向三星学会议管理.doc

向三星学会议管理三星是这样开会的一3.3.7原则 三星将召开会议时最为基本的思想和行动整理成3.3.7原则，让所有公司职员熟记并付诸实施。3种思考其一：为了提高会议效率，尽可能不召开即兴会议。所以，在召开会议之前我们首先思考一下会议的必要性：是一定要召开的会议吗？不能由自己决定吗？没有更好的方式吗？其二，如果一定要召开会议，则最大限度地减少会议。此时也同样要从多个角度进行检查：不能减少参加者吗？不能减少会议频率、时间和资料吗？不能进行更为妥帖的运作吗？其三，一旦决定召开会议，就试着摸索一下是否有能够与其他会议合并或委托的方法：不能与其他会议一起召开吗？不能通过权限委托来解决吗？加入其他会议中就不是好的内容吗？3个原则第一个原则是确定不召开会议的工作日；第二个原则是将会议时间定为1小时，最多不超过1个半小时； 第三个原则是将会议录整理成一张纸。7条规定第一条规定，就召开会议而言，最重要的是严格遵守时间。第二条规定，在会议材料中写明投入会议的经费。第三条规定，将会议参加者限制为必要的合适人选和负责人，使会议规模尽可能小。第四条规定，明确会议目的，不要转移到其他主题上或者成为闲谈或讨论。第五条规定，事先分发会议资料，在参加会议之前进行讨论，以顺利召开会议。第六条规定，就召开会议而言，为了防止以某个特定的人为主进行，要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见。第七条规定，为了尽可能地减少会议录，仅记录决定了的事项并进行保存；与其他记录方式相比，使用电子黑板时，则复制电子黑板上的内容用做会议录。二三个要求要求一 、会议内容必须联系工作(3W流程) 三星认为，一些公司还在召开每周会议、月度会议、例行会议等许多会议。但是，如果如此多的会议不能真正反映到工作中，会议也就失去了意义。三星将会议内容和议论整理成单词（Word），这些议论不是仅仅停留在会场中，而是穿过窗口(Window)传达给会场外的相关者，并努力反映在其工作（Work）上，使会议成为推动工作不可或缺的要素。才算获得了会议真正的效果。 在召开会议时遵循3.3.7原则,会议中所讨论的内容则通过W.W.W（Word Window Work）反映到工作中。这一基本原则在三星的所有子公司中实施了将近20年。现在这些凝聚成了三星的会议文化。从最初进入公司起，三星就对新职员进行工作所必需的基本知识与技能教育，而且不断进行充电提高。因而，三星的工作会议十分简洁，努力贴近问题的核心去寻找解决方案。由于事先对会议主题进行研究并准备材料以面对会议，所以进行的是有准备的对话，而且容易得出结论。要求二、不开无准备之会 即使说会议的成功有80%在于准备也不为过，会议准备在三星就是如此重要。三星公司即便是细小的事情也毫无遗漏地进行准备，这不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。会议组织者的准备(5W1H)Why: 寻求为什么必须召开这个会议，是否有除会议之外的也能解决问题的其它途径。What: 对议题是否符合会议目的进行检查。Where: 对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。When:会议定在什么时间？对是否很好地遵循时间进行确认。Who: 让适合议题的人出席会议。How: 对得出符合议题的结论如何进行推广。会议主持者十项确定一、确定好会议的目的和类型了吗？二、确定好会议的议题、日期、时间了吗？三、确定好会议参加者了吗？四、准备会场和各种备置用品了吗？五、准备好要分发的资料了吗？六、充分修饰会议前半部分了吗七、会议顺利地进行了吗？八、充分概括出结论了吗？九、得出令人满意的结论了吗？十、分发会议录并在会议录中公布下次会议的主题了吗？与会者六项会议准备一、充分确认会议目的和议题。二、以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商。三、对议题进行分析，讨论其中的问题是什么。四、试着寻求问题的解决对策。五、试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动。六、自己的资料准备和草稿，如有必要，也复印一下其他人的资料。要求三、必须得出结论 如果长时间地召开会议，参加者就会产生“工作什么时候做呢”的想法。这是因为，虽然谁都知道会议是在将人们的意见收集在一起并做出决定上发挥重要作用，但是真正能在会议中决定的事项是极少的。 三星认为，如果在会议结束之后还询问“会议召开得怎么样？结论是什么呀？”那么，这种消耗大量时间的会议就可以被称做无用之物。也就是说，在快结束会议时也得不出结论，只好将议题推迟到下一次会议，这样的情况是很多的。这是因为，在会议里谈论主题之外的话题，再将会议时间不足作为无法得出结论的理由。不管是怎样热烈地交换意见，如果连一个具体的意见也没有采用就结束了会议，那么该会议就无异于失败。未能得出结论的原因是，以为能够得出结论就没有做准备。 会议中重要的是结论。因此，对于会议的目的就是得出结论这一点，所有参加者都应当切实产生认同感。那么，应当怎样改变什么决定也做不了的心理呢？此时，除了对会议目的产生认同感之外别无其他法。切实认识以下方面是很重要的：“是因为什么目的而被召集的？如果不对其做出决定，就没有理由召开会议。”一、凡是开会，必有准备在三星，“永远不开没有准备的会议，会议的最大成本是时间成本，会议没有结果就是对公司的犯罪，没有准备的会议就等于是一场谋杀”。所以，在三星重大的会议有事前检查制度，“没有准备好的会议必须取消”。与会人员要提前看材料并做好准备，不能进了会议室才开始思考。二、凡是会议，必有主题在三星，“开会必须有明确的会议目的，在会议准备的PPT前三页PPT必须显示会议主题”。没有主题和流程的会议，就好比让大家来喝茶聊天，浪费大家的生命。会议的主题，要事先通知与会人员。三、凡是会议，必有纪律在三星，每次会议都会设一名“纪律检查官”（一般由主持人担任）。在会议前宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不按流程要提醒，对于发言带情绪要提醒，对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚，对于会议上发恶劣脾气和攻击他人的行为要处罚。四，凡是会议，必有议程在会议之前明确会议议程，会议运营人员要在会前把会议议程书面发给参加会议人员，使他们能了解会议的目的、时间、内容，使他们有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作，每一项讨论必须控制时间，不能海阔天空，泛泛而谈。丘吉尔说：给我五分钟发言，我要提前一个星期准备；给我十分钟发言，我要提前两天准备；给我一个小时发言，我就可以不用准备。五、凡是会议，必有结果开会的目的是解决问题，会议如果没有达成结果，将是对大家时间的浪费。所以，每一个与会人员都要参与到议程中来，会议监督官有权打断那些偏离会议主题的冗长发言，会议时间最好控制在1.5-2小时以内，太长的会议会超过人的疲劳限度。会议主持人要设置时间提醒。会议决议要形成记录，并当场宣读出来确认。没有确认的结论，可以另外再讨论。达成决议并确认的结论，马上进入执行程序。六、凡是开会，必有训练在三星，“培训是节约时间成本的投资”，让员工快速成长，培养员工，让员工减少犯错，提高技能，这一切，从本质上来说也就是提高了时间价值。在三星，有专门针对如何开会的培训，对每个层级的员工都有足够的会议训练，训练内容：如何开会、如何主持、如何记录、如何追踪、如何对待会议上的分歧、如何会场汇报等，通过这些必要的会议训练，让会议变得高效。会议难免有意见不一或争论，如果处理不好，就会影响会议效果，适当注意一些艺术和技巧，就可以化险为夷。例如要尽量做到会议上公开表扬，私底下批评；在会议上就事论事，对事不对人；争论时要尊重别人，不可恶意批评别人；对他人的意见如果表示赞同就公开表示你的称赞；对意见不同者也要注意措辞，不要伤了别人自尊；不可恶意批评他人，不要伤了别人自尊，特别是有上级人员参加时更要注意，不能为了表现自己而贬低别人。有时候要采取民主集中模式，开放心胸，容纳意见，不要被自己先前的立场所左右；不要将你的结论强加于人。如果要公布的是既定政策、决定，就要在事前说明不容讨论，需要与会人员讨论的一定不能是既定决议。七、凡是开会，必须守时设定时间，准时开会，准时结束。准时开会，准时结束，其实也是尊重别人的时间。开会一定要准时，并要求对每一个议程设定大致的时间限制，一个议题不能讨论过久，如不能得出结论，可暂时放一下避免影响其他议题，如果某个议题必须要有结论，会前要通知与会人员。八、凡是开会，必有记录要有准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，各项决议要有具体的执行人员及完成时限，如果此项决议需要多方资源，一定要在会议记录中明确说明，避免会后互相推诿，影响决议完成。有些管理人员经常犯的错误就是会议没有形成决议，导致会议的作用没有体现出来，更让一些管理人员误认为开会没有意义，直接影响其不想主持会议或者参加会议。九、凡是会后，必有追踪“散会不追踪，开会一