行政管理制度手册电子版4.0.doc

上海同策房产咨询股份有限公司行政制度手册（电子版）序言：执经达权、求同存异同策作为一家房地产专业综合服务企业，历经数十年的发展，在行业内取得了一个又一个佳绩，也培养了一批批同策人。企业一贯倡导“同心、同德、同策、同力”的企业文化。为了发展和行政制度规范执行的需要，结合原有2003版行政管理制度和当前公司区域化管控体系，由行政部牵头，经过三个多月的走访和跨部门的沟通，以统至有宗，会之有元为原则，充分考虑执行中的人性化。修订完成了2009版行政制度手册。本手册旨规范行政管理体系，指导各部门行政管理各项制度的落实。日常工作中，企业和员工都无法完全百分百认同一同的道理，大都认同其大同。说得完整些，是“大同小异”。每位员工对制度的理解和认识都存在差异，“同中求异，异中求同”，是执行各项行政管理制度的原则。行政管理离不开人，所以行政管理是人本的、以人为本的；“执经达权”坚持原则的，因大同而小异，在润物细无声中实现各项行政管理制度。西方的管理重视制度，是中国式管理值得借鉴之处，但不能完全照搬。中国文化重视恕道，投入务求真，产出必须合德，将伦理和道德合一，才是中国式企业管理品质所在。作为企业的行政管理体系有其普遍性，也有其特殊性。管理科学本无界限限制，从普遍性的角度来看，实无所谓国企式、外企式或民企式的管理。各类型企业有各自的文化背景，只有适合的行政体系才能使中国式管理的道德性在企业管理中得以彰显，完成中西方行政管理体系的融合和实现。然而，德法不足以自行，修订后的同策行政管理体系各项制度、流程、表单是规范行政管理执行层面的操作，给各部门负责人和基层行政管理员工提供一个可执行的行政管理标准。行政制度同国家法律一样，设立的各项标准不过是最低标准的道德水平，在执行过程中，合法未必合乎道德要求之处经常存在。“执经达变”是指导各级行政管理人员执行过程中必须注意的细节。制度是做人做事的基础，也是管理所依据的，是把管理理论付诸实施，使其变成可评估、可执行之标准；由情入理是每个行政管理人员在推进和执行制度时必须掌握的原则，以人为本的管理理念要贯穿在日常行政管理的方方面面。大学之道，在止于至善。2009版行政制度手册将秉持同策固有经营理念专业之上，服务至诚。运用科学的管理工具和方法，推进行政管理体系。让同策人在和谐中学会“积极、尊重、坦诚、分享”。使它真正成为每个同策人对工作、生活的一种“哲学”。 王建胤 二零零九 年 七 月 九 号目录：一. 行政制度手册使用说明二. 2009行政制度汇总检索三. 员工奖惩条例四. 行政窗口服务时间段五. 制度主体1、制度管理规定TOSPUR-XZZD-0012、印章管理规定TOSPUR-XZZD-0023、合同管理规定TOSPUR-XZZD-0034、制服管理规定TOSPUR-XZZD-0045、宿舍管理规定TOSPUR-XZZD-0056、员工通用行为规范TOSPUR-XZZD-0067、办公环境管理规定TOSPUR-XZZD-0078、文件管理制度TOSPUR-XZZD-0089、图书报刊订阅管理规定TOSPUR-XZZD-00910、固定资产管理规定TOSPUR-XZZD-01011、设备租赁管理规定TOSPUR-XZZD-01112、物资采购制度TOSPUR-XZZD-01213、仓库管理规定TOSPUR-XZZD-01314、低级易耗品管理规定TOSPUR-XZZD-01415、物资维修及使用相关规定TOSPUR-XZZD-01516、办公用品管理规定TOSPUR-XZZD-01617、日用品采购使用规定TOSPUR-XZZD-01718、媒体制作发包制度TOSPUR-XZZD-01819、快递使用管理规定TOSPUR-XZZD-01920、名片制作使用规定TOSPUR-XZZD-02021、公关礼品发放管理规定TOSPUR-XZZD-02122、电话使用管理规定TOSPUR-XZZD-02223、用车管理规定 TOSPUR-XZZD-02324、商标管理制度 TOSPUR-XZZD-02425、视频会议系统使用规定 TOSPUR-XZZD-025六. 其他标准化管理制度1、行政采购体系 2、行政流程、表单总目录 3、其他常用表单七.发布一. 行政制度手册（电子版）使用说明为了方便上海同策房产咨询股份有限公司及员工了解、遵守上海同策行政规章制度和标准化管理规定。特制定行政制度手册（电子版），使用中主要包括四大模块：1. 2009行政制度汇总检索模块行政制度汇总检索 关键条款和内容汇总常见的违规情况和定性制定制度的目的制度名称指导员工了解行政制度，并进行检索2. 奖惩制度模块行政制度汇总检索奖惩申报程序惩处方式与基本项目奖励方式与基本项目奖惩总则规范奖惩制度，提升制度执行力鼓励广大员工奋发向上 3. 行政窗口服务时间段模块 为了提升行政服务效率和质量，同时能够完成行政部自身的整体目标。对于特定行政服务项目的时间段进行了划分，希望各位同仁能够理解和支持。 4. 制度电子版主体模块行政制度电子版主体附属表单流程说明相关流程制度电子版制度名称制度分类清晰明了的全面列明了行政制度其他类媒介发包类员工规范类办公文件类资产管理类二. 2009行政制度汇总检索普通Page 16 of 16上海同策房产行政部制2009年行政制度检索办公文件类制度简称规定目的关键内容检索归口管理职能口制度管理规定完善公司内部制度管理体系，推进公司规范治理。公司规定制定权限、制定程序。 部门规章的制定程序。 备案机制与适用情况。 法务印章管理规范印章、介绍信的使用范围明确管理职责和审批流程。印章种类及使用范围、印章使用审批权限。 印章的启用、遗失、废止、销毁和子公司印章管理。法务、档案管理合同管理完善合同管理制度，规避法律风险，修订与完善合同。合同内容要求，缔约准备，审核签订，合同履行，合同档案管理，合同变更和解除，合同纠纷处理，子公司合同管理。法务、档案管理员工规范类制度简称规定目的关键词检索归口管理职能口制服管理规定提升同策的服务品质和品牌形象制作统一的公司制服。制服制作标准和价格。 制服费用分摊方式，及后期管理。 行政管理宿舍管理规范宿舍管理，对宿舍的申请，入住，续租，退房，扣款进行详细规定。宿舍申请流程和标准 宿舍住宿费用分摊准则 宿舍使用守则 退房注意点行政管理员工通用行为规范为了加强员工专业形象、提升工作质量、规范员工行为准则。专业形象执行标准 员工仪容仪表 员工接待礼仪 办公秩序行政管理办公环境管理规定维护公司办公环境，督促员工自觉维护办公环境意识，保证公司办公环境优美舒适，整洁有序。办公环境区域划分 办公环境管理责任划分 公共办公环境维护要求 个人办公环境要求和准则行政管理文件管理规范公司文件管理，为公司经营管理留下历史凭证。管理职责划分 文件的分类、编制、存档 文件传阅、查阅及借阅和保密要求 行政管理资产管理类制度名规定目的关键词检索归口管理职能口固定资产管理规定为了防止资产流失，有效进行成本管控，对于固定资产申购与审核规定。固定资产界定与分类 固定资产申请购置标准 固定资产的转移和报废准则行政管理设备租赁管理规定为了提高公司设备的使用效率，延长使用期限，对于公司设备租赁的申请、使用、归还进行了详细规定。租赁设备种类 设备租赁申请 设备出现故障后维修时间行政管理物资采购制度规范公司物资采购程序，明确经济责任。物资请购流程 物资采购准则 物资领用及入库 行政管理仓库管理规定加强仓库物资管理，确保物资完整及安全，合理调配、利用仓库物资。仓库管理员职责 对于公司仓库的物资盘点与清查 行政管理低值易耗品管理规定为加强公司低值易耗品管理，严格控制行政费用开支。低值易耗品的分类 低值易耗品的采购、领用与发放 低值易耗品使用管理行政管理办公用品管理规定明确办公用品采购领用流程，倡导员工爱惜公司财物，合理使用公司物资。办公用品的分类 办公用品的采购 办公用品领用 库房管理行政管理日用品采购使用规定旨在规范公司日用品申购及使用规范，倡导公司各案场按照成本管控的原则合理使用日用品。日用品的分类 日用品的采购 日用品的使用与管理行政管理媒体类制度名规定目的关键词检索归口管理职能口媒体制作发包制度维护公司日常发包工作有序化，明确公司各部门、案场在发包流程中的分工及职责。发包审批、请款流程 有固定标准的项目发包准则 无固定标准的大项目发包准则 供应商的选择标准 媒介管理其他类制度名规定目的关键词检索归口管理职能口图书报刊为了加强对于公司报刊，图书类资源的合理利用，对订阅，借阅进行了详细规定。图书的采购标准 报刊、杂志订阅的时间和申请流程 图书、报刊、杂志的管理及借阅行政管理快递使用管理规定为了规范快递使用，切实做好成本管控，维护公司合法权益。当天快递审核标准 隔天快递审核标准 行政管理名片制作使用规定规范名片申请、审核、使用流程，控制公司名片费用。名片管理准则 名片印制标准行政管理公关礼品发放规范公司公关礼品名单申报审批流程及礼品发放要求。公关礼品申请审批流程 公关礼品发放行政管理电话管理明确公司因公电话费用管理，报销须知，切实做好成本管控。IP电话管理标准 各部门IP电话的申请准则 各案场IP电话卡的采购，使用及保管准则行政管理用车管理规定为了加强驾驶员及车辆的科学管理提高工作效率、深化服务意识，特制定本规定。服务规范 服务流程 车辆使用规范行政管理 三. 员工奖惩条例上海同策房产咨询股份有限公司员工奖惩条例适用范围：上海同策房产咨询股份有限公司规定目的：强化团队建设，引导企业形成积极、坦诚、分享的企业文化起草部门：行政部第一章 总 则第一条 为明确上海同策房产咨询股份有限公司（以下简称“公司”）奖惩的依据、标准和程序，使奖惩公开、公平、公正，更好地规范员工的行为，鼓励广大员工奋发向上、团结互助，创造更好的工作绩效，特制订本制度。第二条 员工奖惩采用物质奖惩与行政奖惩相结合的方式，任何员工可以对公司奖惩实施情况进行监督，并向公司工会提出意见与申诉。第二章 惩处第三条 惩处的方式分为物质惩处和行政惩处。物质惩处包括扣除绩效奖金50-800元 。行政惩处包括：口头警告、警告书、通报批评、解除劳动合同。以上惩处方式可分别施行，也可合并执行。第四条 员工有下列事件之一者给予口头警告：1、 初次违反宿舍使用守则、员工通用行为规范、办公环境管理规定的。2、 违反快递使用管理规定、名片制作使用规定的，该笔费用由个人承担。3、 转正后1个月内未及时申请制服制作；擅自改变制服的款式、材质者。4、 未办理租赁登记手续，擅自借用公司租赁设备或逾期归还的。5、 其他经认定具有同等情节，或违反公司其它管理制度之相应条款者。第五条 员工有下列事件之一者给与警告书，并扣除绩效奖金50-200元：1、 违反宿舍使用守则、员工通用行为规范、办公环境管理规定多次的。2、 不按照印章管理、合同管理、固定资产采购、媒体发包、公关礼品审批流程执行；不按规定建立档案的；未经批准调阅、复印公司重要文件者。3、 公司资产的人为损坏、遗失的，情节严重的给予通报批评。4、 未按照规定提前请假；请假未获准擅自离岗者；在工作场所防碍他人工作者；同事之间相互谩骂吵架情节轻微者。5、 不服从工作安排和调动、指挥、消极怠工，影响团队工作秩序的；因失职发生工作错误，情节轻微者。6、 其他经认定具有同等情节，或违反公司其它管理制度之相应条款者第六条 员工有下列事件之一者给与通报批评，并扣除绩效奖金200-800元：1、 违反宿舍使用守则、员工通用行为规范、办公环境管理规定累计多次的。2、 越权审批印章使用、合同签订的；因审批不严造成公司损失的；保管不善造成印章、文件档案丢失的；合同承办人因违法、违规及合同履行不力等造成重大经济损失的；情节严重的，追究经济责任并解除劳动合同，触犯国家法律法规的，依法移交司法机关。3、 在对外活动中给公司形象造成重大损害者。4、 对员工打击报复或包庇员工违法乱纪行为的；玩忽职守、滥用职权，造成公司经济损失的。5、 初次无故旷工者。6、 其他经认定具有同等情节，或违反公司其它管理制度之相应条款者。第七条 员工有下列事件之一者直接解除劳动合同直至追究法律责任：1、 触犯国家法律被判刑或通缉者；参与邪教或非法组织者。2、 对同仁施以暴力或有重大侮辱威胁行为者，经确认的；偷窃或侵占同事或公司财物者，经查实的。3、 连续或累计旷工多次者。4、 对公司重要文件未尽保密责任，给公司造成重大损失的。5、 私刻公司印章或未经批准擅自用印的，触犯国家法律法规的，依法移交司法机关。6、 其他经认定具有同等情节，或违反公司其它管理制度之相应条款者。第三章 奖励第八条 奖励的方式分物质奖励、行政奖励。物质奖励包括奖金50-800元；行政奖励包括口头表扬、表扬状、通报表扬。以上奖励方式可分别施行，也可合并执行。第九条 有下列事迹之一的员工，经行政部调查核实后，应给予奖励，其奖励种类视绩效程度而定：1、 获得省市级或行业协会以上嘉奖的。2、 积极维护公司荣誉，在客户中树立良好公司形象和口碑的。3、 认真勤奋、承办、执行、或督导工作得力者，在团队中起到积极影响作用，得到领导高度赞扬的。4、 在工作中积极创新，提出合理化建议，被采纳者。5、 积极研究改善工作方法，提高工作效率或减低成本确有成效者。6、 检举揭发违反规定或损害公司利益事件经查实者。7、 对可能发生的意外事故能防患于未然，确保公司及财物安全者。8、 同坏人坏事作斗争，对维护正常的工作秩序或公司财产安全有显著功绩者。9、 对公司经营发展、项目拓展有重大贡献者。10、 其他经认定具有同等情节事迹者。第四章 奖惩申报程序第十条 口头表扬、口头警告由各部门或行政部直接给与员工。 第十一条 表扬状、警告书由所在部门提出员工奖惩事件及处理建议并填写员工奖罚建议单，经各部门负责人、区域负责人、行政负责人审批后给予当事人。 第十二条 通报批评、通报表扬由部门提出员工奖惩事件及处理建议并填写员工奖罚建议单，经部门负责人、区域负责人、行政负责人、总经理审批后，由行政部拟定通告以书面形式向公司各部门、各案场通报。第十三条 解除劳动合同及以上级奖惩需召开听证会，由部门提出员工奖惩事件及处理建议并填写员工奖罚建议单。人力资源部应在三个工作日内确定听证委员会名单并组织听证会的召开。听证会分为两级：一级听证会适用于经理级以上人员的奖惩，由董事长、总经理、分管副总、人力资源、行政、一名同级别不同部门经理、一名下属及其他相关人员参加；二级听证会适用于一级听证会范围以外人员的奖惩，由分管副总、行政负责人、部门负责人、拟奖惩人员同事、下属以及相关人员参加。听证人员可以根据事实和公司相关规章制度提出奖惩建议，然后采取无记名投票对建议进行表决，最终确定奖惩结果。根据具体情况，奖惩当事人可列席听证会。附则第十四条 本办法由行政部责解释、补充，经公司总经理办公会审议通过后生效实施。 上海同策房产咨询股份有限公司 行政部四. 行政窗口服务时间段1、每周报销流程时间周三上午服务内容：收取各部门每周案场与总部日常报销费用2、办公用品领用时间时间周四下午下午：16：00-17：00服务内容：各部门助理领用办公用品3、综合行政服务时间时间周一至周四全天服务内容：受理各类物资需求申请，公司维修维护申请4、媒介服务周一至周四全天提供媒介资源和受理媒介发包申请如有疑问可咨询行政服务中心(BBS)五. 制度主体编 号上海同策房产咨询股份有限公司行政制度名称 制度链接流程链接流程说明附属表单1制度管理规定(TOSPUR-XZZD-001)注:公司和部门制度的样本在制度的附件中2印章管理规定(TOSPUR-XZZD-002) 3合同管理规定(TOSPUR-XZZD-003) 4制服管理规定(TOSPUR-XZZD-004)5宿舍管理规定 (TOSPUR-XZZD-005)注：申请采用电子化形式已无书面表单6员工通用行为规范(TOSPUR-XZZD-006)7办公环境管理规定(TOSPUR-XZZD-007)注：罚单与行政罚单统一格式8文件管理制度(TOSPUR-XZZD-008)9图书报刊订阅管理规定(TOSPUR-XZZD-009)编 号上海同策房产咨询股份有限公司行政制度名称 制度链接流程链接流程说明附属表单10固定