公文写作_企事业单位常用公文写作教材

2020 2 27 企事业单位常用公文写作 2020 2 27 公文的种类 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 规定 公文种类主要有 15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 2020 2 27 一 公告 1 适用范围 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 公告的使用层次 具有较高的层次性 2 公告的作用 公告事项较之通告事项不仅更为重大 而且涉及面更宽 公告定位在 国内外须知 2020 2 27 公告主要有两种 一是宣布重要事项 如我国将在 进行军事演习 二是宣布法定事项 如宣布某项法规或规章 宣布国家领导人选举结果 2020 2 27 公告的特点 一是内容重要 公告宣布的内容是重要事项或法定事项 如公布宪法 宣布我国将向太平洋发射运载火箭试验 专业性公告不具有这种特点 二是对象广泛 一般公文发送对象都是特定的地区 单位或个人 而公告的对象则是国内外 有时甚至通过新华社用登报 广播的形式向全国 全世界发布 三是制发机关级别高 公告一般是由较高级别的国家领导机关 或者授权新华社制发的 基层单位不能滥用公告 报纸上常见到 单位迁移地址 公司聘请 为法律顾问 也用 公告 都是滥用 公告 2020 2 27 二 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 2020 2 27 通告的写作格式 1 标题的写法有三种 通告 关于 的通告 关于 的通告 2 原由 3 通告事项 4 结语 用 特此通告 表达 2020 2 27 三 通知 适用范围 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 特点 1 知照性 通知的主要功能在于知照 2 广泛性 通知的广泛性表现在多方面 3 时效性 通知有一定的时效要求 2020 2 27 通知的分类 根据内容的不同 通知大体可以分为五类1 批转 转发 颁发性通知 2 指示性通知 3 事务性通知 4 会议通知 5 任免通知 2020 2 27 四 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 报告属上行文 一般产生于事后和事情过程中 2020 2 27 报告的种类 综合性报告 是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告 它在内容上具有综合性 广泛性 写作难度较大 要求较高 专题性报告 是针对某项工作 某一问题 某一事件或某一活动写成的报告 在内容上具有专一性 回复性报告 是根据上级机关或领导人的查询 提问作出的报告 2020 2 27 报告的写作格式 综合性报告的写法标题事由加文种 如 关于2015年上半年工作情况的报告 报告单位 事由加文种 如 农场关于2015年度工作情况的报告 正文把握三点 1 开头 概括说明全文主旨 开门见山 起名立意 将一定时间内各方面工作的总情况 如依据 目的 对整个工作的估计 评价等作概述 以点明主旨 2020 2 27 2 主体 内容要丰富充实 作为正文的核心 将工作的主要情况 主要做法 取得的经验 效果等 分段加以表述 要以数据和材料说话 内容力求既翔实又概括 3 结尾 要具体切实 写工作上存在的问题 提出下步工作具体意见 最后可写 请审阅 或 特此报告 等语作结 2020 2 27 五 请示 适用于向上级机关请求指示 批准事项 请示是下级机关向上级机关请求决断 指示 批示或批准事项所使用的呈批性公文 请示属于上行公文 其应用范围比较广泛 2020 2 27 请示的特点 1 针对性 只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项 如机构设置 人事安排 重要决定 重大决策 项目安排等问题 以及在工作中遇到新问题 新情况或克服不了的困难 才可以用 请示 行文 请示上级机关给予指示 决断或答复 批准 所以请示的行文具有很强的针对性 2020 2 27 2 呈批性 请示是有针对性的上行文 上级机关对呈报的请示事项 无论同意与否 都必须给予明确的 批复 回文 3 单一性 请示应一文一事 一般只写一个主送机关 即使需要同时送其他机关 也只能用抄送形式 4 时效性 请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题 求得上级机关指示 批准的公文 如能够及时发出 就会使问题得到及时解决 2020 2 27 请示的分类 根据内容 性质的不同 请示分为以下三种 1 请求指示性请示 2 请求批准性请示 3 请示批转性请示 2020 2 27 请示的结构 内容和写法 请示由首部 正文和尾部三部分组成 其各部分的格式 内容和写法要求如下 2020 2 27 1 首部 主要包括标题和主送机关两个项目内容 1 标题 请示的标题一般由发文机关名称 事由和文种构成 如 农场关于 的请示 2 主送机关 请示的主送机关是指负责受理和答复该文件的机关 每件请示只能写一个主送机关 不能多头请示 2020 2 27 2 正文 其结构一般由开头 主体和结语等部分组成 1 开头 主要交代请示的缘由 它是请示事项能否成立的前提条件 也是上级机关批复的根据 原因讲的客观 具体 理由讲的合理 充分 上级机关才好及时决断 予以有针对性的批复 2 主体 主要说明请求事项 它是向上级机关提出的具体请求 也是陈述缘由的目的所在 这部分内容要单一 只宜请求一件事 另外请示事项要写的具体 明确 条项清楚 以便上级机关给予明确批复 3 结语 应另起段 习惯用语一般有 当否 请批示 妥否 请批复 现阶段最常用的是 专此请示 或 特此请示 等 2020 2 27 3 落款 一般包括署名和成文时间两个项目内容 标题写明发文机关的 加盖单位公章 成文时间 年 月 日 格式如2015年12月8日 2020 2 27 撰写请示应注意的问题 请示的写作首先要和 报告 文种相区别 在这个前提下 一要遵守 一文一事 的原则 主旨鲜明集中 二要做到材料真实 不要为了让上级领导批准而虚构情况 也不要因为没能认真调查而片面地摆情况 提问题 三要理由要充分 请示事项要明确 具体 四要语气要平实 恳切 以期引起上级的重视 既不能出言生硬 也不要低声下气 客客套套 2020 2 27 六 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 函作为公文中惟一的一种平行文种 其适用的范围相当广泛 在行文方向上 不仅可以在平行机关之间行文 而且可以在不相隶属的机关之间行文 其中包括上级机关或者下级机关行文 2020 2 27 在适用的内容方面 它除了主要用于不相隶属机关相互洽谈工作 询问和答复问题外 也可以向有关主管部门请求批准事项 向上级机关询问具体事项 还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项 以及上级机关催办下级机关有关事宜 如要求下级机关函报报表 材料 统计数字等 此外 函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正 不过这种情况并不多见 2020 2 27 函的特点 一 沟通性 函对于不相隶属机关之间相互洽谈工作 询问和答复问题 起着沟通作用 充分显示平行文种的功能 这是其他公文所不具备的特点 2020 2 27 二 灵活性 表现在两个方面 一是行文关系灵活 函是平行公文 但是它除了平行行文外 还可以向上行文或向下行文 没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制 二是格式灵活 除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式 行文要求行文外 其他一般函 比较灵活自便 也可以按照公文的格式及行文要求办 可以有文头版 也可以没有文头版 不编发文字号 甚至可以不拟标题 2020 2 27 三 单一性 函的主体内容应该具备单一性的特点 一份函只宜写一件事项 2020 2 27 函的分类 函可以从不同角度分类 一 按性质分 可以分为公函和便函两种 公函用于机关单位正式的公务活动往来 便函则用于日常事务性工作的处理 便函不属于正式公文 没有公文格式要求 甚至可以不要标题 不用发文字号 只需要在尾部署上机关单位名称 成文时间并加盖公章即可 2020 2 27 二 按发文目的分 函可以分为发函和复函两种 发函即主动提出了公事事项所发出的函 复函则是为回复对方所发出的函 三 另外 从内容和用途上 还可以分为洽事宜函 通知事宜函 催办事宜函 邀请函 请示答复事宜函 转办函 催办函 报送材料函等等 2020 2 27 函的写作要求 1 文号 为完全式 如果是便函 也可以不写文号 2 标题 公函的标题一般有两种形式 一种是由发文机关名称 事由和文种构成 如 农场关于 事件的函 另一种是由事由和文种构成 如 关于 的函 3 主送机关 为需要商洽工作 询问情况或答复问题的有关机关 于文首顶格写明全称或规范化简称 其后用冒号 2020 2 27 4 正文 开头 主要说明发函的缘由 一般要求概括交代发函的目的 根据 原因等内容 然后用 现将有关问题说明如下 或 现将有关事项函复如下 等过渡语转入下文 复函的缘由部分 一般首先引叙来文的标题 发文字号 然后再交代根据 以说明发文的缘由 主体 这是函的核心内容部分 主要说明致函事项 函的事项部分内容单一 一函一事 行文要直陈其事 无论是商洽工作 询问和答复问题 还是向有关主管部门请求批准事项等 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方问题 意见叙写清楚 如果属于复函 还要注意答复事项的针对性和明确性 结尾 一般用礼貌性语言向对方提出希望 如 敬请函复 特此函告 特此致函 等 2020 2 27 5 落款 在正文之后的右下方写标注发文机关名称 6 成文时间写在落款的下面 格式和请示相同 2020 2 27 7 公函写作的注意事项 撰写公函 必须使用正式公函用纸 具备正式公文的规范格式 结构应完整 内容简要 事项具体 用语分寸得当 讲究礼节 2020 2 27 七 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 会议纪要产生于会议后期或者会后 属纪实性公文 会议纪要是根据会议情况 会议记录和各种会议材料 经过综合整理而形成的概括性强 凝炼度高的文件 具有情况通报 执行依据等作用 任何类型的会议都可印发纪要 尚待决议的或者有不同意见的 也可以写入纪要 会议纪要是一个具有广泛实用价值的文种 2020 2 27 会议纪要的特点 纪实性 会议纪要必须是会议宗旨 基本精神和所议定事项的概要纪实 不能随意增减和更改内容 任何不真实的材料都不得写进会议纪要 概括性 会议纪要必须精其髓 概其要 以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论 既要反映与会者的一致意见 又可兼顾个别同志有价值的看法 有的会议纪要 还要有一定的分析说理 条理性 会议纪要要对会议精神和议定事项分类别 分层次予以归纳 概括 使之眉目清晰 条理清楚 2020 2 27 会议纪要的种类 决议性会议纪要 学术性会议纪要 2020 2 27 会议纪要的写作格式 会议纪要通常由标题 正文 主送 抄送单位构成 标题标题有两种情况 一是会议名称加纪要 如 项目推进工作会议纪要 二是召开会议的机关加内容加纪要 如 农场关于产业结构调整会议纪要 2020 2 27 正文会议纪要正文一般由两部分组成 一 会议概况 主要包括会议时间 地点 名称 主持人 与会人员 基本议程 二 会议的精神和议定事项 常务会 办公会 日常工作例会的纪要 一般包括会议内容 议定事项 有的还可概述议定事项的意义 工作会议 专业会议和座谈会的纪要 往往还要写出经验 做法 今后工作的意见 措施和要求 2020 2 27 会议纪要的写作要求和注意事项 一 要正确地集中会议的意见 没有取得一致意见的 一般不写入纪要 但对少数人意见中的合理部分 也要注意吸收 二 例会和办公会议 常务会议的纪要 重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳 做到条理清楚 简明扼要 2020 2 27 三 会议纪要用 会议 作主语 即 会议认为 会议确定 会议指出 会议强调 会议听取了 会议讨论了 等 四 会议纪要写成后 可由会议主办单位直接印发 也可由上级领导机关批转 有的会议纪要还可由会议主办单位加按语印发 2020 2 27 八 文种选用常见问题 一 缺少文种二 使用非法定文种三 文种重叠四 生造文种五 文种作为公文标题六 文种混用七 同类公文使用不同文种八 错用文种 2020 2 27 主要表现在报告和请示的错用 报告和请示同属上行文 但是性质截然不同的两类文种 1 行文目的不同 报告以陈述情况为主 不要求上级批复 请示以请求指示或批准事项为主 要求上级批复 2 公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况 说明理由 不排除含有一定的情况汇报 但报告中不能夹杂请示事项 2020 2 27 目前 这两种文种的滥用主要表现在两个方面 1 请示 报告混用如 关于请市领导出席XXXX活动的报告 关于申请XXXXXXXXXXXXXXXX的请示 关于上报XXXXXXXXXXXXXXXX的报告 2 请示 报告并用如 关于召开第XX届党代会的请示报告 2020 2 27 九 总结 总结的概念 总结是机关 团体 企事业单位或个人对过去某个时期某个阶段内的某个实践活动进行全面系统的回顾反思 研究分析 从理论高度概括经验教训 探求规律性的认识 用以指导今后实践的一种应用文 不属于公文 我们常说的 回顾 小结 等 都属于总结的范畴 总结的分类 主要有综合性总结和专题性总结 综合性总结 又叫全面总结 主要用于对一个地区 一个部门或一个单位在一定时期内各项工作的全面系统回顾与分析 包括成绩 问题 经验 教训等 一般按照时间进行来写 如年度总结 季度总结 阶段总结等 专题性总结 又叫单项总结 是一个地区 部门 单位对过去的某一方面进行的专门总结 如经验总结 内容相对集中单一 针对性强 2020 2 27 总结的结构 总结的基本内容包括基本情况 成绩和问题 经验和教训 今后的努力方向等四个部分 写总结是应各有侧重点 总结的文体结构一般由标题 正文 落款三部分组成 一 标题 总结的标题形式比较灵活 最常用的是公文式标题和新闻式标题 1 公文式标题 一般由总结机关名称 时间 总结主要内容 文种四部分组成 如 农场2015年安全生产工作总结 2 新闻式标题 分为单标题和双标题 如 事件给我们的启示 明明