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92第五章Word文档的录入与编辑Word 2003基础知识通过本章你应当学会：(1) Word 2003的启动和退出。(2) Word 2003的工作界面。(3) 新建文件。(4) 打开文件。Word 2003是由美国Microsoft公司推出的文字处理系统，它秉承了Windows友好的图形界面、下拉菜单和图标按钮。Word 的中文简体版主要有Word 5.0、Word6.0、Word7.0、Word97、Word2000、 Word XP、Word2003 等。Word 2003的启动和退出启动Word 2003启动Word 2003的操作步骤如下：（1） 鼠标左键单击桌面左下角的“开始”按钮（2） 弹出开始菜单，单击“所有程序”，在弹出的子菜单中选择“Mcrosoft Office /Microsoft Office Word 2003”命令，启动Word 2003。注意：如果在桌面上创建了Word 快捷方式图标，直接双击快捷图标即可启动。Word 2003的程序窗口。关闭Word 2003关闭Word 2003程序，有如下三种方法：方法一：鼠标左键单击 按钮。方法二：执行文件/退出命令。方法三：按ALT+F4组合键。Word 2003的工作界面Word 2003的工作界面如下所示。从中我们可以看到Word 2003的主界面由标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文档工作区、滚动条、任务窗格、视图按钮和状态栏等部分组成。 标题栏标题栏位于窗口最上端，作用是显示当前5.1.1创建Word文档在Windows操作系统中.启动Word软件的方法可通过单击“开始”菜单，在弹出的菜单中选择“程序”命令，然后单击“Microsofd Word ”。1 .Word界面组成在启动过程中，会看到Word2002和版权信息，最后显示出Word2002的操作系统界面。如图5-1所示在上窗口中，各个组成部分的作用及含义如下：l 标题栏：显示出应用程序名称及当前编辑的Word文档名。l 菜单栏：菜单栏包含了“文件”、“编辑”、“视图”、“格式”等九种下拉式菜单。利用这些菜单能够完成Word的所有操作，需要时，只需用鼠标单击相应的选项，从下拉式菜单中选取所需的菜单命令。l 常用工具栏：常用工具栏实质是一些常用命令的一种快捷方式。它是将菜单中的常用命令制成一些工具按钮放在工具栏上以便于快速操作。l 格式栏：在此工具栏中，包含着许多格式排版的常用命令，如：字体、字号、粗细、边框、位置、编号、项目符号以及文本颜色等命令按钮。l 纵横标尺：用来准确标示文档尺寸的大小，通过它可以快速地设置制表位、页边距、段落缩进，这些内容将在后面进行学习。l 滚动条：滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条两种。若文档内容太长而不能在当前窗口中完全显示出来，则可拖动条上下移动来显示文档上下内容；若文档内容相对窗口太宽，则可拖动水平滚动条来显示文档左右内容。l 工作区：工作区即是当前窗口所显示的一张白纸，所有的文档内容都是在这张“纸”上编写。l 绘图工具栏：通过它，可以绘制一些简单的图形和设置其图形效果。如画直线、圆、矩形、箭头等。l 状态栏：状态栏用于显示所编辑文档的当前状态信息。它包含页数、节数、光标的位置以及修订、改写、扩展和自动校正等功能。l 格任务窗；任务窗格是OfficeXP应用程序中提供常用命令的窗口，它的位置适宜，尺寸大小，用户可以在使用这些命令的同时继续处理文件。而且在操作过程中，给用户提供与操作相关的提示操作，智能化非常强。2新建文档一般情况下，当启动Word软件后，Word就默认新建了一篇文档，主界面的工作区会有一张白纸。此时可直接进行文档内容的录入编辑操作。有时，当我们建好一篇文档后，如果想再新建一篇文档，那么怎么操作呢？在Word中，文档的新建方法有三种，具体操作如下。l 单击常用工具栏中的“新建空白文档”按钮。l 单击“文件”菜单中的“新建”命令进行创建。l 通过“任务窗格”中的“新建”栏进行创建。在“新建”栏中提供了“空白文档”、“现。文档”及“模板”三种新建方式。3录入文本新建文档后，在屏幕中有条不停闪烁的短竖线光标，叫做插入点，表示从此位置可以输入文本。随着文本的输入，光标会自动向右移动。当每行文本输入到页面的右边界时，它都会自动跳到下一行，这种特征叫做“软回车”。在Word2002中输入文本时，不用担心需要在每一行末按回车键（Enter）来换行。如果一段文字输入完后，就需要用户敲一下回车键来进行换段。因此，在Word中录入内容时，有这样一个特点，即：换行是自动换行，而换段是敲回车键表示另起一段。4保存文档用户虽然把文档已编辑好了，但是，它中是暂时存贮在计算机的随机存储器中，计算机关机或突然断电都会造成信息或文件的丢失。所以用户在工作中应该注意随时保存文档。如果已以保存文档，用户可以随时打开使用。有关文档的保存，常用方法有如下几种：l 单击工具栏的保存按钮l 单击“文件”菜单，单击“保存”命令或“另存为”命令。l 使用键盘快捷键操作。即(Ctrl+S ) 如果初次对Word文档进行了保存，经过以上三种方法都会弹出保存对话框。如图5-2所示。在图5-2中，单击“保存位置”框右边的小黑三角形，选择文件保存位置。然后在“文件名”文本框中输入所要保存文件的文件名，如果还要更改文件的保存类型，那么在“保存类型”框的右边，单击小黑三角形进行选择（注：一般取默认值）。最后再单击“保存”按钮即可将文件内容以一个文件形式进行保存。5.1.2视图的运用视力2是按特定方式显示文档的窗口。Word2002提供了五种视图，分别从不同角度、按不同方式显示文档。这五种视图是：普通视图、页面视图、大纲视图、文档结构图、Web 版式。对于视图的切换，操作非常容易。单击菜单栏上的“视图”菜单，然后在弹出的菜单中单击选择一种视图即可，切换视图是不会改变插入点的位置，即在不同视图中，插入点在同一个字符位置。在五种视图中都可以录入文本，而且还可以进行文本的编辑操作。在五种视图中，都可以按不同放大比例观察文本。为了观察较多的文本，可缩小显示比例；为了观察格式化后文本的细部，可放大文本，结缩小或放大后的文本都不得可以照常编辑。屏幕显示的入大或缩小文本是不会影响其打印文档时的文本大小。1普通视图普通视图是最常用的工作视图，也是Word的默认视图，用户对文档内容的键入，编辑和格式化工作绝大部分以都在普通视图中进行。普通视图最适合于日常的文档处理工作，如文本，图形卡的输入和格式化。而且，普通视图便于跨越分页和符（横向虚线）和分节符（双横向虚线）编辑文本，因为这时易于选择文本，而在页面视图中，跨越分页符和分节符选择文本时，由于中间隔了一个很大的页眉、页脚区，选择起来比较麻烦。5页面视图在页面视图中，按先顺序、按实际的打印枨显示各页面内容的完整形态，包括正文、页眉、页脚、脚注、尾注以及它们在页中的精确位置 。右对页面中文本作最后的编辑和格式化，并可立即看到编排效果。对于页面军旗，可进行一些特殊操作。如：插入页眉或页脚、插入图文框，对内容进行分栏等操作。3大纲视图大纲视图显示文档大纲。却使不从文档大纲出发编写文档，大纲视图也很有作用，在大纲视图中，易于移动和复制文本，易于在文档中移动插入点位置 ，易于重组文档的内容，易于对具有层次性的文档进行分级等操作。大纲方式是按照文档中的标题层次来显示文档内容。用户可以折叠文档，只是看主标题或者扩展文档，查看整个文档内容，将鼠标指向文本标题左侧的“+”号双击即可 ，从而使得用忘掉查看文档的结构变得十分容易。在大纲视图中，文档以一种浓缩的形式显示，这种显示方式中惟一一种按照窗口大小进行自动换行显示的视图方式，这样就避免了Word窗口比文字宽度要窄问题。另外，采用文档结构图方式时，Word窗口中的左侧还包括一个可调整大小的查找窗口。称为“文档结构图”，专门用于显示文档结构的大纲视图，用户只需单击文档某个大纲主题=，即可 迅速跳转到文档的相应部分，十分方便。但是要注意，此视图下的排版效果与打印效果并不一致。它主要是在用户查看文档内容结构时使用。Web版式所谓Web版式是指将当前文档内容以风格形式进行显示，这种视图在文档编辑排版中，用得很少，除非用Word软件制作页时，才能用到此视图（但Word不是专业化网页制作软件）。因此，在这里不做详细介绍。5.1.3插入特殊符号在文档内容录入中,有时会遇到 一些特殊需要符号或标点符号无法直接录入 ,例如:等,像这些符号是很难直接通过键盘录入的,不过在Word软件中,为我们提供了一个符号库和特殊符号库,只要是自己无法通过键盘直接录入的符号.,都可以通过学习特殊需要符号库来找到所需的符号,再将其符号插入到文档中来.具体操作方法如下:l 步骤01 光标定位在所需要符号的位置 ，单击“插入”菜单，在下拉菜单中单击“特殊符号”命令。则会弹出“插入特殊符号”窗口，如图5-3所示。l 步骤02 在特殊需要符号窗口中选择所要插入的符号，然后单击“确定”按钮即可。5.1.4内容的复制、移动和删除1.内容的选择Word与以前常用的WPS等字处理软件开发包相比，它具有速度快，编辑方便，简单易学等特点，而它的最大特色之一即是可以直接使用鼠标来完成各种编辑操作。下面，讲解一些文档内容的选择方法：l 双击鼠标左键，选择一个单词或一句话。l 按Ctrl键单击鼠标左键选择一个句子。l 三击鼠标左键选择一个文本内容。l 使用Alt 键与鼠标左键选择几例文字。l 使用鼠标左键进行拖放可精确选择所需内容。对于内容的选择方式方法很多，可以根据自己的实际情况，掌握选择方法，在文档编辑时应根据实际需要进行选择。如果要取消所选择的内容，只需在文档窗口中的任意处单击一次鼠标，即可取消内容的选择。2.内容的复制在文档编辑中，如果需要输入相同的内容提要时，可以使用Word所提供的内容复制操作，提高工作效率。有关内容的复制操作，有许多操作方法，下面介绍一些常用方法。（1）用菜单或工具栏步骤01 先选择所要复制的内容，单击“编辑”菜单中的“复制”命令或工具栏上的“复制”按钮步骤02 将插入点光标定位到所需内容的目标位置 ，单击鼠标左键一次，再单击“编辑”菜单中的“粘贴”按钮。（2）使用鼠标右键功能。步骤01 选择所在复制的内容，鼠标指针指向所选择的内容上，再单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“复制”命令。步骤02将插入点光标定位到所内容的目标位置，再单击鼠标右键，然后在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令。 （3）使用鼠标操作选择所要复制的内容，指针指向所选择内容上，当鼠标指针变成一个向左的白箭头样式时，按住键盘上的“Ctrl”键不放，再拖动鼠标指针。然后将虚线插入点定位到所需内容位置，再释放鼠标左键和Ctrl键即可。（4）使用功能组合键盘。选择所要复制的内容，按一下功能组合键Ctrl+C，再将插入点光标定位到所需内容的位置，按一下功能组合键Ctrl+V通过这种方法，同样可以达到内容的复制目的。3，内容的移动内容的移动是指将所选取的内容被整体地移动到其他指定的地方，有关内容移动的操作及方法与内容的复制操作非常相似。（1）使用菜单或工具按钮步骤01 选择所需要移动的内容，单击“编辑”菜单中的“剪切”命令或工具栏上的“剪切”按钮。步骤02 将鼠标光标定位到所需内容提要的目标位置，然后单击“编辑”菜单中的“粘贴”命令或工具栏上的“粘贴”按钮。（2）使用鼠标右键功能步骤01 选择所要移动的内容，鼠标指针指向所选择的内容上，再单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“剪切”命令。步骤02 将插入点光标定位到所需内容的目标位置 ，再单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴”命令。（3）使用鼠标操作选择所要移动的内容，指针指向所选内容上，当鼠标指针变成一个向左的白箭头样式时，按住鼠标左键不放，再拖动鼠标指针，然后将虚线插入点定位到所需内容位置，再释放鼠标左键。（4）使用功能键组合键选择所要移动的内容，按一下功能组合键Ctrl+X,然后将插入点光标定位到所需内容的目标位置，再按一下功能组合键Ctrl+V。4内容的删除在文档内容的删除中，有时需要删除一些不需要的内容。因此，会运用到文档的删除操作。对于内容的删除，可按以下方法进行。（1）使用清除命令。选择所要删除的内容，单击“编辑”菜单中的“清除”命令即可 。（2）使用剪切命令选择所要删除的内容，单击“剪切”命令。（3）键盘操作选择所要删除的内容，按一下键盘上的删除键“Delete”。515内容的查找、替换与定位在编辑一篇Word文档时，有时需要找出某些内容进行修改或做其它操作，如果直接用人眼去查找，当内容很多时，是很难找到的并且准确性也不高。此时，我们可Word软件提供的“查找”功能进行操作。1.内容的查找对于一篇文章要进行查找操作。可以按如下方法和操作步骤进行：步骤01选择要查找的内容（注：也可不选择），单击菜单栏中的“编辑”/“查找”命令。则显示也如图5-4所示的“查找对话框”。 图5-4查找对话窗口步骤02在图5-4中，在查找内容文本框中输入所要查找的内容，然后单击“查找下一处”命令。此时Word，将所找出来的文档内容以高亮度反相颜色进行显示，表示已找出所要查找的内容。如果再单击“查找下一处”命令按钮，则光标将定位到第二处相同内容，依次这样可以查找出所需要的内容。提 打开查找对话框，也可按键盘快捷功能组合键Ctrl+F示2内容的替换在上面的内容查找中，只是把所要找的内容找出来，并没有更改其内容，有时希望不但 要查找内容，而且还要将所找出的内容替换成别的内容。则需要使用“替换”命令。其操作步骤如下： 步骤01选择所要查找的内容，单击菜单栏上的“编辑”/“替换”命令。则会显示出“替换”对话框。如图5-5所示。图5-5替换对话框步骤02在图5-5中，在“查找内容”文本框中输入所要查找的内容，在“替换为”文本框中输入所替换的内容，然后单击“全部替换”命令按钮。在图5-5窗口中，包括如下参数设置。l “全部替换”；则将所找出来的内容一次性地全部替换成别的内容。l “查找下一处”；当在所找的内容中，有一部分需要替换，而另一部分不需替换时，可以使用查找一处命令按钮，当找到一处时，此处将呈反相显示。如需替换，只需单击一次“替换”按钮，若不需替换，只需单击“查找下一处”按钮，则可将光标移动到下一处所要查找的地方。l “搜索范围”；单击搜索范围右边的小黑三角形按钮，可选择查找内容的方式，其中包括：全部、向上、向下三个选项。“全部”即是对全文档进行搜索；“向上”即是表示从光标处向文档上面进行搜索；“向下”即是表示从光标处向文档下面进行搜索。l “区分大小写”；选择此项时，表示所要查找的内容区分大写和小写。l “全字匹配”；选择此项时，表示所要查找整字匹配的内容。l “使用通配符”；选择此项时，表示在查找中可以使用通配符来代替内容。即“？”、“*”。l “区分全/半角”；选择此项时，表示在查找内容时，区分内容的全角和半角。l “同音”；选择此项时，表示在查找中，允许查找同音字。 注 在上面的操作中，如果单击“格式”命令按钮，则可以使用查找或替换内容时要带的 格式。打开“替换”对话框。也可以按键盘功能组合键Ctrl+H意3.文档内容的定位当我们在编辑一篇长文稿时，如果想直接将光标定位到某一页或某一节，或者是某一个对象时，则可以使用“定位”命令进行直接定位。其操作步骤为：单击“编辑”菜单，在下拉菜单中单击“定位”命令，则弹出“定位”对话框，如图5-6所示。图5-6文档的定位在上对话框中，在窗口的左边设置“定位目标”，如；页；并在窗口的右边设置具体定位到该目标的娜个位置，如：输入10，表示将光标直接定位到文档的第10页去。然后单击“定位”按钮即可。516文档的纠错与更正在Word文档编辑中，我们对难免不出现录入错误，如果误的语法、语句、单词等。但当出错后怎么去快速地校正或修订文档呢？Word软件提供了许多相关的修订功能，比如：拼写检查、自动更正等。下面让我们来学习文档的修订知识。1拼写检查“拼写检查”是一个非常有用的功能，无论是英文单词还是汉字单词、语句、语法，都可以通过“拼写检查”功能进行校对。在默认情况下，MicrosoftWord在您键入的同时自动进行拼写检查。用红色波形下