会认为 文件由内容 背景和结构信息构成 二 文件的管理 很多员工似乎并不在意自己的文件 办公桌上 电脑里的文件堆得乱七八糟 用的时候怎么也找不到 浪费心情又花费时间 工作效率也低了下来 很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件 1 看不懂编码规则 文件找不到 2 文件与运行不适宜时 不知如何操作 不知道如何会签 受控发行 3 按文件执行时不是最新版本 4 外来文件不知怎么识别和运行 5 文件不知道如何保存 2 1 常见的问题 2 2 文件结构 文件详略取决于组织实际情况 并非越多越好 2 3 文件的层次 2 4 文件的分类 客户资料 国家标准 国际标准 行业标准 外部文件 电子媒体 书面文件 硬件拷贝 内部文件 暂时有效参考使用无须列管 受版本 版次更改限制 由文控中心负责 QMS文件 BETELY BETELY 2 5 管理制度 操作规程 第一条操作规程是装置或设备从初始状态通过一定顺序过渡到最终状态的一系列准确的操作步骤 规则和程序 是生产单位进行生产活动的主要技术文件 是操作人员操作的法律依据 同时也是生产指挥系统指挥生产的依据 具有法规性质 第二条操作规程的编写要反映设计思想 不断总结生产经验 教训 执行上要保证安全生产以及同一操作的统一性 做到可靠 先进 合理 有效 第三条操作规程的基本内容包括工艺技术规程 正常操作 临时操作 开车 停车规程 紧急停车规程 应急操作规程 安全生产及环境保护的操作步骤与安全要求 工艺参数的正常控制范围 偏离正常工况的后果 防止和纠正偏离正常工况的方法和步骤 操作过程的人身安全保障 职业健康应注意的事项等内容 补充内容 14 第四条职责分工1 技术中心是操作规程的归口管理部门 负责根据公司的要求和本公司生产实际组织相关部门与人员对操作规程的编制 修订 并对操作规程初稿上报 技术中心负责组织操作规程的年度评审工作 同时对操作规程至少每3年进行审核修订 2 生产单位负责组织操作规程的培训 考试 技术中心 HSE管理部 生产部门等相关部门负责日常操作规程执行情况的监督检查 3 公司总工程师负责新版操作规程的批准与发布 第五条操作规程的编制第六条操作规程的执行 第七条操作规程的文本管理 第八条保密机制 2 6 文件管理要点 2 7 文件控制流程图 2 8 外来文件控制 收集 收集确认 发放 签收 使用 获取新版本 发放号 文件保管 确认 旧版回收 外来文件 适用的外来文件 外来文件新版本 作废版本 无效 3 1 文件格式 封面 修订页 正文 附件 附表 五部分 封面 文件名称 文件编号 制定部门 生效日期 文控印章 制定 审查 批准 密级等 正文常用 八步天龙 的格式1 目的 2 范围 3 定义 4 职责 5 内容6 参考文件 7 记录表单 8 附件 如 流程图 页眉 公司名称 文件名称 文件编号 生效日期 版本号 页码 制定部门 密级等 页脚 制定 审查 批准等 三 文控实施过程 3 2 名词解释 目的 可以是努力的方向 目标 更直接 更具体 更明确 范围 上下四周的界限 包含 特定的时间 空间 定义 将事情呈现 描述出来 职责 职务上应尽的责任 流程 多个人员 多个活动有序的组合 它关心的是谁做了什么事 产生了什么结果 传递了什么信息给谁 程序 为进行某活动或过程所规定的途径 关联文件 互相贯连 起连接作用的 记录 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 3 3 文控六字真言 编制审核批准发放修订保存销毁 分步介绍 多一步 3 3 1 1编制的文件应达到如下目标 了解 满足ISO9001 2015标准的要求 满足有关法律 法规的要求 总结管理经验 利用或融合原有文件的有效内容 确保相关要求兼容 形成一个完整的文件体系 文件应具有先进性 科学性和可操作性 文件内容应系统 完整 术语 格式应统一 协调 文件应有编号 版本号 页码等标识 文件应经评审 批准发布 文件应定期评审和适时的更改 以保持持续有效 3 3 1 文件的编制 符合性符合标准的要求 符合法律法规的要求 符合组织的质量方针和质量目标 满足产品特性要求 确定性在描述任何质量活动过程时 必须具有确定性 即何时 何地 做什么 由谁 部门 来做 依据什么文件 使用什么资源 怎么做 怎么记录等 必须加以明确规定 排除人为的随意性 保证过程的一致性 确保过程质量的稳定性 相容性质量管理体系文件之间应保持良好的相容性 即不仅要协调一致 不相互矛盾 而且要各自为实现总目标承担相应的任务 可操作性要符合组织的客观实际 使其具有可操作性 这是文件得以贯彻执行的重要前提 3 3 1 2编制的原则 3 3 1 2编制的原则 系统性质量管理体系本是一个由组织架构 程序 过程和资源构成的有机整体 因此 要站在系统的高度 注意管理的系统方法 过程方法的有效结合 使过程输入 输出 过程之间的界面接口和相互关系 以及文件的层次 支持性 关系 施以有效的控制 使质量管理体系文件形成一个有机的整体 精简节省 减少差错 降低人员素质和培训要求 优化每个过程都应权衡风险 利益和成本 寻求最佳的平衡 研究优化 首先要明确目标 识别约束条件 包括可能的各种负面效应 寻找可能的解决办法 实施最佳的方案 这种优化思路应贯穿文件编写全过程 在文件实施过程中 要持续进行动态优化 以获得最佳的增值效果 3 3 1 2编制的原则 预防预防是质量保证的精髓 在体系文件编写过程中 要始终立足于加强预防 在质量管理活动中 要预先对可能的各种影响因素作出有效控制安排 应注重如何发现各种潜在的不合格因素 并加以预防控制 区别各种管理活动要反对一刀切 实行区别对待 分类处理 从问题的重要性和实际情况出发决定对策 如产品重要程度 质量特性 重要供方或客户的分级 内审的策划安排 生产工艺 计量器具等更能体现区别对待 分清重缓急 在文件编制时就应予以充分考虑 对人员 过程 时间 方法等作出合理的安排 3 3 1 2编制的原则 闭环任何管理活动的安排均应善始善终 并按照PDCA循环力求不断改进 开环意味着管理中断 检查是否闭环也是检查质量管理体系是否正常运行的一个有效方法 在闭环管理中 要不断检查和评价管理的效果是否达到了预期的要求 在体系策划及文件编制时就应体现这种闭环管理思想 动态控制 体系的健壮性 实施动态控制 要求不断跟踪情况的变化和运行实施的效果 及时准确地反馈信息 适时调整控制方法和力度 以保证质量管理体系具有健壮性 能不断适应质量管理体系环境条件的变化 持续有效运行 应在质量管理体系文件中予以充分体现 3 3 1 3编制的注意事项 质量管理体系文件编制除了应遵循前面所列的编写原则之外 还应注意以下事项 规范性 格式 内容 为保持文件的规范性 应用统一的要求来编写 而不能自行其是 百花齐放 逻辑性在内容安排及说明文字中 要符合逻辑规律 不能前后矛盾或说法不一 异常流的控制即 非正常的少数 指质量活动失控所造成的那一部分 异常流下的产品易失控而造成品质问题 如例紧急放行 设备漏检 标示丢失等 在体系文件中应对异常流有充分的控制措施 来预防失控 文字表达准确 顺畅 简练要注意文字表达的规范性 准确 就是要表达清楚 避免歧意 顺畅 就是要语句通顺 流畅 简练 就是要简洁 明了 质量管理体系文件要用词准确 例如 必须 应该 应 允许 注意 表示要求严格程度是不同的 不能用 是否 请 希望 等词 3 3 1 3编制的注意事项 28 文件编号组成 a为使苏州贝特利文件与东莞贝特利文件区别 苏州贝特利一 二 三 四级文件编号前均加上BTLS BTL表示贝特利 S代表苏州 b体系代号 ISO9001管理体系 使用Q代表 ISO14001管理体系 使用E代表 OHSAS18001管理体系 使用O代表 产品环境质量保证体系 使用GP代表 c文件级别代号 一级文件 使用M代表 二级文件 使用P代表 三级文件 使用I代表 四级文件 使用R代表 3 3 1 4文件格式说明 文件控制作业指导书 29 部门代码 30 实例1 31 实例2 32 本公司体系文件版本由版本与版次组成 版本 用大写英文字母 表示 版次 以 0 1 2 3 4 5 表示 凡修改次数达5次时 则须改换大写英文字母版本 如 首次制定之文件其版本是A 0 第一次修改为A 1 第二次修改为A 2 当修改达5次时 其版为A 5 第六次修改时 其版本为B 0 依次类推 实例3 33 外来文件的对口接收部门在接到外来文件时 须按照客户对其文件的保密管制要求进行控制 不得违反其要求 对需由相关部门传阅后 才能决定办理的 以 信息交流记录表 的形式 送呈至相关部门会签 登记 针对客户发出之采购协议 采购合同 客户发出之质量协议 质量合同 环境管理物质协议书等 业务部接收后将相关信息填入 文件会签单 中并给相应部门进行会签 再由业务部经理以上人员进行批准再走 行政公章使用申请单 副总经理以上级别批准加盖公司印章后由客户和我司保管 以 文件会签单 发出的外来文件 主要是指 a客户发出的产品质量 包装 检测等执行标准要求 3 3 1 5外来文件的接收 34 b客户发出的质量 环境 职业健康安全文件或其他体系执行要求 c客户发出的其他需相关部门会签文件 以 信息交流记录表 发出的外来文件主要有 a客户发出的质量 环境 职业健康安全或其他体系调查类问卷或文件 需要相关部门填写公司实际控制状况并回复的 b客户发出的有关环境 职业健康安全方面的投诉 质量管理体系的投诉按品质部 客户投诉处理程序 执行 c高关注物质调查表 d收集的国家 地方和相关方的法律 法规和其它要求 e其它无需使用 文件会签单 的外来文件 3 3 1 5外来文件的接收 3 3 2 文件审批流程 各部门在制定文件时 需充分考虑到文件的生效日期 先拟制后生效 即拟制日期在前 生效日期在后 提前制定文件 一般一 二级文件给出一周的审批期 三级文件给出2 4天的审批期 四级文件给出1 2天的审批期 3 3 3 文件的发行 3 3 3 1盖章体系科以纸质档发放体系文件时 须加盖蓝色 受控文件 纸质印章 采用电子档发放时 由体系科以电子档形式加盖蓝色 受控文件 电子印章 并在印章上明确 分发部门 各部门不得私自复印 涂改 损坏发放的受控文件 由体系科外发的本公司体系文件 须以 文件申请单 的形式 申请外发 经管理者代表批准后执行 此类文件外发须加盖 外发文件 章 3 3 3 2文件的发放范围管理手册 程序文件的发放范围为各部门负责人 其它文件由发放部门根据需要确定发放范围 文件发放后 体系科须透过内部网络告知各部门已发文件的名称 版本 发放部门 发放份数等 以便文件使用人及时得到文件更新及相关信息 37 3 3 3 3分发份数及登记 体系科依照经批准的 文件会签单 上的发放份数 纸质或电子形式 发放受控文件 以纸质形式发放受控文件时 由体系科对原稿文件进行复印 复印文件须清晰 整洁 复印完成后盖章 标识 发行 以电子档发放文件时 由体系科将原稿扫描成PDF档 同上 体系科发放文件至各部门时 须在 文件发放 回收记录 中注明文件发放日期 文件名称 版本 发放部门 发放份数 发放形式 回收份数 回收日期 文件发放后 体系科须在 年 月文件发放清单 中进行登记 38 3 3 3 4外发文件处理部门 保密等级 公司体系文件保密等级分为绝密 机密 秘密三级 绝密 最重要的公司信息 泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害 机密 是重要的公司信息 泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害 秘密 是一般的公司信息 泄露会使公司的权益和利益遭受损害 39 3 3 4 文件的修订 文件的修订1 填写 文件会签单 经原审核人 批准人审核批准后交文控予以实施 2 体系文件在会签时 各需求部门须在 文件会签单 上写明需求份数 体系科根据文件的性质和实际需求进行审核并填写 经体系科确认的实际发放份数及发放形式 确保与此份文件相关的所有场所都能得到此份文件的有效版本 字序号字体格式 如 3 1 3 1 1等 说明 我司文件结构层次为五级 第一层为 1 如上述的大序号格式 第二层为 1 1 第三层为 1 1 1 第四层为 1 1 1 1 第五层为 a b c 编写时按顺序予以排列 文件格式说明 表头格式 字体格式 文件内容格式等要求 详见 文件控制作业指导书 40 3 3 4 文件的修订 对文件的有效性评审频率做出如下规定 42 当发生以下情况时 应及时对相关的规章制度或操作规程进行评审 修订 1 当国家安全生产法律 法规 规程 标准废止 修订或新颁布时 2 当企业归属 体制 规模发生重大变化时 3 当生产设施新建 扩建 改建时 4 当工艺 技术路线和装置设备发生变更时 5 当上级安全监督部门提出相关整改意见时 6 当安全检查 风险评价过程中发现涉及到规章制度层面的问题时 7 当分析重大事故和重复事故原因 发现制度性因素时 8 其他相关事项 其他评审时机 3 3 5 文件的保存 文件丢失处理文件若因遗失或损坏 部门工作场所发生变更等须在公司内部增发时 由申请部门填写 文件申请单 写明文件名称 版本 编号 原因等 经部门主管批准后 交品质部体系科执行发放 随着电脑的普及 文件的载体多为纸质与电子同时存在 各部门制定的体系文件电子档由各部门自行负责管理 防止文件丢失 外泄 经会签及相关责权人审批的一 二 三 四级文件 体系科接收后登录于 文件总览表 记录总览表 内 文件总览表 记录总览表 须包括以下内容 a文件名称 编号 版本 生效日期 b文件制定 使用部门 c记录名称 编号 版本 生效日期 d记录保存形式 保存期限 保存部门 使用部门 产生量 44 被评为绝密文件的 部门负责人须对工作中接触到的人员做好培训 禁止私自复印 藏匿 外泄 指定专人负责储存保管 禁止向外发放 公开程度 在公司内部禁止公开 只能由制定人或负责储存保管人知晓 如工作需要 其它人员查看或外发时需以内部通知单或文件申请单的形式经总经理批准后实施 3 3 5 文件的保存 45 被评为机密文件的 禁止私自复印 藏匿 外泄 指定专人负责保管 需向外部发放时 保存部门以文件申请单的形式 经管代批准后实施 公开程度 在公司内部指定范围内公开 被评为秘密文件的 禁止私自复印 藏匿 外泄 指定专人负责保管 需向外部发放时 由体系科运作以文件申请单的形式 经管代批准后实施 公开程度 在公司内部公开 受控文件发放印章与发放权限为品质部体系科行使职责的凭证 任何部门不得擅自发放或私自复印受控文件 考虑放入公共资源的四级表单的公共性及使用性强 对电子受控的四级表单只进行安全性管控 禁止除体系科人员修改其他人员不得对表单进行修改的权限 为了方便人员使用不进行加盖蓝色 电子受控文件 章管控 3 3 5 文件的保存 46 3 3 6 文件的销毁 须先依照 文件发放 回收记录 上记录的该文件旧版发放记录回收旧版文件 并在 文件发放 回收记录 上登记回收状况 若收文部门无法提供旧版文件时 体系科须在 文件发放 回收记录 中登记 体系科将回收的各部门作废受控文件存放于指定文件柜 达到文件柜储存量后实施销毁 销毁记录在 作废文件一览表 中 体系科负责在公司内部服务器上建立文件控制的信息系统 该系统内容包括 a 文件总览表b 记录总览表c 作废文件一览表d 文件发放清单e 文件回收清单 对于作废或删除的文件视情况可实施销毁 如需日后参考使用 体系科对作废 删除的体系文件原稿须加盖红色 作废 章后进行保存 人资档案类 工艺记录类 检测记录类 点检类的记录保存期限为3年 其中涉及环境管理物质及特种设备的相关记录保存年限为10年 涉及公司财务的记录根据需要实施保存 3 3 6 文件的销毁 四 公文类 4 1 定义公文 是公务活动中所形成和使用的文字材料 是方针 政策 法规 政令和信息 情况的表现者 运载者 是机关实施管理的基本手段和重要工具 发挥着上令下达 下情上报和信息沟通的重要作用 4 2 公文分类 按照规范性和颁发程序的规范程度 行政约束力的强弱划分 13种规范性公文命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 非规范性公文 常用的非规范性通用公文有调查报告 工作计划类 工作总结类 提案 建议 说明 讲话稿 简报信息 书信类 启事类 条据类 表格类 大事记等等 49 公文格式一般包括 标题 正文 发文时间 主送单位 抄送单位 公文编号 主题词等 必要时可加附件 当公司发布重大决定事项要求 组织机构调整 人事任命 对外请示报告等公文时采用红头 其它一般性公文 通知通报等用黑头 4 3我公司公文格式的一般要求 50 4 4 常见的公文包括 常见要求 1 百分数与分数应用阿拉伯数字表述 2 数值范围表述 百分号 不能省略 表述时间时段 一般不要表述为去年 今年 明年等 应表述出具体