第十六讲 跟踪检查的具体方法.doc

实行跟踪检查要注意的重点为确保跟踪检查目的的实现，跟踪检查要制度化。而企业要建立有效的跟踪检查制度，就必须注意以下问题：1制定的目标应该高低适度既要防止员工压低目标，又要防止上级拔高目标（1）员工压低目标的动机员工出于各种目的，有故意压低目标的本能和动机：目标定得太高，万一出了什么意外而完不成目标，连基本的奖金都拿不到，因此出于保险起见会压低目标；出于完成总比没有完成好，员工也会倾向于压低目标；出于攀比、怕吃亏的心理，员工倾向于压低目标如果自己目标定得太高，而别人定得低，那自己就太吃亏了；出于害怕“鞭打快牛”的心理，员工倾向于压低目标。我国搞承包制的一个最大弊端就是容易鞭打快牛。今年的目标定得高，明年就会更高，层层加码，总有一天会无法完成任务。更重要的是造成“忙的人忙死，闲的人闲死”，工作收入比相差悬殊，苦乐不均。（2）上级拔高目标的动机各级主管人员，出于各种目的，有时会产生拔高下属目标的倾向：出于确保部门任务完成的需要，上级倾向于在完成目标上留有余地。如销售部年目标是完成销售额100万，如果有4个销售员，那一般情况下，销售部经理会倾向于把4个人目标的总和调整到100万以上。具体调到多少，往往根据经理自己的判断，这就额外增加了员工的负担。上级出于出人头地、在同级晋升竞争中占据有利地位的考虑，会倾向于超额完成目标，于是下意识地拔高下属目标。为了避免上述情况的出现，在设计跟踪检查制度时就要把这些因素考虑在内。可以从两个方面入手：一方面，在制度中定下“禁止上级随便调整员工目标的行为”条款及相应细则，通过严密的制度规定，防止上司钻空子；另一方面，在考核与奖惩制度安排上，规定只要员工达成目标，就可获得奖金，超额完成目标则获得超额奖金。公司不会因为全年任务完成情况出乎意料的好而降低兑现标准，也不会因全年任务完成得不好，而使完成者的兑现受到影响。2建立授权检查制度为了减少员工执行目标的障碍，增加员工执行目标的主动性，企业必须建立充分而严密的授权制度。前面已经反复讲过，授权于员工，是目标管理的生命线。只有责任而无履行责任的权力，如同“想要马儿跑，却又不给马儿草”一样，是不可能让马儿跑起来的。现实中总有一些领导，热衷于分解责任，却对授权毫无兴趣，要权如同要他的命一样。一旦目标无法完成，就把责任推到员工的肩上。检查部门应在检查目标执行的同时加强对授权落实情况的检查，并在跟踪检查制度中对此做出相应的规定。3建立事故报告制度在执行目标的过程中，如果发生了事先无法预料的情况致使目标的执行受到影响时，执行人应遵循报告制度立即把情况反映给自己的上司或目标执行检查部门。（1）意外情况分为两种：一是导致目标执行跟不上计划进度，而目标仍然可以达成，但需要上级提供新的支援；一种是导致目标根本无法完成，必须对目标进行调整。（2）报告及相应的处理：针对第一种情况，执行人应将意外情况立即报告自己的上司，在上司核实无误后，通过与上司的双向沟通，实现问题的解决。若进度的减慢不影响其他部门，且需要的支援在上司职权范围内，则由上司斟酌处理，不需向上级报告。这样做贯彻了上述“责任原则”和“例外原则”，授予了部门领导临机处理的权限。若进度的减慢影响到其他部门或需要的支援来自上级部门，上司应将情况报告给检查部门，由后者协调处理。针对第二种情况，员工必须如实填写“目标跟踪单”，将情况分别报给上司、目标执行检查部门和上级领导，由后者处理。【自检】通过对跟踪检查的学习，你认为其核心是什么？_【参考答案】跟踪检查的核心：跟踪检查是一种例外控制，以员工自我控制为主，无为而治是其最高准则。跟踪检查无论在何种情况下都不能代替、防碍员工的自我检查和自我控制。跟踪检查的工具1跟踪检查工具的选择为了搞好目标执行的检查工作，需要形成日常例行的报告制度，如我国长期以来建立的统计报告制度。执行报告制度往往需要相应的工具，如我国统计报告制度的统计报表体系。目标管理也是如此，也需要有执行检查制度相应的报告工具，实践中采用的工具主要有两种：一是前面讲过的目标卡；二是专为跟踪检查设计的“目标跟踪单”。目标卡和目标跟踪单在完成跟踪检查任务上，其作用差别不大，可以任选其一，或两者结合起来使用。不过目标卡本身虽然有执行进度和执行情况的记载要求，但由于记载的事项不多，对目标执行的反映就不很全面和细致。当然，这个缺点完全可以通过设计上的改进来弥补，然而那样的话，目标卡上的栏位就会显得拥挤，目标卡的版面就会增大，致使传递不便。正是基于这些原因，一些公司又设计了专门的跟踪检查单，与目标卡一起充当目标管理的工具。具体使用时有几点要注意：（1）日常业务繁忙的目标执行人，为了减轻文字工作，一般可不再填写目标跟踪单而直接将执行结果和自我检查的情况填列在目标卡上。不过，要对所使用的目标卡进行相应改动。（2）目标跟踪单一般填写三份，由上司、目标跟踪检查部门和个人各保存一份。（3）根据企业规模的大小和目标执行人的多寡决定目标跟踪单的传递层级。规模大的公司，目标执行人多，就不必将目标跟踪单送达总经理，只需送到直接上司就可以了；规模小的，执行人少，就可以将它送到最高管理层。这样做，一是考虑了高层的管理幅度；二是考虑了分权；三是避免因传递层多而浪费时间和出错。（4）目标跟踪单的上报时间最好与财务报表上报时间一致，以便于两者互相印证，查实情况。2目标跟踪单的填制对于目标跟踪单的填制，我们通过图例进行说明：表16-1 月份目标跟踪单 填表日期： 年 月 日目标与重要性本月进度累计进度目标完成程度得分自我检查处理情形计划实际计划实际上级主管： （签章）目标执行人：（签章）从上表可以看到，目标跟踪单分为目标与重要性百分比、本月进度、累计进度、目标完成程度、得分、自我检查及处理情形7栏。具体填写方法如下：目标与重要性依目标卡所列目标项目及重要性百分比填写；本月进度及累计进度“计划”栏参照目标卡填写，“实际”栏则填写当月及实际累计进度；目标完成程度指累计目标完成程度，是实际数值与计划数值之百分比；得分指目标人根据目标管理评估及奖惩办法计算进行自我评估后的分值；自我检查目标执行落后于计划进度时，目标人自我检查原因并提出改进措施；处理情形上司或检查部门记录目标人执行目标的问题、处理建议及目标人自我改进措施的贯彻情况。【自检】如果你企业已实施目标管理，请根据上表试填写出你企业的目标跟踪表单。目标卡的跟踪检查办法目标卡呈报审核签发下来后，注明目标即正式生效，各目标执行人就要认真执行。在目标卡注明事项执行的过程中，要用目标跟踪单进行跟踪检查。具体办法如下：（1）目标执行人每个月填写目标跟踪单，并将实际完成情况同计划目标进行对比分析。如果二者有差异，则找出原因并提出相应措施。（2）每月15日前交目标跟踪单。如果上级和目标跟踪部要求召开目标完成情况汇报会，则应将目标跟踪单于会前交跟踪检查部门。（3）开会时，首先由目标执行人说明上次会议决议待落实的事项有哪些，记录在跟踪单的何处，什么时候汇报，然后依次汇报。未完成的事项要重点说明原因及准备采取的措施。上级和目标跟踪部可以质疑。（4）若目标执行人无法回答或回答无法令人满意，且上级认为该问题重要时，应将该问题连同会议上形成的议案及最高管理层直接交办的事项一起列为交办事项，并按“交办事项跟踪检查办法”处理。若是重点检查项目，则按“重点事项检查办法”处理。（5）目标跟踪部将目标卡和目标跟踪单汇总后整理成总表，拟定意见后报上级审核。“交办事项”和“重点事项”的跟踪检查办法1“交办事项”的跟踪检查（1）目标跟踪部将上级领导的批示连同会议记录复印件交被检查单位（经办单位），并把交办事项的名称、经办单位、交办日期登记在交办事项登记表中；（2）经办单位按会议决议落实，在执行过程中视需要向上级报告；（3）目标跟踪部根据实际需要随时赴经办单位检查事项的进展，处理相关问题，并将检查、处理情况向上级作汇报；（4）经办单位在完成交办事项后，作书面报告，送目标跟踪部转呈上级核批，跟踪部将事项完成的日期、成果登记在交办事项表中，作为日后考核的依据。2“重点事项”的跟踪检查（1）上级领导指示重点交办事项；（2）领导办工作人员（交办人）将交办事项、现状介绍及重点要求写在交办单上（一式二份），若领导指示限期办理，则应将办理日期填写在完成期限栏内，并规定经办单位呈报处理对策的期限；（3）领导办将交办单呈报领导核实签章后，将重点事项登记在重点交办事项表中，并把第二联送到经办单位执行；（4）经办单位收单后，单位领导和具体经办人一起会商办理对策，并将之登记在“处理对策栏”（如需要，则附详细说明），经办人和单位领导双方签名后，将交办单送回上级领导办；（5）交办人收到交办单（若没有在规定期限收到交办单，则填写“催办单”催促经办单位和经办人上报预定的对策），送领导批示（确保对策与问题配匹）后返回经办人，经办人按批示办理； （6）经办人执行完毕后将执行结果填写在“处理结果”栏内（如需要，则附详细说明）上报，领导收到单后给出评价意见，若不满意可另行填写交