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管理类文件编制要求2009 06 30 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 2 SPASE 安全目的时间表行为准则期望角色 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 3 内容介绍 背景体系规定要求文件编制样表批准发布实施修订 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 4 一 背景介绍 公司内提倡不断改进公司新流程 信息系统关键过程 6PC国家法规 标准变化现在管理类文件出现的问题 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 5 文件的作用文件表达了确定的信息 能够使人们沟通意图 统一行动 优化 规范工作流程 提高效率 二 体系规定要求 实现预期的质量和质量改进 为各类人员提供所需的适宜的培训 确保产品的重复性及可追溯性 为活动结果提供客观证据 依据各类文件评价活动的有效性 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 6 二 体系规定要求 ISO9001对文件要求4 2 3公司体系要求Q JWA01002 管理类文件控制程序 Q JWA01024 管理体系文件编写规定 Q JWA01004 记录控制程序 编制流程 文件流程图 记录编制流程 管理文件新增 更改申请单 文件 样表管理及编号控制共享文件 空调厂自用文件 记录管理及编号 空调厂质保部体系组鲍敏敏AEC自用文件 记录 AEC技术支持部文控组熊景华JCI压缩机自用厂文件 记录 压缩机厂质保部体系组彭晓春 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 7 三 文件编制 格式 Q JWA01024管理体系文件编写规定 文件版式首页页眉内页页眉页脚 专有和保密信息 200X江森自控有限公司版权所有 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 8 三 文件编制 格式 Q JWA01024管理体系文件编写规定 正文格式 文字描述 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 9 三 文件编制 格式 Q JWA01024管理体系文件编写规定 正文格式 流程图 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 10 三 文件编制 格式 Q JWA01024管理体系文件编写规定 流程图图例 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 11 三 文件编制 正文 章节编排 Q JWA01024管理体系文件编写规定 第一章范围本文件规定了 本文件适用于 本文件不适用于 如有 第二章引用文件 可选 如有 正文中所有提到的文件均应列入 第三章定义 可选 如有 第四章职责接口第五章管理 工作流程及其管理要求第六章记录及其存在媒体 可选 如有 一定是本文件产生的记录 文件终止符幅面的1 4长度 水平方向距中放置 表示全文到此结束 以下无内容 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 12 三 文件编制 正文 文件起草顺序适用范围管理 工作流程 流程图 管理要求定义职责接口 功能组负责 记录及其存在媒体引用文件 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 13 三 文件编制 正文 编写原则用词准确 简洁 可操作性强错别字 标点符号 中文 主 谓 宾齐全 主动语态逻辑严谨 条理清晰 职责分工明确并正确何时 何人 做何事 怎样做 输出是什么 放行权限尽可能使用表 图的方式来代替语言描述描述应避免 模糊 两可 不同的人看了有不同的理解尽可能不要使用以下字样 最好 非常 马上 立刻 尽量 宜 助动词的使用要求 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 14 三 文件编制 正文 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 15 三 文件编制 例文 例1 草案 从对约克工业冷冻系统 PRS 有需求的客户接触开始 一直到约克最终完成交货为止的整个流程 可分为以下几个阶段 询价 Inquiry 方案设计和报价 Quotation 建议更改为 从接触工业冷冻产品有需求的客户 到公司最终完成生产并交货的整个流程中 可分询价 Inquiry 方案设计和报价 Quotation 例2 草案 客户服务部 CSD 工业冷冻项目部 PPD 提供给的防爆技术方案的准确性 辨识客户需求 保证合同技术要求与所提供产品的一致性 保证订单条款与公司防爆技术能力相符合 了解客户的需求 并对客户的有关防爆标准规范进行归纳总结 基于市场的新需求 促进各部门改进防爆制造能力 提高防爆产品的市场竞争力建议更改为 订单组 负责订单的评审 订单后的策划和产品发运 系统方案组 产品维护组 负责提供给的防爆技术方案的准确性 辨识客户需求 保证合同技术要求与所提供产品的一致性 保证订单条款与公司防爆技术能力相符合 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 16 三 文件编制 例文 例3 草案 根据QIS质量问题汇总 检查发现 针对重复发生的质量问题和重大质量问题 发出CAR表格 应及时跟踪 回顾更改措施的落实情况 CAR表格应归档保存 建议更改为 CAR 何为CAR 增加名词术语的解释 谁 根据QIS质量问题汇总 检查发现 针对重复发生的质量问题 类似问题重复发生 次及以上 和重大质量问题 损失金额 元及以上 向谁 发出CAR表格 谁 应 在 工作日内 进行跟踪 在一个月 半年 后 回顾更改措施的落实情况 CAR表格应 由谁 归档保存 例4 草案 SCM组织开会评议采用现有供应商还是寻找新的供应商来试制样品 建议更改为 SCM组织相关部门进行评审 确定采用现有供应商还是寻找新的供应商来试制样品 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 17 三 文件编制 例文 例5 草案 AEC电气设计组根据订单要求 进行防爆产品的设计以及相关零部件的选型 其中机组使用的无防爆认证的元器件需进行相应的防爆认证 并把相关的资料和图纸流转给后续执行部门 PRO CID QAD 以便其输出对应的工艺 检验等过程文件 输出的内容为 机组的技术资料 图纸 防爆元器件认证证书 同时EE负责协调CQST对产品图纸审核工作 此句建议归入职责中 建议更改为 产品设计组和产品应用组应 根据订单要求 进行防爆产品的设计以及相关零部件的选型 选用的元器零部件必须进行防爆认证 并在其采购要求相关文件中提出认证要求 输出相应的设计文件为 机组的技术资料 应说明具体名称 图纸 防爆元器件认证证书 例6 草案 生产组负责按产品图样 工艺文件和流转卡进行防爆产品的生产制造 并负责防爆零部件的合格证和说明书的收集 归档到机组随机资料 建议更改为 生产组应按产品图样 工艺文件和流转卡进行防爆产品的生产制造 检验组收集防爆零部件的合格证 说明书 并归入机组产品档案中 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 18 四 样表 Q JWA01004 记录控制程序 样表格式 横式 中英文件对照 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 19 四 样表 样表格式 竖式 中英文对照 Q JWA01004 记录控制程序 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 20 四 样表 Q JWA01004 记录控制程序 样表编制要求样表至少应包括 公司标识 样表名称 样表内容 样表编号 FormNo 版本 Rev 记录启用日期 页码 样表一般还应包括 记录编号SN 以方便记录归档和快速检索 如果有其他编号能独立区分记录 或该记录很少 不超过20个 年 不经常变更 同时可以通过其他标识予以明确区别的话 可以不需要记录编号 样表编号FormNo 由代号和流水号组成 版本号Rev 以XX表示 两位数字都用阿拉伯数字 起始编号为00 依次是01 02 03 启用日期 年月日 来表示样表的开始启用时间 年用四位数表示 月和日用两位数表示 年月日之间用 隔开 示例质保部使用的管理类样表 管理文件新增 更改申请单 其样表编号流水号002 第一次修改的启用时间为2006年3月20日 该记录的样表编号 版本号和启用日期分别表示为 样表编号FormNo A002 版本Rev 01 启用日期Eff Date 2006 03 20 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 21 五 批准发布 会审 文件起草 修改过程中各部门的职责达成一致流程 要求和操作方法 各部门达成共识 不同部门 不同公司的相关部门 部门内部审核通过体系组组织会审 样表不适用 体系组 文控组织相关部门的人员 对文件进行会审起草 修改人员按会审意见修改文件后交体系组确认会审组织人员共享文件 空调厂自用文件 空调厂质保部体系组鲍敏敏负责组织会审AEC自用文件 AEC文控组熊景华负责组织会审压缩机厂自用文件 压缩机厂质保部体系组彭小春负责组织会审办理文件批准手续 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 22 五 批准发布 审批 JohnsonControlsPowerPointGuidelines May7 2007 23 六 实施 宣贯 培训学习相关其他文件的修改实施 执行情况的监督 JohnsonControlsPowe