公司接待事项.doc

公司接待事项第一条：来访通知填写来访通知：由通知人通知综合办公室，并由该通知人详细填写来访通知单或贵宾来访事宜表（因来访表涉及内容繁多，所以需经综合办公室领导签字认可方能生效）。1、普通来访：由公司核定，并于来访前一日将来访通知单填送各个相关部门，以凭单办理接待，如事出至急则先以电话通知后补填通知单。2、贵宾来访：由公司总经理核准，并于来访前三日将来访通知单填好后送各个相关管理部门，以凭单办理接待，如事出至急最少于来访前一天通知后补填通知单。3、临时来访：由公司核定，于来访前一小时以电话通知综合办公室，并由综合办公室主任通知相关管理部门后补填通知单。如遇公司员工家属来访，则无需填写通知单。4、紧急来访：电话临时通知到某位员工后，该员工应立即通知综合办公室主任，随即由综合办公室主任通知其它部门主管，该部门主管应以最快速度安排工作；如接到电话员工未能及时通知综合办公室主任而延误会议，该员工将承担一切责任并罚款20元，如该员工已通知综合办公室而办公室主任未能及时转达其它部门，办公室主任将承担一切责任并对其实行双倍罚款，如部门主管已接到通知而未能及时安排工作者，同样处以双倍罚款。第二条：来访过程1、对待来访者，不可因客人的身份、服装等而有不同的态度，应以热情、和蔼的态度来对待。2、当来访者进入公司时，应立刻与其打招呼。打招呼可用点头示意，亦可用简单的“您好”等寒暄用语；如已有本公司人员陪同时，员工应以微笑以示友好。如遇来访者突然来访，公司人员应友好的询问来访者意图，并找到对应部门，予以安排、接待。3、在接待普通来访者过程中，公司相关负责人或有关部门派出讲解主持人，讲述有关公司概况和来访者询问的相关内容。在接待贵宾来访者过程中，公司相关负责人或有关部门派出讲解主持人，讲述有关的内容。注！如涉及到公司机密问题，讲解人应请示公司相关领导，在得到指示后，做出相应讲解。如时间紧急，讲解人应尽量采用技巧加以回避。4、在接待来访者的途中有必须起身接听电话或办理其他重要事时，须以眼神向客人示意，并示歉意。5、来访接待期间，如需使用摄像机、数码像机，应由专人负责整个来访期间的拍摄过程。以上器械由保管员负责统一管理，如遇器械故障而未能及时拍照，则由器械保管人承担相应责任并罚款20元，如在拍摄过程中，由于使用者使用不当延误拍摄，使用者承担相应责任并处以双倍罚款。拍摄资料由专人归案并保存备案，同时经由部门经理批准，将此文件传输至网上，供公司人员传阅使用。普通来访者拍摄规定：每人2张正面照，集体5张，集体侧面照5张。贵宾来访者拍摄规定：每人3张正面照，集体10张，集体侧面照10张。6、当来访者离开公司时，由接待负责人及会议室中所有参会者将来访者送至楼下，向来访者道别并目送其离开。如由我公司派送车辆安排，请派车员详细填写贵宾来访事宜表中有关车辆信息部分。第三条：招待安排1、普通来访者为业务客户、商家、维修人员，可安排到公司接待室。如需要向来访者介绍我公司情况，则安排到会议室，由公司经理陪同或由有关部门派人员陪同，同时公司内来访者均以茶招待。2、贵宾来访者为省、市、厅、局有关人员，经由行政总监批准，或安排在公司内部或安排在星级宾馆，由公司经理陪同或由部门派人员陪同，同时综合办公室将派专人协助宾馆接待来访者，并按公司通知以烟、茶、咖啡、水果或其它方式招待。3、员工家属来访，可安排到公司接待室。由综合办公室派专人接待，帮助找到员工，如遇员工出差，接待人员需询问相关事宜，予以解决或将该员工的联系方法，尽量详细地向来访者表述清楚。第四条：本制度由公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。第五条：本制度解释权在综合办公室。附件：会议接待流程建筑公司会议接待流程根据来访客人的性质化分，主要分为三级，一级为公司重要客户、合作伙伴及各大厂商领导；二级为省、市政府机关领导，上级或其他单位人员；三级为公司各部门人员邀请的参观、考察人员。一级接待与二级接待一律由综合办公室负责接待工作，其他部门协助做好会务工作。三级接待由各部门经理协同秘书做好接待工作，由综合办公室人员协助。这里主要说一下一级接待与二级接待的流程，具体如下：第一条：重要客人及各级领导来公司参观考察时，由相关人员负责提前一天通知综合办公室工作人员，并且进行准备工作。第二条：由办公室主任负责督促、落实会议准备工作。1、 由综合办公室负责公司办公环境卫生：（1）检查公司所有照明设备是否正常；（2）确保各办公区桌面整洁有序，公司无卫生死角；确保卫生间空气清新及卫生用品充足；卫生间洗手台的布置；迎宾地毯的铺设；（3）安排公司花卉的具体摆放位置；（4）办公区、培训室及会议室的桌椅要摆放整齐；（5）在会议进行一小时前，需将室温调至25摄氏度。2、 由综合办公室负责会议室的布置与会前的准备工作：（1）负责迎宾展牌的定做；（2）负责前台及会议室鲜花的定购；（3）负责购制果盘、香烟与饮用水；（4）负责会议资料、用品的摆放；（5）会议期间负责做好服务工作；（6）参与会议，做好会议纪录。3、 由综合办公室负责迎宾语的制作，并放映。4、 由办公室主任负责会议当天公司员工的安排（1）员工着装要整洁；（2）安排员工进行培训；（3）安排人员在前台迎宾。第三条：由相关人员负责向来访客人介绍讲解公司的发展史及建筑公司企业文化。第四条：一般在公司三楼的会议室接待来访客人。第五条：公司每次客人来访时，由综合办公室负责照相，并提前准备相机数码相机、普通相机，必要时还要用数码摄像机录制部分会议过程。拍摄规定：弄清来访人员的身份，并对重要客户进行拍摄 2至3张正面照，其它陪同人员次之。参观完毕后，综合办公室负责请来访客人与公司领导在公司前台与三楼形象墙前合影留作纪念，并在会议结束后及时将有价值的照片传到公司的网站和一楼电视屏幕上。第六条：在客人开会期间，如果事先没有通知订餐，综合办公室的工作人员在十点半左右根据来访客人人数为其订餐。第七条：午餐后，如客人还要继续在公司逗留，由综合办公室的工作人员应提前为客人预订酒店房间。房间订好后要在室内放置定做的果盘，并标有祝福语，注明建筑公司。第八条：如需向来访客人赠送礼品时，由办公室人员负责购买，连同宣传资料放在公司的手提袋内，待参观完后送给客人。第九条：当来访客人离开公司时，由接待负责人员及会议室中所有参会者将来访者送至楼下，向来访者道别并目送其离开。如有我公司派送车辆安排，办公室应妥善安排。第十条：后续问题：1、 客人就餐、住宿的费用等由办公室主任安排人员负责结账。2、 会议完毕后，由相关布置