办公文秘_行政助理职业化训练

行政助理职业化训练 集团培训部 天将降大任于斯人也 必先苦其心志 劳其筋骨 饿其体肤 空乏其身 行拂乱其所为 所以动心忍性 曾益其所不能 孟子 行政助理养成训练计划 一个成功出色的团队要发展的快速及稳健 必须要有自己的行政助理人才 由组织内的精英挑选出来并加以训练 而这些被挑选出来的精英也能借此课程提升自己的层次 提高个人的综合素质 掌握工作所需的专业技能 帮助团队从繁杂琐碎的工作中解放出来 科学高效地处理各项办公事务 提高公司的整体办事效率 课程纲要 行政助理角色与功能行政事务管理高效沟通 调查表明 在被调查者中 7 的人认为 做文秘 助理就是打杂 跑腿 没有什么前途 10 的人认为文秘 助理就是一个过度性职业 没有专业可言 是女性结婚前最好的职业 13 的人认为文秘 助理在国外是越老越值钱 国内却还以年轻取人 22 的人赞成经济越发展 好的文秘 助理越缺乏 48 的人认为 文秘 助理是一个可以积累经验的职业 是走向管理岗位的一个阶梯 摘自众人行管理培训网 李革增 行政助理的特质 1 行政助理是人才而非人手 人才 有企划能力 用脑力去管理部属者 人手 依照上司旨意办事的人 为政之本在于得才 千军易得 一将难寻2 行政助理不是主官 不能官大学问大 要真才实学 名副其实 3 行政助理是综合各方关系的人 承上启下 什么样的人适合做行政助理呢 懂得怎样解决问题的人 工作效率永远赶不上懂得懂得怎样避免问题的人 对助理的基本要求 1 认真敬业2 团队工作3 相互补台4 保密5 低调做人 高调做事 行政助理的类别 1 唯命是从型 强调阶级与服从 忠心耿耿 一切萧规曹随 2 干预执行型 喜欢干预执行部属 抢部属工作 希望部属多向他请示 3 专权独断型 对上下级无信心 不信任 自以为是 4 鸭子型 以不变应万变 一切按程序规定 没有创意 5 外科医生型 重视情报 主动积极 发掘问题 解决问题 行政助理工作的内涵 1 工作进度异常紧凑 集 三千宠爱于一身 工作繁重而忙碌 2 行政助理都是行动导向者 偏爱沟通 兵来将挡 水来土淹 口语沟通 3 工作特点为 简短 精要 勤奋和灵活 是团队情报中心 4 行政助理的工作以沟通艺术成分居多 业出于勤 而毁于惰 行政助理的角色定位 领导 员工 情报员 执行者 组织者 管理者 协助者 企业角度官僚主义 和事佬 角色错位角色误区个人角度企业化身 唯我独尊 同情者 行政助理应具备的能力 行政助理应具备 人际性 概念性 诊断性等管理技巧 同时应具备 洞察力 敏感力 远视力 应变力 集中力 忍耐力等能力 轻财足以聚人 律己足以服人 身先足以率人 量宽足以得人 行政助理应具备的能力 1 人际性 方法 技巧 工具 人情 上司 属下 2 技术性 专长 专业 熟练 知识 3 概念性 配合 协调 全面 体系 组织 4 诊断性 因果 整体 分析 探讨 5 创造性 洞察力 提出正确问题 6 敏感力 对待别人 7 应变力 预料变化 8 远视力 开创未来 9 集中力 执行政策 10 忍耐力 活在远景里 责任心 守密 细节 稳定 能力 行政助理应具备的能力 行政助理的做人内涵 1 心存感恩感谢之心 感谢上级的提拔 下属的帮忙和协助 同事的配合 2 要有胸襟与气度 不得理不饶人 非难和挑剔 逼人太甚 3 不吝惜机会 设法使部属的人格发展成熟 4 欣赏别人的才华 让部属发挥所长 全力以赴 创造佳绩 行政助理的做人内涵 5 责人先责己 多赞扬肯定别人的成就 不挑剔别人的缺点 6 与部属分享情报和成果 长而不幸 为而不持 功成弗居 7 洞悉上级的需求 女为悦己者容 士为知己者死 8 识人与技巧并重 知己知彼 对症下药 行政助理的做事态度 1 敢做事与多做事 世事洞明皆学问 人情练达即文章 2 尽人事而听天命 我做事而不等事做 集中精神 工作后就是天堂 3 虚心学习 一切事物皆为吾师 多学多问 多问为什么 才能追根究底 谁是我们的客户 小组讨论 我的服务提升计划 职业工具 形象脑子一支笔一个本子电脑电话 行政事务管理 PDCA管理循环工作清单 PDCA管理循环 有效改善标准化 方针策略目标 实施计划 工作日程表 工作分配 针对原因之改善作法 工作问题原因检查与追踪 工作执行 工作进度或结果检查 Action Plan Check Do 人类因为梦想才伟大 物质生活富裕 家庭幸福美满 有成就感 事业辉煌 更多的帮助他人 赢得众人的敬重 您的人生目标 练习 每个人列一个目标 家庭 工作 学习 个人发展 爱好兴趣 财富 健康等等任何一个即可 目标必须SMART Specific具体的Measurable可衡量的Achievable可实现性Relevant实际性Timebound有时限的 请根据你的具体工作 应用SMART原则 制定2011年工作绩效目标 练习 5W2H计划1 什么事 要做什么 2 由谁来执行 谁来负责 3 什么时候开始 什么时候结束 什么时候检查 4 在哪里干 哪里开始 哪里结束 5 这样干的必要性是什么 有没有更好的办法 6 怎么做 7 做多少 做到什么程度为好 工作日程表 甘特图 工作分配表 工作执行 执行本身就是一门学问 因为人们永远不可能通过思考而养成一种新的实践 而只能通过实践来学会一种新的思考方式 我总是会在做出一项决策之后马上对它的执行情况进行跟踪 工作检查 优秀的领导者总是能够清楚地了解自己下属的优势与弱项 并能够最大限度地帮助他们发挥自己的长处 改正自己的缺点 适当处理那些不能完成自己任务的下属 并果断地处理一个快速发展的组织中许多不可避免的问题 有效改善 杰克 韦尔奇认为在出现问题的时候一味理怨别人是没有任何意义的 恰恰相反 通常是对这些人进行指导 鼓励和帮助的好机会 如果在某个环节遇到了麻烦 不应该一个人坐在那里 埋怨手下办事不力 或想着是否应当请公司来解决问题 相反 正确的做法是把在大家召集在一起 相互协商 并最终找出一个解决方案 1 不要以自己的看法去替代上司的想法2 要把握时机和场合3 不要替代上司做决定4 注意领导的眼和手5 易地而处的聆听6 保持自信 高效沟通 TODOLIST 工作清单 每天的计划和任务临时被安排的任务容易忘记的事情前一天没有完成的事情随手记录 做计划的好处 每天做计划 可以提高两到三倍的效果每天用20分钟做计划 等于节省一个小时一个星期省出五个小时一年省出250个小时比别人多出两个星期时间就是生命 生命里