医药企业ERP项目建议书.doc

医药ERP项目建议书目 录一、业务解决方案31.1.流程说明31.2.总体流程41.3.采购管理解决方案41.3.1.采购流程41.3.2.采购管理的规则51.3.3.供应商管理61.3.4.采购到货预警61.3.5.紧急放行的处理71.3.6.采购报表71.4.库存管理解决方案81.4.1.采购入库流程81.4.2.材料领用流程91.4.3.产品入库流程101.4.4.产品出库流程101.4.5.库存管理规则101.4.6.库存管理报表111.5.销售管理解决方案131.5.1.销售发货流程131.5.2.销售业务规则131.5.3.客户信用管理151.5.4.销售订单预警151.5.5.销售计划管理161.5.6.销售报表161.5.7.销售核算171.6.财务管理解决方案171.6.1.暂估处理流程171.6.2.存货核算流程191.6.3.应付核算流程201.6.4.应收核算流程201.6.5.总帐核算20二、实施以后带来的价值212.1建立了信息标准，规范了基础数据管理212.2打破了部门信息壁垒，降低了信息沟通成本212.3规范、优化了业务流程222.4降低了岗位变动成本232.5减少了手工作业，提高了业务质量232.6为财务核算提供了准确的数据来源242.7能为经营决策提供准确、翔实的数据242.8改变了思维模式，提高了业务能力242.9实现异地业务协同处理25三、实施方案253.1系统实施保障253.2系统实施流程263.3项目管理263.4制定实施计划273.5系统培训293.6系统定义333.7数据准备333.8系统切换333.9实施阶段（里程碑）343.10验收标准343.11文档管理353.12运行维护36四、服务保障374.1前言374.2标准运行维护服务内容384.3用友产品简介41一、 业务解决方案1.1. 流程说明根据前期调研结果，我们设计了如下业务流程，该流程作为项目建设的建议，在实施中将随需求和实际情况的不同进行调整。关于各个职能的具体流程将在各小节详述。图例说明细实线框表示一种手工业务粗实线框表示需要在软件模块中进行的操作下边线为弧形的粗实线方框表示在软件模块中输入的单据或文档带箭头的细实线表示流程方向带箭头的半框表示对业务、操作、单据等的注释粗实线的菱形表示需要在软件中进行的判断或控制1.2. 总体流程1.3. 采购管理解决方案1.3.1. 采购流程实施采购管理系统后，现有的采购流程将会发生变化，部分由手工进行的工作将会在软件中完成，报表和记录类的工作将由软件完成，采购员将有更多的时间用于采购管理工作。1.3.2. 采购管理的规则n “必有订单”模式“必有订单”模式指的是以订单为中心的采购管理，是标准、规范的采购管理模式，在此模式中订单是整个采购业务的核心，整个业务流程的执行都回写到采购订单，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。在此模式下除请购单、订单外，到货单、入库单、发票（专用、普通）不可手工填制，只能参照生成。这种规则的好处是规范采购业务的管理，以采购订单为源头，以采购订单确定交货期、交货品种、交货数量、价格、税额等要素，然后作为后续所有操作的基础；在没有采购订单的情况下，后续的所有业务无法输入。n 到货数量偏差控制订购数量可能会与实际到货数量有偏差，为了对到货数量与订购数量不一致的情况进行处理，可以在软件中设置“入库超额上限”及“入库超额下限”，软件会根据设置的比例确定订单的执行情况。n 最高进价控制如果要控制采购的最高价格，可以在存货档案中设置每个存货的最高采购价，并启用最高进价控制。如果采购价格低于或等于限价则直接通过，如高于限价则进行控制，只有知道控制口令才能通过控制。1.3.3. 供应商管理因为医药企业实行的是合格供应商管理，限定物料需要从经过认证的供应商购买，所以需要建立供应商和存货的关系。对此可以在软件中设置供应商所能提供的存货清单，一个存货可以由若干个供应商提供，并可设置每个供应商的配额、提前期、质检等内容。此外，还可以使用供应商存货价格表用于供应商和存货价格的录入、维护功能，可以设置不同的价格。在填制采购订单时，可以设置从供应商存货价格表中取价。1.3.4. 采购到货预警采供部有一项职能是根据确定的日期交货，为此采供部要联系供应商确保按时供货。现在采用的方法是编制“交期控制表”，采购员根据该表落实供应日期。在实施采购管理后，可以设置让软件根据采购订单上的“计划到货日期”进行警示，以协助采购员进行跟催作业。警示的方式有两种，一是提前预警，设置提前天数后，软件警示符合以下条件的业务：订单数量累计到货数量且0计划到货日期当前日期提前预警天数；二是逾期报警，录入逾期天数后，软件警示符合以下条件的业务：订单数量累计到货数量且计划到货日期当前日期0且当前日期计划到货日期逾期报警天数。1.3.5. 紧急放行的处理对于某些生产急需的物资，来不及进行检验，这时要根据GMP的要求实行紧急放行程序。对此除了要按照GMP的要求实行外，在软件中可作如下处理：1. 视同普通到货一样办理入库手续，但需要标注“紧急放行”并说明情况（存货有批次管理）；2. 根据需要办理材料出库手续，同样需要标注“紧急放行”并说明情况；3. 如果采购检验结果合格则结束，如不合格需要将存货追回，处理方式是先办理红字材料出库手续（也就是退回领用材料，根据原材料出库单及其批次），然后办理红字采购入库手续（也就是采购退回）。对于具体的情况将在实施中制定具体的流程。1.3.6. 采购报表采购管理模块提供了丰富的查询统计报表，以协助各级业务员及业务经理查询采购情况，主要的报表有：u 到货明细表：按照到货单查询存货的到货、入库明细。u 采购明细表：查询采购发票的明细情况，包括数量、价税、费用、损耗等信息。u 入库明细表：查询采购入库单的明细情况。u 结算明细表：查询采购结算的明细情况。u 未完成业务明细表：查询未完成业务的单据明细情况，包括入库单、发票，货到票未到为暂估入库，票到货未到为在途存货。u 费用明细表：查询运费发票的明细数据。u 采购综合统计表：按照报表汇总条件查询采购业务的入库、开票、付款统计情况。u 在途货物余额表：是普通采购业务的采购发票结算情况的滚动汇总表，反映供货商的采购发票上的货物采购发生、采购结算以及未结算的在途货物情况。u 暂估入库余额表：是普通采购业务的采购入库单结算情况的滚动汇总表，反映供货商的采购发生、采购结算以及未结算的暂估货物情况。u 采购成本分析：可根据发票，对某段日期范围内的存货结算成本与参考成本、计划价进行对比分析。u 采购类型结构分析：根据发票，对某段时期内各种采购类型的业务比重进行分析。u 采购资金比重分析：根据采购发票，对各种货物占用采购资金的比重进行分析。u 采购费用分析：根据采购发票，对应税劳务存货占采购货物的比重进行分析。u 采购货龄综合分析：对采购入库未结算的存货，分析到目前某日期为止它们各自的货龄。1.4. 库存管理解决方案以下列举的是库存管理的基本流程，对于库存管理中的特殊流程如退料、盘点、调拨等将在实施中具体确定。1.4.1. 采购入库流程请见6.3.1，库管员所负责的采购入库流程位于采购流程的后半截。1.4.2. 材料领用流程1.4.3. 产品入库流程1.4.4. 产品出库流程请见6.5.1，库管员所负责的销售出库流程位于销售流程的后半截。1.4.5. 库存管理规则n 可用量管理使用软件管理库存与手工方式相比，最明显的优势是能进行库存量动态管理。在这种管理方法下，可用量的计算公式为：可用量=现存量+预计入库量-预计出库量-冻结量。我们可以设置不能超可用量出库的基本原则，杜绝库存账面出现的负数。n 多计量单位库存中的某些物资具有多种计量单位如重量单位与包装单位，这样就需要在软件中设置多计量单位管理。对此我们可以对一个存货设置多个计量单位，并根据换算率的不同，可分为无换算、固定换算率、浮动换算率。固定换算率支持多计量单位，浮动换算率只支持双计量单位。n 批次/保质期管理库存部分物资可能具有批次/保质期的管理需求，因此需要在存货档案中设置批次管理，对于有保质期管理要求的存货，必须先设置批次管理。另外，软件还可以按照存货的保质期进行保质期预警和失效存货报警。1.4.6. 库存管理报表库存管理模块提供了丰富的查询统计报表，以协助各级业务员及业务经理查询库存情况，主要的报表有：u 现存量：可查询存货的现存量情况。u 出入库流水账：可查询任意时间段或任意情况下的存货出入库情况。u 库存台账：查询各仓库各存货各月份的收发存明细情况。u 代管账：用于查询各存货已开单待出库的情况。u 呆滞积压备查簿：查询各仓库呆滞积压存货的收发存明细情况。u 供应商库存：按照供应商查询出入库和结存情况。u 批次台账：查询批次管理的存货的各仓库各月份各批次的收发存明细情况u 批次汇总表：查询库存各存货各批次的出入库和结存情况，可对各批次进行详细的跟踪。u 保质期预警：查询用户指定日期范围内将要失效或已失效的存货。u 库存展望：查询展望期内存货的预计库存、可用量情况。u 收发存汇总表：反映各仓库各存货各种收发类别的收入、发出及结存情况。u 存货分布表：反映存货在各仓库的出入库和结存情况。u 业务类型汇总表：反映各仓库各存货各种业务类型的收入、发出及结存情况。u 安全库存预警：可以查询当前可用量大于或小于安全库存量的存货。u 超储存货查询：可以查询当前可用量大于最高库存量的存货。u 短缺存货查询：可以查询当前可用量小于最低库存量的存货。u 呆滞积压分析：可以查询呆滞存货和积压存货。u 库龄分析：反映存货在仓库中停留的时间，用户可以通过库龄分析调整存货结构。1.5. 销售管理解决方案1.5.1. 销售发货流程1.5.2. 销售业务规则n “必有订单”模式“必有订单”模式指的是以订单为中心的销售管理，是标准、规范的销售管理模式，在此模式中订单是整个销售业务的核心，整个业务流程的执行都回写到销售订单，通过销售订单可以跟踪销售的整个业务流程。在此模式下发货单、发票不可手工填制单据，只能参照生成，不允许增行。这种规则的好处是规范销售业务的管理，以销售订单为源头，以销售订单确定交货期、交货品种、交货数量、价格、税额等要素，然后作为后续所有操作的基础；在没有销售订单的情况下，后续的所有业务无法输入。n 客户的确定对软件而言，销售订单和发货单必须明确的去向，也就是说必须明确订单和发货单面向的客户。对医药企业这样的药品销售企业而言，因为销售体系的缘故，在部分情况下发货前不知道客户是谁，导致业务管理的障碍。在实施软件系统后，应尽量要求业务员提供客户的名称，以便将销售订单和发货单与客户进行对应。如果实在不知道客户是谁，可以将业务员定义为客户，将销售订单和发货单的对象指定为业务员，以后的发生的业务均记录在该业务员名下。当客户为业务员的时候，销售订单价格取内部结算价。n 超定量发货控制这是一个业务参数，通过它可以设置在参照订单开发货单、销售发票时是否可超过订单的数量，通过该参数可根据销售订单控制销售发货数量，限制业务人员的权限，降低出货回款的风险。如果设置了该参数，在参照销售订单开发货单、销售发票，保存时对订单累计发货数、累计开票数（开票直接发货）与订单数量进行比较。累计发货（开票）数订单数量，不允许保存。累计发货（开票）数订单数量，允许保存。否则，在进行以上操作时系统不进行货物受订量的检查。若控制，则在参照销售订单开票时，默认的发货/开票数量受订数量累计发货/开票数量。否则，发货/开票数量默认为订单数量。n 发票的处理在标准的企业销售业务中，发出商品应开具相应的销售发票，在财务上依据所开发票计算应收款，用友的U6软件也是这样设计的。但因为医药企业药品销售的特殊性，有很多销售业务并不开具销售发票，或者所开发票与所发货物并不一致，甚至开票单位和实际发货单位并不一致，这样会给软件处理带来麻烦。为了解决这个问题，建议统一采用如下策略：u 将实际所开发票与软件中开具的发票分别进行管理（也就是说并不建立实际发票与软件发票的关系）；u 在销售发货后就在销售模块中开具销售发票，以便形成应收款并遵照收款；u 当客户要求开具实际发票的时候按照软件中开具的发票的数量、单价开具实际发票；如果要求开具发票金额大于应开金额，则要求办理相关手续。强调：本节所述方法只是为了让非常规业务能通过软件系统进行处理，为了根本解决其中问题，必须规范销售业务本身。1.5.3. 客户信用管理信用管理是防范经营风险的一种手段，在U6中，可以按照客户、业务员、部门来设置信用额和信用期间。所以我们可以给不同的客户和业务员设置不同的信用额，在输入相关的销售订单或发货单的时候，软件会自动根据其信用额进行检查，确定其是否超出信用额，如超过，则不予通过。通过这种方法，可以有效的控制信用风险，加速资金回笼。1.5.4. 销售订单预警通过对销售订单预警的设置，可以由系统提示警示信息，帮助服务部做好发货工作。在设置订单预警后，系统将根据以下规则进行警示：提前预警：订单数量累计发货数量且0预发货日期当前日期提前预警天数逾期报警：订单数量累计发货数量且预发货日期当前日期0且当前日期预发货日期逾期预警天数。1.5.5. 销售计划管理编制销售计划是为了指导企业销售部门和销售人员进行货物销售的目标，其意义在于期末可将实际销售收入与计划销售额、销售定额进行比较，分析各项销售计划的具体执行情况。U6提供三种方式的销售计划：部门销售计划：以销售部门为单元，制定企业年度计划、月计划销售金额和销售定额。业务员销售计划：以业务员为单元，制定企业年度销售计划、月销售计划额和销售定额。货物销售计划：以货物为单元，制定企业年度销售计划、月销售计划额和销售数量。在编制了销售计划后，可以按照部门、业务员、货物查询销售计划的执行情况。1.5.6. 销售报表销售管理模块提供了丰富的查询统计报表，以协助各级业务员及业务经理查询销售情况，主要的报表有：u 销售统计表：提供销售金额、折扣、成本、毛利等数据。u 发货统计表：统计存货的发货、开票、结存业务数据。u 发货单开票收款勾对表：查询发货、开票、收款、预收款的统计信息。u 销售综合统计表：查询企业的订货、发货、开票、出库、回款的统计数据。u 信用余额表：查询信用对象的信用余额情况。u 明细账：查询销售管理的各类明细账。u 销售收入明细账：查询销售发票、销售调拨单、零售日报的明细数据，兼顾会计和业务的不同需要。u 销售成本明细账：查询存货的销售成本情况，兼顾会计和业务的不同需要。u 发货明细表：查询发货单的明细记录。u 销售明细表：查询销售发票、销售调拨单、零售日报的明细记录。u 销售明细账：查询销售发票、成本、毛利的明细记录。u 发货结算勾对表：提供发货单的开票、结算情况。u 销售增长分析：分析部门或货物的本期销售比前期销售的增长情况。u 货物流向分析：分析按照不同分组条件（如客户、地区、行业）在某时间区间的销售货物流向比例。u 销售结构分析：分析按照不同分组条件（如客户、业务员、货物等）在某时间段的销售构成情况。u 销售毛利分析：统计货物在不同期间的毛利变动及影响原因。u 市场分析：反映某时间区间内部门/业务员所负责的客户或地区销售、回款、业务应收（发货未开票）的比例情况。u 货龄分析：按货物/客户/地区/行业/部门/业务员分析各货龄区间发货未开票或发货未收款的情况。1.5.7. 销售核算在调研的时候财务部提出了销售核算方面的问题，例如业务员销出货物后要统计其销售金额、销售数量、结算金额、返回金额等内部结算数据。这部分不属于U6软件的标准功能，如果需要该功能可以考虑开发，开发细节须另行商议。1.6. 财务管理解决方案1.6.1. 暂估处理流程（以单到回冲为例）1.6.2. 存货核算流程1.6.3. 应付核算流程1.6.4. 应收核算流程1.6.5. 总帐核算总帐的核算与原先的总帐处理没有太多的区别，仍然是执行制单、审核、记帐、结帐等流程。不同的是应收科目、应付科目、存货科目的凭证将由相应的模块来生成。二、 实施以后带来的价值2.1 建立了信息标准，规范了基础数据管理这里所说的信息标准指的是医药企业对系统相关信息的准确描述。对医药企业而言，基础信息包括客户档案、供应商档案、存货档案、部门设置、岗位设置等，这些信息在实施U6系统之前虽然也存在，但大多以个人记忆形式存在，缺乏准确、系统地描述，业务的进行也是在这种模糊信息的基础上发生的。在这种情况下，同一个客户有可能被赋予不同的名称和代号，同一种材料也有可能有很多叫法，一种原材料是不是要根据不同的属性定义为不同的编码，不同的部门有不同的说法，就会引发业务处理的错误。通过建立U6管理系统，对涉及到的所有基础信息都进行了整理，定义出基础档案的编码标准和管理规范，消除了内部沟通过程中的理解问题，从而使各部门能以共同的标准对业务信息进行描述，避免理解误差。2.2 打破了部门信息壁垒，降低了信息沟通成本在没有应用U6系统之前，医药企业部门之间的信息交流主要通过报表、会议、电话、交谈等方式实现，在这种方式下，信息的拥有者虽然了解这些信息，但受到沟通方式的局限，信息的需求者获取的只能是片面的、被动的、不准确的、不及时的信息，这就意味着信息链的下游无法全面、准确、及时地对上游信息进行处理，也就意味着医药企业中的部门不能协调一致的开展工作。换句话说，部门间信息沟通的不畅会导致整个医药企业协同工作效率的下降，而这个问题很难通过手工方式加以解决。在应用了U6系统后，情况有了很大的改观。首先，信息的传递不存在不及时的问题。信息一旦在某个部门生成，就可以被所有需要的部门查阅，毋须等待时间。其次，信息通过U6系统传递不会失真，避免了人为引起信息传播误差的可能。再者，信息的获取方式从被动式变为主动式，信息链下游部门不再依赖于上游部门提供报表等媒体，只要有权限，就可以获取需要的任何数据。总之，U6系统的应用改变了部门间信息沟通的方式，保证了信息沟通的效率和质量。2.3 规范、优化了业务流程工作程序总是存在的，但医药企业在实施U6前除了采购、报销方面有较为明确的规程外，很多业务都没有明确的流程规定。领用物资要办什么手续、销售发货应如何办理等业务的处理虽然有习惯性做法，但并非全部合理，而且会依经办人或负责人的不同而发生变化。因流程的不明确，受到影响最明显的就是部门间工作交接的接口。因为这个接口的模糊，造成工作中大量的反复，严重影响流程运行效率。在实施U6系统的过程中，对相关的部门和岗位重新进行了明确的职能定义，规定了各自工作的范围、内容和要求，并在此基础上形成工作流程定义，明确规定工作链条中每一个环节的负责人（岗位）、所要做的工作、如何做、如何与下一环节进行交接等内容。在形成了流程规范后，还在U6系统中进行设置，以确保在系统中只能按规定的流程开展业务，从而保证了业务流程的规范性。通过业务流程优化，原先不合理的规定被去除，不必要的程序被简化，业务的区分变得简单明了，再也不存在相互推诿的情况，业务运行的效率将得到大幅度提升。2.4 降低了岗位变动成本大家都知道在新员工上岗前应该对其进行充分的培训并做好新老员工的工作交接，才能安排其上岗，但多数企业做不到这一点。经常的情况是新员工到岗，老员工离岗，甚至这边新人还没到，那边已然走人，留下一大堆事情等着新人来处理。试想，在一个陌生的环境下，处在一个陌生的岗位，面对着并不完善的历史资料，有多少人能很快把工作做好？在一般情况下，对于悟性很好的人，接替一个陌生的岗位，恐怕至少也需要1个月的时间。但在医药企业就没有这么困难。首先，将会有一份详细、明确的工作流程交给继任者，对照自己的岗位，他能够很快知道整个业务流程的顺序，知道自己上下游的业务环节是什么，知道自己应该做什么。其次，还会有一份详尽的岗位操作手册交给他，通过对手册的学习，他将很快知道他的工作应如何开展，业务该如何处理，软件应如何操作等等。最后，可以简单的把原岗位的操作账号交给他，这样他就可以很方便的查询这个岗位原先所作的所有业务，并以此为基础开展新的工作。能有这样的效果，其根本原因是U6系统的实施天然的留给了新员工培训所需的资源，整个过程不仅方便快捷，也不需要组织专门的培训，可谓省时省力。2.5 减少了手工作业，提高了业务质量使用U6系统与手工操作在形式上有很大的不同，手工模式下所有的单据、账簿、报表全部是由经办人手工填写的，所要填写的内容都是由经办人根据印象、习惯和自身理解填制，如果填写字迹不清或表述含糊，就会影响后续工作。在U6应用模式下，因所有基础档案如客户名称、产品名称、规格等都已预先存在于软件中，操作方式就会由手工填制变为选择输入，保证不会出现错误。另外，软件还可以对要求输入的项目进行规定，以确保必要的信息不会遗漏或错输。2.6 为财务核算提供了准确的数据来源U6的实施对财务部是个解脱，因为在实施U6前会计总在忙着记账，忙着和各个部门对帐，每月用10天时间结帐就已经是很高的效率了。在实施了U6系统之后，销售部、采购部、库管部的所有业务数据都可以传入到财务处理系统中，成为财务核算、记账的来源。财务会计再也不用忙着和各部门对帐，仔细、精确的核对业务部门所作的单据就成为财务核算唯一的关键。2.7 能为经营决策提供准确、翔实的数据随着U6系统的应用，系统中存储的信息就会越来越多，这就为信息的统计和分析提供了便利。在手工运行模式下，业务经营过程中虽然发生了大量的信息，但能记录下来的少之又少，大量信息只存在于各业务经办人的大脑中，随着时间的流逝和人员的更替，我们将难以收集这些历史信息，更难以进行统计和分析。但在U6系统中，这些信息将被原原本本的记录下来，想要统计某个供应商的交货情况、想要对比某个产品的销售状况，系统都可以给出准确地统计报表，从而为企业的管理者提供了科学的决策依据。2.8 改变了思维模式，提高了业务能力一开始，各部门主管和业务员只是被动的接受U6系统，在实施过程中还可能因为一些挫折而产生动摇，但是，随着系统的逐步应用，他们逐步体会到系统所提供的便利，进而喜欢上这套系统。当系统的应用到达一定的程度时，各级人员的思维模式就自然的与U6系统的设计思想趋于一致，当发生新的业务或问题时，就会自觉地与系统结合，就会考虑如何与软件结合、流程如何规定、由谁来处理、怎么处理等问题。当各级人员的认识达到一定的层次后，就会产生新的需求、会挖掘软件的功能、会设计新的解决方法。当旧的系统不能满足整体应用的需求后，就会提出用更好更强的系统来进行取代，以进一步提高管理能力和运行效率。2.9 实现异地业务协同处理对医药企业而言，一个现实的问题就是两地分居的问题，位于两个地点的办公方式带来了交通成本和沟通成本的大幅上升，为此公司管理层提出了集中办公的思路。不过在应用了U6系统后，沟通成本将会在大幅度下降的同时使沟通质量得到大幅度提高，部门内部、部门之间的业务往来将可以直接通过U6系统来实现，网上办公将成为新颖的工作方式。并且，因为网络所具有的跨地域性，带来了直接的好处：不用老是跑来跑去了！三、 实施方案本项目的实施将严格按照用友“实施方法论”的要求来组织，以下是方案内容。3.1 系统实施保障任何一套管理系统是否能成功应用，取决于项目的实施是否成功。企业管理系统也不例外。用友公司拥有大批经验丰富的管理专家和系统实施顾问，结合多家大型用户的成功实施经验，公司能够保证医药企业企业管理信息系统的实施成功。经验丰富的实施顾问 用友公司作为国内最大的企业管理软件厂商，拥有大批高水平的管理经验丰富的实施顾问和专家，他们在财务管理、物流管理、系统实施及培训等方面，不仅具有雄厚扎实的理论基础，而且还在实践中积累了丰富的系统实施经验。众多的实施顾问，是医药企业管理信息系统成功实施的保障，也为医药企业培养一批具有现代管理意识和实践经验的专业人员。在众多企业的实际应用中，维护人员积累了丰富的经验，高素质的服务队伍，能保证医药企业企业管理系统的正常运行。系统交付后由公司协助医药企业负责日常的维护工作，并培训一批医药企业自己的系统维护专业人员，提高系统运行、维护的效率。众多大型企业成功实施的经验 用友公司在对众多大型企业的实施过程中，结合企业信息化系统，已经积累了丰富的实施经验。这宝贵的实施经验，不但能缩短企业信息化系统的实施时间，保证系统实施的成功，而且能为医药企业带来管理方面的经验。系统化的实施方法 公司在管理软件的实施经验中，得出了实施企业系统完整的、科学的“实施方法论”。系统、完整、科学的实施方法，不但能提高企业管理信息系统实施的效率，也保证了医药企业系统的实施成功。3.2 系统实施流程根据医药企业对企业管理信息化系统的实施目标，结合企业产品特点，经营管理规模及管理基础人员特点，用友公司拟在医药企业的系统实施进程中，提供25个工作日的现场实施支持服务，帮助医药企业控制项目实施进程，指导项目按有效的方法推进，解决实施过程中的技术问题，并对医药企业管理优化提出建议方案。3.3 项目管理建立项目组织：实施企业管理信息化系统有大量的工作要做，管理改革也要配合进行。为了保证项目按计划进度顺利实施，首先要组织落实。建议医药企业公司成立实施组织机构，并由相关主管级领导担任项目领导小组组长一职。同时，用友公司实施部门将配置相应的实施顾问小组，提供现场实施咨询和指导。切实建立项目实施组织机构，并选择一个项目经理和若干项目实施小组成员是项目领导小组组长必须且关键的工作任务之一。在双方确认的医药企业项目公约中描述该组织的结构形式、成员、职责等，各成员在医药企业项目公约上签字确认。项目经理：项目经理为项目实施小组常务负责人，负责主持与实施有关的日常工作，并负责与用友公司接洽等，是项目成功的主要负责人，在项目实施中应花80%以上的时间投入项目工作，必须有与项目的要求相一致的技能和授权。项目实施小组：项目实施小组核心必须由项目有关的各职能部门的关键人物组成，通常是各相关业务部门主管及业务骨干，他们要分出正常时间至少50%用来直接投入到与项目有关的工作上，这些人必须是真正熟知各自业务的关键人员。项目实施小组必须具备开放性的思想、具有创造性。他们是改变医药企业公司的教育者和推动力。计算机系统管理员。项目成功的技术保障，应全力投入项目的工作。项目实施顾问小组。项目实施顾问小组由用友公司指派专职实施顾问组建而成，负责医药企业的具体实施指导工作。由实施部经理负责组织日常实施协调工作，并指派一名组长（项目经理）和若干名实施顾问，负责医药企业系统的实施指导。3.4 制定实施计划以下是实施计划的样本，准确的计划需要双方项目小组沟通协商后确定。序号项 目开始日期服务人天数执行1项目启动1.1企业调研与目标需求了解3用友公司1.2成立双方项目组织1医药企业用友公司1.3项目启动大会0.5医药企业用友公司1.3.1系统实施的策略和方法培训0.5用友公司1.3.2讨论确定系统实施总体目标0.5医药企业用友公司1.3.3讨论及审议实施计划0.5医药企业用友公司2系统培训2.1.1硬件环境安装与配置2医药企业2.1.2系统安装、调整与验收2医药企业用友公司2.2.1系统原理与操作培训10医药企业用友公司2.2.2培训考核0.5用友公司3系统定义3.1系统编码培训0.5用友公司3.2业务流程整理2医药企业用友公司3.3模型测试5医药企业用友公司3.4形成新的业务流程2医药企业用友公司4数据准备4.1数据准备培训0.5用友公司4.2数据准备7医药企业5系统切换 5.1系统初始化流程指导0.5用友公司5.2系统初始化数据检查1医药企业用友公司5.3系统初始化录入5医药企业5.4系统切换上线试运行12医药企业5.5项目回顾，系统正式运行20医药企业6项目验收6.1项目验收准备2医药企业6.2项目评审2医药企业用友公司6.3双方签署验收报告1医药企业用友公司以上的安排将根据医药企业公司实际情况可进行必要修改变动，由实施顾问与医药企业项目实施小组进行“实施计划专题讨论”制定出符合医药企业实际情况的项目实施策略和项目实施总体计划，项目实施总体计划需报医药企业项目领导小组审批，总体计划作为项目实施工作计划准则。用友公司将积极配合医药企业按实施计划执行。系统安装:医药企业收到U6管理软件产品包后，由用友实施小组安排顾问进行安装调试。3.5 系统培训建立项目培训计划 项目的培训是项目成功实施的关键环节，培训对象包括：企业领导、管理干部和一般员工等各层次人员。培训内容包括：企业管理信息化理念的培训、管理软件的应用培训。同时，培训将贯穿于整个实施过程，它与项目的实施计划相伴而行。应用培训前期的调研 公司将分发培训调查表给每一位相关工作人员，就其计算机应用水平、职责分工、业务熟悉程度、对企业管理软件的了解程度进行全面调查，使培训工作更具有针对性。制定应用培训安排 根据调查的结果，用友公司将确定培训内容、培训时间和班组，确保每位工作人员都能得到充分的培训，以保障项目的顺利实施。制定培训计划表，公司将按此步骤完成培训工作。对培训课程的安排初步制定培训课程安排表，培训内容涉及医药企业项目实施策略与方法、软件各模块的培训教材等，公司将提供培训涉及的文档及教材，有系统培训讲义、系统培训教材、系统培训考核内容等。培训结束将输出相应文档：成绩表、培训结果确认书、培训考核表、培训情况统计表、学员签到表等，以供对培训结果进行考核，并报项目领导小组备案。指派培训讲师 培训讲师由具有较高实施水平、有经验的实施顾问和专家负责，他们在项目管理、项目实施等方面，不仅具有雄厚扎实的理论基础，而且还在实践中积累了丰富的实施经验。在项目实施过程中，对医药企业的培训将采用“培训培训教师”的策略；这个策略包括以下四层含义：1）由用友项目组成员培训客户公司项目组成员；2）在用友实施顾问的协助下，医药企业项目组成员对最终用户进行培训，若医药企业项目组成员没有足够的能力对其他用户进行培训，则由用友顾问首先对医药企业项目组成员进行培训；医药企业项目组成员的选择应充分考虑其接受新知识的能力以及这些选择对项目实施成本和进程的影响；在对最终用户进行培训前，医药企业内部应自行展开广泛的电脑操作培训，以便提高业务和操作培训的效果。为保证上述知识转移目标的实施，用友公司建议在项目实施过程中及实施完成后建立完整的培训计划。培训的目的在于提供客户关于用友U6系统的基本理解与最好的实践，使医药企业的使用者能负起责任，并积极参与在用友U6系统的实施。我们建议将整个培训及知识转移过程分为以下阶段：第一阶段：高层管理理念培训培训内容：业务财务管理信息系统理念培训；培训对象：医药企业中层以上干部及关键岗位的业务骨干（包括医药企业信息系统项目实施小组）；培训目标：通过这次培训，使参加者对于业务财务管理信息系统的原理,用友软件系统的功能，对客户的服务支持，实施构架和用友U6系统专用术语有一个总体了解；培训时间：一般为两天，实施项目开始阶段。培训讲师：用友实施顾问培训地点：医药企业第二阶段：医药企业实施小组成员及关键用户产品培训培训内容：用友 U6产品（包括标准与客户化两种培训），数据库及系统的培训；培训对象：医药企业实施小组及关键岗位的业务骨干；培训目标：通过这次培训，使参加者对于用友 U6系统的功能有深入的理解，技术开发及系统维护的技能有较大提高；培训时间：从实施项目开始到实施验收。培训讲师：用友实施顾问培训地点：医药企业第三阶段：医药企业最终用户操作培训培训内容：用友U6软件各模块功能；培训对象：各模块具体操作人员；培训目标：通过这次培训，使参加者掌握用友 U6相应模块的功能；培训时间：一般为十天。培训讲师：用友实施顾问及医药企业项目实施小组成员培训地点：用友公司第四阶段：流程培训培训内容：软件与流程结合培训对象：实施小组成员；培训目标：通过培训及实习，使参加者具备系统的操作能力；培训时间：医药企业项目实施中。培训讲师：用友实施顾问；附：培训计划表（样表）医药企业项目培训计划表编码： 编制日期：客户名称XXX医药企业项目名称用友ERP-U6项目实施培训（操作培训阶段）地点医药企业客户参加培训人员培训计划明细课程类别培训内容授课人员备注软件操作培训基础档案管理采购管理模块库存管理模块存货核算模块总账模块应收应付模块固定资产管理模块UFO报表模块制表人：审核确认签字：用友公司项目经理：_ 日期： 医药企业项目经理：_ 日期： 3.6 系统定义企业现有系统流程整理医药企业项目实施小组人员根据与用友实施顾问商讨确认的要求和时间安排完成医药企业现有业务描述，用友向医药企业提供标准流程业务范例、业务流程整理指导书。建立原型测试时间表因为原型测试是实施中一项很重要的工作，所涉及的部门多，故需要事先安排协调。系统原型测试建立数据原型，测试所有系统功能及进行医药企业业务处理，实施顾问将和项目组一起分析原型测试结果。制作企业新系统流程图以流程确认书的形式确定新的业务流程模型。列出新系统需要的策略和规程3.7 数据准备用友公司实施专家根据系统数据准备的要求，提供基础数据准备指导书，指导医药企业制订各种编码标准，准备客户、供应商、物料、初始业务数据等资料，以保证数据准备全面、准确。根据项目实施战略的安排，此阶段分步执行：u 编写所有策略和规程u 根据需要完成组织机构调整u 完成资料编码规则u 完成数据准备u 完成基础资料结构3.8 系统切换该阶段是将准备好的基础数据录入到软件系统中，进行初始化工作，用友公司实施顾问将协同医药企业项目小组进行系统初始化的安排、检查指导等工作，由医药企业实施项目小组在实施顾问的指导下进行操作。根据项目实施战略的安排，此阶段初始化工作分步执行：u 在系统实施顾问指导下进行基础资料录入u 完成初始余额的录入u 检查是否试算平衡u 制定系统切换策略和计划系统切换一般采用分步实施方式，并对每部分要选好时间点。实施顾问和项目组一起制定计划和策略。3.9 实施阶段（里程碑）为保证项目质量，将项目进程所完成的以下可交付结果定义为项目里程碑，必须进行验收与批准。一般地，项目里程碑的复审和批准程序为：由项目经理或特别指定的质量控制顾问对交付成果进行审核，再提交用户方项目经理批准。必要时，需提交项目指导委员会批准。u 系统软件安装与运行测试。u 完成项目组系统培训。u 业务需求分析及实施设计报告的审核、批准。u 系统客户化配置文档。u 系统测试的完成与测试文档的审核、批准。u 完成最终用户培训u 系统切换准备工作的审核与批准。u 系统投入生产运行的支持及后期项目验收。3.10 验收标准u 能完成医药企业正常营运业务处理，采购、销售、库存管理环节单据流程执行正常，企业业务流程顺畅进行，实现各种业务综合统计报表的即时查询；u 完成财务日常账务处理过程，实现凭证、账簿、财务报表的及时、准确出具；u 系统运行环境稳定，运行效率正常；u 各模块上线运行一个月的数据，进行期末处理，系统正常结账。3.11 文档管理按照项目准备阶段、项目建设阶段、项目交付阶段、三个阶段填写项目阶段确认单，项目验收阶段。填写项目验收报告和项目最终验收单。项目验收必须具备以下文档：u 项目准备阶段确认单u 项目建设阶段确认单u 项目交付阶段确认单u 项目验收报告u 项目最终验收报告以上为验收文档，其他实施文档见下表：U6实施文档列表实施阶段文档名称制作人要 求SXUF-2_4_1_1项目实施主计划表项目负责人双方签字SXUF-2_5_4_1项目启动会纪要医药企业项目组SXUF-SS-U6-01项目组通信录实施顾问、医药企业项目组SXUF- 3_2_1_1培训计划表实施顾问双方签字SXUF-3_2_5_1培训考勤记录表医药企业项目组双方签字SXUF- 3_2_5_1培训考核记录表实施顾问双方签字SXUF- 3_2_5_1培训总结报告实施顾问双方签字SXUF- 4_1_1_1业务解决方案项目负责人双方签字SXUF- 4_3_5_2系统测试方案实施顾问双方签字SXUF- 4_3_11-1系统测试报告实施顾问双方签字SXUF- 3_1_2_1产品安装确认报告技术顾问双方签字SXUF- 4_3_8_1测试问题记录实施顾问项目交付SXUF- 4_2_1_1静态数据准备方案实施顾问双方签字SXUF- 6_2_2_2动态数据转换方案实施顾问双方签字SXUF- 4_6_1_1客户化操作手册医药企业关键用户项目经理审阅SXUF- 6_2_4_1系统切换报告项目负责人双方签字项目验收SXUF- 7_1_1_1系统运行问题跟踪记录单实施顾问SXUF- 7_3_1_1项目验收报告项目负责人双方签字项目控制PJM91 阶段确认书阶段确认书项目负责人双方签字PJM10周工作计划项目负责人双方签字SXUF- 2_1_1_2项目会议纪要医药企业项目组PJM11周项目状态报告项目负责人SXUF- 2_4_1_1_1项目计划变更单 项目负责人双方签字PJM12实施日志实施顾问医药企业项目经理签字SXUF-1_1_2_2项目风险评估报告项目负责人双方签字3.12 运行维护用友技术顾问将遵守公司的维护服务规范，在实施验收后一如既往地提供更好的售后服务（现场维护、电话、传真、电子邮件、INTERNET等），并根据相关工作人员的要求，继续提供培训。运维部门技术顾问还会对软件实施效果进行评估，指出日常工作需要改进的地方。公司服务监督岗将会向医药企业寄售后服务调查表，以了解专业服务水平。步骤如下：u 开始使用新系统，进入日常维护期u 运行检测u 继续教育和培训u 实施后评估在系统运行一个月后，用友技术顾问到现场和医药企业项目组一起对系统使用进行评估，指出需要改进的地方。四、 服务保障4.1 前言世纪交替，千年更迭，软件行业的发展正在揭开新的篇章，许多软件企业逐渐地由单一财务软件厂商转向管理软件厂商。产品的发展，促使了服务的全面提升。服务伴随用友公司走过了二十年曲折而辉煌的历程。用友公司本着创造与发展的原则，在服务理念推广、标准化服务产品制作、服务管理系统开发、拓展服务经营等方面都有了重大突破。服务既是一门科学，也是一门艺术，更是一种文化。如何将三者有机的结合起来，在实际中驾轻就熟，这是每一位服务人员追求的境界。服务，既要有高屋建瓴的能力，又要有处理日常所出现的大量问题的技能，如何使自己于其中游刃有余，这也是每位服务人员所必须具备的能力。在用友公司，服务不仅仅代表一种制度、程序，它已经融入用友的企业文化中，并为所有员工接受和奉行。服务内容来自用户的需求，用友公司一如既往地向用户提供优质、高效服务，并通过有偿服务方式增加服务自我造血机制，提高服务质量，同时寻求服务内容和服务方式的改进，使双方从中获得最佳效益。用友公司向用户提供标准化、专业化、多元化、产品化的服务。标准化代表服务规范，专业化代表服务质量，多元化代表服务内容，产品化代表不同的服务质量和价值，都是以让客户满意，为客户创造价值为衡量标准。企业唯有不断为用户提供低成本、高增值的服务，才能立于不败之地。用友软件的服务就是要在ISO9002质量体系的指导下，在全国服务网络的配合下，通过我们的咨询实施、教育培训和运行维护，为用户提供及时、专业、真诚的服务，并通过我们的服务，使用户可以更好的使用我们的软件，推动用户的管理进步，进而为用户带