山东XX集团有限公司印章管理细则(意见稿).doc

山东海化集团有限公司内控制度 印章管理细则山东海化集团有限公司管理制度 体系名称行政综合编 码GM-01-05-04版本号2017-1山东海化集团有限公司印章管理细则公司名称山东海化集团有限公司批 准 人山东海化集团有限公司行政后勤分管领导批准依据山东海化集团有限公司内控制度体系文件管理办法（CG-03-02）发布范围普发发布文号海油炼化海化办字20176号发布日期2017年 6月2日生效日期2017年 6月2 日起草部门办公室1 目的规范集团公司印章管理，明确印章的刻制、登记、颁发、启用、保管、用印、停用和销毁等。2 适用范围集团公司及各所属单位。3 释义3.1 集团公司指山东海化集团有限公司。3.2 所属单位指集团公司的全资子公司、控股子公司、有实际控制权的参股子公司、分公司和项目组。3.3 印章印章是印信凭证的一种，是刻在塑料、橡胶、金属等固定材料上的文字或图形，以代表机关、组织或个人权力、职责的凭证。盖印标志着文书生效和对文书负责。本办法管理的印章包括山东海化集团有限公司、中共山东海化集团有限公司委员会等各类印章。4 职责分工4.1 办公室a) 负责印章的刻制、颁发、启用、保管、用印、停用和销毁；b) 负责定期对其他各部门印章的使用情况进行监督检查和考核。4.2 其他各部门和单位负责本部门和本单位印章的保管和用印管理。5 管理要求5.1 印章的刻制与颁发5.1.1 集团公司办公室是集团公司各类印章的主管部门，各类印章由集团公司统一安排刻制。各单位、部门因工作需要需刻制印章时，应向办公室提出申请，经行政综合业务分管领导批准后刻制。刻制印章到集团公司所在地的公安部门办理登记手续后，再到持有公安部门颁发的特种行业营业执照的刻章单位进行刻制。任何单位、个人不得擅自刻制集团公司各类印章。5.1.2 印章刻制完成后，由办公室向使用部门颁发。颁发印章前要进行详细的登记，并留下印模和领用人签字。5.2 印章的启用5.2.1 对内生效的印章，在启用前，发布启用印章通知，注明正式启用的日期并附上印模。5.2.2 对外生效的印章，如财务专用章、合同专用章等在启用前，使用部门应将启用时间和印章样式通知相关单位，并在公司所在地公安部门进行印模备案。5.2.3 对字迹已经模糊或缺损的印章，印章管理单位或部门要及时申请更换。更换印章不再发启用通知，原印章销毁。5.3 印章的保管5.3.1 集团公司行政章、党委章由办公室保管，其他各单位、部门印章和业务印章由使用单位和部门分别保管。5.3.2 各单位、部门应安排专人保管印章，并确保印章的安全和清晰完好。5.3.3 印章保管人须具有高度的责任心、原则性、纪律性，严格执行印章管理规定。试用期内的新员工不得作为印章保管人。印章管理部门的责任人为监印人，对印章的安全负管理责任。5.3.4 严禁将印章转借使用。5.3.5 原则上印章仅限于集团公司及各单位内部使用，一般不准携带印章外出。5.3.6 不准在无任何内容的空白纸张、表格等处用印。特殊情况下，需在空白纸张、表格等处用印时，用印部门必须提出申请，说明用途，经分管领导批准及办公室主任审核确认后，方可用印。若上述空白纸张、表格等盖章后因故未使用，须交回印章保管人注销。5.3.7 印章保管人外出时，须将印章妥善移交，以免贻误工作。印章保管人调离时，应履行印章交接手续。5.3.8 印章若发生丢失、损坏、被盗等情况时，应速向相关部门和领导报告，所在单位应及时采取有效措施加以处理，避免造成损失。5.4 印章的使用及审批程序5.4.1 印章适用范围a) 以单位名义制发的公文、证明和凭信使用本单位行政章；b) 以党委、纪委、工会名义制发的公文、证明和凭信，分别使用本单位的党委、纪委、工会印章；c) 在授权范围内，集团公司各所属单位对外制发的证明、凭信使用本单位行政章；d) 因业务开展需要，使用相应的业务专用章；e) 在特殊情况下，属“代章”性质的用印，应在文件或材料的落款处注明“（代章）”二字。5.4.2 印章使用应建立严格的审批程序，明确各种类型印章的审批权限和审批流程。a) 公文用印：按发文程序经签发人签发后并完成膳印的公文，可直接用印；b) 合同用印：合同文本盖章前，须按业务流程由相关部门审核签字，并按审批权限经相关领导签字确认后，方可用印；c) 授权、委托书、担保书或其他重要的对外往来的用印，必须经集团公司相关领导或其授权人审核签字，由相关部门审核确认，并登记后，方可用印；d) 印章保管人应严格按规定用印。用印经办人应据实填写用印审批单（见附件2），内容包括但不限如下内容：日期、用印部门、用印详细事由、用印份数、审批领导、经办人、监印人、审批人等。各项内容的填写要做到字迹工整，内容完整；e) 对于经常或定期需要用印的内部资料或文件，如各种报表等，应由申请部门依据业务性质，详细列出用印计划，附在用印审批单后，一次性办理审批手续，在限定的时间内不需重复审批；f) 对于涉及员工个人事务，如各类身份证明、出国的各类相关证明等需用公章的，应由申请人填写用印审批单，本部门或单位负责人审签，由办公室主任或其授权人签署同意后，方可用印；g) 其他情况用印：用印申请人须填写用印审批单，经单位或部门负责人签字同意后，办公室主任或其授权人审核签字用印。5.4.3 由被授权人代理审核、审批的，被授权人签字时应加注“代”字。重大事项用印时，在用印审批单后附授权人的“授权通知书”。5.4.4 用印方法及相关要求（以下用印方法为公文用印方法，其他文字材料的用印可参照此法执行）：a) 所盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期，印章颜色为红色；b) 加盖印章分为下套、中套两种方式，当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上，即常说的骑年盖月式盖印法；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上；c) 加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空七个字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，两印章间互不相交或相切，相距不超过3毫米。加盖三个以上印章时，应留出间距，按主办单位顺序加盖印章。5.4.5 盖印时应用力均匀，确保盖出的印章端正、清晰、美观，便于识别。印章文字不能歪斜或颠倒。5.4.6 用印审批单及相关记录资料由印章保管人留存备查或归档保存。保存期限一般为15年，相关记录资料有特殊规定的，按规定执行。监印人做好日常监督、检查。5.5 印章的废止、销毁5.5.1 当单位更名、撤销时，原印章应及时交回上级单位；当部门更名、撤销时，原印章应及时交回本单位印章归口管理部门。5.5.2 各类需废止印章均应及时行文废止。5.5.3 废止印章应妥善保管并及时封存，经主管单位审核后，定期销毁。5.5.4 销毁印章前，要对拟销毁的印章进行销毁登记，并留下印模保存备查。5.5.5 印章归口管理部门统一负责销毁工作。销毁印章的过程中，必须有监督人员在场。5.6 罚责5.6.1 凡因公章保管不善，乱放、丢失等情况而造成后果的，将视情节追究管理人员及其他相关人员的责任。5.6.2 因越权审批或审批把关不严而造成后果的，将视情节追究当事人责任和其他相关人员的责任。6 附则6.1 本办法由集团公司办公室负责解释。6.2 本管理办法自发布之日起执行。【正文结束】附件1：用印审批流程图附件2：用印申请单附件1用印审批流程图用印申请