可操作的工作效率提升方法：工作早一步.doc

第一部分 第1节：缺失目标，慢字当头(1) 第一章缺失目标，慢字当头 为什么工作总会慢一步 经常有人抱怨工作如山，总也做不完，领导在后面催得急，自己手足无措瞎忙乱。但是，“工作多”并不能成为“效率低”的借口。那么，为什么我们做事情总是慢一步呢？究其根源就是缺少目标，不清楚自己在为谁工作，工作是为了什么！ 罗曼?罗兰说：“紧盯目标的人，连恒星也会为他让路。”目标是我们做事情的动力之源。反之，那种“做一天和尚撞一天钟”的人，不会按照目标将工作分出轻重缓急，没有“立即”、“紧急”、“快速”等提高效率的意识，更没有“马上就做”的执行力。 因此，高效率一定是对既定目标的“刻意追求”，这种“刻意追求”就是产生高效率的直接原因，内驱力和执行力是否强劲也是决定一个人工作效率高低的重要前提。 没想要高效，不知道为什么高效，工作就绝对不会高效。每一个人在职场中都像是在不同轨道上行驶的列车，在同等时间内谁跑得快，谁才有可能领跑职场！ 案例：累死了也不招人待见！ 辛迪晋升为客户服务部经理，高兴劲儿还没过，就忙得脚打后脑勺了。她整天像个陀螺似的转个不停，有时连午饭也顾不上吃，可就是这样也做不完自己的那一摊活儿。因为工作难出成果，老板见她没笑容，下属对她不服从。 这天领导正带着供应商到服务部参观，就见一群人围着辛迪嚷嚷：“经理，这库管员我干不了！两年前生产的笔记本是老古董了，这配件从工厂根本订不来！”“经理，我没办法做下月的备件计划，现在的备件库存额度超标，我可不敢找老板报批，招骂！”更火上浇油的是，这时华南、华北的经销商也找上门来投诉：“你们的售后服务跟不上，消费者要求退货，都告到消费者协会了！” 领导闻讯径直走来，询问辛迪：“怎么积压了这么多问题？先清理客户急需的问题，能解决的立即解决；不能解决的，下午到我办公室专题研究！” 辛迪见老板皱着眉头，她张张嘴，把想说的话又咽了下去。其实辛迪心里很委屈，她已经使尽浑身解数来应对高强度的工作，即便这样，还是问题百出，顾此失彼，工作成果看不见，累死也不招人待见。 后来，在职业顾问的帮助下，辛迪找出工作被动的原因，采取了改进的措施。半年后的一天，会议室座无虚席，辛迪用图表说明了服务部门半年来的变化，还和大家分享了她的四条体会： 1每年一个目标； 2每月一个计划； 3每周一个检查； 4每天一个结果。 辛迪按照这四点做到了“工作早一步”，把问题处理得有条不紊，老板听着，嘴里不停地说：“做得好!” 效率低下的五种成因 很多职场人在工作中总是处于被动状态，总是在上级反复提醒、要求、催促、威胁之下才能完成工作，总是抱怨上级安排任务过多，刚做完一件工作还没缓过神来，下一件工作就像“炮弹”似的投射过来，被“炸”得晕头转向，不得不在“眼冒金星”中加班加点；还有人抱怨工作头绪多，临时任务总让人感到应接不暇，疲惫不堪。实际上，只要我们安排得当，总是能够合理地处理好“工作多”、“头绪乱”和“效率低”的问题。下面是形成效率低下的五种原因，大家看一下，自己是不是也有这类问题。 效率低下的五种成因 为谁工作不清晰 凡事可以慢慢来 工作之前不准备 进度总是往后拖 完成之后不总结 1为谁工作不清晰 搞不清为谁工作，认为多干活就是“自找苦吃” 认为自己是在为别人打工的人，对待工作不会有很高的要求，觉得工作做多做少、效率高低对自己的意义不大：“为别人打工，何必紧追紧赶把自己搞得那么辛苦？干快干慢都挣那么点儿钱！”这类职场人一旦发现自己的需求没有得到满足时，通常不找自己的问题，相反会抱怨企业、抱怨工作、抱怨领导，而且，怨气越大，越不甘心付出太多的努力去工作，从而陷入“得过且过”的恶性循环之中。第一部分 第2节：缺失目标，慢字当头(2) 搞不清为谁工作，认为追求效率是“赔本买卖” 认为自己是在为别人打工的人，多干一点工作就像自己的钱包被别人掏了一样不划算。做一件事就计算一分薪酬，相同时间内多做些事情，每件事情的平均报酬降低了，自己不是赔本了？在这种“小九九”的影响下，他们做事只管拖着走，拖过了一天又一天，拖过一年又一年，最后拖过了自己的最佳成长期，拖过了自己对工作技能的快速掌握期，拖过了自己施展才华的关键期，最终沦为效率低下、工作平庸的人。 搞不清为谁工作，工作没乐趣，效率难提升 认为自己是在为别人打工的人，或多或少地忽略了工作的乐趣和意义。在他们眼里，工作是谋生的手段，工作是沉重的任务，工作是乏味的坚持，他们年复一年地重复着没有丝毫激情的工作，自己不快乐，不能全身心投入工作，效率自然也上不去。 搞不清为谁工作，放弃发展前景，丧失追求高效的动力 认为自己是在为别人打工的人，只想自己合适，不太在意别人的看法，也很少能够得到领导、同事的尊重和赞赏，自己与企业、同事的关系仅仅是“挣钱吃饭”那么简单，尽管每月都能拿到薪水，但是看涨就难了，这样无形之中会丧失很多机会和收益，最终失去老板的信任和同事的尊重，错失职业生涯的最佳发展期和加薪晋职的机会，给自己的职业前景设了“一堵墙”。没有美好的愿景，哪来追求的动力？ 愿意为工作付出的人，以出色的工作成果获得高薪酬的回报；不愿意为工作奉献的人，单纯地“按量取薪”，只能获得微薄的收入，你愿意成为哪一种人呢？ 2凡事可以慢慢来 说到工作效率时，很多人认为“凡事可以慢慢来”，但是职场可以容忍“慢慢来”的沉稳心态，绝不能容忍“慢慢来”的做事速度；职场允许缜密的思考，绝不允许拖沓的行为。 生活中我们提倡“慢活”是为了健康，职场中如果我们还提倡“凡事可以慢慢来”，只会被甩出职场的“快轨”。职场中需要“风”一样的速度和效率，不管我们用风驰电掣的气势、风风火火的行动还是风雨无阻的坚持，我们必须保证“风和日丽”的结果，如果只想着追求舒适、休闲的生活，认为“慢工出细活”，最后我们得到的不一定是“细活”，而很可能要面对领导“风雨交加”的面孔和呵斥。 “慢慢来”意味着放弃了展示才能的机会。 一个满脑袋装着“慢慢来”的人，很难有任何雷厉风行的作为。在有限的单位时间内，你每天比自己的同事慢一步，十天就是一大步，日积月累，你们之间的差距就会越来越大，工作成果自然也会少很多。当你的同事因为工作业绩突出被晋职加薪的时候，你还是一个“小矮人”，同样出工又出力，但是一旦放弃了工作效率，也就耗没了工作业绩。 管理大师彼得?德鲁克曾指出：效率是以正确的方式做事，而效能是做正确的事。平时一向按部就班、从不追求高效工作的人，也不会注重工作效能。要想在职场中脱颖而出，要想证明自己足够优秀，要想获得领导的赏识和同事的尊重，除了真正努力实现“以高效率工作创造高效益”，恐怕没有更好的方法。 葛优在电影天下无贼中有一句经典台词：“21世纪什么最重要？人才！”而衡量人才的标准之一就是创造高效率、高收益率。换言之，没有工作的高效率就不会有自己的高收益。 3工作之前不准备 很多人在工作之前不善于准备和筹划，没有明确领导的要求，做事没有格局，这也是他们效率低下的原因之一。“兵马未动，粮草先行”，意思是要办成一件时，一定不要盲目着手，而是先要进行一番筹划、做好充分准备，创造完成工作的有利条件，这样会大大提高办事效率，“磨刀不误砍柴工”。 钝刀砍柴，只会误事 无论是谁，只拿“钝刀”应付工作，一定会只见“砍”不见“柴”。 “庖丁解牛”这个故事想必大家都不陌生：厨师在分割一头壮牛之前，需要做好所有的准备工作：前期潜心钻研牛体构造，把屠刀在磨刀石上反复打磨锋利，然后深吸一口气，目测下刀的基准尺寸，再用手找准下刀的部位，他依顺着牛体本来的肌理结构，劈开筋骨间大的空隙，在骨节间的空穴使刀，“哗啦”一下骨肉就已经分离，还不会磨损刀刃。工作中要想获得高效率，工作前细致周到的准备是必不可少的。第一部分 第3节：缺失目标，慢字当头(3) 不看靶子只会射偏 有人接到任务或命令就“拔弓上弦”，急于射击，甚至连靶子都没有看清就已经把箭射了出去，结果“十射九不中”。所以，要完成好一件任务或做好一项工作，先要搞清楚领导的意图，搞清其目标指向，想好切入的方法和步骤，做好必要的准备，才会提升“命中率”。 事前计划少，事后补救多 有人不把事前计划当回事，喜欢摸着石头过河，有时工作做到一半，才发现偏离了预定的方向，前功尽弃只得重新开始；有时在工作提交后，才发觉漏洞百出，根本不是领导需要和满意的东西。这种状况越多，自己在领导心目中的折扣越大，只会落个受累不讨好的结果。 4进度总是往后拖 有人认为自己30天之内可以做完一件事情，在前15天总觉得时间还很宽裕，不急于动手做，还剩下10天的时候仍然觉得“大不了提前5天的时候加加班”，直到最后只剩下23天时才恍然觉得时间紧迫，开始手忙脚乱起来。这时不仅没有预想中的“急中生智”，反而因为压力过大，容易急中出错，或者因为对困难估计不足而将进度一拖再拖。 很多人患有顽固的“职场拖沓症”，很重要的原因是他们没有一次“刻骨铭心”的沉痛教训，但凡有一次，他们也不会纵容自己的拖沓。但是我们不要做“事后诸葛”，应该把拖沓的毛病消灭于出现重大失误之前。 拖沓耽误职场前景 “拖沓症”是职场的顽疾。很多人在家靠父母督促，上学靠老师督促，工作中只要无人督促就放任自流。做事不紧不慢，遇到困难就叫停，直到领导问起来才振振有词地找一百个理由表明一个意思：我完不成工作理所应当。试想如果在工作中及时发现问题，早一些尝试解决的办法就不会推迟进度，消磨时光，耽误自己。 拖沓延误时机，拖垮团队 有人不仅自己拖沓，也拖慢了整个团队的节奏。例如，在销售旺季，企业下达产品促销政策，由于你的拖沓，延误了传递到经销网络的最佳时机，结果竞争对手捷足先登，给整个销售团队造成被动的局面。因此，拖沓看似是个人问题，事实上在组织工作中的影响极大。 拖沓的根源是“逃避责任” 工作能拖就拖，责任能躲就躲，看起来司空见惯，实际上自己也落得个徒劳无功。工作中有着显著“拖沓症”的职场人自律性相对较差，总把“明天做、以后做”这样的话挂在嘴边，而实际上，第二天也没有工作热情，在时间压力下手忙脚乱。他们往往无法有条理地做一项需要一段时间才能完成的工作，总是认为时间还很充足，还应付得来，得过且过。 拖沓的根源是“不敢面对，逃脱责任”。很多职场人有时候也会在头天晚上睡觉前计划第二天的工作，但真到了第二天，那些列好了的“一二三四”由于自己的畏难情绪和心理得不到有效执行，用“明天再说吧”来安慰自己。于是，无数个第二天就这样被浪费掉了。 小李的工作状态很糟糕，因为办事拖沓，刚进单位两年的他在领导和同事的心中就有了这样一个定位：靠不住。同事有任务不会叫上他一起来完成，领导有项目也不会考虑到他。经常到了半夜小李还在对着明天要交的一堆材料发呆，熬到困得不行再告诉自己，明天起个大早去办公室完成。 有一次领导交代小李写份报告，周五上交，他照样拖到周四晚上才动笔，抓起同事交给他的材料看，发现很多不明白的地方。看看时间，已经十一点多了，要是打电话去核实，怎么都说不过去。小李只好含含糊糊地把有疑点的地方掩盖掉。虽然第二天勉强交了差，但是领导对这份报告很不满意。当时他感到非常后悔，心想如果再有机会一定会用心做。“好了伤疤忘了疼”，后来真的有了机会，他还是一拖再拖，给自己找这样那样的借口。 很多人和小李一样，虽然已经意识到自己拖沓误事，可坏毛病却始终顽固地改不掉。工作拖沓很有可能造成工作的累积，不仅影响工作进度，长此以往还会形成懒散消极的性格，影响到个人发展。毫无原则的拖沓实际上是一种职业顽疾。第一部分 第4节：缺失目标，慢字当头(4) 5完成之后不总结 多总结，找出高效路径 努力工作并没有错，但只顾做事、不善于总结的人不是聪明的职场人。丁玲写了几十年的日记，日记里记录的是每天的总结和收获；鲁迅几乎每天发表一篇文章，文章成了他的“日记”和“总结”。我们把每天工作做一次总结，通过对工作量和工作时间的分析，可以发现一天中的效率“峰点”和“谷点”，发现高效率和低效率的原因，逐渐在自我工作管理中形成自己独特的效率管理法。 多总结，避免重复出错 把一只小白鼠放入一个迷宫里，在迷宫的出口放置一块奶酪，第一次小白鼠花费了大量的时间找路，第二次他只走错了为数不多的几段路，第三次小白鼠径直沿着正确道路找到奶酪。工作总结可以让我们全面系统地了解以往工作的经验，发现问题，避免重复出错，提高工作效率。总结的过程是积累经验和提高效率的过程。 多总结，形成工作流程 做同样的一件事情，第一次做我们可能会遇到很多意想不到的问题和“插曲”，但是第二次做就要在第一次的基础上充分预估问题的难度和可能性。我们在第一次工作结束后形成一个简明的工作流程，以后做同类事情的效率就会大大提升。 总结工作是一个将以往经验延续和升华，同时在此基础上发挥才智不断创造的过程。如果不对之前的经验进行总结，随着时间的推移，让宝贵的体验蒸发，不会在头脑中留下一点儿痕迹，这才是最大的无形损失。 总结越充分，越能够储存更多的经验和感悟。总结越深刻，对工作的理解越有深度，越能把握所要达到的工作结果，相比那些在相同时间内只顾工作而不善于总结的人收获更多、成长更快。 好的流程可以大大提升效率，同时带来规模化生产的可能性。 自我督导的四个方面 凡是具备高效工作意识的人，都会以一切可行的效率标准来要求自己，会在有限的单位时间内完成尽可能多的工作量。因此，对个人而言，具有高效的意识就意味着能够减少更多的无效时间，获得更高多的工作回报。 自我督导的四个方面 为自己工作，设定高效目标 为自己提速，限定完成时间 为自己督导，进度尽量前提 为自己总结，让工作快一步 1为自己工作，设定高效目标 设定事业目标和阶段性目标 倘若你现在是企业的一名骨干员工，你的事业目标是在工作20年后成为一名销售总经理，那么，就要规划未来20年内个人成长的阶段性目标，并且保证所有阶段性目标全部指向你的事业目标。阶段性目标可以分解成15年的长期目标、58的中期目标以及35年的短期目标。然后还可以将35年的短期目标根据“倒计时原则”继续分解到年、月、周、日中。从今天开始，做一个有目标的人吧，因为目标可以驱使你在限定时间内，全力以赴地去实现自己的梦想。 设定工作能力目标 工作能力目标通常包括两项目标：第一个目标是专业能力目标，是指精通本岗位必要的专业知识；第二个目标是管理能力目标，是指通过对工作的管理来提高效率的能力。设定这两个目标可以帮助自己看清未来的发展方向，成为一个为实现目标不断提升自己能力的人。 设定沟通能力目标 设定自己与领导、下属、同事沟通的能力指标，包含沟通对象、沟通范围、沟通频次、沟通方式、沟通的效果等。如果形成了“他人即效率”的观念，与周围的人沟通顺畅了，必定可以大大提升自己的工作效率。 2为自己提速，限定完成时间 什么是为自己提速？为自己提速就是追求绞尽脑汁、用尽全身心的力量才能实现的个人速度，完成工作的时间永远超前于领导期待的完成时间。 如何限定完成时间 将整体工作化整为零，限定每一节点的完成时间 合理安排多项工作的先后顺序，限定每项工作的完成时间第一部分 第5节：缺失目标，慢字当头(5) 为不可预见的问题预留出弹性时间 限定整体工作最终完成、提交领导的时间 3为自己督导，进度尽量前提 什么是为自己督导？为自己督导就是在工作过程之中，凭借自己强大的自控能力，抓紧现在应该做的事，而不是随意往后拖延。自我督导是一种“不待扬鞭自奋蹄”的主动工作态度和积极的自我管理精神。 准备工作 在工作开展前，确认工作内容，筹划工作方法，搜集相关信息，避免在动工时才发现缺失工具或者不清楚工作内容而造成延误。 计划工作 对整体工作进行分解，计划每一个部分、每一个节点、每一个步骤的完成时间，要做出时间推进表，督促自己每天保质保量地按计划完成，使整个工作有序进行。 控制工作 在工作执行的过程中发现问题，监控工作的完成趋势，把问题解决在工作过程之中，解决在计划完成的时间之内，以防止在工作进行不下去时才被动地寻找问题，影响整体进度。 4为自己总结，让工作快一步 工作效率既反映整体工作的快慢，也说明每一工作步骤效率的高低。总结是对影响工作效率的每个环节有一个具体的分析，对整体工作过程有一个清晰的梳理和认识，从中找出规律性以指导今后的工作。 要按工作计划进行总结，以期发现计划与执行结果间的差距，总结经验，采取改进的措施。 要按时间推进表进行总结，找出时间节点，对比时间差，总结影响正常进度的因素，采取改进措施。 还要按完成工作的效果进行总结，从成绩和不足两个方面，分析产生的原因，升华对工作过程的感悟，加强对高效工作经验的积累。 四工作效率测评模板 测试内容具体现象描述自我测评 项目一1.我很现实，不相信不切实际的目标和愿景是否 2.一切随缘，万事莫强求，定目标只会给自己设限是否 3.我是跳跃性思维，总有新目标是否 4.有无目标对我都一样是否 5.有了目标又怎样，根本实现不了是否 项目二1.我是劳而无功的摾匣婆?是否 2.心情好，工作效率就高是否 3.我很懒散，工作需要推着走是否 4.领导反复提示之下，我才能把工作做好是否 5.累死了也不招人待见是否 项目三1.只要脑袋能记住的，我绝对不动笔记录是否 2.就怕工作头绪多，总感到束手无策是否 3.计划没有变化快，所以我不喜欢计划是否 4.我总是在最后时刻才拼命完成工作是否 5.我更愿意口头表达意见是否 项目四1.事后常常发现一些细节被遗漏了是否 2.通常工作进行不下去了我再找原因是否 3.注重结果不注重过程是否 4.方案执行遇到困难，我的情绪很低落是否 5.事后才发现结果不是领导要的是否 项目五1.事后总结于事无补是否 2.常犯重复性错误是否 3.领导要求总结时我才做工作总结是否 4.每次工作内容不一样，总结无大用是否 5.我喜欢做事，不喜欢总结是否 （续） 项目六1.通常我总是想好了以后再去做是否 2.只要有一张PPT做不好，我就没心情做下去是否 3.面对敷衍工作的同事，我也没有心情往下做了是否 4.小中见大，凡事自己动手是否 5.我宁愿推迟完成时间也要把手头的活儿干漂亮是否 总计是：个否：个 工作效率测评结果分析及说明： 测试内容测试目的说明测评结果分析及说明 （每项测试共计五道题） 项目一你是否缺失工作目标如果你选择了三个以上（包括三个）的“是”，则反映出你不清楚自己的目标或者缺失目标，导致工作效率低下 项目二你是否缺失高效意识如果你选择了三个以上（包括三个）的“是”，则反映出你对高效意识很模糊或者缺失高效意识，导致工作效率低下 项目三你是否事前缺少准备和计划如果你选择了三个以上（包括三个）的“是”，则反映出你事前缺少准备和计划，导致工作效率低下 项目四你是否事中缺少督导和检查如果你选择了三个以上（包括三个）的“是”，则反映出你缺少事中的督导和检查，导致工作效率低下 项目五你是否事后缺少总结如果你选择了三个以上（包括三个）的“是”，则反映出你缺少事后总结，导致工作效率低下 项目六你是否太过于追求完美如果你选择了三个以上（包括三个）的“是”，则反映出你过于追求完美工作，导致工作效率低下 什么是有效的时间管理？ 管理学大师彼得?德鲁克认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。有效的时间管理就是要把所有可利用的时间尽可能地投放到最需要的地方，其关键在于制订合适的时间计划和设置事情的先后顺序。第一部分 第6节：找对方法，效率倍增(1) 第二章找对方法，效率倍增 美国企业界流行这样一句话：“上帝不会奖励努力工作的人，只会奖励找对方法工作的人。”我们习惯于整日忙碌，却一刻也不肯停下来规划自己的工作和生活，不去寻找高效做事的方法，成了整日奔波劳碌却始终无法摆脱贫困的“穷忙族”。只有高效益才能带来高收益，而想获得高效，方法很重要。 有志未必事成 如果你整日忙碌得不辨东西，忘乎南北，而你的收入却纹丝不动，这时你就要停下手头的事情，做一个深刻的反省：高涨的工作热情和坚定的职业追求是不是“事业成功”的必要条件？是！但它们好比马车的两个轮子，正确的方法才是驾驭马车的车夫，才能保证马车在最短时间内驶向目的地。 忙的左边是一个“竖心”，右边是一个“亡”字，当人忙得昏头胀脑，忙到失去自我时，心就“死”了。现在职场竞争如此激烈，如何保证自己在有限的时间内高效地“忙碌”，而不是“穷忙”和“瞎忙”，是所有职场人需要思考的问题。 案例：为什么马辉顺风顺水，而别人混底层？ 在外人看来，马辉顺风顺水一路攀升。他先是软件公司“后台商务”岗的一名办事员，诸如合同管理、许可管理、发货、售后联络、库存等项目，五年来均由他一人担当，虽然忙些，但是一直没有出现问题。为此，他先后被晋升为“后台商务主任”和总经理助理。短短五年中，马辉的职位可谓是芝麻开花节节高。 中秋刚过，马辉又被上调集团总部，之后，公司紧急招来另外一名有着八年同岗位工作经验的人接手马辉留下的那些工作，谁知立即陷入混乱状态，内部和外部的投诉不断，还出现了错发版本导致用户系统瘫痪、报价计算错误等事故，最后公司又投入4名员工，才将局面维持住。在整理马辉的交接文档时，他们整理出一张简单的流程图和一些注意事项，此后人员交替，参考整理出的“标准”，很少再出现严重的错误。 为什么马辉一个人玩得转？有什么高招？领导请来马辉介绍经验。马辉笑呵呵地说：“没什么高招，我接手这摊活的时候也经常顾此失彼，眉毛胡子一把抓，混乱极了。后来我搞清工作的所有环节，分清轻重缓急，理清了合同执行、库存管理、售后联络的先后顺序，就做了个流程图。特别是在最容易出错的发货环节，摸索出三审三校法，工作效率大大提高。其实，大家都很努力，我只不过是比别人多做了点总结，有意识地选择合理的流程来管理工作，为的是用最少的时间来干更多的事！”大家应该听明白了，好的工作方法才是马辉高效无误的利器。 做不到高效是方法没找到第一部分 第7节：找对方法，效率倍增(2) 美国“时间管理之父”阿兰?拉金说过：“勤劳不一定有好报，要学会聪明地工作。”身处职场，大部分人不是不想做好工作，而是不懂得或者是找不到做好工作的方法，无休止的低效忙碌让很多人的付出与收获不成正比，在职场备受打击。 现实社会证明，只有善于思考、勤于总结并最快掌握方法的人，才能体会到轻松工作的乐趣，才能给出老板满意的结果。无论你是忙碌还是悠闲，做出成果才是最重要的。下面我们从工作安排和时间分配上找找高效的“窍门”。 影响工作效率的四个方面 工作流程是否有序 轻重缓急是否合理 整块工作是否分解 时间计划是否得当 1工作流程是否有序 职场人忙忙碌碌，步伐匆匆，就像一台盛满信息的计算机，只管使用不顾清理：一会儿让“电脑”打字，一会儿让“电脑”统计，一会儿让“电脑”存储信息，一会儿“死机”，一会儿“开机”，一会儿再“死机”，一会儿又“重启”，循环往复乃至“黑屏”。 工作要讲求流程、布局和节奏。所以，工作之余我们要想一想，哪些工作无效？哪些环节没想到？就像是世界上的所有锁都有与之对应的钥匙一样，问题与方法也是共存的，想要让工作流程有序，必须找到最合适、最高效的工作方法。 流程不合理，效率成问题 什么是工作流程？ 工作流程是指完成一项任务、一件事情或一项活动从“开始”到“结束”必需的管理过程。这个全过程由一系列工作环节或步骤组成，相互之间有先后的顺序，有明确的指向，这一指向就是工作的终极目标。 火车站的检票流程一般是“先进后检”，即旅客进入候车厅等车，等到发车前1530分钟，各车次的检票员才开始检票。有多少个检票口，就需要多少个检票员，一般的候车厅都有七八个工作人员。后来，部分地区检票的流程进行了改进，变为“先检后进”，即候车厅只有一个检票员，旅客要进入候车厅，就必须先检票。 改进火车站检票流程有哪些好处？ 提高工作效率，一个人干多个人的工作，而且还比较轻松； 避免拥挤，在候车时间就会提前分解人流，乘客依序检票，避免了高峰时的拥挤状况； 节约成本，工作人员减少，成本自然降低。 相反，工作流程缺失，工作指向迷茫，难以实现有序工作，难以达成终极目标。 流程不清晰，忙碌效率低 传统制造业的操作工，通常在生产线的固定岗位上只负责生产流程中的一个环节，只操作一个对象，当班中的每时每刻均不得离身，可谓流程不合理，忙碌效率低。而现代工厂中的整个生产流程全部实现了自动化，只需一个人照管全部生产线的各个环节。这便是流程优化的效能和作用。 流程的合理性在于： 根据工作的难易程度、轻重缓急进行具体安排，以提早交给各方合适人员来协同完成，保障更快更好地完成任务。 通过高科技的辅助、专业化的分工、协同一致的工作，使原本比较复杂的一项工作变得环节清晰和分工有序。 当市场上消费者需求变化很快时，流程中的每一个环节执行间隔时间越短，完成任务的效率就会越高。 世界零售商巨头沃尔玛在全球15个国家开设了8000多家商场，下设53个品牌，拥有员工210多万人，每周光临沃尔玛的顾客就达2亿人次。沃尔玛之所以做到全球扩张而不乱套，有赖标准化、流程化管理的威力。流程化管理是规模生产和大型企业必备的管理手段。 标准化、流程化管理的威力： 按照这个流程，全球的沃尔玛门店退换货都不会乱套，都有专人负责，都可以考核。 任何一个副总、高级客服经理、服务台员工离职都不会对沃尔玛的退换货运作产生负面影响。 流程不改善，工作进度慢 流程应该在持续实践中不断改进，如果违背先后顺序，工作将变得杂乱无章，最终要完成的任务也随之成为难题。任何一项工作的各个环节之间都存在着一种必然的先后顺序关系。具体到一项工作或任务，需要依次采用哪些步骤，先后应做哪些事情，只有建立清晰的流程意识，才可以从过去的经验中得到启示，确定目前最好的工作顺序和步骤，照此进行便可获得圆满的结果。第一部分 第8节：找对方法，效率倍增(3) 福特(Ford)汽车公司曾是美国三大汽车巨头之一，但是到了20世纪80年代初，福特面临着日本汽车企业低成本竞争的巨大挑战，因而想方设法削减管理费用和各种行政开支。当时仅在福特汽车公司的北美分公司，财务人员就超过500人。为了减少开支并把财务人员缩减为400人，福特公司决定对其公司与应付账款部门相关的整个业务流程进行再造。 他们第一次仅仅对采购部门的流程做了一点变动，即采购部不直接向供货商发送订单，而改向付账部送预购单，付账部在收到预购单后，直接向供货商发送订货单。初步的流程改革虽然简单，却给多个部门带来好处：核对的工作量大大减少，工作准确度也大为提高，即使发现单据不符情况，调查只涉及采购部和物料部，不需要找供货商。因此，这一步改革使付账部的人员就减少了75%。 把工作模块化、流程化 不断对工作进行分类和总结，试着将同类的工作模块化、流程化。 注意将工作模块化、流程化的同时还要以“工作早一步，效率高一点”为原则，注意变通，灵活处理一些特殊情况。 2轻重缓急是否合理 德国诗人歌德曾说过：“重要之事绝不可受小事的牵绊。”要集中精力于紧急的事务，就要排除次要事务的牵绊。如果不断被一些次要事务所干扰，就会阻碍你向目标前进的脚步。 任何工作都有轻重缓急之分。只有分清哪些是最重要的并把它做好，你的工作才会变得井井有条，卓有成效。凡取得卓越成绩的员工，办事的效率都非常高。这是因为他们能够利用有限时间，高效完成至关重要的工作。任何工作都有主次之分，否则，在时间上就是一种浪费。所以，如果理不清工作的轻重缓急，将导致事倍功半，劳而无获。 理不清轻重缓急，丢了全局工作 凡事都有轻重缓急，重要性最高的事情应该优先处理，不应将其和重要性最低的事情混为一谈。对于那些零零散散的事务，我们可以先把它们按照“轻重缓急”的顺序整理好再见缝插针地着手处理。 通常，你是不是手边总是有一堆七七八八的事情，怎么做都做不完？要打这个电话，要回那个邮件，跟这个部门协调，再跟那个部门沟通确认。突然“啪”地一声又被凭空掉下来个八竿子打不着的事儿砸得晕晕乎乎，东奔西跑去救火。老板急得挠头皮，自己忙得团团转。一天过后，一周过后，一月过后，甚至几年过后回头一看，自己也满肚子委屈，边边角角的事情做了不少，光顾着忙那些“边缘”型的工作，却没有完成一件叫得响的“得意之作”。 你为什么总是忙得团团转？ 从拉拉杂杂的事情中懒得找出哪些是重要、紧迫、影响全局性的工作，结果不分青红皂白地瞎忙，东一榔头西一棒槌。 重要而不紧急的事被扔在一边“发霉长毛”，直到最后一分钟成为超级紧急的事情，如此恶性循环，疲于应付。 理不清轻重缓急，忽略了重点工作 古人云：“事有先后，用有缓急。”首先要把最重要的事放在第一位去做，然后抓住重点环节带动一般性的工作。这样不但做起事来井井有条，完成后的效果也是不同凡响。相反，主次关系处理不好，纵然竭尽全力也不能抓住工作重点，甚至给自己找来许多麻烦。 你精心准备了一次商务会谈，把所有问题都考虑得头头是道，唯独一件事没确认，就是会议的主题。你也许认为那只是重要但不紧迫的事情，直到会议的前一天才匆忙协商敲定。结果在第二天会议开始之前，才发现会议主题与最后确认的不一致，宣传条幅出现致命的错字，甚至老板的讲话稿也没有得以充分准备。 会议进行中，人们没有集中精力去关注老板那“充满智慧”的发言，只是在想宣传语上的错字是怎么写上的，你可能为这次会议的召开忙得一连两天没合眼睡觉了，到头来却落了个工作能力低下，恐怕这么重要的工作以后就与你无缘了。第一部分 第9节：找对方法，效率倍增(4) 你为什么总费力不讨好？ 不分主次地工作，极其容易忽略最重要的工作环节。 好钢没有用在刀刃上，往往捡了芝麻丢了西瓜。 理不清轻重缓急，劳而无获 对每个人来说，有精力做事的时间往往是有限的，所以必须把有限的时间用在最能够产生效益的工作上去，而不要迷失在那些看似紧急的、琐碎的、次要的事情当中。只有这样，才能高效地利用时间，出色地完成工作。 人们曾问著名雕塑家米开朗琪罗，他是如何用一块几吨重的没有生命的大理石雕刻出一个有血有肉、无比精细的大卫的，他不假思索地说：“我并不是在创造什么艺术。大卫早已经在那儿了。我要做的，只是把那块大理石不属于大卫的部分去掉，把活生生的大卫解放出来。”他的话告诉我们，在工作和生活中撇开障眼物，让目标呈现出来，才能成就“得意之作”。 如果领导安排你一天做一件工作，你会花一整天去做；如果领导安排你一天做两件事情，你也会完成它们；如果领导“啪啪啪”一下子布置了67件工作，虽然不是什么惊天动地的大事，但是你却要分出轻重缓急，哪些事情最重要、最紧迫，哪些事情最能够产生收益，就要用心思衡量，如果你把这些边边角角的事情，分出门类，安排得当，则会完成45件，一鼓作气则会全部完成。时间就像海绵里的水，只要愿意挤，总还是有的。 工作就是正确地处理多件事情 一个人同时处理两个以上的任务是件极为困难的事情，一直保持高效更是难上加难；但我们的工作不可能总是一天一件，常常是在同一个时间出现好几件，十分考验你对多件工作的驾驭能力。 将一大堆需要完成的工作列出优先次序，把最应优先完成的作为工作中的重中之重，各花上一段时间集中精力把它们完成，相信你能做出业绩，做出成效。 3整块工作是否分解 有这样一个被经常问及的古老问题：“你怎样吃掉一头大象？”答案自然是：“一口一口地吃。”殊不知一头高约2.43.1米的雄性亚洲象，重量至少也要有2735吨，无论你从大象的哪一个部位开口吃，也要一口口来，一点点吃。所以，无论整体工作多么庞大，都要分而治之，然后一步步地有效完成。 有人在工作之初做琐碎零星的工作；工作几年后，承担了相对具体而复杂的工作；经验丰富之后，可能会承担更为详实具体的“重头”工作。如果你做简单的“1+1”或“10+10”式的工作，还勉强应付；那么将整体一大块工作交给你，你从哪里入手？用“100+100”还是加减乘除全用上？工作量大，难度加大，就需要对工作有效分解，有序安排。 整体工作不分解，无从着手致时间拖延 现实中“蚂蚁搬食物”的故事随处可见，试想蚂蚁若不是先把食物咬成小块，再把一小块一小块的食物送进蚂蚁洞，化零为整地进行储备，蚁族就无法生存。 古代愚公移山的故事给我们留下未解之谜，那么一大座山，从哪里挖？每天挖多少？计划什么时候能够挖完？挖出的土又抬到哪里去？主力军是谁？后勤保障人员又是谁？一系列的问题摆在愚公及其家人面前。 愚公移山的启示： 整体工作就像“蚂蚁搬食物”一样，要采用“分割术”进行有效分解才可以保障有步骤地完成整体工作。 如果没有移走太行山、挖走王屋山的分解计划，不能使远大的抱负落在实处，其终极目标也难以实现。 整体工作不分解，无从计划致过程失控 有人接受一个大项目后，自我感觉良好，为了不负众望就风风火火地动工了，谁知“道路没看准”，“粮草未备齐”，最终的结果是“听天由命”，走到哪算哪，对工作过程失去控制。也有人习惯拖沓，谁知“车到山前未有路”，再也走不出“万里长征的第一步”了。 IBM是全球IT业的巨头，在过去半个多世纪中遥遥领先，与第二名拉开极大的距离，人称“蓝色巨人”。它的软件工程师在接到一个大客户的订单后，为了保证订单的交货日期，他需要对客户的需求进行分解，需要对软件的整体开发过程进行分步计划和实施，需要对每一个编程任务进行完成期限的约定，需要对技术人员的各项职责进行分工细化，需要对开发进度进行推进和跟踪，需要随时与客户进行交流与反馈，即使已经设想了这个软件有非常巨大的功能，但是再强大的软件都是通过分成一个个小的编写程序和一步步调试来实现的。第一部分 第10节：找对方法，效率倍增(5) “蓝色巨人”的工作方式： 现实问题往往错综复杂，我们很难将问题一下子完美解决。 可以尝试将一个大问题分割成不同的小问题，然后根据计划各个击破。 避免因工作计划的缺失而导致过程拖沓。 整体工作不分解，无从分工致责任缺位 在实际工作中，我们常常通过将大问题分解成若干小问题，然后依靠团队中的整体实力来协同作战，最终来解决一个大问题。 当一个人无法将整块牛排吞下去的时候，该怎么办？我们可以使用刀叉，将牛排切成很多小块，分给团队中的每一位成员共同完成它，这样我们就能够顺利进食了。 用吃牛排的方法解决整体问题： 分解问题有助于解决问题，获取成功。 有时，原本令人畏惧的一个大项目被分解成一个个小项目放在你面前时，你就能够轻而易举地对其进行分类和分工，进行职责范围的界定和过程跟踪，最终彻底征服它们。 尝试用吃牛排的方法解决整体性或系统性的大问题，你会发现获得成功要容易得多。 4时间计划是否得当 人们往往对自己最常见的东西最不珍惜，尤其是时间。但是世界上对我们每一个人最公平的就是时间，不管你是聪明还是愚笨，是高贵还是低下，时间对所有的人都是一样的，但同时，正是因为时间是公平的，同时又是免费的，人们往往并不认为时间是有成本的，结果对时间并不珍惜。 很多人早上醒来之后，大脑中模糊地觉得今天有一个什么样的安排，但是没有变成一个很明细的计划，上班后什么事情找到头上来了就处理什么事情，于是总感觉一天的工作身不由己。 如果下班前询问上面这类人当天的工作内容，很多人说不出来这8个小时干了些什么事，如果让他回忆最近一个月的工作内容，很多人的脑海里一片空白，好像真正做事的时间也就那么一点点。这就说明了很多人并不能把自己的时间恰到好处地进行计划。 总是事到临头，才感到时间紧急 有人面对多项工作，心里也万分焦急，嘴里不断地念叨：“事情太多了，事情太多了，忙死了！”只是动口不动手，觉得拖了“初一”，还有“十五”。他一会浏览一下新闻，一会儿在QQ上聊几句，一会儿看看手机信息，而需要做的事情却被搁置一旁。待到最后的一个晚上或最后一个下午，实在拖不过去了，好好歹歹才勉强应付过去。 小苏原本在南京有一份令人羡慕的工作，领导是一位和蔼的老人，工作上总是对他谆谆教诲，轻易不斥责他。小苏渐渐放松了对自己的要求，工作报告经常迟交几天或一周，回个电话经常从早上拖到下午，一份准备好快递的招标书，愣愣地被拖到快过规定时间了，才不得不打车匆匆忙忙地交上去。他的领导渐渐对他越来越失望。由于在买房的事情上一直拖延，女友误会了他，两人最终分手，小苏在懊悔中离职。离职的时候，还有两万元的发票没有报销呢。 小苏的“软肋”： 小苏的拖沓一方面来自他的陋习，另一方面是由于没有计划性或不当的时间安排造成的。 如果总是在火烧眉毛的最后时刻才开始救火，必会为自己拖沓的陋习付出沉重的代价。 不当的时间计划，使生活混乱无序 把该要做的事情统统条分缕析，然后排出时间计划，一件件地去做下去，相信事情总能一件件地完成。如同织毛衣，先织出袖子，再织出身子，然后再织出领子，最后一团团毛线就在两只手中变成了完整的成衣。 明知那么多事情堆在眼前：摊开的文件、催促的信息、排满的日期，或许只是该打一个电话，该回复一条信息，该打开邮件及时发出去可就是不想动，不动的结果就是事情越堆越多，最后工作像小山似的压得自己喘不过气来，只能慨叹“压力山大”了。 我很忙，事情还越堆越多？ 有些人纵然事务缠身、混乱无序，也从不坐下来把要做的工作好好排个顺序，先做什么，后做什么，什么时间完成，给自己列出个时间表来。而是想到哪做到哪，自由发挥。第一部分 第11节：找对方法，效率倍增(6) 有人工作几年后，自己觉得累得半死也毫无长进，充其量给人留下“穷忙”的印象，说得更直白些就是“效率低下”。 不当的时间管理，总是拉大你与高效者的距离 事实证明，一个效率低下的人与一个高效的人工作效率相差可达23倍，也可以是510倍。那么，不当的时间管理，就是造成工作效率相差明显的主要原因。 冯雪与钱江是同一批进入大型建材企业的员工。短短5年后，两人的发展却有天壤之别。冯雪已经晋升为企业规划处的处长并多次被评为企业的先进管理干部。钱江虽然工作兢兢业业，不分平时还是节假日总是加班加点地工作，是人称“以厂为家”的人，但他却难以在采购岗位上“突击”出来，原因就是工作缺少计划性，效率低不说，还经常遭到车间的投诉，因为他负责的采购材料经常到货不及时，耽误了生产，如果他不能改变现状，这个岗位恐怕马上就要换人了。 你愿意做效率糟的人，还是效率高的人？ 你的付出没有得到应有的回报，就应该考虑转变工作方式和方法。 每人都拥有1天24个小时，而在这24小时之内，不同人做不同的事情，效率不同，效果也随之不同，人便有了区别。 在工作时间里做事情的多少、好坏，可以使人的成就分出高低。 提升效率四步走 正如“麦肯锡卓越工作方法”教给我们的：“用正确的方法对工作进行规划，能确切地反映出目标的重要性和急迫性。当我们建立了目标事件的优先顺序，同时考虑到长期性因素，就能够避免只做紧急的事情，而忽略了重要的长期目标。” 找不对方法，再怎么努力都是徒劳的。如金庸笔下的桃花岛，你找不到出岛的方法，尽管不分昼夜地奔跑，仍然走不出一片片的桃林。 所以，要做到高效，方法很重要。只要我们用心地去找对方法，再加上努力，才能实现真正的高效。 提升效率四步走 先做要事，靠流程保障 轻重缓急，按主次梳理 整块工作，依难易分解 过程管理，遵时间规划 1先做要事，靠流程保障 流程是指向，为目标导航 流程不是解决“为什么而做”“为什么这样做而不那样做”的问题，而是要解决“如何做工作”和“如何更有效地做好工作”的问题。 流程本身就标明了目标的明确指向。它不仅包括做事的先后顺序，还包括做事的整体内容和要完成的最终目标。 流程本身的制定就应该是高效的，这样才能保障执行结果的高效率。 就像雪山引水工程一样，首先是修建渠道，然后把雪水引入加工企业，经过滤化设备，再进行净化处理等各个环节，最