电子邮件专题培训课件.ppt

只发必要的邮件让邮件为你的工作带来价值 电子邮件使用规范与技巧专题培训 内容大纲 电子邮件沟通的重要性 你会很惊讶地发现在当今这个时代 一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流是多么重要 许多管理者不及时地回复电子邮件或根本不回复 或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题 非常专业地处理电子邮件会使你成为一个更好的管理者 会使你的公司很有竞争力 PhillipHunsaker 管理技能与方法 附录C 电子邮件 电子邮件沟通的重要性 作用1 明晰责任如果当面说或者在电话里讲 对方左耳听右耳也许就忘了 许多事情从此 死无对证 电邮存在公司服务器上 白纸黑字 谁也赖不掉作用2 记录过程使所有参与方对于所讨论的论题 事实根据和结论 以及达成的共识一目了然 并保持跟进直至工作完成能准确及时地记录事项进程 讨论内容以及行动细则 并充当了作为每个工作项目历史档案的功能充当意见不和 起争端时的证明 Email能帮人关注于事实而不是感受 或其他个性和工作风格上的差异 并以合理的方式解决意见不和以及争端 电子邮件沟通的重要性 请问有哪位同事知道被称为中国 史上最牛女秘书 的是谁 答 原美国易安信公司 简称EMC 职员瑞贝卡 秘书的英文名 EMC公司是全球最大的网络信息存储商 总部在美国 电子邮件沟通的重要性 案例分析 电子邮件沟通的重要性 案例分析 电子邮件使用基本原则 正式工作报告部门之间事务往来 需要留下书面资料的 通知知识推荐和信息传递没有见面交流条件的其他交流内容难以简单用口头表达说明清楚的事项 跟进对于紧急或重要的事情 应打电话给相关人员 以确定其已收到邮件并明白要做的事避免做邮递员 我发邮件了 他没看 把责任推给别人 我收到他的邮件回执 说明他收到邮件了 要确认收件人收到邮件并了解要做什么事情 什么时候要完成 不要只做邮递员 电子邮件沟通基本原则 电子邮箱账户设置 一 二 三 Foxmail邮件账户设置 MicrosoftOutlook设置 四 五 邮箱账户导入导出 邮件联系人导入导出 OutlookExpress设置 六 苹果系统邮箱账号设置 七 安卓系统邮箱账号设置 一 二 三 称呼语与问候 正文 四 五 附件 结尾签名 邮件标题 六 回复技巧 七 正确使用发送 抄送与密送 电子邮件写作规范 一 邮件标题 二 称呼语与问候 1 英文开头写 HI 中文开头写 上午好 或 您好 问候语是称呼换行空两格写 2 结尾常见的写个BestRegards 中文的写个 祝您顺利 之类的也就可以了 若是尊长应使用 此致敬礼 注意 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式 祝 和 此致 为紧接上一行结尾或换行开头空两格 而 顺利 和 敬礼 为再换行顶格写 3 俗话说得好 礼多人不怪 礼貌一些 总是好的 即便邮件中有些地方不妥 对方也能平静地看待 1 Email开头最好要有问候语 1 邮件的开头要称呼收件人 在多个收件人的情况下可以称呼大家 ALL 2 如果对方有职务 应按职务尊称对方 如 x经理 如果不清楚职务 则应按通常的 x先生 x小姐 称呼 但要把性别先搞清楚 3 不熟悉的人不宜直接称呼英文名 对级别高于自己的人也不宜称呼英文名 4 关于格式 称呼是第一行顶格写 2 恰当地称呼收件者 拿捏尺度 1 Email正文要简明扼要 行文通畅 2 要用论述的语气 3 Email正文多用 一 一 1 1 A a 之类的列表 4 一次邮件交待完整信息 5 尽可能避免拼写错误和错别字 注意使用拼写检查这是对别人的尊重 也是自己态度的体现 6 合理提示重要信息 7 合理利用图片 表格等形式来辅助阐述 8 不要动不动使用 之类的笑脸字符 三 正文 四 附件 1 如果邮件带有附件 请在正文里面提示收件人查看附件 2 附件文件应按有意义的名字命名 最好能够概括附件的内容 方便收件人下载后管理 3 正文中应对附件内容做简要说明 特别是带有多个附件时 4 附件数目不宜超过4个 数目较多时应打包压缩成一个文件 5 特殊格式文件 应注明打开方式 以免影响使用 6 如果附件过大 不宜超过2MB 应分割成几个小文件分别发送 五 结尾签名 电邮消息末尾加上签名档 签名档可包括姓名 职务 公司 电话 传真 地址等信息 但信息不宜行数过多 一般不超过4行 你只需将一些必要信息放在上面 对方如果需要更详细的信息 自然会与你联系 对内 对外 对私 对熟悉的客户等群体的邮件往来 签名档应该进行简化 过于正式的签名档会让与对方显得疏远 你可以在Outlook中设置多个签名档 灵活调用 签名档文字应选择与正文文字匹配 简体 繁体或英文 以免成出现乱码 字号一般应选择比正文字体小一些 1 签名档信息不宜过多 2 不要只用一个签名档 3 签名字体规格 六 回复的技巧 1 及时回复Email收到他人的重要电子邮件后 应即刻回复对方 因为这是对他人的尊重 理想的回复时间是2小时内 特别是对一些紧急重要的邮件 对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的 对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理 但一般不要超过24小时 如果事情复杂 你无法及时确切回复 那至少应该及时的回复说 收到 我正在处理 一旦有结果就会及时回复 等等 记住 及时作出回应 哪怕只是确认一下收到 如果你正在出差或休假 应设定自动回复功能 2 进行针对性回复当回件答复问题的时候 最好把相关的问题抄到回件中 然后附上答案 不要太简单 那样太生硬了 应该进行必要的阐述 让对方一次性理解 避免再反复交流 浪费资源 3 回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件 你确只回复 是的 对 谢谢 已知道 等字眼 这是非常不礼貌的 4 不要就同一问题多次回复讨论 不要盖高楼如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次 这只能说明交流不畅 说不清楚 此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断 对于较为复杂的问题 多个收件人频繁回复 发表看法 把邮件越RE越高 这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读 5 主动控制邮件的来往为避免无谓的回复 浪费资源 可在文中指定部分收件人给出回复 或在文末添上以下语句 全部办妥 无需行动 仅供参考 无需回复 6 要区分Reply和ReplyAll如果只需要单独一个人知道的事 单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应 应该replayall 让大家都知道 不要让对方帮你完成这件事情 如果你对发件人的提出的问题不清楚 或有不同的意见 应该与发件人单独沟通 不要当着所有人的面 不停的RE来RE去 与发件人讨论 你们讨论好了再告诉大家 不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件 点击 回复全部 前 请三思而后行 七 正确使用发送 抄送与密送 收件人的排列应遵循一定的规则 比如按部门排列 按职位等级从高到低或从低到高都可以 适当地有规则有助于提升你的形象 而BCC是秘送 即收信人是不知道你发给了BCC的人了的 这个可能用在非常规场合 而CC的人则只是需要知道这回事 CC的人没有义务对邮件予以回应 当然如果CC的人有建议 当然可以回mail To的人是要受理这封邮件 理应对邮件予以回应 只给需要信息的人发送邮件 不要占用他人的资源 不滥转 发邮件 电子邮件商务礼仪 电子邮件实施礼仪规则重要性的原因有如下3个 专业特性 通过使用合适的邮件语言 你可以传达出一个专业的形象 我很专业 特别是对那些我们不认识的人 这是他们判断我们的唯一方法 效率 邮件组织得当 条理清晰 避免浪费他人时间严肃性商务电子邮件不同于私人邮件 它具备严肃性和商务规范性 电子邮件商务礼仪注意事项 电子邮件应当注意编码由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因 我国的内地 台湾省 港澳地区 以及世界上其他国家里的华人 目前使用着互不相同的中文编码系统 因此 使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他一切国家和地区里的中国人发出电子邮件时 由于双方所采用的中文编码系统有所不同 对方便很有可能只会收到一封由乱码字符所组成的天书 因此 我们在向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时 必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统 以保证对方可以收到自己的邮件 电子邮件应当慎选功能现在市场上所提供的先进的电子邮件软件 可有多种字体备用 甚至还有各种信纸可供使用者选择 这固然可以强化电子邮件的个人特色 但是此类功能商界人士是必须慎用的 这主要是因为 一方面 对电子邮件修饰过多 难免会使其容量增大 收发时间增长 既浪费时间又浪费金钱 而且往往会给人以华而不实之感 另外一方面 电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能 这样一来 他所收到的那个电子邮件就很有可能会大大地背离了发件人的初衷 因而使之前功尽弃 电子邮件商务礼仪注意事项 邮件中出现错别字会被认为是做事不认真 客户由此判断一个团队做事不认真 因此 一个有错别字的邮件可能导致几百万上千万订单的损失如果使用outlook等写英文邮件 则每次使用 拼写检查 如果写中文邮件 则自己要会检查 或者贴到word中进行中文语法检查特别注意不要把人名写错 写错人名给人的感觉是极不尊重对方 自己的名字按身份证上写 不要说 身份证是错的 更不要按自己的喜欢来写 常见写错的名字有 丽莉利 平苹萍 洪红宏 华桦 清青菁 林淋琳 玲铃 民明名 生升 娇姣 英瑛 正确的标点符号给人的感觉是 你很专业 以下的标点符号是不正确的 你知道吗 1 会议时间 9 00 10 00 2 日期 2011 7 122 3 1 2 3 2 一 要注意不要出现错别字 二 要注意标点符号要正确 电子邮件商务礼仪注意事项 细节决定成败 收件人 抄送 收件人和抄送名单是否正确区分 主题 是否反映了邮件内容 正文纠错有没有打