商贸通说明书.doc

目 录前 言171欢迎使用精诚管理软件商贸通272关于本使用说明37第一章 产品简介483开发背景与设计思路584适用对象685如何使用说明书785.1“精诚商博士”介绍885.2说明书的表达方式解释99第二章 运行环境10106软件运行环境11106.1硬件环境要求12106.2软件环境要求13106.3建议运行环境1410第三章 软件安装、启动与退出15117安装前的准备16118软件的安装17118.1安装步骤和方法18118.2安装结果（默认安装路径）19129软件启动20139.1开始启动21139.2选择帐套22139.3确认日期23139.4用户登录241410软件退出251411选择和新建帐套261411.1帐套的概念271411.2新建帐套的方法281411.3同时管理多套帐的方法2914第四章 软件的用户注册301612为何需要用户注册311613注册方法321613.1第一步：序列号注册。331613.2第二步：电子注册。3416第五章 软件的界面介绍351814界面布局介绍361814.1主界面简介371814.2单据简介381914.3信息档案392014.4查询报表4021第六章 应用计算机管理的步骤412215应用计算机管理的基础422216使用商贸通管理的步骤432216.1第一步：系统初始化442216.2第二步：系统参数设置452216.3第三步：建立基础资料462216.4第四步：建立初始数据472316.5第五步：录入业务资料482316.6第六步：查询统计结果492317系统基础知识502517.1单据的概念与使用512517.2基本资料的概念和使用522517.3复合查询统计功能的使用532618基本资料的建立542618.1为何要建立基本资料552618.2如何对商品分类562618.3如何设置商品编号572718.4如何对往来单位分类582918.5如何设置往来单位编号593018.6如何设置会计科目603119商品进货业务613219.2如何处理采购订货623219.3如何处理采购入库633319.4如何处理采购货款结算643319.5如何把应付款挂帐653319.6如何核销应付款663419.7进货业务进行哪些帐务处理673419.8采购业务处理实例683420商品出货业务693520.1一般销售业务流程703520.2如何处理客户销售订货713520.3如何处理销售723620.4如何处理销售货款结算733620.5如何把应收款挂帐743620.6如何核销应收款753720.7出货业务进行哪些帐务处理763720.8如何处理退货业务773720.9销售业务处理实例（1）783720.10销售业务处理实例（2）793821收款业务处理803921.1收款业务流程813921.2收款单入帐后记录哪些帐本824021.3收款单如何核销出货单的应收帐款834021.4客户往来帐的建立844021.5应收款的帐龄分析854021.6收款退回（或冲帐）的业务处理864122库存管理业务874122.1库存业务流程884122.2库存管理的范围894122.3如何建立商品期初库存数904222.4如何处理赠送、自用等其他出入库业务914222.5如何处理商品内部调拨业务924222.6如何处理商品的报损和报溢934222.7如何处理商品盘点944322.8如何处理商品组装业务954322.9如何核算商品成本964422.10如何处理库存成本调价974422.11如何检查库存商品的积压与短缺984423 财务处理994523.1财务管理的流程1004523.2如何设置会计科目1014523.3如何输入会计科目期初余额1024623.4如何处理费用1034623.5如何处理其他收入1044623.6如何处理内部转帐业务1054723.7如何处理内部借款1064723.8如何处理待摊费用1074723.9如何处理固定资产1084823.10系统提供那些财务帐表1094923.11如何生成财务报表1105024代销业务的处理1115024.1商品代销的业务概念1125024.2代销业务流程1135124.3系统如何处理商品代销业务11451第八章 操作入门1155325建立初始信息1165325.1输入使用单位资料1175325.2建立仓库资料1185425.3建立操作员资料1195525.4操作人员忘记进入系统口令的处理方法1205626设定操作人员的权限1215626.1为何需要设定操作员的权限1225626.2如何设置操作人员权限1235727设置操作口令1245928系统参数设置1255928.1为何需要参数设置功能1266028.2如何使用系统参数设置1276028.3参数设置项目功能介绍1286129建立信息档案1296330设置商品分类1306431建立商品档案（商品资料）1316531.1为何需要建立商品资料1326531.2如何建立新的商品资料1336531.3商品档案拷贝1346631.4打印单个商品档案1356731.5查找商品档案1366731.6商品档案浏览（列表）1376731.7修改商品档案1386831.8删除商品档案1396832设置地区1406933建立客户档案（客户资料）1417033.1为何需要建立客户资料）1427033.2如何建立新的客户资料）1437133.4查找客户档案1447233.5客户档案浏览（列表）1457333.6修改客户档案1467433.7删除客户档案1477434建立供货商档案（供货商资料）1487534.2如何建立新的供货商资料1497534.4供货商档案浏览（列表）1507635建立业务人员档案（人员资料）1517735.2如何建立新的人员资料1527736建立会计科目1537936.1为何需要建立会计科目1547936.2如何建立会计科目1557936.3修改科目名称1568036.4删除科目1578037建立期初数据1588138建立商品期初库存数1598138.3在商品档案里建立商品期初数1608138.4在库存管理模块里建立商品期初数1618239建立客户与供货商的期初应收应付款余额1628239.2如何建立客户期初应收款1638339.3如何建立供货商期初应付款1648340建立会计科目期初余额1658440.1什么是建立会计科目期初余额1668440.2如何建立科目期初余额1678441系统启用1688541.1什么是系统启用1698541.3什么时候执行系统启用1708541.4系统启用使用方法17185前 言11 欢迎使用精诚管理软件商贸通2非常感谢您选用“精诚-商贸通”商务软件，它集合同、进货、出货、调拨、库存、财务等管理于一体的最新一代企业管理软件。与市场上的同类软件相比，商贸通更加强调实用性，是您的业企业应用计算机管理的好帮手。2 关于本使用说明3本使用说明书是“精诚-商贸通”的实际操作指南，帮助用户正确地使用本软件进行企业内部的业务和财务管理。本使用说明书只介绍有关本软件的设计概念、功能作用、业务处理、操作方法、使用技巧等，阅读前应掌握一定的计算机基础知识，如：Windows操作系统的使用方法、如何输入汉字等。注意：本说明书介绍的是“精诚商贸通”的全部管理功能，用户购买的产品可能由于版本的不同，而有微小差异。本使用说明书的版权归广州市精成计算机技术开发公司所有，未经本公司书面授权，任何单位和个人不得翻印其中的部分或全部。本说明书如作出修改，恕不另行通知。广州精成计算机技术开发公司2000年7月第一章 产品简介43 开发背景与设计思路5l 日趋激烈的市场竞争，要求企业不断提高业务处理效率和信息处理速度，及时、准确地掌握经营情况。由于业务量的不断扩展，传统的手工管理方式已无法满足企业的要求，造成业务管理混乱、财务帐目不清、工作效率低下等问题，严重影响企业的发展。解决这些问题最好方法是及时、有效地引入计算机管理。l 精成公司在1994年即开始研究与开发企业管理软件，是国内最早开发商务软件的厂家之一，经过多年的努力，其主要产品“精诚商务管理软件”已经得到了广大用户的认同，在广东地区的管理软件市场占有相当重要的地位。l “精诚-商贸通”是精成公司推出的最新产品，它是针对目前国内一千元以内的管理软件实用性差的现状，秉承了精诚软件完善、实用、易用的优点而开发低价位、高性能商务软件。精成公司通过在全国组建强大分销服务网络提高产品的销量，从而大大降低产品的单位成本，以超低的价格向用户提供最优秀的商务管理软件。4 适用对象6l 本软件适用于一般的中小型商贸企业，如：小型批发公司、销售公司、专卖店等；具体适用行业：百货、家电、五金、机电、通讯、电子、装饰材料、家具、服装、化妆品、汽配、医药、食品、化工、书报、音像等。5 如何使用说明书75.1 “精诚商博士”介绍8您好！我是精诚商博士，我对一般的商业管理和精诚商贸通软件的使用都十分熟悉，下面将由我来向您介绍如何使用精诚商贸通，如果还有不了解的地方，欢迎访问我公司的网站（）或拨打技术支持热线38870319），谢谢！您好！我是精诚商博士，接下来我将向您介绍商贸通的使用方法。5.2 说明书的表达方式解释9提示：解决问题的捷径，要仔细阅读。特点：需要加强阅读的内容，一定要掌握。注意：必须牢记这些信息，否则容易出差错。例子：某项业务功能的实际业务应用方法，可更容易理解软件的设计思路。我们开始了！在使用商贸通以前必须先了解软件对运行环境的要求，这样可以让您使用起来更有效率。第二章 运行环境106 软件运行环境11软件运行环境是指正常使用本软件所需的硬件环境和软件环境，如果不符合这些条件，软件就无法正常运行。6.1 硬件环境要求12l 计算机要求：586133以上的处理器，16兆以上的内存，200兆以上的的硬盘空间，一个软盘驱动器和一个光盘驱动器，VGA显示器；l 打印机要求：Windows95/98/2000简体中文版所能支持的打印机，如：LQ300K、LQ1600K、HP6L等。6.2 软件环境要求13l Windows95/98/NT/2000简体中文版。l 提示：商贸通虽然可以通过一些汉字平台的转换运行在Windows英文版或繁体版上，但由于一些技术原因，可能产生不稳定的现象，所以如果条件许可，请尽量选用简体版的Windows操作系统。6.3 建议运行环境14l 计算机要求：586200以上的处理器，32兆内存，1G以上的硬盘空间，彩色VGA显示器；l 打印机：Windows95简体中文版支持的针式、喷墨、激光打印机；l 软件环境：Windows95 /98 /2000 /NT简体中文版。使用商贸通必须安装到计算机里才能使用，请准备好软件的光盘，我们开始安装！安装完毕后就可以进入系统了。第三章 软件安装、启动与退出157 安装前的准备16根据装箱清单检查软件装盒材料是否齐全：本软件提供1张安装光盘、1本使用说明书、1份用户许可协议、一张用户卡及一个回邮信封，如果有缺损请与立即销售商联系。阅读最终许可协议：拆开光盘包装封条前请先阅读最终用户许可协议，如果不接受有关条款，请勿拆开封条并退回经销商。安装软件之前可考虑先备份安装光盘，但软件升级时必须把原配的光盘盘和用户卡交回，否则不能享有升级服务。8 软件的安装17“精诚-商贸通”必须安装到计算机的硬盘上才能运行，把本软件的安装光盘放进光盘驱动器，安装程序将自动启动。8.1 安装步骤和方法18l 开机并进入Windows；l 把安装光盘放入光盘驱动器，安装程序自动运行并打开安装界面；l 用鼠标单击“软件安装”按钮开始安装，同时进入安装向导；l 按照向导的提示操作即可完成本软件的安装。8.2 安装结果（默认安装路径）19l 文件目录介绍Struct.mdbJemsnShowJemsnBusiness.exeManager.mdbJemsnD1nCard.mdbShowDateJemsnHelp.chmBus888CardCard.exeJ3001997.mdbReport.mdbTrace.mdb Jemsn 系统的安装路径 Bus888 商贸通的安装目录 Card 精诚名片夹的安装目录Business.exe 商贸通的系统执行文件Manager.mdb 商贸通的帐套管理文件Struct.mdb 商贸通的数据库结构文件JemsnHelp.chm 商贸通使用帮助文件 JemsnShow 商贸通自动教学演示存放目录 JemsnD1n 商贸通的帐套数据存放目录J3001997.mdb 商贸通的数据库文件Report.mdb 商贸通的打印格式储存文件Trace.mdb 商贸通操作日志的储存文件 ShowDate 商贸通演示数据库存放目录Card.exe 精诚名片夹执行文件Card.mdb 精诚名片夹数据库文件提示：是否觉得有点复杂，其实您可以不理会上面的安装结果，把它当作技术资料看待就可以了。注意：安装过程中系统提示找不到一些文件而导致安装失败，请重新安装一次，如果还是不行，则可能是Windows操作系统已经损坏，请重新安装Windows程序。如果还有问题，请与精成公司联系。9 软件启动209.1 开始启动21l 通过Windows的菜单启动：单击左下角的【开始】按钮 【程序】 【精诚商贸通】 单击【精诚商贸通】即可。l 如果在桌面上创建了快捷方式，则可以双击桌面上的“精诚商贸通”快捷方式的图标启动。l 提示：创建快捷方式的方法请参考Windows的使用帮助。9.2 选择帐套22l 系统可以处理多套数据，不同的数据分别存放在各自的帐套里，所以系统启动的时候要先选择帐套。l 系统自带了演示数据供学习使用，如果需要先熟悉系统的操作，可以选择演示数据帐套。l 第一次运行的时候系统自动建立一个新的帐套，您可以修改帐套的名称后开始使用。9.3 确认日期23l 检查系统日期是否与当前日期一致，如果是，请按【正确】；否则请修改日期后再确认。9.4 用户登录24l 为了防止未经授权的人员进入，系统规定必须凭有效的操作员身份并通过口令验证才能进入，“用户登陆”就是这样一个步骤。l 操作步骤：选择操作员，并输入口令，然后按【正确】按钮 。l 首次启动只能以“系统管理员”身份进入，不须口令，进入系统后可到“系统功能”里设置操作员和修改进入系统的口令。10 软件退出25软件在运行状态下如果需要退出，可采用以下方法：l 选择菜单【文件】【退出系统】“确认”。l 用鼠标单击画面右上角的“X”图标，软件提问“是否需要退出精诚商贸通”，按【是】按钮确认。l 按快捷键“F4”，再确认退出。11 选择和新建帐套2611.1 帐套的概念27l 帐套是指您所需要处理的一整套数据，系统允许处理同一企业的多套数据，不同的数据分别存放于不同的帐套之中，进入系统时，可以通过选择帐套来处理不同的数据。11.2 新建帐套的方法28l 进入系统后选择菜单【文件】【帐套工具】，打开“选择帐套”的操作界面。l 单击【新建】按钮，然后输入帐套的名称；l 单击【正确】按钮确认，如图（11-2）：11.3 同时管理多套帐的方法29l 系统允许通过建立多个帐套同时管理同一单位的多套数据，但是不同数据必须使用相同的单位名称并在一台机器上使用，否则系统将会变成演示版。选择帐套修改帐套描述（图 11-2）新增帐套软件安装完毕后就应该进行注册，注册是合法使用本软件的重要标志，注册完成后，请马上把用户卡记回精诚公司。第四章 软件的用户注册3012 为何需要用户注册31l 进行注册是为了检验软件是否属于正版，注册成功是合法使用本软件的重要标志，正式版的用户请及时进行软件注册。l 没有注册的软件精诚公司将不保证其数据的安全和一致，而且60天后软件将自动变成演示版，不能入帐和打印。13 注册方法3213.1 第一步：序列号注册。33l 在安装完系统后的10天内进行，否则变演示版。l 进入系统时，系统提示“您的系统还没有注册，需要现在注册吗？”请按【是】进入；l 或选择菜单【帮助】【注册信息】进入用户注册；l 输入您单位的名称和软件序列号（在用户卡上的号码），再按【注册】按钮；l 系统提示注册成功，则完成注册工作，如果提示注册失败，请检查序列号是否输入错误，如果没有，请立即与精诚公司联系；l 注册成功后请马上寄回用户卡。13.2 第二步：电子注册。34l 在软件使用后的60天内完成，电子注册前必须先把用户卡寄回精成公司存档，否则不能注册。l 选择菜单【帮助】【注册信息】进入用户注册，请记录注册申请号；l 拨通精诚公司的电子注册热38870319，并报上注册申请号；l 精诚公司在查阅用户记录后将即时发给电子注册号；l 输入电子注册号，并按【确定】按钮，如图（13-2）；l 系统提示“注册成功！”即完成注册；（图 13-2）l 注册成功后应妥善保管第一联和安装光盘，以便将来升级。输入序列号输入公司名称注意：如果系统提示“注册失败！”，请检查注册申请号和电子注册号是否有误，然后重新进行注册，如果仍不成功，请与精诚公司联系。在正式使用软件以前最好先大概了解一下操作界面的使用方法，在实际操作中会有很多好处。第五章 软件的界面介绍3514 界面布局介绍3614.1 主界面简介37l 用途：主要用于进入各项系统功能，例如：录入单据、查询报表、打印报表等。l 特点：系统采用目前最为流行的图形导航界面，所有功能一目了然，只要用鼠标单击各图表就可以进入相关的功能，如图（14-1）。（图 14-1）菜单选择功能组信息档案区单据区查询报表区状态栏l 菜单：用于进入各种功能，单击菜单可以选择各种进入各项功能，例如：选择帐套、教学演示、用户注册、使用帮助等。l 功能组按钮：系统分为进货、出货、库存、财务、查询五个模块，单击功能组按钮可以选择不同模块的功能。l 信息档案区：存放各种系统基本资料，例如：商品档案、客户档案、会计科目等。l 单据区：存放各种业务单据，系统提供11种单据用于处理各项业务，单击图标进入单据，您只须象手工管理一样录入各种单据，系统即自动进行处理。l 报表区：存放各种查询统计报表，用于了解公司的经营情况，例如：库存报表、出货报表、应收款报表等。l 状态栏：用于提示一些系统当前的状态。14.2 单据简介38l 用途：系统提供各种单据用于录入实际业务信息，单据入帐后系统自动完成各项帐务处理并生成各种查询报表。单据信息单据明细（图 14-2）操作按钮l 特点：单据的格式与实际业务的单据十分相似，只要对实际业务有基本了解，就可以轻松使用，如图（14-2）。状态栏l 操作按钮：用于对单据进行各种操作，例如：新建单据、单据入帐、单据打印、单据删除等。l 单据信息：录入单据的基本信息，例如：单据号、日期、购货客户、金额合计等。l 单据明细：用于输入单据的明细，例如：商品的出货商品、数量、单价、金额等。l 状态栏：提示单据的状态。14.3 信息档案39操作按钮输入基本资料（图 14-3）l 用途：记录公司经营的基本资料，例如：商品资料、客户资料、供货商资料、人员资料、会计科目等，如图（14-3）。l 基本资料：录入信息档案的基本资料，例如：商品编号、名称、进货价、销售价等。l 操作按钮：对信息档案进行各项操作，包括：建立新档案、打印、浏览、删除、拷贝等。14.4 查询报表40l 用途：查询报表由系统根据单据自动生成，主要用于了解公司的经营情况。报表内容选择统计方式选择查询方式合计栏l 特点：系统采用了最先进的复合查询设计方法，可以从不同的角度统计公司的经营情况，而操作又十分简便，如图（14-4）。（图 14-4）l 统计方式：可以选择不同的统计方式进行查询，例如查询出货报表可以分别选择“按商品”、“按客户”、“按类别”、“按人员”等方式，从不同角度查询商品的出货情况。l 选择查询方式：可以选择“汇总”和“明细”两种查询方式。l 报表内容：列出查询报表的内容，单击每一列的表头可以进行排序，方便进行排序查询，例如：查询商品的销售排行榜。l 合计栏：查询报表的各个项目的合计。现在您对商贸通已经有了基本的了解，已经可以正式使用了，下面向您介绍引入计算机管理的步骤。第六章 应用计算机管理的步骤4115 应用计算机管理的基础42l 应该掌握的计算机操作知识，包括： 计算机的开机和关机步骤； Windows系统的操作，包括：使用鼠标、启动应用程序等； 汉字输入方法； 打印机的使用方法，包括：更换打印纸和切换工作模式。16 使用商贸通管理的步骤4316.1 第一步：系统初始化44l 录入使用单位的资料，包括：名称、地址、电话、传真等；l 建立仓库资料：输入所有仓库的名称；l 建立操作人员资料：输入允许进入系统的人员名字；l 设置操作员权限：规定每个操作员在系统里可以做的事；l 改变口令：设立口令，防止未经授权的人进入系统；16.2 第二步：系统参数设置45l 根据实际的业务需求设定所需的管理功能（商贸通的独有）；16.3 第三步：建立基础资料46l 建立商品分类：把商品分为不同的类别；l 建立商品资料：把经营的商品录入计算机；l 建立地区分类：把客户和供货商分为不同的地区；l 建立客户和供货商资料：录入往来单位的资料；l 建立人员资料：录入业务人员的资料；l 建立会计科目：录入会计核算科目；16.4 第四步：建立初始数据47l 录入商品期初库存数；l 录入客户期初应收款；l 录入供货商期初应付款；l 录入科目期初余额。16.5 第五步：录入业务资料48l 采购业务： 进货订单：录入商品采购订货单； 进货单：录入商品采购、赠送、代销等进货单； 付款单：录入商品进货结款金额；l 销售业务： 出货订单：录入商品销售订货单； 出货单：录入商品销售、赠送、代销等出货单； 收款单：录入商品销售结款金额；l 库存业务： 调库单：录入商品内部调仓单； 报损报溢单：录入商品的报损和报溢数量； 盘点表：录入商品盘点数量单； 组装单：录入商品的内部组装数量；l 财务帐务： 帐务单：录入财务处理单。16.6 第六步：查询统计结果49l 采购业务查询： 采购订单执行情况：查询订单的到货与付款情况； 商品进货报表：查询某段时间的商品采购进货数量、单价、金额等明细； 供货商供货明细表：查询某段时间某个供货商供应商品的品种、数量、单价、金额等； 付款报表：查询某段时间支付供货商货款的情况； 供货商应付款报表：查询每一位供货商的应付款金额； 应付款帐龄分析：查询每一位供货商在每一段时间内的应付款情况；l 销售业务查询： 出货订单执行情况：查询订单的发货与收款情况； 商品出货报表：查询某段时间的商品销售数量、金额、成本、毛利及毛利率； 销售趋势分析：分析某段时间的销售变化情况； 客户购货明细表：查询某段时间某个客户购买商品的品种、数量、单价、金额、经手人等； 客户收款报表：查询某段时间客户销售收款的金额； 客户欠款报表：查询每一位客户应收款金额； 应收款帐龄分析：查询每一位客户在每一段时间内的应收款情况；l 库存业务查询： 商品库存报表：查询仓库库存商品的数量、成本价、库存金额等； 商品库存保管帐：查询某个商品在某仓库的出入库明细帐； 库存预警报表：查询库存商品的积压和短缺情况； 商品调库报表：查询商品在不同仓库之间的调拨情况； 库存结转报表：查询每个会计期间商品的收入、发出、结存情况； 商品出入库汇总表：查询某段时间仓库每个商品的入库和出库情况；l 财务查询 商品明细帐：查询某个商品的收入和发出的财务明细帐； 现金银行帐：查询现金或银行存款的收支明细； 分类明细帐：查询不同会计科目的借贷发生情况； 损益分析表：查询任一段时间内的经营收入、费用支出及结存情况； 资产负债表：查询公司的资产、负债分布情况。本章介绍的是计算机管理的业务流程和一些管理的基本知识，对您顺利引入计算机管理大有帮助。您也可以跳过本章，先学习操作方法再回头熟悉业务流程。第七章 业务流程介绍17 系统基础知识5017.1 单据的概念与使用51l 单据是指业务发生的书面记录凭据，所有业务发生都必须开具相应的单据。l 商贸通软件首家采用了以单据为中心的设计概念，提供各种实际业务所需的单据，您只需要象手工管理一样在计算机里录入各种单据，系统自动进行帐务处理，并生成各种经营报表。l 系统单据的使用方法与实际单据一致，打开一种单据可以进行各项操作，包括：建立新单据、查找、打印、入帐、修改或删除未入帐的单据。l 例如：要处理一笔商品销售业务的流程是：出货单入帐录入出货单新建一张单据打开出货单17.2 基本资料的概念和使用52l 基本资料是指日常业务需要使用的基础信息，如：商品资料、客户资料、供货商资料、内部业务人员资料等。l 计算机管理要求信息的传递非常严谨，为了满足这一要求，所有的商品、客户、供货商、业务人员都必须按一定的规律进行统一的编码，计算机以编码作为唯一的标识进行管理（即只认编码，不管其他信息）。l 例如：把经营的商品资料录入计算机的流程如下：录入商品名称新建一个商品打开商品档案录入商品编号17.3 复合查询统计功能的使用53l 复合查询统计功能实际上是把不同的查询统计方式整合在一起，方便从不同的角度了解经营情况，同时使查询更直观、简便。l 复合查询都具有“汇总”与“明细”切换功能，可非常方便地查询经营情况的汇总结果和发生的明细。l 例如复合查询方式查询商品的出货情况：按商品统计按商品类别统计打开商品出货报表查询结果按客户统计按业务人员统计按出货类型统计18 基本资料的建立5418.1 为何要建立基本资料55l 什么是基本资料？基本资料是指日常业务必须涉及基础信息，如：商品、客户、供货商、内部业务人员等。l 为什么需要建立基本资料？为了便于计算机管理，提高实际操作的效率。因为建立了基本资料，在所有的管理模块都可以灵活调用，最大限度地减少了数据重复输入，可大大提高数据的录入速度。18.2 如何对商品分类56l 为什么需要对商品进行分类？分类便于对不同类别商品的管理，同时也方便商品的查找和经营统计。分类后可了解不同类别商品的经营情况，及时作出经营决策。例如，您可能很关心不同类别商品的销售情况，如果商品进行了分类，查询将变得十分容易。l 商品分类的原则？商品的分类以符合手工管理的习惯为准，分类太粗或太细都不适宜；分类允许多层树形结构（即一个大类下包含若干个子类）和自定义类别编号。l 以下是一家电器公司对商品分类的方案，该方案采用两层树形结构，这样做的好处是查找容易、可根据需要查询不同大类或小类商品的经营情况：长虹彩电海尔冰箱海尔洗衣机电热水瓶康佳彩电容声冰箱小天鹅洗衣机暖风机全部电视机电冰箱洗衣机小家电例子：18.3 如何设置商品编号57l 什么是商品编号？为了便于计算机进行库存管理，而给每一个商品定义的编号。l 为什么要设定商品编号？设定了商品编号，计算机就可以方便地对商品资料的进行管理（如：商品的品名规格、计量单位、进货价、销售价等），同时在录入业务单据或查询统计的时候只要输入或选择商品的编号，可大大提高单据的录入速度。l 对商品的编号有什么要求？商品编号是计算机识别商品的唯一标志，所以要求商品编号不能重复；同时商品编号的编码方式应当遵循一定的规律，方便记忆和输入；商品编号可以用数字、字母甚至是汉字，但不能使用一些计算机编程应用的标点符号，如：“?、！、”等。l 可否利用现成的商品编号？如果商品在出厂的时候已经有了编号（如：轴承、服装、某些建筑材料等），可尽量加以利用，因为这样不但符合习惯、容易记忆，还可以节省大量的商品编码工作。l 如何确定商品编号的规则？商品编码规则一般与商品所属的类别有关，而商品的不同类别也应该有相应的编号。l 以下是一家电器公司商品的编码例子：例子：a) 编码原则：为了便于记忆和输入，商品的编号采用5位数字表示；b) 数字排序的方法：第二位：商品的二级类别编码，用数字表示第三至第五位：商品编码序号，用数字表示第一位：商品的一级类别编码，用数字表示c) 商品编号表：商品类别商品明细一级类别编号二级类别编号商品名称产地商品编号电视机1长虹彩电1长虹彩电 2988四川11001长虹彩电 数字纯平29D01四川11002康佳彩电2康佳彩电 2599广东12001康佳彩电 镜面29ID广东12002电冰箱2海尔冰箱1海尔冰箱 三门无霜 HR330山东21001海尔冰箱 双门无霜 HR220山东21002海尔冰箱 环保节电 HB880山东21003容声冰箱2容声冰箱 保鲜型 RS1500广东22001容声冰箱 环保型 RB2990广东22002上凌冰箱3上凌冰箱 保鲜1号上海23001上凌冰箱 单门直冷 LS110上海23002d) 采用上述编码方案的好处：方便记忆、不但方便统计电视机、电冰箱的经营情况，而且可统计某个牌子商品的经营情况18.4 如何对往来单位分类58l 为什么要对往来单位分类？往来单位的分类与商品分类的作用一样，是为了便于对客户、供货商的管理和查询统计。l 往来单位的分类方法？分类方法一般与其所属的地区及交易信用等级有关，这样便于统计不同地区的业务销售情况，或跟踪一些重要往来单位的交易情况。例如：可为不同的地区设定编号（用数字表示，可以利用电话的长途区号），为不同交易等级的单位设定编号（用英文字母表示，如：A、B、C、D分别表示不同的等级）。18.5 如何设置往来单位编号59l 什么是往来单位的编号？为便于计算机进行管理每一个客户和供货商所定义的编号。l 为什么要设置往来单位编号？设定了编号，计算机就可以方便地对客户、供货商的资料进行管理（如：单位名称、所属地区、税号、联系人、联系电话、地址、信用等级、销售折扣等），同时在录入业务单据或查询统计的时候只要输入或选择编号。l 对往来单位的编号有什么要求？编号是计算机识别往来单位的唯一标志，所以要求编号不能重复，同时编码的方式应遵循一定的规律，便于记忆和输入。l 往来单位的编号规则？往来单位编号的定义方式与商品编号的方法大致相同，一般与其所属的地区和信用等级有关。l 以下是一家电器公司的客户编码方案：例子：a) 编码原则：为了便于记忆和输入，客户的编号采用6位字符表示；b) 数字排序的方法：第五至第六位：序号第二至第四位：客户所属的地区编码，用长途区号表示第一位：客户的信用等级，用英文字母表示c) 客户编号表：客户分类客户资料信用信用编号地区地区编号客户名称客户编号密切往来客户A广州020广州益通贸易公司A02001广州国威商场A02002上海021上海家乐电器商场A02101上海立都电器批发公司A02002北京010北京国盛商场A01001北京富荣家电商场A01002北京万兴电器批发部A01003一般往来客户B广州020广州科力贸易公司B02001广州松田电器行B02002佛山757佛山高志家电商场B75701佛山丰泽电器商店B75702d) 采用上述编码方案的好处：方便记忆、可方便查询不同地区或不同等级客户的经营情况。18.6 如何设置会计科目60l 什么是会计科目？会计科目就是对于资产、负责、收入、费用等会计对象具体内容进行分类核算的项目。l 如何设置会计科目？商贸通采用了傻瓜式的会计处理模式，在会计科目设置的方式上作了一些相应的简化工作，这样的好处是不懂会计的人也可以管理财务工作，但对于专业会计人员则可能感到财务功能稍弱。在商贸通里设置会计科目分为：银行帐户、费用、其他收入、其他应收款、固定资产、待摊费用六个一级科目，一级科目不能新增；科目级次最多为三级；科目编码由系统自动生成，用户不能输入或修改。为了简化您的工作，软件已经根据商业流通企业的需要，设置了二级会计科目，您只需进行简单的修改即可完成会计科目的设置工作。19 商品进货业务61进货业务包括商品的采购、受托代销、赠入、内转等进货方式，商贸通用“进货单”来处理商品的进货业务。19.1 一般采购业务流程入帐处理进货单进货订单仓库保管帐应付款挂帐可以省略自动生成付款单商品明细帐付款单供货商往来帐核销应付款19.2 如何处理采购订货62采购订货是指向供货商预订所需采购的商品，系统处理步骤：a) 打开进货订单；b) 新建进货订单；c) 录入订货的供货商；d) 录入订货商品的编号、数量、单价、交货日前等信息；e) 订单生效，录入预付款金额；f) 预收款自动挂帐，订单开始执行。19.3 如何处理采购入库63采购入库是指从供货商购买的商品入库过程，系统处理步骤：a) 打开进货单；b) 新建进货单；c) 选择进货类型为“购进”；d) 录入发生采购业务的供货商；e) 录入采购商品的编号、数量、单价等信息（如果有订货单，可直接从订货单调入，无需重复输入）；f) 进货单入帐；g) 录入付款金额（系统自动提示预收款的核销情况）；h) 系统自动完成商品的入库、应付款挂帐，同时记录商品库存帐、明细帐、供货商往来帐（如果有订单，则自动记录订单的交货情况）。19.4 如何处理采购货款结算64采购货款结算是指向供货商支付采购商品所需的货款，系统处理步骤：a) 进货单入帐时如果输入结算金额，系统自动产生“付款单”并核销应付款，否则，需要单独录入付款单；b) 打开付款单；c) 新建付款单；d) 输入付款明细，包括：付款帐户、付款方式、供货商编号、付款金额等，如果需要，还可以选择付款对应的进货单，便于了解每一张进货单的付款情况；e) 付款单入帐；系统自动核销供货商的应付款。19.5 如何把应付款挂帐65应付款是指采购商品时所欠供货商的货款，系统处理方式：l 应付款只能由进货单产生，而且进货类型为“购进”或“受托代销结算”；l 进货单入帐时，只要输入的结算金额少于进货单金额合计，差额部分将自动进行应付款挂帐。例如，进货单的金额合计为1000元，入帐时输入结算为0，则表示该单据没有付款，系统自动挂帐1000元的应付款；l “赠入”、“受托代销”、“内转”等进货方式不涉及资金的运作，所以不会作为应付款挂帐。19.6 如何核销应付款66核销应付款是指向供货商支付采购商品的货款，并在供货商往来帐上相应地减少应付款的金额。l 只有付款单才能核销应付款，而且可以指定核销哪些挂帐的进货单及每张单据核销的金额；l 录入付款单，入帐后系统自动核销相应供货商的应付款。19.7 进货业务进行哪些帐务处理67l 进货单入帐后：系统自动完成商品入库、增加库存数、应付款挂帐，并录入库存保管帐、商品明细帐、供货商往来帐；l 付款单入帐后：系统自动核销供货商应付款、减少资金帐户的金额，并录入供货商往来帐、现金银行帐。19.8 采购业务处理实例68l 业务情况：3月10日，您向“格力公司”订购30台型号为KF30空调机，单价3200元，并支付了2万元的订金。4月8日，第一批到达20台，未付货款；4月20日，第二批到达10台，冲销2万元预付款后再支付3.2万元货款，其余挂帐；5月10日，支付全部所欠货款。l 在商贸通软件里处理的操作步骤如下：a) 处理订货：新建并录入“进货订单”，时间（3月10日）、供货商（格力公司）、商品（KF30空调机）、数量（30台）、单价（3200元）；b) 处理订货预付款：“进货订单”入帐时，录入预付款金额（2万元），系统自动挂帐，订单正式执行；c) 处理第一批进货：新建“进货单”，为了减少重复录入工作，可从“进货订单”直接调入进货资料（包括供货商、商品、数量、单价），输入进货数量（20台）、日期（4月8日）；d) 处理第一进货货款挂帐：“进货单”入帐时，把结算金额和预付款冲销金额都输入为0，入帐后，库存将增加20台空调、并产生应付款、订单里显示已交货数量为20台；e) 处理第二批进货：方法与第一批同，数量（10台）、日期（4月20日）；f) 处理第二批结算货款：“进货单”入帐时，输入结算金额（3.2万元）、冲销预付款（2万元），入帐后，库存增加10台空调、应付款没有发生变化，订单显示为“已完成”；g) 处理最后一笔支付货款：新建并录入“付款单”，日期（5月10日）、供货商（格力公司）、付款金额（4.4万元）l 按上述步骤操作，即可完成该笔业务的处理。但必须注意的是：业务处理以前必须先建立基本资料并完成期初建帐工作。20 商品出货业务69出货业务包括商品的销售、委托代销、赠出、自用等出库方式，商贸通用“出货单”来处理商品的所有出货业务。20.1 一般销售业务流程70仓库保管帐入帐处理出货单出货订单应收款挂帐商品明细帐可以省略自动生成收款单供货商往来帐收款单核销应收款20.2 如何处理客户销售订货71销售订货是指客户预订所需购买的商品，系统处理步骤如下：g) 打开出货订单；h) 新建一张出货订单；i) 录入订货的客户；j) 录入订货商品的编号、数量、单价、交货日前等信息；k) 订单生效，录入预收款金额；l) 预收款自动挂帐，订单开始执行。20.3 如何处理销售72销售是指客户购买商品的过程，系统处理步骤如下：a) 打开出货单；b) 新建出货单；c) 选择出货类型为“销售”；d) 录入发生销售业务的客户；e) 录入销售商品的编号、数量、单价、折扣等信息（如果有订货单，可直接从订货单调入，无需重复输入）；f) 出货单入帐；g) 录入收款金额（系统自动提示预收款的核销情况）；h) 入帐后，系统自动完成商品的出库、应收款挂帐，同时记录商品库存帐、明细帐、客户往来帐（如果有订单，则自动记录订单的交货情况）。20.4 如何处理销售货款结算73销售货款结算是指收取客户购买商品所需的货款，系统处理步骤：f) 出货单入帐时如果输入结算金额，系统自动产生“收款单”并核销应收款，否则，需要单独录入收款单；g) 打开收款单；h) 新建收款单