人力资源知识_图书馆人力资源的应用之管理策略

医学图书馆人力资源之应用与管理策略 邱子恒tzchiu tmu edu tw台北医学大学通识教育中心副教授兼图书馆副馆长 目标与范围 将图书馆内所有人力资源作最适当的征集 开发 维持与活用 为此所规划 执行与统制之过程人与事配合 事得其人 人尽其才人才的选 留 育 用 图书馆的人力资源 各级主管专业馆员技术人员约聘人员研究人员工读生实习生志工 背景资料 台湾地区医学图书馆人力资源概况资料来源 中华民国图书馆年鉴 2003 由p 293 298表102中资料重新制表 注 2008年下半年医委会开始进行新一期的统计 目前尚未发表完整的资料 工作人员总人数表 编制 学科 专业背景 工读生人力资源 时 周 只有一家地区医院填答 只有一家研究机构组织填答 未支薪志工力资源 只有一家精神专科医院与其它医院诊所填答 理论篇 人力资源应用与管理资料来源 邱子恒 人力资源运用与管理 国家图书馆远距学园2005教学课程 日本人力资源管理的特点 终身职业制缓慢升职和评估 年资是增加工资的主要因素 非专业生涯途径 在企业内轮换工作 集体决策品质管理 美国人力资源管理的特点 偏重 硬件 因素 即策略 组织机构和正式体制重视公司 企业文化组织的生命周期并不固定 人本的管理思想 教育程度提高 知识工作者的比重越来越高 发展出以 人 为中心的人本管理思想人本管理的层次参与式管理自我管理目标管理优点限制 人力规划的目的 减低用人成本合理分配人力适应组织发展满足员工需求 人力规划的内容 组织分析分工與專業化层次与权责工作分析方法工作说明书 业务职掌表 委托外包 图书馆中任务小组的设置 台北医学大学图书馆工作小组 推广小组馆藏发展小组馆讯编辑小组书目品质小组空间规划小组教学计越计画小组 NEW五十周年校庆策展小组 NEWSci ssci研究竞争力分析小组 NEW 人力规划的内容 人力分析现有人力分析未来人力需要预测适当的分配工作 提高效率避免无形的人事浪费 人才召募与考选 国家考试 受训合格后分发制定所需应征条件 录用理想的人才征才过程求才公告申请 寄履历表与自传 笔试 面谈通知录取后续事项 人才养成与培育 新进人员的培训 职前培训 在职培训工作轮调见习在职进修停职培训 激励理论 麦克格里哥 McGregor 的X理论与Y理论X理论对人性的基本假设Y理论对人性的基本假设馬斯洛 Maslow 的需求層級赫兹伯格 Herzberg 二因子理论激励因子保健 卫生 因子 马斯洛 Maslow 需求层级 激励理论应用 图书馆工作人员也是一种 知识工作者 征集知识创造知识包装知识应用既有知识为新目的重复使用知识 激励理论应用 如何留住知识工作者的心从 生存 需求下手从 生活 需求下手从 社会亲和 需求下手从 自尊 需求下手从 自我实现 需求下手 从 生存 需求下手 关怀健康 如 员工诊疗室年度健康检查保险制度 从 生活 需求下手 员工入股 分红金钱攻势弹性工作时间休闲式上班环境员工心理谘商托儿服务 从 社会亲和 需求下手 不叫头衔的企业文化实际社群社团庆生会尾牙餐聚运动会自强活动员工旅游动之以情 从 自尊 需求下手 高阶主管专属车位配车气派办公室教育训练公开表扬知识权威 从 自我实现 需求下手 内部创业合伙人制提案制度参与式管理授权 工作丰富化计画晋升生涯规划适才适所生涯规划 营造组织文化 成为一个吸引人才的组织强势温和 严肃快乐 命令沟通 形式化社团化 高薪悠闲 照顾成长 有道义的组织机构 提高领导力 培养良好习惯提高管理能力善于接受批评增强说服力轻松的领导员工做一个尊重别人的主管批评下属的原则 管理者的领导方向 尽快使员工接受新观念利用失误来改进工作对有意义的失败给以重奖赞美下属的技巧 善用信息科技 可节省重复人力 提升服务品质RFID自助借还书系统无人图书馆数字化信息服务 图书馆之专业伦理 CodeofEthicsoftheALA我国图书馆员专业伦理守则 经验分享篇 应用图资背景研究生轮值参考咨询服务台资料来源 邱子恒 应用图资背景研究生轮值大学图书馆参考咨询服务台之研究 图书与信息学刊 第65期 民2008 5 页75 91 TMUL组织架构 计时工读生14400小时 年志工1人 研究动机 Before 动机 图书馆工作人员人数提升服务品质参考业务工读同学来源与学科背景 After 疑问 疏解了本馆参考人力不足的状况 应用图资背景研究生轮值参考柜台之可行性 文献分析1 15 一 美国大学图书馆的情况2000年 Womack对美国设有图资相关研究所的大学图书馆之参考部门做了问卷调查 调查范围包括 招募 任期 教育训练 工作任务 负责管理者 以及表现评量等层面 问卷总计发放了59份回收37份 其中有效问卷为36份 回收率为62 文献分析2 15 调查结果显示 64 23个 聘用研究生助理 学校的学生数VS 聘用研究生助理 87 20 23 图书馆表示只聘用图资相关研究所的同学 文献分析3 15 招募方法 常被使用的方式 口耳相传 69 6 在Listserv公布 56 5 在课堂上公布 52 2 和在公告栏上公布 52 2 有效 学校征才资料 口耳相传 学校人事单位公告 图书馆刊物 文献分析4 15 常被使用的招募工具 先前的经验 87 0 面谈 82 6 和履历表 82 6 有效的方法 其它 面谈 履历表 先前的经验最常使用 也是最有效的招募工具 文献分析5 15 参考部门和研究生助理参与的工作n 23研究生助理轮值柜台时间 文献分析6 15 二 馆方与研究生助理之 双赢 对学生来说 担任参考助理馆员是很好的职前专业工作经验 非图资背景 小朋友 VS 图资背景 同伴 反对使用助理在第一线来回答问题 较谨慎的做法是以转介的方式 使用助理产生的问题 次级的服务品质 使用者对图书馆有负面观感 研究生助理与图书馆之间的相互不满 文献分析7 15 研究生助理在参考柜台值班对于学生和馆方之益处 招募研究生助理时 馆方应考量的项目 应征者有否正确的工作目的应征者有否适合的人格特质应征者的各种状况有否符合图书馆整体人力结构的需求 文献分析8 15 建立研究生助理正确的心理认知 让研究生助理知道其工作的重要性让研究生助理知道他被预期的表现是什么对研究生助理提出之建议 跟你的老板一起规划你的工作内容做一个谦虚的学徒找一个导师记录工作日志对一般性的参考问题绘制流程图 文献分析9 15 为每个数据库制作一份快速指引为自己列举一张神奇检索关键词清单记忆你图书馆使用的分类系统注意图书馆中重要的参考工具书认真处理一般性行政与琐碎的工作主动解决读者的信息需求掌握学生询问作业相关问题的处理方式教导读者亲自完成他的检索过程 并鼓励他若有问题要随时回来询问养成读者至上的服务态度 文献分析10 15 三 研究生助理有否具图资背景之差异动机差异聘用非图资背景的研究生助理之优点与经验分享 犹他州立大学图书馆 阿肯萨斯大学图书馆 问题 在参考服务上应该涉入到什么程度 是否适合担任教育训练的讲者 文献分析11 15 四 对参考助理馆员之教育训练清楚描述且可量化的目标 是进行全面性教育训练的起点 2000年 Womack对美国设有图资相关研究所的大学图书馆之参考部门做了问卷调查 文献分析12 15 文献分析13 15 文献分析14 15 缩短大学图书馆研究生助理人力交替时的作法 同侪学习知识管理知识库存互动平台建置丰富的智能资源离职访谈 文献分析15 15 对于研究生助理教育训练的作法 犹他州立大学图书馆书面资料 每周不同主题的小组讨论伊利诺大学香槟校区图书馆自评表北爱荷华大罗德图书馆大班式教学 个人化自调式的教育 自学讲义 研究方法1 2 研究方法文献分析 访谈研究目的探讨应用图资背景研究生轮值参考柜台之可行性研究工具半结构式访谈大纲 研究方法2 2 访谈在2006年9月到10月间进行 受访者资料如表所示 研究发现1 17 一 应征动机主要是因为想要有相关的实务工作经验 那时候 我的论文还要再多写半年 那我希望这半年有多一点的实务经验 主要是因为我的论文题目跟参考馆员有关 我的论文题目是关于参考馆员的人际沟通 那在访谈之前 我当然会想要先了解一下这个工作 研究发现2 17 再过半年就要毕业啦 以后我想要投入图书馆的工作 那因为从来都没有经验 那对未来找工作 可能就是比较没有经验比较不好 所以我想说我想要找一个有关图书馆的工作 那我本身就是对参考这个比较有兴趣 所以我就来应征 就刚好自己就是论文也是有停一段时间 想说既然停着没事做 就是来增加经验也不错 因为以前都在柜台都是以流通为主 又没有接触过以参考为主的柜台 研究发现3 17 二 在参考柜台之心路历程刚轮值参考柜台时 因为不熟悉工作内容与医学资源 产生紧张的情绪 呀 我觉得刚开始 说真的还满紧张 因为刚好就是北医 这医学的东西 就是完全都不熟悉 研究发现4 17 会挺担心的 因为就是大概 第一次是会比较感觉不太有力 然后 我很怕就是因为我还不是很清楚这里 回答问问题的状况 那就是比较担心 因为毕竟说我也不是很常使用那些医学的数据库 然后想说如果他们 指读者 来问的话 我要怎样回答他们 刚开始做的时候真的是很紧张 我超怕人家来问问题 然后就是坐在那里等 真的非常紧张 也不敢做什么事情这样子 研究发现5 17 哦 我觉得至少可能环境也熟了 然后你对资源整个都比较了解之后 我会觉得比较清晰一点这样子 那也跟馆员比较熟一点 遇到什么问题知道要找谁 我觉得这样也有帮助 现在就还好呀 就每天就是觉得去上班这样子 当然有时候你还是会遇到一些不会的事情 但是就会觉得又多学到一样了这样子 研究发现6 17 三 实际工作之状况参考柜台上遇见的问题重复性高 且多为指示性的问题 台北医学大学图书馆95学年度参考问题类型统计表 研究发现7 17 因为很多问题是重复出现的 一开始遇到可能不知道怎么反应 从来就会慢慢会回答啦 在课堂上听到的 就感觉读者都会来问专业的问题 来这边就发现 工具 指计算机 系统等 的使用比较多 可是大概一个礼拜 两个礼拜之后就发现会来问参考问题的其实不会多难 大部分都是指引性问题 所以说慢慢的就渐入佳境 研究发现8 17 遇到不会或不清楚的问题时 最终都会再去询问参考馆员 就是先看之前有没有人问过 那有问过大概就知道大概怎么回答 或者是查图书馆网页 就是他们会问一些图书馆的一些规定之类的 就直接查 那如果真的再不行的话 最后就是会直接问馆员 就打电话来问馆员呀 我就会说那你先坐一下吧 然后我就马上拨电话问呀 研究发现9 17 面对亲临柜台 电话 e mail与MSN等不同询问问题的管道 会有不同的心里压力 台北医学大学图书馆95学年度参考问题途径统计表 研究发现10 17 如果读者到柜台前的话 就有那种时间压力 比如说弄太久 他 就有点不耐烦 这样压力就很大 如果人真的在现场的话 他一直盯着我看 会看到我每一个动作 每一个步骤 因为有些时候我们在查资料的时候也是要试嘛 不是说马上说就切入重点找到 所以就会比较紧张 研究发现11 17 我prefer e mail 我觉得打电话会更紧张 因为觉得电话就是那种计算时间的 电话的话我觉得还好 就是他打电话来如果有不清楚的地方 我可以问他说可不可以留一下e mail或者是分机号码 我可能问清楚之后再回答你正确的答案 所以比较不会那么紧张 研究发现12 17 我觉得e mail很好 因为你根本 见 不到那个人 可以 慢慢的讨论 跟别人 指馆员和其它助理馆员 问呀 做什么都可以 因为他不会发现 好象e mail的话 就感觉没有压力 就可以慢慢弄 我可以问清楚一点再回答 研究发现13 17 我觉得比较紧张的是 用 MSN问问题 因为有时候你如果太久没回他 就怕他担心是我断线还是干嘛的 本来遇到MSN我 就 会比较紧张 然后就会觉得他在那边一闪闪的 我还找不到答案 我有用MSN来做服务的经验 我觉得因为问的人其实他也在忙 通常啪啪啪我打了很多东西进去 他可能久久才会回我一次 比较没有那么 虽然这是实时性的东西 但其实也要看对方是怎么样的人 而且因为他不在我旁边 我可以马上打电话去问其它馆员 我可以 用 多个管道去问其它人 研究发现14 17 四 教育训练需求书面资料 数据库教育训练 在职讲习 我想一开始就是我觉得就是请馆员介绍整个馆的 所有同仁与职掌 你有问题可以直接找谁这样子 可能会比较好一点 然后 另外就是医学资源吧 我觉得就是可能要大概讲一下 研究发现15 17 我目前遇到的应该就是使用一些医学的数据库 或者是书目管理 软件 那种东西 因为我以前不常用 所以那种东西其实我并不是很熟 所以我觉得应该要训练大家 至少知道这些事情 对呀 可以去听 我以前有去听过 但是我觉得除了听以外还要自己去试用 因为我听一听就当场还记得 但是因为很久没用呀 就自己都不记得它是干嘛的 我觉得要自己试试看 然后还有数据库的使用 我觉得不需要教得多深 你就是大致上应该要run一遍 才知道说比较常用到哪几个 研究发现16 17 五 对其影响正面影响 工读金 工作经验 那对于我将来 我觉得有帮助啦 因为在履历上就是多了一条有在图书馆工作过 而且是参考助理馆员 那就是让人