工作分析_工作分析与工作设计2

第四章工作分析与工作设计 案例 车间液体洒了以后 一个机床操作工把大量的液体洒在了他机床周围的地板上 车间主任叫操作工把洒在地板上的液体打扫干净 操作工拒绝执行 理由是任职说明书中没有标明清扫的条文 车间主任顾不上去查任职说明书上的原文 就找来一名服务工来做清扫工作 但服务工同样拒绝 他的理由是任职说明书中同样也没有包括这一类工作 这个工作应该由勤杂工来完成 因为勤杂工的责任之一就是做好清扫工作 车间主任威胁服务工说要解雇他 因为 这种服务工是分配到车间来做杂务的临时工 服务工勉强同意 但干完以后立即向公司投诉 有关人员看了投诉以后 审阅了这三类人员的任务说明书 机床操作工 服务工 勤杂工 机床操作工的任务说明书中规定 操作工有责任保持机床的清洁 使之处于可操作状态 但并未提及清扫地板 服务工的任务说明书规定 服务工有责任以各种方式协助操作工 如领取原料和工具 随叫随到 即时服务 但也没有包括清扫工作 勤杂工的任务说明书确实包括了各种形式的清扫工作 但他们的工作时间是从正常工人下班以后开始 教学目标 1 理解工作分析的基本理论 2 能够对给定的工作或职位进行分析 并写出工作描述和任职资格 职位分析的基本概念与术语 1 工作要素 2 职责 3 职位 4 职务 5 职位分析 第一节工作分析的含义 任务与内容 一 工作分析的含义工作分析又称职务或职位分析 是指完整的确认工作整体 对组织中某一特定工作或职务的目的 任务或职责 权力 隶属关系 工作条件 任职资格等相关信息进行收集和分析 作出明确的规定 并确定完成该工作所需要的能力和资质的过程或活动 工作分析的结果是形成工作描述和任职资格说明文件 工作分析包括的主要信息 1 某特定工作职务设置的主要目的 2 该工作职务主要的职责 任务 权利 3 该工作职务的隶属关系 4 该工作职务的工作条件 5 该工作职务所需的知识 技能和能力等 简言之 工作分析是进行信息收集 分析 综合以及做出明确规定过程或一系列活动 那末 为什么要进行工作分系呢 个案研究 安德鲁飓风 1992年8月 安德鲁飓风席卷了南佛罗里达州 奥蒂玛空气过滤器公司也受到了影响 许多雇员的家都受到了毁坏 公司发现不得不重新雇佣30个新雇员以取代离职者 然而出现问题的原因在于 原有的 老计时员 对其工作如此熟悉 因此当时就没有为他们编写工作说明书 但当30名新雇员走上工作岗位之后 就产生了混乱现象 他们根本就不知道应当做什么以及如何做 对于需要空气过滤器的顾客来说 飓风已经成为往事 也就不能再成为交不了货的借口 公司总裁菲尔马恩现在处于束手无策的困境 他目前有30名新的雇员 10名老计时员 还有原来的工厂主管梅比林 他决定去会见一位来自当地一所大学工商管理学院的顾问琳达洛依 琳达洛依要求老计时员们填写工作描述问卷 列举出他们的工作任务 争议随之而起 因为菲尔和梅比林都认为 老计时员为了显示他们在企业中的重要地位 夸大了他们的工作分量 而这些计时员则认为 他们很诚实地描述了自己的实际工作情况 一方面 公司内部的这种争论得不到解决 另一方面 顾客却在等待他们需要的空气过滤器 图2 2战略性人力资源管理模型 怀特 达恩福特与斯奈尔 2002 打扫卫生的三种状态 接到任务突击打扫安排人定期打扫固定专人专门从事卫生清洁工作 工作的三种状态 活计 1 执行任务型2 没有标准化3 没有制度化4 间断随机 工作 1 完成任务型2 部分标准化3 部分制度化4 连续稳定 语言 思维 专业技能 综合素质 活计 job工作 work职业 profession 工作状态 职业 1 任务明确化2 作业标准化3 流程制度化4 职位稳定化 工作分析 职位管理 职业化 职业化管理队伍职业化科技队伍职业化作业队伍 二 工作分析的任务 工作分析 招募甄选 绩效考评 职业管理 培训开发 薪酬决定 劳资关系 工作描述任职资格 提供依据 是工作设计和制定规划的保证 提供参照和指导 提供遵循 提供依据 体 提供标准 谁来做工作分析 组织的主管人员 普通员工 人力资源专家 工作分析 三 工作分析的内容 一 工作描述 说明工作的物质特点和环境特点 1 工作基本资料 包括工作名称 直接上级职位 所属部门 对应岗位等级 薪资水平 所辖人员 定员人数 工作性质等 2 工作详细说明 包括工作概述 工作职责 工作权限 所使用的原材料和设备 工作流程 工作结果 与其他工作的关系等 3 组织提供的聘用条件 包括工作时数 工资结构 支付工资的方法 福利待遇 该工作在组织中的正式位置 晋升的机会 培训和晋升的机会等 4 工作环境说明 包括工作条件 物理环境 安全性恩说明 二 任职者说明要求说明从事某项工作的人员必须具备的生理要求和心理要求 主要包括 1 资历要求 主要指任职所需最低学历 职位所需的性别 年龄规定 培训的内容和时间 从事与本质相关工作的年限和经验等 2 生理他要求 包括健康情况 体能要求 运动的灵活性 感觉器官的灵敏度等 3 心理要求 包括观察能力 集中能力 记忆能力 理解能力 学习能力 解决问题的能力 创造性 数学计算能力 语言表达能力 决策能力 性格 气质 兴趣爱好 态度 事业心 合作新 领导能力等 工作描述内容职位识别信息职位工作综述职位工作联系职位工作职责职位工作权限职位工作利益职位工作条件与环境 任职资格内容一般要求生理要求心理要求能力要求 工作分析成果 什么时候分析 新调补 第二节工作分析的信息获得 一 做决策 二 定目标 三 建组织 工作分析前提是组织图编制 四 找样本 五 备资料 一 准备阶段 第二节工作分析的信息获取一 调查问卷法二 现场观察法 观察法 三 直接访谈法 面谈法 四 关键事件法五 工作日记法六 资料分析法 间接调查法 七 参与法八 实验法 一 问卷调查法 采用问卷调查来获取工作分析的信息优点 1 费用低 速度快 节省时间2 调查范围广 用途多 样本量大 适用与大量工作者调查3 调查资源可以定量分析 处理缺点 1 调查表设计花费较多时间 人力 物力 费用成本高 2 被调查者影响调查质量 问卷调查的提问次序 1 易于提问的问题放在前面 难以回答的开放式问题放在后面 2 按逻辑次序 如时间先后 从外到内 从上到下 排列问题 3 采用不同形式提问 有助于引起回答者的兴趣 4 针对具体调查对象和内容不同 可考虑采用 漏斗式技术 提问 先问范围广泛的 一般的 甚至开放性问题 后问职位相关性很强的问题 二 观察法 工作分析人员直接到现场 针对特定对象的作业进行观察 收集 记录有关工作的内容 工作间的相互关系 人与工作的关系 以及工作环境 条件等信息 并用文字或图表形式记录下来 然后进行分析和归纳总结的方法 观察法收集信息的程序第一步 初步了解工作信息1 检查现有为文件 形成工作的整体概念 2 准备初步任务清单 拟定工作分析观察提纲 第二步 面谈1 选择主管或有经验的员工面谈2 补充 修改观察提纲 第三步 现场观察1 根据观察提纲进行记录 2 增加观察提纲遗漏的项目 第四步 整理观察记录1 对观察所获信息进行合并 汇总 2 对信息加以分类 3 检查最初的任务清单 确保每一项都已被回答或确认第五步 核实所得信息1 将面谈对象 观察对象召集起来 核实分类整理过的信息 2 对信息进行修正和补充 以求客观 完整 准确 工作分析观察提纲 被观察者姓名 日期 观察者姓名 观察时间 工作类型 工作部分 观察内容 什么时候开始正式工作 上午工作多少小时 上午休息几次 第一次休息时间从 到 第二次休息时间从 到 上午完成产品多少件 平均多长时间完成一件产品 与同事交谈约多长时间 每次交谈约多长时间 室内温度 度 上午抽了几支香烟 上午喝了几次水 什么时候开始午休 出了多少次品 搬了多少次原料 工作地噪音分贝是多少 实务指南 观察法的优缺点 优点 工作分析人员能够比较全面了解工作要求 适合于主要用体力活动完成的工作 如装配工人 保安人员等 缺点 不适用于脑力劳动成分比较高的工作 以及处理紧急情况的间歇性工作 如律师 教师 经理 急救站的护士等 对有些员工而言难以接受 有心理反感或造成动作变形 三 直接访谈法也称面谈法 是通过工作分析者和工作执行者面对面地谈话来收集信息资料的方法 个别 集体 主管面谈 要求 1 面谈者的总体构成要有代表性 2 要用标准格式记录 3 面谈中 工作人员只应被动接受信息 不能评价 建议或流露出任何主观判断色彩 直接访谈法的优缺点 优点可以对工作者工作动机与态度有深层次了解有助于与员工沟通由任职者亲口讲出工作内容 具体而准确缺点访谈法要求工作分析人员讲求专门技巧比较费时间 工作成本较高 易被员工认为是对其工作业绩的考核或薪酬调整的依据而夸大或弱化某些职责 访谈的典型提问方式 你所做的是一种什么样的工作 你所在职位的主要工作是什么 你又是如何做的呢 你的工作环境与别人的有什么不同 做这项工作需要什么样的教育 工作经历和技能 它要求你必须具有什么样的文凭或工作许可证 你都参与了什么活动 这种工作的职责和任务是什么 你所从事的工作的基本职责是什么 你的工作标准有哪些 你真正参与的活动都包括哪些 你的责任是什么 你的工作环境与工作条件如何 工作对身体的要求是怎样的 工作对情绪和脑力的要求又是怎样的 工作对安全和健康的影响如何 在工作中你的身体可能会受到伤害吗 你在工作时会处于非正常的工作条件下吗 实务指南 四 关键事件法 CIT 资料分析 又称关键事件技术 是由工作分析人员对某职位上的员工或了解该职务的人员进行调查 要求他们描述该职务半年到一年内能观察到 并能反映其绩效好坏的 关键事件 即对该职务造成显著影响 如成功与失败 赢利与亏损 高校与低产等等 的事件 关键事件的描述包括 导致该事件发生的背景 原因 员工有效的或多余的行为 关键行为的后果 以及员工控制上述行为的能力 CIT注意事项调查期限不宜过短关键事件的数量应足够说明问题事件数目不能太少正反两方面事件要兼顾 不能偏顾一方 CIT优点被广泛应用于人力资源管理 便于对行为进行描述 观察 测量标准更加准确 能更好地确定每一行为的利益和作用 CIT缺点花大量时间去收集关键事件 并加以概括和分类 CIT并不对工作提供一种完整描述 对中等绩效的员工难以涉及 遗漏了平均绩效水平 涉及核能操作工的不负责任行为的关键事件 核能机构许多工人可能因为操作失误导致严重事故发生 组织试图通过识别不负责任的行为 然后采取管理行动以终止或防止它们发生 关键事件技术就被用来识别这些雇员行为 不负责任行为定义 不负责任行为涉及不严肃认真对待工作 拒绝遵守规程以及显然缺乏对后果的考虑而妄动 例子在不加思考的情况下采取行动 在瞬间刺激下作出错误的判断 经常迟到或缺勤 操作设备不仔细 经常漫不经心地工作或不能完成工作 经常闹恶作剧 忽视时间的限制或程序 在受到询问时提供不正确或不准确的信息 实务指南 五 工作日记法 资料分析 又称工作写实法 由承担某项工作的人每天记现场工作日志 按时间顺序记录下他们在一天中所进行的活动 这样可以提供一个完整的工作图景 如 计划工作质量 工作自主权 例外事务比例 工作负荷 工作效率 工作中涉及的关系等 以面谈为辅 效果更好 优点 费用少 信息可靠性高缺点 将注意力集中到活动过程而不是结果 信息整理 归纳工作量大 繁琐 第三者填写 人力投入量大 容易出现误差 某公司员工工作日志实例 封面 工作日志姓名 年龄 岗位名称 所属部门 直接上级 从事本业务工龄 填写日期自 月 日至 月 日 实务指南 封二 工作日志填写说明 请在每天工作开始前将工作日志放在手边 按工作活动发生的顺序及时填写 切忌在一天工作结束后一并填写 要严格按照表格要求填写 不要遗漏那些细小的工作活动 以保持信息的完整性 请您提供真实的信息 以免损害您的利益 请注意保留 防止遗失 感谢您的真诚合作 工作日志日期 六 参与法工作分析人员通过直接参与某项工作 细致深入地体验 了解 分析工作的特点和要求的一种信息收集方法 优点 1 可克服个别有经验的员工却又不很了解自己完成任务的方式等缺点 2 分析人员通过实践掌握第一手资料 可以补充观察不到的内容 缺点 1 现代企业中的许多高度专业化的工作 分析人员不易参与 2 只适于短期内可以掌握的工作 七 实验法工作分析人员通过控制一些变量 引起其他相应变量的变化 来收集工作信息的一种方法 可分为实验室实验和现场实验 采用实验法应遵循的原则 1 尽可能取得被试者的配合 2 严格控制各种变量 3 实验设计要严密 4 变量变化要符合工作实际情况 5 不能对被试者造成伤害 某IT企业市场部经理职位说明书 一 职位基本信息 举例1 二 职位设置目的三 工作关系 四 在组织中的位置 集团副总裁 市场部经理 秘书科长 新产品战略科科长 市场调研科科长 广告企划科科长 五 工作职责及衡量标准 2 根据调研信息 市场动态和公司发展战略 协同公司决策层制订细致周密的市场营销战略和新产品开发战略 促进市场目标的实现 5 进行公司内 外部相关单位的沟通与联系 充分利用多种资源 促进工作开展 六 工作特征 七 任职资格要求 资料来源 企业管理 2002年3期70页 人力资源部经理职位说明书 举例2 职位描述 资格要求 职位说明书与工作规范举例 简单表格式 工作说明书 表格式 部门 办公室 职等 7 职位 办事员 职系 行政管理 任职资格 1 专科毕业 曾任人事及总务工作二年以上 2 高中毕业 曾任人事 总务工作六年以上 3 具有高度服务精神 善处人际关系 4 男性为佳 女性亦可 工作内容 负责公司人事及总务事项 1 人员招募与训练 2 人事资料登记与整理 3 人事资料统计 4 员工请假 考勤管理 5 人事管理规章草拟 6 人员任免 调动 奖惩 考核 薪酬等事项的办理 7 劳动保险以及退休与理赔事宜 8 文体活动及员工福利事项 9 员工各种证明书的核发 10 文具 设备 事务用品的预算 采购 修缮 管理 11 办公环境安全及卫生管理 12 公司文书 信件等的收发事宜 13 书报杂志的订购与管理 14 接待来访人员 举例3 职位描述与任职资格举例 描述式 某银行贷款助理员的职位描述 职位名称 公司贷款助理部门 公司信贷部职位代号 科室 信贷一科在职者 工作地点 公司总部时间 1998年12月 工作关系上级 公司会计主管A先生 B女士下级 无内部联系 公司信贷部的C D E F等其他员工外部联系 主要银行客户 举例4 帮助公司进行商务帐单管理 保持与本公司有利益关系的公司的合作关系 工作内容A 信用分析 每周 在信贷主管指导下 分析客户公司的历史 在行业中的地位 现在的状况 会计程序 贷款需求 考察信用报告 为潜在的贷款者推荐贷款方案 考察和总结现有贷款者的绩效 准备且跟踪信用往来与报表以及合法的贷款协议清单 B 业务 每周 帮助客户处理贷款问题与需求 出具客户有效需求的信用信息 根据公司资产负债情况分析帐面利润 给各个客户贷款 指导公司贷款票据部门的基金收支 贷款签定过程 纠正内部偏差 工作主要责任 B 业务 每周 帮助客户处理贷款问题与需求 出具客户有效需求的信用信息 根据公司资产负债情况分析帐面利润 给各个客户贷款 指导公司贷款票据部门的基金收支 贷款签定过程 纠正内部偏差 C 贷款文件 每周 起草所需贷款文件 帮助客户完成贷款文件 在贷款工作结束后 立即对照贷款文件检查贷款的完成情况 D 报告 信息系统 每周 准备信用报表 描述和分析与客户的关系和贷款协议的条款 为信息输入信息系统做准备 检查信用报表的准确性 E 客户 内部关系 每周 熟悉客户的产品 生产能力与行业 与客户建立深层次的关系 与客户及其他银行经常保持联系 以求获得与贷款相关的信息 解答客户的问题 准备关于客户及未来的与之沟通和合作的报告 对影响客户及未来的重大事件编写备忘录 F 辅助主管 每月 帮助特定的主管进行信用信息支持 密切客户关系 监督帐目 检查和保管信用文件 在贷款过程中协调票据在各部门中的流动 在主管不在时处理客户问题与需求 G 辅助科室 每月 总结银行在行业中的经济活动 跟踪行业与地区的发展 帮助科室经理规划科室近期和未来的经营活动 面试贷款助理的求职者 代理主管行使职权 工作条件与环境75 以上的时间在室内工作 不受气候影响 工作场所温度与湿度适中 无噪音 无有害气体 无生命及其他伤害危险 一般无外出要求 只有在信贷调查时才外出 因工作需要配备一台计算机 一部电话及其他办公用具 个人无独立的办公室 晋升与培训机会本职位为公司最低职位 可能晋升为贷款主管或会计主管 在公司内获得信息和会计等知识与技能培训 聘用条件每周工作35小时 每天工作7小时 因工作需要而加班 一天加班时数一般不超过2小时 每周不超过4小时 非节假日加班 工资按加班时数X平均小时工资数X2计算 节假日加班 工资按加班时数X平均小时工资数X4计算 法定节日放假 每年有带薪休假时间 详情见 员工手册 每月月薪4500元 该工作的试用期为3个月 试用期间 若因个人绩效达不到规定标准或严重违反公司纪律等因素 公司有权在不提前通知的情况下予以解雇 个人也可以直接向公司提出辞职 试用合格 即可与公司签定正式录用合同 员工正式录用后 公司因经营不善 或因员工个人因素需解雇员工时 公司必须提前1个 月向个人宣布解雇决定 且公司需向个人补贴生活费用 补贴金额为 员工在公司工作的周年数X该员工解雇决定宣布当月的工资总额 员工工作不满一年者 补贴为该员工解雇决定宣布当月的工资总额的两倍 若不提前向公司提出申请 或未获公司批准而离开公司 则公司只按员工在公司工作的周年数X该员工解雇决定宣布当月的工资总额 2的标准支付补贴费用 员工工作不满一年者 无补贴 员工在公司工作期间 每年按业绩实行奖励 按 员工手册 的规定享受公司的一切福利 某银行贷款助理的任职资格 职位名称 公司贷款助理年龄 25 35岁性别 男女不限学历 大学本科以上工作经验 在银行工作3年以上 体能要求 听力良好 能听见20英尺以外的说话声 对数字口头表达能力强 有充沛的体力巡访客户 能用手书写 无严重疾病和传染病 举例5 知识与技能良好的言语沟通能力 如倾听与提问能力 具有一般会计能力 有良好的书写能力 有良好的综合分析能力 能对财务文件进行研究分析 有能力代表公司的形象 有销售技能 具有企业管理与财务知识