公文管理规定.doc

公文管理规定文件编号版本编制审核批准实施日期/0同期作废文件：文件编号版本编制审核批准实施日期同期作废文件：*公司公文管理规定1.目的为了树立良好企业形象，规范企业宣传工作，现对公司对外行文、公司内部行文及文件编号管理做如下规定。2.适用范围本规定适用于公司的公文管理，包括对外行文、内部行文及文件编号管理，包括但不限于向政府机关、上级部门上报的“请示”、“报告”；与业务联系单位、部门联系的“函”、“合作协议”、“意向书”等；公司内部使用的通知、通报、公司内刊、体系文件、管理文件、技术文件、质量文件、工艺文件、图纸、流程等的起草、审批、编号等工作的管理。3.公文管理3.1红头文件的管理3.1.1红头文件的适用范围红头文件主要适用于公司向政府机关、上级部门上报的“请示”、“报告”，本公司范围内的“公告”、“决定”、“决议”、“通知”、“会议纪要”等重要文件。3.1.2红头文件的编号管理起草红头文件的编号以公司名称+发文年+发文顺序号组成，如下图所示。3.1.3红头文件的行文流程红头文件一般由需行文部门起草后报本部门负责人及主管副总同意后交由总经办文书核稿并排版。总经办文书核稿排版后按发文稿纸要求，依次请文件起草部门负责人、主管副总、管理副总签字审批后打印、用印。如对外发文则按行文部门要求，打印相应需要份数交给行文部门，其中总经办档案室需留一份原件存档。3.1.4“请示”的释义“请示”是指向政府机关、上级部门发送的请求、请示，要求回复的公文格式。3.1.5“报告”的释义“报告”是指向政府机关、上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级领导意见的公文格式，“报告”一般不需要回复。注：“请示”、“报告”要求一般一事一“请示”（“报告”），不可一“请示”（“报告”）多事。3.1.6红头文件的排版要求“请示”、“报告”的标题居中用加粗黑体二号字。正文用宋体四号字，标准行距。“请示”、“报告”的具体行文结构详见附件。公司内部使用的红头文件，一般情况下标题用加粗黑体小二号字，正文用宋体小四号字，行距选择1.5倍行距。3.2“函”的管理3.2.1释义“函”是指对同级或不相属单位间互相介绍、商洽、询问、通知、通告、催办、答复氨基酸些问题、请求协助的公文格式。3.2.2“函”的行文流程向其它单位发送的“函”由发送部门起草，经部门负责人审核、主管副总批准后，交由总经办文书核稿、排版后按发文稿纸要求，依次请文件起草部门负责人、主管副总、管理副总签字审批后打印、用印。其中公司档案室留存原件一份，发文部门留存原件或复印件一份。注：如涉及重大质量事故或需要进行超过2000元索赔的公文审批流程为：起草部门负责人、主管副总、公司律师、管理副总签字审批后打印、用印。3.2.3“函”的行文模式及用纸“函”的行文模式见附件，函用纸需使用公司的公文纸（详见附件）。3.2.4“函”的编号管理“函”件的编号以公司名称缩写“”+部门缩写“*”+发文年“*”+顺序号“*”构成。注：“函”件的编号在标题栏下，右对齐。3.2.5事件督办对外发出的“函”件，如是需要回复结果的，由发函部门负责跟踪督办，由主管副总负责考核，并将回复结果打印后交档案室存档。年终时总经办负责人负责根据公司存档的“函”对是否取得回复结果进行跟踪考核，如发现没有回复结果的，将给予部门负责人及主管副总当月绩效考核各扣分的处罚。3.3“合作协议”、“意向书”、“购销合同”的管理3.3.1释义1）“合作协议”是指与其它单位就某事或某些事达成一致意见，需双方共同完成，约束双方责任、权利、义务的、具有法律效力的一种公文格式。2）“意向书”是指与其它单位就某事或某些事达成初步意见，为双方进一点谈判做好准备的公文格式。3）“购销合同”是指与其它单位签署的购买或销售某种或某些产品、服务，并约束双方的责任、权利、义务的、具有法律效力的一种公文格式。3.3.2“合作协议”、“意向书”、“购销合同”的行文流程“合作协议”、“意向书”、“购销合同”由负责部门起草，经公司相关部门评审后，交由律师审核，审核通过后，报公司总经理审批。3.3.3存档管理“合作协议”、“意向书”、“购销合同”一般公司档案室存档一份，部门留存复印件一份。销售部、采购部的“购销合同”需于次年六月前上交档案室阅卷存档。3.4规章制度类的管理3.4.1定义包括但不限于公司规章制度、流程，工艺文件、质量文件、操作手册、技术手册等。3.4.2审批流程3.4.3文件模式及编号管理1）体系文件及质量文件的编号（包括手册、程序文件、质量文件）引用文件控制程序/-01-2008标准执行。2）公司管理文件、技术文件、质量文件的编号规则首页模式首页由三部分构成，一是由公司标识+公司名称（黑体三号字）；二是文件名称（黑体初号字）；三是文件编号、版本号、编制、审核、批准、实施日期及同期作废文件。如下图所示。编号 文件编号公司的文件编号一般情况下采取两种编号并行的模式，一种如下图所示，另一种为公司的文件编号规则，详见附件。 文件类型列表类型代表符号类型代表符号管理类GL技术类JS质量类ZL流程类LC工艺类GY 部门简称列表部门简称部门简称部门简称内审部NS财务CW技术JS总工办ZA项目办XM计算机中心JX采购CG销售XS总经办ZB人力资源RL工会GH仓储CC质管ZG生产SC设备SB工艺GY保卫BW版本号及修订状态文件主要内容发生改变或大幅度改变，则需更换版本号。文件的版本号以A、B、C-表示，即第一版用“A”、第二版用“B”，依次类推。文件的主题思想没有变化，只更换姓名、电话等小的修订，则不需更换版本号，只更换修订号就可以了。修订状态以0、1、2-表示，如“A/0”表示该文件第一版，未经过修订。“A/1”表示该文件经过第一次修订。注：更改版本号，则修订号为0。编制、审核、批准及实施日期编制是指文件编制人员，审核一般情况下是指编制人员的部门负责人或主管副总，批准是指编制人员的主管副总或总经理。同期作废文件同期作废文件是指与发布的文件相冲突或需要废止文件名称、编号、发文日期等内容。注：如新发布的文件需要修订或变更，为保证历史沿革，则将该文件的原始信息保留，在下面加入新修订的相关信息。3.4.4规章制度类在上的上传路径及保存期限1）规章制度类文件经审批通过后，在上予以公示，上传路径为“企业文化”类中“规章制度”栏目下，同时总经办文书在上传规章制度时，根据规章制度类文件中作废文件目录将已作废文件在上撤销并存档记录。2）规章制度类文件的保存期限自上传之日起至被作废之日止。3.5通报类通报类文件包括但不限于“管理通报”，“质量通报”，“安全通报”等。3.5.1通报类的审批流程3.5.2通报类文件在上的上传路径及保存期限1）通报类文件在经审批通过后，在上予以公示，上传路径为：“公告园地”类中的“总公司公告”栏目下。2）通报类文件的保存期限自上传之日起至下一年度的5月31日止。3.6通知类包括各类通知，手机群发短信等。3.6.1通知类的审批流程3.6.2通知类的上传路径及保存期限1）通知类文件在经审批通过后，在上予以公示，上传路径为：“公告园地”类中的“总公司公告”栏目下。2）通知类文件的保存期限自上传之日起至下一年度的5月31日止。3.7*之声*之声由公司编辑整理各部门上报稿件，汇总后编制“欣泰之声”。3.7.1*之声的审批流程*之声由工会文员负责编辑整理各部门上报的稿件，经工会主席审核后，报管理副总审批。由总经办文书负责上传公示。3.7.2欣泰之声的上传路径及保存期限1）*之声在经审批通过后，在上予以公示，上传路径为：“公告园地”类中的“总公司公告”栏目下。2）*之声的保存期限自上传之日起至下一年度的5月31日止。4.对外发送文件的管理公司对外行文、发送资料一般情况下以直接呈报、邮寄（托运）、传真、-mail四种形式为主。4.1呈报呈报一般情况下是指公司的“请示”、“报告”，用红头文件纸打印，加盖公司公章后，以带公司名头的档案袋封装，直接呈报至政府机关。4.2邮寄（托运）邮寄（托运）是指公司对外发送及上报的文件、资料（包括公司标书、函、合作协议、意向书等）使用公司统一印刷的信封、资料袋、手提袋等封装后，邮寄（托运）出去。4.3传真传真是指公司对外联系的文件、资料以传真的形式发送给对方。4.4-mail公司与其它公司或部门联系，使用电子邮件时，要求统一使用公司邮箱或公司要求的邮件模式。文件、资料以扫描件或照片形式为主。5.违规处罚未按本规定执行的，一经发现视情节轻重给予100-500元经济处罚，涉及经济损失的，按司相关规定执行。6.生效、修改及其它6.1本制度经中层及以上领导会签、总经理批准后生效执行，修改亦同。6.2本制度生效后，原相关制度中与上述条款重合的自动失效。6.3本制度的解释权归人力资源部。7.附件7.1公司公文稿纸模版7.2“请示”例文7.3“公告”例文7.4“业务联系函”例文附件2：“请示”例文关于在我公司开展工作的请示部门：近一段时间来，我公司，为了，拟在我公司开展。具体意见如下：一、。二、。三、。上述意见，是否妥