分公司印章管理自查报告.doc

分公司印章管理自查报告为规范分公司印章管理工作，确保分公司及其下属项目部印章保管的安全性和使用的合法性，七分公司根据公司福建省第一公路工程公司印章管理细则（试行）（闽路一司2014205 号）的规定，在公司办公室的统一部署和指导下，开展了2015年度分公司印章管理自纠自查行动，此次行动重点检查了联营项目的印章管理情况。通过自查行动，我们发现了如下问题：1、 印章保管员职责意识、安全意识和法律意识有待加强。通过检查，我们发现个别联营项目的印章保管员，仍然没有意识到印章保管对于企业的重要性，以及印章管理所具有的经济和法律风险，他们没有意识到印章管理失职会给公司带来法律纠纷甚至经济损失。表现在实际工作中，印章保管员有时忙于其他事务，没有认真审核需要盖章的材料，或者将印章交由前来盖章的人使用，又或者印章使用后没有及时放入保险柜等。2、 印章保管员专人不专职。公司印章管理细则明确规定，印章保管员要专人专管，但在管理中，我们的印章保管员往往还肩负其他岗位职责，为了便于用印人盖章，就会出现印章保管员临时将印章委托给其他人代为保管，或者在没有监管的情况下允许他人携带印章外出，这就为我们印章管理增加了风险，也为事后追责增加了难度。3、 印章使用流程不规范，特别是联营项目印章管理。由于联营项目的项目负责人往往缺位，且联营项目的材料购买是由合作方自行处理，这就直接导致印章使用过程中，不按流程办事没有审批程序。很多时候联营项目的印章保管员只能通过电话向项目负责人申请用印，如果印章保管员没有及时向项目负责人申报，就会给我们的管理带来不确定性。在浙江项目检查时，我们就发现一起零星材料购买合同没有及时向项目负责人申请的事件。4、 印章管理台账填写不规范。根据公司规定，七分公司自营项目印章管理台账包括：（分公司行政公章、分公司党总支公章、工会公章和项目部公章等）印章使用登记表、项目印章使用申请表、印章外带登记表等，但是在自查中，我们发现个别联营项目印章管理只有印章使用登记表，而且印章使用登记表等台账填写也存在不规范的地方，比如：个别事项中，盖章内容填写不够具体，是否外带或公章管理人没有填写完整，签订的合同用印后没有及时备案，涉及经济往来的合同没有注明相应金额，此类问题会造成事后无法追溯，形成法律风险甚至经济纠纷。5、 合同类用印后，联营项目的印章管理保管员没有持续跟进，进行二次监管。针对联营项目印章管理，我们分公司也在不断学习并改进工作，通过此次自查，我们发现了一个管理上的漏洞由于联营项目的采购事项由合作方自行处理，但是合同上的甲方所盖的公章却是项目部，这就为合作方转移资金或转移物资到其他项目创造了机会。面对新情况新问题，我们的印章保管员要始终以维护公司利益、防患法律风险为准则，创造性的开展印章管理工作。1、 提高印章保管员的责任意识、安全意识和法律意识。始终牢记印章管理事关公司经济利益和长远发展，是一项形象工程，更是一项经济工程。2、 实行第一把手责任制，采用双人或多人专管印章。由于实际工作中，我们不可能实行所谓的专人专职管理印章，为了防止法律风险，便于事后追溯，减少经济纠纷，建议实行第一把手责任制，强化领导干部监督职责，采用双人或多人专管印章，增加管理可操作性。3、 继续细化印章使用流程。必须严格依照公司对印章的使用规定使用印章，未经审批的文件或材料，不得擅自使用。除了项目部发行公文需要用印，其他事项尽量减少印章使用，项目部其他部门要协同配合，多与业主单位和监理单位等多沟通，尽可能将公章使用数量降到最低，如果非用不可时，也要严格按照流程办理，希望通过严格的印章管理制度，倒逼项目部所有部门用印理念，防止公章“满天飞”。4、 认真做好印章使用台账。印章保管员一定要认识到台账对于维护其自身权益，和公司防患法律风险、处理纠纷的重要性，因此，印章保管员要不厌其烦、认真填写台账，来不得半点马虎。5、 创造性开展印章管理工作。针对联营项目合同用印，一方面要做好登记和备案，另一方面对有可能产生经济纠纷或有可能给公司造成其他风险的合同、协议，印章保管员要持续跟进，进行二次监督，比如：合作方所采购的材料是否与工程合同要求的标准、数量相符，临近工程竣工时，是否出现突击采购材料等情况，要防止合作方将采购材料用于非合作项目；同时，也要关注合作方财务支付给供应商的凭证，防止合作方变相转移资金。这些情况，需要我们的印章保管员创造性开展工作灵活与供应商沟通，多方收集相关信息，综合分析，及时向有关负责人汇报情况，以更好的维护公司