志诚决算软件使用说明书.doc

1. 安装运行安装盘上的Setup.exe会出现“Welcome to 志诚决算 Setup”对话框，如图1.1示。图1.1在对话框中按“下一步”按钮,出现“License Agreement”对话框，如图1.2示。图1.2在对话框中按“是”按钮，接受协议，出现“Choose Destination Location”对话框，安装程序会自动找到安装路径，不需要修改，如图1.3示。图1.3在对话框中按“下一步”按钮，出现“Setup Status”对话框，如图1.4示。图1.4在安装的过程中会出现图1.5所示的提示对话框，要求插入第2张软盘。图1.5插入软盘按“确定”按钮将继续安装，然后出现“Setup Complete”对话框，如图1.6示。图1.6按“完成”结束安装操作。2. 操作如果安装成功，再一次启动Microsoft Excel，在菜单条上会新增一个“志诚决算”菜单项，如图2.1示。图2.1下面分别介绍各个菜单的功能：2.1 审核审核分工作簿审核和工作表审核。工作簿审核是指用一组工作簿去审核另一组工作簿，两组工作簿中应该有同名工作表，并且同名工作表的格式必须一致。工作表审核是用一个工作表中的公式审核其它的工作表，“公式工作表”和“数据工作表”可以不在一个工作簿中，但格式需要相同。2.1.1 工作薄审核用“公式工作薄”中的公式检查“数据工作簿”中的数据是否满足平衡关系。1. 在“志诚决算”菜单上选择“审核”的下一级菜单“工作簿审核”，出现“选择公式工作簿”对话框，如图2.2示。图2.22. 在对话框中选择一个或多个公式工作簿，按“打开”按钮，出现“选择数据工作簿”对话框（类似图2.2，只是标题不同）。3. 在对话框中选择一组工作簿，然后按“打开”按钮，出现“工作簿审核”对话框，如图2.3示。 图2.3下面介绍对话框中的具体内容：l 在对话框中列出了公式、数据工作簿的路径及名称，在“相同的表”列表框中列出了两个工作簿中所有相同的工作表，按“全选”按钮可选全部表。l 错误信息工作薄“错误信息.XLS”用来存放审核后的错误信息，该工作簿名用户可以修改，每次审核程序时将自动删除“错误信息”工作簿中原有的所有工作表。l 如果用户选择了“县级表”复选框，程序将弹出“县级表审核”对话框，如图2.4示。图2.4在列表框中列出了公式工作簿中的所有工作表，可从中选取县级表。县级表审核不按照Microsoft Excel中的公式，数据的平衡关系由代码列中的代码规定，代码列中只有一位字符或数字，用来表示数据列的行累计关系，规则如下：n A=所有0之和n B=所有1和所有5之和n C=所有2和n 0=下面的1和2之和，直到出现下一个0为止n 2=下面的3和4之和，直到出现下一个0或2为止n 排列顺序是自上而下A,B,C,0,1.6n A,B,C在最上面并且只出现一次，3和3P相同。l 如果选择“检查小数位数”复选框，可以通过增量钮来确定小数位数，这样在审核过程中将检查数据的小数位数是否相同。l 如果需要比较数据的大小，可以在“公式工作簿”中的公式中输入工作表函数“IF”。例如：“=IF(A1B1,TRUE,FALSE)”l 在审核时，如果公式工作薄或数据工作薄中的底部或右部有过多的空行或空列，则程序为判断这些空行、空列要花费较长的时间，所以审核前最好将这些空行或空列删除。方法如下：“编辑”菜单中选择“定位”菜单，定位条件为表的最后单元格，选取从该单元格到表的实际最后一行（或列），在“编辑”菜单中选取“删除”，然后存盘。l 检查小数位数：可以检查数据工作表中的数字单元格和公式单元格的小数位数，如果小数位数超过指定的位数，则提示错误信息。2.1.2 工作表审核工作表审核是根据公式工作薄中的某一个工作表去审核数据工作薄中的一个或多个工作表，“公式工作簿”和“数据工作簿”可以相同也可以不同。1. 在“文件”菜单上选择“打开”菜单项打开公式工作簿2. 在“志诚决算”菜单上选择“审核”的下一级菜单“工作表审核”，出现“工作表审核”对话框，如图2.5示。图2.5l 如果要改变公式工作薄或数据工作薄，可以按对话框中的“.”按钮，在出现的对话框中重新选择。l 选取“保存错误信息”复选框，可将错误信息存放在公式工作簿的“ERROR”工作表中，否则错误信息显示在屏幕上。l 检查小数位数：可以检查数据工作表中的数字单元格和公式单元格的小数位数，如果小数位数超过指定的位数，则提示错误信息。3. 分别选择公式工作表和数据工作表，然后按“确定”按钮。2.2 拆分与汇总拆分工作表是将工作薄中的多个工作表分别放到不同的工作簿中。拆分以后工作表名变成工作簿名，工作簿名变成工作表名。该功能主要用于将下级上报的工作簿进行分类汇总。汇总是指在一个工作簿中将格式相同的若干个表进行叠加。可以在拆分的同时进行汇总，也可以先拆分后汇总。2.2.1 拆分工作表在“志诚决算”菜单上选择“拆分与汇总”的下级菜单“拆分工作表”，出现“选择需要拆分的工作簿”对话框（类似图2.2，只是标题不同）。在对话框中选择需要拆分的工作簿，可以选择多个工作簿，然后按“打开”按钮。出现“拆分汇总”对话框，如图2.6示。图2.6l 如需在拆分后自动汇总，选择“拆分后汇总”复选框，在“汇总表名”编辑框中输入汇总表名，汇总结果放在用户所指定的汇总表中。自动汇总要求拆分后的工作表格式完全相同。l 在“拆分后需汇总的工作簿”列表框中选择全部或部分工作表进行汇总。l 选择“只拆分汇总的工作表”复选框，则只拆分列表框中选中的工作表，否则拆分工作簿中所有的工作表。l 拆分过程中，同名工作簿将被覆盖，如果希望不删除已有的工作簿，可以选择“保留已存在的工作簿”复选框。l 如果被拆分的工作簿中，样式或格式过多，将会影响拆分的正常进行，选择“删除样式”复选框可以避免出现样式过多的错误。l 当表中含有表间公式时，拆分时将有是否重新链接的提示，可以通过关闭“选项”菜单中“编辑”菜单中的“请求自动更新链接”选项，去掉此提示。l 拆分之前，程序将会试图去掉对工作簿或工作表的保护和锁定。但是对加了口令的工作簿或工作表，应在拆分前将保护和锁定去掉。2.2.2 汇总工作表首先打开要汇总的工作簿，然后在“志诚决算”菜单上选择“拆分与汇总”的下级菜单“汇总工作表”，出现“汇总工作表”对话框，如图2.7示。图2.7在对话框中的“汇总表名”后的编辑框中输入汇总后放结果的工作表名，在列表框中选择全部或部分工作表按“确定”按钮开始汇总。2.3 抽取工作表抽取工作表是将多个工作薄中的某一个工作表抽取到一个新的工作薄中。被抽取的工作表名字相同，抽取以后该工作表名变成工作簿名，工作簿名变成工作表名。可以用该功能将汇总表从多个工作簿中取出，产生一个新的工作簿。选择“志诚决算”中的“抽取工作表” 菜单，出现“选择需要抽取的工作簿”对话框（类似图2.2，只是标题不同）。在对话框中选择需要抽取的工作簿，可以选择多个，按“打开”按钮出现“工作簿抽取”对话框，如图2.8示。图2.8在列表框中选择需要抽取的工作表，按“确定”按钮，开始进行抽取工作表。2.4 置换公式置换公式是指用一个工作簿或工作表中的公式替换另外的工作簿或工作表中的公式。与数据审核类似，置换公式也分工作簿置换公式和工作表置换公式两种。2.4.1 工作簿置换公式将公式工作簿中的公式放入数据工作簿中，数据工作簿中的公式置换成公式工作簿中的公式。1. 在“文件”菜单上选择“打开”菜单项打开公式工作簿。2. 在“志诚决算”菜单上选择“置换公式”的下级菜单“工作簿置换公式”，出现“数据文件”对话框，在对话框中选择数据工作簿，按“打开”按钮，出现“工作簿置换公式”对话框，如图2.9示。图2.93. 列表框中列出公式工作簿和数据工作簿中同名工作表，按空格键选择需要计算的工作表。4. 如果要改变公式工作薄或数据工作薄，可以按对话框中的“.”按钮，在出现的对话框中重新选择。5. 按“确定”按钮。2.4.2 工作表置换公式将公式工作表中的公式置换到数据工作表中，数据工作表中的公式被置换成公式工作表中的公式。公式工作表和数据工作表可以在同一个工作簿中。1. 在“文件”菜单上选择“打开”菜单项打开公式工作簿。2. 在“志诚决算”菜单上选择“置换公式”的下级菜单“工作表置换公式”，出现“工作表置换公式”对话框，如图2.10示。图2.103. 用空格键分别在左右列表框上选择公式工作表和数据工作表，然后按“确定”按钮。2.5 清除2.5.1 删除公式选择“志诚决算”菜单中“清除”的下级菜单“删除公式”将删除当前工作表中的所有公式，只保留数据。2.5.2 工作表清零选择“志诚决算”菜单中“清除”的下级菜单“工作表清零”，出现“工作表清零”对话框，如图2.11示。在对话框中的编辑框中输入要清零的范围，例如：A2:D8。按“确定”按钮，将当前表上将指定范围的单元清零，但保留公式。图2.112.6 锁定公式用于锁定工作表和工作薄中的公式，防止在录入过程中不小心破坏已有的公式。选择“志诚决算”菜单中的“锁定公式”出现“锁定公式”对话框，如图2.12示。图2.12如果如果选择“工作簿”和“锁定”，将会锁定当前工作薄的所有工作表中的含有公式的单元格，如果选择“工作表”和“锁定”，会锁定当前工作表的所有含公式的单元格，也可以锁定当前选定区域中含有公式的单元格。“撤消锁定”用来撤消锁定的单元格。2.7 生成公式首先打开要生成公式的工作簿，然后选择“志诚决算”菜单中的“生成公式”出现“生成公式”对话框，如图2.13示。在对话框中分别输入名称所在列、要生成公式的数据列、生成公式的起始行及名称列中代码相邻级次间的空格数，如下图中所示。图2.13按“应用”按钮即会生成公式，按“退出”按钮会结束生成公式操作。2.8 比较工作簿比较工作簿可以比较两个工作簿中同名工作表中的内容是否相同。选择“志诚决算”菜单中的“比较工作簿”项会出现“源工作簿”对话框，在对话框中选择源工作簿后按“打开”按钮出现“目标工作簿”对话框，在其中选择目标工作簿按“打开”按钮出现“多工作表比较”对话框，如图2.14示。图2.14在对话框中进行如下操作：l 在对话框中列出了源工作簿和目标工作簿所在路径及名称，可以通过按“”按钮重新选择工作簿。l 在“相同的表”后的列表框中列出了两工作簿中同名的表，可以全选取也可以选部分。l 在“错误信息工作簿”下的编辑框中输入存放错误信息的工作簿名，可以修改，如果该工作簿已存在，程序运行过程其中的内容将被删除2.9 舍位平衡在“文件”菜单上选择“打开”菜单项打开需要舍位的工作簿。在“志诚决算”菜单上选择“舍位平衡”，出现“舍位平衡”对话框，如图2.15示。1. 在“截掉的位置”后的编辑框中填入要截掉的位置，以当前小数点位置为中心，如果要将小数点左边一位截掉填1，如果要保留小数点右边一位填-1，如果要截掉小数点以后的所有数字填0，依此类推。2. 在“小数的位数”后的编辑框中填入舍位以后希望数据保留的小数位数。3. 在“舍位表及次序”列表框中选择要舍位的工作表，如果是双排表到第4步，否则到第5步。4. 在“范围”编辑框中输入范围，例如“A:B”。图2.155. 按“生成公式”按钮，程序将自动检查该表的Excel公式，将Excel公式转化为舍位公式。若该表中的公式较多，可能花费较长的时间。如果提示表中无公式，则可能是表中没有Excel公式，或者是公式没有规律。如果表中无公式或者公式不全到第6步否则到第7步。6. 将正确的公式输入到编辑框中，然后按“添加”按钮。公式的规则如下：l 公式中只允许含有 =、+、-、& 四种运算符，& 号表示连续行或列。l 数字为行公式，英文字母为列公式。“！”前面为公式，后面为范围，例如：1=2&9!A:D表示A到D的行公式1=2&9。l 同范围的公式在一起、公式的范围不可交叉、须先舍位的行或列的公式在前。l 舍位公式必须与表中的Excel公式相对应。7. 用“上移”和“下移”按钮改变公式的排列顺序。8. 如果列表框中有多余的公式按“删除”按钮将其删除。如果列表框中的公式有错误，首先在列表框中选择该公式并在编辑框修改该公式，然后按“修改”按钮。9. 对所有需要舍位的工作表重复3到8。10. “舍位表及次序”列表框中列出了工作簿中的所有工作表，在舍位以前要根据工作表的逻辑关系确定舍位的先后顺序并将所有不舍位的工作表移到需要舍位的工作表之前。例如：“财政收支决算总表”类级科目的决算数是取自“财政收入决算明细表”，在舍位时“财政收支决算总表”应该排在“财政收入决算明细表”之前。用列表框旁边的“上移”或“下移”按钮可以改变当前选中的工作表的先后顺序。调整好工作表的次序，然后进入下一步。11. 在“舍位表及次序”列表框中选中第一张需要舍位的工作表，然后按“确定”按钮。l 舍位时Excel“选项”菜单中的“重新计算”的“自动重算”选项必须打开！l 表的排列顺序缺省为工作表在工作簿中的顺序，程序不保存，下次仍需重新调整。l 表间公式只支持“=Sheet1!A1”格式，表间公式不需要在公式列表框中说明。l 如果选择了“较核数据”复选框，则将对舍位结果进行复核。l 如果选择了“只舍位选中的表”复选框，则只对选中的表进行舍位操作。2.10 单位换算打开要进行单位换算的工作簿并选定要进行单位换算的单元格范围。然后选择“志诚决算”下的“单位换算”菜单，出现“单位换算”对话框，如图2.16示。图2.16在对话框中选择当前单位、新单位及小数位数后按“应用”按钮进行设置，按“退出”按钮会退出当前操作。2.11 制作双排表用于将表格下边的若干块移动到表格的右边，每次可以移动一块或两块。并修改相应单元格的公式（注：如果原公式很长，有可能修改后使公式字符超出Excel的长度范围）。首先打开要制作双排表的工作簿，然后选择“志诚决算”菜单下的“制作双排表”项会出现“制作双排表”对话框，如图2.17示图2.17如果移动两块，在“范围1”中填入在上面一块的范围，在“范围2”中填入下面一块的范围，两部分之间不能有重叠的部分。如果“范围2”为空，表示只移动一块。目标单元是指移动后，第一块范围的左上角单元格位置。2.12 重排工作表打开要重排序的工作簿，选择“志诚决算”菜单中的“重排工作表”项会对当前工作簿中的工作表按照表名重新排序。2.13 生成横表头根据工作表的纵表头生成横表头。选择“志诚决算”菜单中的“生成横表头”项会出现“生成横表头”对话框，如图2.18示。图2.18l 可以在“表名”右边的列表框中选择工作表，默认的是当前工作表。l 在“起始”及“终止”后的编辑框中输入需要生成的纵表头的范围（注意：必须在同一列）。l 在“旋转后起始位置”后的编辑框中输入生成后的横表头的起始位置。l “每级的前导空格”用于输入原横表头的每一层的字符前的不同的空格数，缺省值是每一层比上一层多两个空格：第一层前面不加空格，第二层前加两个空格，第三层前加四个空格，.，以此类推，最多五层。l 选择“插入合计”复选框，则在生成的横表头中自动插入“合计”或“小计”栏。2.14 取行列成表取行列成表在一个工作簿中，将多个工作表的同一行或同一列取出，组成一张新的工作表1. 在“文件”菜单上选择“打开”菜单项打开一个工作簿，并在此工作簿上选择一个工作表做为目标工作表。2. 从“志诚决算”菜单上选择“取行列成表”菜单项。出现“取行列成表”对话框，如图2.19示。3. 在“源表起始表名”列表框中选择一个表作为第一张表。图2.194. 在“源表的范围”中填入起始和终止单元格，在“目标单元”中填入第一张表的第一个