档案管理_企业档案管理教材

企业档案管理 运营总部 档案管理 归档范围和归档文件分类电子文件归档流程和注意事项声像和实物档案归档要求和注意事项 归档范围 应该归档的文件包括四个部分 1 上级机关的文件材料2 本机关的文件材料3 同机关和非隶属机关的文件4 下级机关的文件材料 1 上级机关的文件材料 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的 普发的 非本机关主管业务但要贯彻执行的法规性文件 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件 上级机关转发本机关的文件 包括报纸 刊物转载 代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本 1 上级机关的文件材料 党和国家领导人 人民代表 上级机关领导等视察 检查本地区 本机关工作时的重要指示 讲话 题词 照片和有特殊保存价值的声像文件材料等 2 本机关的文件材料 主要有本机关负责召开的代表大会 代表会议 工作会议 专业会议 机关党组及行政领导会议的文件 本机关颁发的各种正式文件 本机关与上下级机关之间的请示 批复文件 本机关及其内部职能部门形成工作计划 总结 报告 2 本机关的文件材料 反映本机关业务及科技管理活动的专业文件 本机关领导人在公务活动中形成的重要信件 电报 电话记录 及其从外机关带回来的与本机关有关的重要文件 本机关的统计报表 财务文件 人事文件 会议文件 规章制度文件 反映本机关成立 合并 人事编制 历史沿革 合同 协定 财产 物资等方面的文件 2 本机关的文件材料 重要的人民来信来访材料 以及其它需要保存的文件材料等 3 同级机关和非隶属机关的文件 有这类机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件 或与本机关联系 协商工作的重要来往文件 有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件 4 下级机关的文件材料 下级机关报送的重要的工作计划 报告 总结 典型材料 统计报表 财务预算及决算文件 直属单位报送的重要的科技文件 下级机关报送的法规性备案文件等 不属于归档范围的材料 重份文件 一般事务性无查考保存价值的文件材 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的未生效的文件 同本机关主管业务无关的文件和非隶属机关送来参考的文件 本机关领导兼任它机关职务形成的文件 一般的人民来信等 文件的分类要准确 年度计划 总预决统计报表归入内容针对的年度 多年规划 计划 预算归入开始年度 多年总结 决算归入最后年度 会议文件有针对年度的归入这对年度 没有这对年度的归入举行会议的年度 文件归入结案年度 文件的分类要准确 请示 批复文件归入批复年度 转发 批转文件归入本单位文件制成年度 法规文件归入批准和公布年度 使用专门年度的文件 如教学文件归入专门年度 其它文件归入成文年度 综合部归档范围 1 运营总部的工作计划 总结和大事记 2 机构更名 启用公章 职责规范等文件材料 3 基建维修方面的有查考价值的文件材料 4 运营总部召开的工作会议 专业会议全套文件材料 报告 决议 总结 领导讲话 纪要 录音 照片 典型材料简报 参考文件等 5 运营总部领导 专业工程师调研工作形成的材料及简报 信息等 6 运营总部获得的奖状 奖章 奖杯等 7 新闻媒体 报道材料 照片 录像 底片 光盘8 蔬菜种植相关统计报表 9 年度部门工作计划和总结及报告 人力资源部归档范围 1 人员架构 组织架构设置 人员编制 人事文件等 2 职工年度培训计划和总结 专业技术培训等文件材料及相关课件 3 年度部门工作计划和总结及报告 计划财务部归档范围 1 部门行政管理形成的文件及文字材料2 会计原始凭证 记账凭证及账簿 轻轨 新交通 3 申请运营补贴相关资料 轻轨 新交通 4 自印发票票样及上级部门审批资料5 年度运营统计指标汇总表 轻轨 新交通 6 节约管理活动相关文件 图片及DVD7 各类统计报表及统计分析报告8 一卡通申请单 出库单 入库单9 AFC改造后新系统技术文档10 专题会议纪要 11 部门年度工作计划和总结12 运营总部合同协议招投标文件 安全技术部归档范围 1 运营总部安全会议记录 纪要 部门行政管理形成的文件及文字材料 相关照片 音像类资料 2 轻轨行车事故 设备事故 伤亡事故 火灾事故 重大 大事故的处理及分析鉴定报告 3 消防验收报告 4 运营总部级制度 文本 5 年度部门工作计划和总结及报告 营销策划部归档范围 1 部门行政管理形成的文件及文字材料 相关照片 音像类资料 2 运营总部策划方案 总结 报告 3 信息采编提报 4 咨询热线月报 5 乘客满意度分析报告 6 年度部门工作计划和总结及报告 网络信息部归档范围 1 部门行政管理形成的文件及文字材料 2 本部门制定的工作规章制度3 年度部门工作计划和总结及报告 4 需保存的软件 物资部归档范围 1 物资工作的制度 规定 通知等文件材料及部门上报的请示件 2 重要设备的报废 鉴定 购置申请及批复文件材料 3 招投标文件 合同 注 采购金额在50万元以上 4 相关的照片 音像类资料 5 专题报告 专题会议纪要 月工作简报 6 年度部门工作计划和总结及报告 车务部归档范围 1 部门行政管理形成的文件及文字材料2 行车组织管理工作中形成的文件 文字材料等 包括运营组织方案 列车运行图 时刻表 施工通告 施工现场会会议纪要3 实际列车运行图 控制中心报告 行车及电力调度月工作汇总表 电子版4 票务管理工作形成的文件材料及专题报告 磁卡 AFC故障分析报告 5 部门年度工作计划和总结 车辆部归档范围 1 部门行政管理形式的文件及文字材料 相关照片音像类资料 2 列车月修记录单 列车工作记录单 车辆定架修记录 3 部门年度工作计划和总结 4 架修规程 架修工艺标准 工程车年度检修记录 维修部归档范围 1 部门行政管理形成的文件及文字材料 2 电器预防性试验记录 设备缺陷记录 设备维检修记录 设备巡查记录 3 基建维修及设备采购方面的有查考价值的文件材料 各项专题报告 专题会议纪要 4 年度工作计划 总结和报告 新交通运营部归档范围 1 机构更名 启用公章 职责规范等文件材料 2 基建维修及设备采购方面的有查考价值的文件材料 3 新交通运营部领导 专业工程师调研工作形成的材料及简报 信息等 4 新交通运营部获得的奖状 奖章 奖杯等 5 新闻媒体 报道材料 照片 录像 底片 光盘 6 年度工作计划 总结和报告 电子文件归档流程和要求 运营总部OA文件流转流程单的填写要规范 A 发文编号 年度及编号的规范要求 各部门发文编号书写参照运营总部文件管理制度 见附件一 例如 综合部发文须填写运总综报 2008 020号 电子文件归档流程和要求 请示 报告等上报领导的文件使用 运总综报 通知使用 运总综通 联络单使用 运总综联 编号从001号开始不能写成1号或01号 年度须填入括号内 文件编号需连贯 不得空号 重号 B 预立卷号的规范要求 01会议纪要 02制度 办法 03报告 04计划 总结 05方案 建议 说明 06请示 07联络单 08通知 2 文件需添加到正文中 电子文件归档流程和要求 OA文件归档要求 1 拟稿人负责OA文件流转流程结束后的归档 流转结束后要及时归档 最迟不超过3天 2 OA文件流程结束后需归入档案管理软件的OA文件 拟稿人要另存为保存 保存内容包括 原文和领导批示页 并交与部门文件管理员保存 待归档时一并归档 需归档文件范围参照 运营总部归档范围 电子文件归档流程和要求 3 各部门文件管理员负责电子文件归入档案管理软件的操作 另存为保存的文件刻到光盘上备份归档到档案室 4 OA文件归档时间 随时归档 5 OA文件的归档方法 在OA文件库中先选中需归档文件标题前的小方框 然后点 归档至文件 按钮 电子文件归档流程和要求 6 完成 归档至文件 的OA文件会在文件前出现小标记 归档后的文件可在在 科怡 档案管理的文件管理端口的OA文件库中查询到 7 归档后的文件需要添加领导批示页 在档案管理软件中填写页数 是否归档 8 保管期限为永久和长期的OA文件需打印出相应纸板一并归档 声像档案归档范围 运营总部的重要的专业会议 现场会等大型会议照片 含底片 录音 录像带 永久运营总部在科研活动中形成的声像资料 永久反映运营总部各个历史时期发展情况的照片 录音 录像带 永久运营总部参加重要的社会活动的声像资料 长期运营车站站容 站貌照片 录像带 员工工服 工作场景照片 录像带 永久运营总部重大的案件 事故 特殊情况的声像资料 永久 声像档案要求 声像档案包括 照片 录音带 录像带 影视片等载体的档案 内容包括 时间 地点 人物 事由 背景 职务 摄影者等要素 关于录音 录像的整理 归档的声像材料必须图像清晰 声音清楚并加以必要的文字说明 同时必须是原版 原件 声像档案要求 录音带 录像带的整理一般按问题 内容 事由 进行分类 并将永久性 周转性分开 不同版种 原版 复制版 分开 在盒的外套上要有标签 注明 内容 主要人物 形成日期 带长 分钟 编号 型号和保管期限等 并填写目录 照片目录格式 实物档案的归档要求 实物档案的归档范围 主要包括运营总部获得的各种荣誉证书 奖状 锦旗 奖杯 奖牌以及废