常用办公软件的使用

常用办公软件的使用 办公软件 OfficeSoft 是将现代化办公和计算机技术相结合 为实施办公自动化而开发的计算机程序 目前国内主流的办公软件有微软公司开发的MicrosoftOffice 金山公司开发的WPSOffice 永中科技开发的EIOffice 红旗公司开发的RedOffice 上海中标开发的NeoShineOffice及共创开源公司开发的Co CreateOfficeWord2003是MicrosoftOffice2003的的重要组成部分 它的启动与退出常用的有三种不同方式 它的界面 包括标题栏 菜单栏 工具栏 标尺 文本编辑区 状态栏 滚动条和选定框等8个部分 允许用不同的视图方式来查看文档 包括普通视图 Web版式视图 页面视图及大纲视图 文件的创建 文本的输入和简单编辑 Word2003文档的排版包括字符格式排版和段落格式排版等 Word2003文字处理软件的应用 一 Word2003的基本操作 1 Word2003的启动与退出 1 启动 最常用的有以下几种 选择 开始 所有程序 MicrosoftOfficeWord2003 命令 在桌面上双击Word2003的快捷方式 在 资源管理器 中双击Word2003文档 Word2003的启动退出 2 退出 退出Word2003最常用的方法有以下几种 选择 文件 退出 命令 单击Word2003工作窗口右上角的 关闭 按钮 使用快捷键 Alt F4 3 2 1Word2003基本操作 2 Word2003的工作界面是进行文档编辑和排版的平台 如图1所示 Word2003的工作界面 图1Word2003的工作界面 Word2003的工作界面 1 标题栏位于窗口顶部 显示当前所使用的程序名称和正在编辑的文档名 最小化 最大化 和 关闭 按钮 2 菜单栏位于标题栏下方 几乎包括所有的操作命令 由 文件 编辑 视图 插入 格式 工具 表格 窗口 和 帮助 9个主菜单项组成 Word2003的工作界面 3 工具栏位于菜单栏下方 由一些常用图标按钮组成 是菜单命令的一部分 每个小图标代表一种命令 4 标尺工具栏的下方是水平标尺 可调整左右页边距 设置段落缩进 改变栏宽等 编辑区的左侧会出现垂直标尺 可调整上下页边距 设置表格的行高等 Word2003的工作界面 5 文本编辑区位于标尺的下方 是输入 编辑文本的区域 文本区中的 形光标称为 插入点 用于指示插入或确定字符的位置 回车符 为文本段落标记 表示一个段落结束 6 状态栏位于窗口的底部 显示当前编辑的状态 如页号 节号等 并显示插入点的当前位置 Word2003的工作界面 7 滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条 可以通过滚动条来滚动文档 将未出现在编辑区中的内容显示出来 8 选定框是文本区中位于窗口左部不可见的标识栏 可以用它来对文本进行大范围的选定 当鼠标指针处于这个区域时 指针形状由 I 形变成左箭头形 3 2 1Word2003基本操作 3 Word2003的视图方式 1 普通视图用户可以输入 编辑和设置格式等 能够看到字体 字号 字形及行距等格式 但没有页眉和页脚的显示 和实际打印效果有些不同 2 Web版式视图是专门用来创作Web页的视图形式 文档的显示就像在Web浏览器中看到的一样 Word2003的视图方式 3 页面视图可以显示整个页面的分布情况和文档中的所有元素 并能对它们进行编辑 在页面视图中 文档的显示效果跟实际打印出来的效果一致 4 大纲视图用户可以方便地折叠文档 只看标题 或者展开文档 查看内容 这使得查看长篇文档结构变得很容易 Word2003文字处理软件的应用 二 Word2003文档的创建与编辑 1 文档的创建 1 每次启动Word2003时 会自动创建一个空文档 文件名为 文档1 如图3 2所示 2 单击 常用 工具栏中的 新建空白文档 按钮 即可建立一个新的空白文档 文档的创建 3 选择 文件 新建 命令 将弹出如图2所示的 新建文档 任务窗格 如果要创建新的空白文档 则单击 本机上的模板 选项即可进入新模板选项对话框 再单击 常用 选项卡 则出现 空白文档 图标 如图3所示 文档的创建 图2新建Word2003文档窗口 文档的创建 图3Word2003常用文档模板对话框 Word2003文档的创建与编辑 2 文本的输入可以直接在空文档的文本区中输入文本 当输入到行尾时 不要按 Enter 键 系统会自动换行输入 到段落结尾时 应按 Enter 键 表示段落结束 在输入标题和段落首行时 可利用段落格式化功能来自动实现标题居中和段落的首行缩进 文本的输入 1 插入和改写是Word2003的两种编辑方式 插入 指将输入的文本添加到插入点所在位置 插入点以后的文本依次向后移动 改写 指输入的文本将替换插入点所在位置右边的文本 根据需要可以按 Insert 键来实现插入和改写编辑方式的转换 文本的输入 2 插入符号或特殊字符插入一般符号 单击任务栏右侧的 软键盘 按钮 打开软键盘 用鼠标单击软键盘上的符号 就可以把相应的符号插入到插入点所在位置 插入特殊字符 选择 插入 符号 命令 弹出 符号 对话框 如图4所示 单击 符号 或 特殊字符 选项卡 在对话框内单击需要的符号或特殊字符 文本的输入 图4 符号 对话框 Word2003文档的创建与编辑 2 文档的保存与打开 1 保存新文档单击 常用 工具栏中的 保存 按钮或选择 文件 保存 命令 则可打开如图5所示的 另存为 对话框 选择保存的位置和类型 以及文件名 单击 保存 按钮即可 保存新文档 图5 另存为 对话框 文档的保存与打开 2 保存已有文档为了防止停电 死机等意外事件导致文档信息的丢失 应在文档的编辑过程中经常保存文档 选择 文件 保存 命令或者直接单击 常用 工具栏中的 保存 按钮 也可以按快捷键 Ctrl S 即可保存当前的活动文档 文档的保存与打开 3 打开文档 打开最近保存文档在Word2003中 最近编辑过的文档会被保留在 文件 菜单中 如图6所示 如果要打开最近编辑过的文档 可直接在 文件 菜单中选定并打开 打开最近保存文档 图6最近保存文档 打开文档 打开已经保存过的文档如果要打开已经保存过的文档 可以单击 常用 工具栏中的 打开 按钮 或者选择 文件 打开 命令 弹出如图7所示的 打开 对话框 在 查找范围 下拉列表框中找到文件存在的位置 选中要打开的文件 单击 打开 按钮即可 打开已经保存过的文档 图7打开文档 Word2003文档的创建与编辑 4 文档的编辑 1 选定文本 用鼠标选定文本选定任意数量的文本 将鼠标指针移动到要选定文本的开始处 按下鼠标左键并拖动到所选文本的末端 然后松开鼠标 用鼠标选定文本 选定一句 按住 Ctrl 键 然后在句子中的任何地方单击 选定一行 将鼠标移到该行左侧的选定栏 鼠标变成向右的箭头时单击 选定一段 双击该段左侧的选定栏 或者在该段的任意位置三击鼠标左键 Word2003文档的创建与编辑 用键盘选定文本先将光标移到要选定文本之前 然后利用表1中的组合键进行选择 表1选定文本 文档的编辑 1 修改文本 复制文本方法一 a 选定要复制的文本 b 单击 常用 工具栏中的 复制 按钮或选择 编辑 复制 命令或按 Ctrl C 键 此时选定的文本被放入剪贴板中 复制文本 c 将插入点移到要插入文本的位置 d 单击 常用 工具栏中的 粘贴 按钮或选择 编辑 粘贴 命令或按 Ctrl V 键 此时剪贴板中的内容复制到新位置 执行 粘贴 命令后 在剪贴板中的内容不会消失 因此 如果要进行多次复制只需重复步骤c和d 复制文本 方法二 也可以将鼠标移动到选定的文本中 当鼠标变成箭头形状时 按住鼠标左键进行拖动 当虚线插入点移动到要插入文本的位置后 按住 Ctrl 键 先松开鼠标左键 再松开 Ctrl 键 即可将选定文本复制到新位置 修改文本 移动文本方法一 a 选定要移动的文本 b 单击 常用 工具栏中的 剪切 按钮或选择 编辑 剪切 命令或按 Ctrl X 键 c 将插入点移到要插入文本的位置 d 单击 常用 工具栏中的 粘贴 按钮或选择 编辑 粘贴 命令或按 Ctrl V 键 移动文本 方法二 也可以将鼠标移动到选定的文本中 当鼠标变成箭头形状时 按住鼠标左键进行拖动 当虚线插入点移动到要插入文本的位置后 松开鼠标左键 修改文本 删除文本 四种方法按 BackSpace 键删除插入点左边的字符 按 Delete 键删除插入点右边的字符 选定要删除的文本 按 Delete 键 删除选定的文本 选定要删除的文本 选择 剪切 命令 删除选定的文本 修改文本 撤销与恢复撤销功能是用来取消错误操作 撤销最近的操作可以直接单击 撤销 按钮 撤销多次操作的步骤是 a 单击 撤销 按钮旁边的下拉箭头 查看最近的可撤销的操作列表 b 单击要撤销的操作 修改文本 撤销与恢复撤销某操作的同时 也撤销了列表中位于它之前的所有操作 恢复功能用于恢复被撤销的操作 其方法和撤销的方法类似 修改文本 查找和替换文本查找文本的步骤为 a 选择 编辑 查找 命令 弹出如图8所示的对话框 并选中 查找 选项卡 b 在 查找内容 文本框中输入要查找的文本 例如输入 文本 c 单击 查找下一处 按钮开始查找 查找文本 图8查找文本 查找和替换文本 查找文本的步骤为 a 把插入点移动到要查找文档的开始位置 b 选择 编辑 替换 命令 弹出如图9所示的 替换 对话框 c 在 查找内容 文本框中输入被替换的文本 例如 要把文档中的 文本 替换成 文字 则在 查找内容 文本框中输入 文本 在 替换为 文本框中输入要替换的文本 文字 替换文本 图9替换文本 例如 要把文档中的 文本 替换成 文字 则在 查找内容 文本框中输入 文本 在 替换为 文本框中输入要替换的文本 文字 替换文本 d 单击 查找下一处 按钮 当查找到指定文本后 单击 替换 按钮 查找到的文本就会被新的文本所替换 若想继续查找和替换 则继续单击 查找下一处 和 替换 按钮 若想把文档中对应的文本全部替换掉 则直接单击 全部替换 按钮即可 例 编辑文档中的 县 换 市 Word2003文字处理软件的应用 三 Word2003文档的排版 1 字符格式排版 1 字体设置 选定要设置字体的文本 单击 格式 工具栏中的 字体 列表框右边的下拉按钮 如图10所示 从列表中选择出所需要的字体 字体设置 图10设置字体 字符格式排版 2 字号设置 选定要设置字号的文本 单击 格式 工具栏中的 字号 列表框右边的下拉按钮 如图11所示 从列表中选择所需要的字号 图11设置字号 字符格式排版 3 字形设置包括加粗 倾斜和下画线等 设置步骤如下 选定要设置字形的文本 单击 格式 工具栏中的 加粗 按钮 可使选定的文本加粗显示 如果要恢复为正常显示 只需再次单击相应的按钮 其他字形设置与此相似 字符格式排版 4 文字颜色设置 选定要设置字体颜色的文本 单击 格式 工具栏中的 字体颜色 列表框右边的下拉按钮 出现 字体颜色 下拉列表 如图12所示 从列表中选取想要设置的颜色 图12设置文字颜色 字符格式排版 除了使用 格式 工具栏对字体进行常用的设置外 还可以使用菜单栏的 格式 字体 命令对选定文本进行字符格式设置 其设置步骤为 选定要进行字符格式设置的文本 选择 格式 字体 命令 弹出如图13所示的 字体 对话框 字符格式排版 图13字符格式设置 字符格式排版 在 字体 选项卡中 可以对字体 字号 字形 字体颜色等进行设置 若想改变字符间距 单击 字符间距 选项卡 弹出如图14所示的对话框 如果想改变文本的动态效果 单击 文本效果 选项卡 弹出如图15所示的对话框 但文本的动态效果不能打印出来 最后单击 确定 按钮完成设置 字符格式排版 图14设置字符间距 图15设置文字效果 Word2003文档的排版 2 段落格式排版 1 设置段落对齐方式包括两端对齐 居中对齐 右对齐 分散对齐 把插入点置于要设置的段落中或者选定要进行设置的段落 单击 格式 工具栏上的对齐方式按钮设置对应的对齐方式 段落格式排版 2 设置段落缩进段落缩进包括以下4种 首行缩进 控制段落中第一行的起始位置 悬挂缩进 控制段落中除了第一行之外其他行的起始位置 左缩进 控制段落左边界的位置 右缩进 控制段落右边界的位置 设置段落缩进 段落缩进常用的段落缩进方法有两种 使用标尺设置缩进 把插入点置于要设置的段落中 若是多个段落 可选定需要设置的段落 拖动水平标尺上对应的缩进标记 如图16所示 进行相应的缩进设置 设置段落缩进 图16设置文字效果 设置段落缩进 使用菜单设置缩进 把插入点置于要设置的段落中 若要设置多个段落 可选定需要设置的段落 选择 格式 段落 命令 弹出如图17所示的 段落 对话框 使用菜单设置缩进 单击 缩进和间距 选项卡 根据需要来设置左缩进和右缩进的缩进量 首行缩进和悬挂缩进可在 特殊格式 下拉列表框进行选择 并在 度量值 文本框内输入要缩进的量 单击 确定 按钮完成设置 使用菜单设置缩进 图17设置段落缩进 段落格式排版 3 设置段落间距段落间距是指段落与它前后相邻段落之间的距离 调整段落间距的步骤为 把插入点置于要调整的段落中 若要调整多个段落 可选定需要调整的段落 选择 格式 段落 命令 弹出如图17所示的 段落 对话框 设置段落间距 单击 缩进和间距 选项卡 在 间距 选项组中的 段前 和 段后 文本框中输入要设置的间距 单击 确定 按钮完成设置 段落格式排版 4 设置行间距行距是指段落内部行与行之间的距离 其调整步骤为 把插入点置于要调整的段落中 若要调整多个段落 可选定需要调整的段落 选择 格式 段落 命令 弹出如图17所示的 段落 对话框 设置行间距 单击 缩进和间距 选项卡 在 行距 下拉列表框中选择适当的行距 或者直接在 设置值 文本框中输入要设置的行距 单击 确定 按钮完成设置 宏的运用 定制 统一格式 按钮 1 在Word中依次单击 工具 宏 M 录制新宏 在 录制宏 对话框中 给将要录制的宏取一个名字 如 Macro1 2 单击 工具 T 按钮 在弹出的对话框中选择 命令 选项卡 3 在 命令 选项卡中 类别 栏选择 宏 命令 栏选择要录制的宏命令 Normal NewMacros Macro1 并将它拖动到工具栏的合适位置 4 右击工具栏上的 Normal NewMacros Macro1 在弹出的快捷菜单中选择 命名 N 并将 命名 后面框中的 Normal NewMacros Macro1 改名为 统一格式 作为工具按钮的名称5 单击 关闭 按钮 完成宏按钮的建立 宏的运用 定制 统一格式 按钮 建好按钮后 Word会自动弹出录制宏工具图标 进入录制宏状态 接着可做以下几步操作 1 删除空格 空行 1 按 Ctrl Home 键 将光标移到段首 按回车键在段首插入一个段落标记 2 单击 编辑 替换 打开 替换 对话框 设定 查找内容 为 p p 为段落标记 后面跟一个中文空格 替换为 设为 p 搜索范围 为 全部 然后单击 全部替换 按钮 替换结束后 再次单击此按钮 这样可删除段首的连续两个中文空格 3 将 查找内容 改为 p p 后跟一个英文空格 替换为 和 搜索范围 不变 然后单击四次 全部替换 按钮 这样可删除段首的连续四个英文空格 替换结束后单击 关闭 按钮退出对话框 4 单击 编辑 替换 打开 替换 对话框 分别设定 查找内容 为中英式空格 替换为 设为空 这样可删除文字中间的空格 5 单击 编辑 替换 打开 替换 对话框 设定 查找内容 为 p p 替换为 设为 p 这样可删除文字中间的空行 宏的运用 定制 统一格式 按钮 2 设置首行缩进两字符 行距调整为单倍行距 1 按 Ctrl A 选定全文 2 单击 格式 段落 在弹出的对话框中设定 首行缩进 两字符 行距为 单倍行距 然后单击 确定 退出对话框 宏的运用 定制 统一格式 按钮 3 设置字体 1 单击 格式 字体 在弹出的字体对话框中设置仿宋 GB2312 三号 再单击 确定 退出对话框 2 按 Ctrl Home 键 将光标移到段首 按 Shift End 键选中第一行 单击 格式 段落 在弹出的对话框中设定 首行缩进 为 无 对齐方式 为 居中 然后单击 格式 字体 在弹出的字体对话框中设置黑体 二号 再单击 确定 退出对话框 此处为设定标题格式 4 按 Home 键取消选定 宏的运用 定制 统一格式 按钮 4 设置页面单击 文件 页面设置 在 页面设置 对话框中设定纸张大小为 21 29 7厘米 即A4开纸 上下左右边界分别设为 3 7 3 5 2 8 2 6 厘米 政府公文模板 22行28列 然后单击 确定 关闭对话框 在完成以上操作后 单击 停止录制宏 按钮结束宏的录制 这样全部工作就完成了 现在 你随便打开一个文档 然后单击 统一格式 按钮 格式不一的文档会自动转为你预设的格式 如段首还有空格 可再次单击 统一格式 按钮去除 用这种方法 我们还可轻松处理从网页上复制到的文档 EXCEL的使用 掌握在Excel2003下建立工作表 对数据进行简单编辑和格式设置操作 掌握EXCEL2003下的公式计算 排序 筛选与分类汇总的应用 学习内容 1 设计步骤 1 新建工作簿 如图1所示 2 数据输入 学号 的输入可采用自动填充功能进行输入 姓名 性别 两列数据可直接输入 出生日期 列的数据要先设置格式再输入 如图2所示 EXCEL的使用 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图1 图2 设置第E F G列为 数值格式 保留零位小数 如图3所示 3 设置字体格式4 设置行高 列宽 设置行高设置参数如图4所示 设置列宽参数如图5所示 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图3单元格格式对话框 二 图4行高对话框 图5列宽对话框 图4 2 5列宽对话框 EXCEL的使用 5 设置对齐方式 如图6所示 6 设置边框与底纹 如图8所示与如图9所示 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图6单元格格式对话框 三 图8单元格格式对话框 四 图9单元格格式对话框 六 EXCEL的使用 7 插入批注如图10所示 8 保存工作簿 9 工作表操作 工作表重命名 插入工作表 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图10插入批注后的效果 EXCEL的使用 1 操作步骤 打开工作簿 2 合并及居中 如图12所示 图12 3 自动换行 如图13所示 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图13 EXCEL的使用 4 使用公式 如图14所示 图14 5 使用函数 求和 如图16与图17所示 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图16粘贴函数对话框 EXCEL的使用 求平均数 如图18所示 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图18AVERAGE函数区域设置 EXCEL的使用 求最大值 如图19所示 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图19MAX函数区域设置 EXCEL的使用 求最小值 如图20所示 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图20MIN函数区域设置 EXCEL的使用 统计人数 如图21所示 保存工作簿 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 数据透视表 本章测试 图21CONTIF函数区域设置 EXCEL的使用 1 操作步骤 1 排序 如图22所示 2 筛选 如图23所示 系统会自动创建列表 3 分类汇总 注 分类汇总之前要先对分类字段进行排序 设置参数如图24所示 4 保存工作簿 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图22排序对话框 图23自动筛选器界面 图24分类汇总对话框 EXCEL的使用 操作步骤 打开文档 创建 簇状柱形图表 如图25 图26 图27 图28与图29所示 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图25 图26 EXCEL的使用 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图27图表向导步骤三 图28图表向导步骤四 EXCEL的使用 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图29簇状柱形图表效果 EXCEL的使用 创建 三维簇状柱形图表 设置数据类型 设置数据源 设置 数据表 选项卡 如图30所示 作为新工作表插入 并为工作表命名为 三维簇状柱形图 完成后效果 如图31所示 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图30图表选项对话框 EXCEL的使用 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图31三维簇状柱形图表效果 EXCEL的使用 在现有工作表中创建 分离型三维饼图 设置数据类型为 分离型三维饼图 设置数据源 选择 图例 选项卡 勾选 显示图例 选项 设置位置为 底部 如图32所示 选择 数据标志 选择 显示百分比 如图33所示 作为其中的对象插入 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 图32图表选项对话框之一 图33图表选项对话框之二 EXCEL的使用 先打开 销售情况统计表 工作簿 执行菜单栏中的 数据 数据透视表和图表报告 命令 单击 MicrosoftExcel数据清单或数据库 单选按钮 单击选择 数据透视表 按钮 如图34所示 单击 下一步 按钮 打开对话框 选定如图35所示的选定区域 单击 下一步 按钮 打开对话框 单击 新建工作表 单选按钮 如图36所示 作为其中的对象插入 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 数据透视表 本章测试 EXCEL的使用 数据的输入与格式的设置 公式与函数的使用 排序 筛选 分类汇总 图表处理 数据透视表 本章测试 35 数据透视表和数据透视图向导 3步骤之2 对话框 图34 数据透视表和数