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亚洲大学蒲公英计划知识分享 亞洲大學-蒲公英計劃Office Excelxx使用教學資訊發展處潘信宏。 陳家妍分機3511Excelxx基本介紹Excelxx基本介面行(AXFD)列(11,048,576)功能區儲存格活頁簿切換縮放比例內容輸入區功能區裡有什麼？?功能區分三個部份索引標籤、群組和指令。 ?索引標籤Excel上方共有七個索引標籤，每個索引標籤各代表您在Excel中進行的主要工作。 ?群組每個索引標籤都有一些群組，顯示相關項目。 ?命令命令可能是按鈕、可供您輸入資訊的方塊，或是功能表。 更多的選項?當您在群組的右下角看到這個箭號時(稱為對話方塊啟動器)，表示這個群組有更多選項可以使用。 按一下箭頭，您會看到對話方塊或工作窗格。 新的檢視?在整頁模式中，您可以看見工作表上、下、左、右的頁面邊界，工作表之間則以藍色的空間隔開。 使用新檢視的好處:?您將不再需要在列印之前，使用預覽列印來調整工作表。 ?您可以輕鬆地在整頁模式中新增頁首和頁尾。 ?您可以用最適合的檢視來檢視活頁簿中的每一張工作表。 輸入公式?在送交報告之前，您想在數量欄中加總所有的數字。 1.加總按鈕位在常用索引標籤的編輯群組中。 請將游標放置在數量欄的最後一個儲存格，然後按一下加總按紐。 2.接著按ENTER鍵。 Excel會使用加總功能來加總數字。 新增頁首及頁尾?進行到最後一個步驟，您決定在工作表中加入頁首和頁尾。 首先，變更為整頁模式檢視。 按一下檢視索引標籤，然後再按一下活頁簿檢視群組中的整頁模式(或按一下視窗底部檢視工具列中間的按鈕)。 列印?現在該將資料列印出來，方便您帶著紙本去開會。 1.請按一下版面配置索引標籤來微調您的列印選項。 2.在這個索引標籤中，您可以按一下版面設定群組中的方向，然後選擇直向或橫向。 3.在版面設定群組中，按一下大小來選擇紙張大小。 新活頁簿視窗?新活頁簿視窗提供您需要的所有項目，從空白活頁簿到Excel線上範本，應有盡有。 ?(Ctrl-N)當您依序按下Microsoft Office按鈕和新增時，新增活頁簿的視窗就會開啟。 您可以在視窗上方選擇新的空白活頁簿或範本。 來練習操作嚕!有問題舉手發問唷Excelxx建立第一份活頁簿活頁簿與工作表?第一次開啟的活頁簿稱為Book1。 這個標題會顯示在視窗頂端的標題列中，直到您使用自己的標題儲存此活頁簿為止。 當您啟動Excel時，會開啟一個稱為活頁簿的檔案，每個新開的活頁簿都含有三個工作表，就像文件中的頁面。 您可以在工作表中輸入資料(工作表有時候也稱為試算表)。 工作表組成?工作表會分割成欄、列以及儲存格，也就是您在開啟活頁簿時所看到的格線。 1.欄標題是以字母表示，全部16,384欄的標題都會依照字母順序排列，直到最後一個欄標題XFD為止。 2.列標題是以數字表示，列標題是從1排列到1,048,576的數字。 儲存格?儲存格是工作表最重要的元素，也是您輸入資料的地方。 ?開啟新的活頁簿後，在工作表左上角看到的第一個儲存格的外框是黑色的，表示輸入的任何資料都會出現在這個儲存格中。 ?作用中儲存格C5的C5這個編號會顯示在工作表左上角的名稱方塊中。 輸入日期與時間?Excel會將文字對齊儲存格左側，但是將時間對齊儲存格右側。 ?若要在欄B(日期欄)內輸入日期，您必頇使用斜線或連字號來分隔日、月及年xx/7/16或16-July-xx。 Excel會將這兩種格式辨識為日期。 ?若要輸入時間，請輸入代表時間的數字，接著輸入一個空格，然後輸入a或p，例如9:00p。 輸入數字?Excel會將數字對齊儲存格右側。 若要在C欄(金額欄)內輸入銷售金額，您可以輸入貨幣符號($)，接著輸入金額。 其他數字的輸入方式?若要輸入分數，請在整數與分數之間插入一個空格，例如11/8。 ?如果只要輸入分數，請先輸入零，例如01/4。 如果您沒有在1/4前輸入零 (0)，那麼Excel會把這個數字辨識為日期1月4日。 ?若要輸入負數，可以使用括號代表負數，例如輸入 (100)，Excel就會將這個數字顯示為-100。 輸入資料的快速方法?下面是兩種可用來在Excel中輸入資料的省時方法?自動填滿若要輸入一年中的每個月份、一週中的每天、2或3的倍數或其他數列資料，可以先輸入一或兩個項目，然後延伸這個數列。 ?自動完成如果您在儲存格中輸入的前幾個字母與您在該欄內曾經輸入過的某個項目相符，Excel會替您填入剩餘的文字。 當您看到這些加入的文字時，只要按下ENTER鍵即可。 不論是文字或包含數字的文字都可以使用這個方法，但是卻不適用於數字、日期或時間。 移除資料的格式設定?格式是設定於儲存格，而不是儲存格內的資料。 所以當您刪除具有特殊格式的資料時，還必頇刪除儲存格的格式設定。 否則，您在該儲存格內所輸入的任何資料都會具有這個特殊格式。 插入欄或列?輸入資料後，您可能會想要新增其他欄來儲存額外的資訊。 若要插入一欄:1.請按一下想要插入新欄位置的右邊那一欄中的任一儲存格。 2.然後在常用索引標籤的儲存格群組中，按一下插入上的箭號，再按一下下拉式功能表上的插入工作表欄，就會插入一個新的空白欄。 插入欄或列?輸入資料後，您可能會想要新增其他欄來儲存額外的資訊。 若要插入一列:1.請按一下想要插入新列位置的下面那一列中的任一儲存格。 2.然後在儲存格群組中，按一下插入上的箭號，再按一下下拉式功能表上的插入工作表列，就會插入一個新的空白列。 來練習操作嚕!有問題舉手發問唷Excelxx建立圖表建立圖表?您需要一個圖表來比較在本年度第一季的每一個月中，每一位業務員的銷售量。 1.請選取您要繪製成圖表的資料，包括欄標題(一月、二月、三月)和列標題(業務員名字)。 2.然後按一下插入索引標籤，再按一下圖表群組中的直條圖按鈕。 3.當您按一下直條圖之後，將會看到可供您選擇的幾個直條圖類型。 變更圖表檢視?您可以對資料做的事情不只是建立一個圖表而已。 您可以按一下按鈕來切換圖表檢視，以另一個方式來讓圖表比較資料。 圖中所示的是相同工作表資料的不同檢視。 新增圖表標題?將描述性標題加入到圖表是一個不錯的做法，這樣讀者就不必猜測該圖表所要表達的內容了。 有一個快速的方法可以新增圖表標題，就是按一下圖表來選取它，然後移至設計索引標籤上的圖表版面配置群組。 變更圖表的外觀?當您初次建立圖表時，該圖表會使用標準色彩。 您可以藉由使用圖表樣式，快速地將不同的色彩套用到圖表中。 在圖表中按一下。 然後在設計索引標籤上，按一下圖表樣式群組中的其他按鈕來查看所有的選項，然後按一下您想要的樣式。 當您將指標放在色彩的上方時，該色彩會顯示在圖表的暫時預覽中，這與您查看圖表樣式時的情況不同。 來練習操作嚕!有問題舉手發問唷Excelxx輸入公式以等號當做開頭?工作表的儲存格C6是空的，還沒有輸入二月購買CD的金額.在儲存格C6中輸入公式。 Excel公式一定會以等號(=)開頭。 若要在儲存格C6中加總12.99和16.99，只要輸入以下公式即可=12.99+16.99加號(+)是數學運算子，指示Excel將這些值加總。 加總所有數值?若要加總一月份的總支出，您不必重複輸入所有數值，只要使用預先寫好的公式(稱為函數)即可。 1.在常用索引標籤上，按一下編輯群組中的加總按鈕。 2.隨即有一個彩色點線框圍住公式中的儲存格，而公式會出現在儲存格B7中。 3.按下ENTER鍵會在儲存格B7中顯示SUM函數的結果95.94。 4.每當您在儲存格B7中按一下時，=SUM(B3:B6)這組公式便會顯示在資料編輯列中。 複製公式，而不要建立新公式?有時候，複製公式比建立新公式簡單多了。 1.先選取包含一月份公式的儲存格B7，然後將滑鼠指標放在此儲存格的右下角上方，直到黑色十字形狀(+)出現為止。 2.將填滿控點拖曳到儲存格C7的上方。 當您放開填滿控點後，儲存格C7中就會顯示二月份的總計126.93。 3.複製公式後，會出現自動填滿選項按鈕，提供一些格式選項。 儲存格參照?儲存格參照會識別工作表的個別儲存格，告訴Excel要到哪裡尋找公式使用的數值。 儲存格參照參照位置A10欄A和列10的儲存格A10,A20儲存格A10和儲存格A20A10:A20欄A和列10-20的儲存格範圍B15:E15列15和欄B-E的儲存格範圍A10:E20欄A-E和列10-20的儲存格範圍參照類型?以下介紹相對參照及絕對參照。 相對參照公式複製到欄或列時，公式的每一個相對儲存格位址會自動變更。 這是您為何能在第一個單元複製一月公式來加總二月支出的原因。 絕對參照絕對儲存格位址是固定的。 當您在儲存格之間複製公式時，絕對參照不會變更。 絕對參照有錢幣符號($)，例如$D$9。 混合混合儲存格位址有絕對欄和相對列或絕對列和相對欄。 使用函數簡化公式?函數名稱可以快速表達很長的公式。 ?這些預先寫好的公式會簡化輸入計算的程序。 函數名稱計算AVERAGE平圴值MAX最大值MIN最小值尋找平均值?您可以使用AVERAGE函數來尋找一月份和二月份所有娛樂費用的平均值。 1.在常用索引標籤的編輯群組中，按一下加總按鈕上的箭頭，然後在清單中按一下平均值。 2.按下ENTER鍵，即可在儲存格D7中顯示結果。 尋找最大值或最小值?MAX函數會尋找某個數值範圍中的最大值，而MIN函數則會尋找某個數值範圍中的最小值。 1.在常用索引標籤的編輯群組中，按一下加總按鈕上的箭頭，然後在清單中按一下最大值。 2.按下ENTER鍵，即可將計算結果顯示在儲存格F7中。 最大值是131.95。 顯示公式?您可以將公式顯示出來並用於列印，以提醒您原公式是如何建立的。 1.按一下公式索引標籤。 2.然後按一下公式稽核群組中的顯示公式。 這個東西是什麼？?有時公式錯誤會讓Excel無法計算公式。 此時，儲存格會顯示錯誤值，而非結果。 通常有三種錯誤值#欄位太窄，無法顯示這個儲存格的內容。 您必頇增加欄寬、縮小內容以符合欄寬，