公文与写作(简答论述)

精选文库33.【主观题】简述公文的概念及其基本含义1-P1答：（1）公文的概念：公文，即公务文书，是国家机关及其它社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。（2）公文的基本含义，可以从以下几个方面来理解：公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。公文形成的条件是行使职权和实施管理。公文是具有法定效力和规范体式的文书。这是公文区别于其它文章和图书资料的主要之点。公文是进行公务活动的重要工具。任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要使用公文这一工具，以表达意图、办理公务、实施有效的管理。34.【主观题】简述公文草稿与定稿，正本、副本与存本的异同。3-P95/P97答：（1）公文草稿与定稿的异同：草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。定稿是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。定稿与草稿的显著区别是：定稿是“孤本”，定稿的文面上带有文件签发人的签发标记，经会议批准通过的定稿有会议批准通过情况的记载。（2）正本、副本与存本的异同：据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。 凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本，副本又称抄本。公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。存本和副本都是从正本而来，它们的区别在于：存本是不外发的，一般不加盖印章或签署，只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。存本一经作为正本的样本留存，便失去了往外发出的特征，而是用于与定稿对照，检查正本文件发出后是否达到预期的目的。当发生疑问时，以其与定稿核对，可分清内部责任；以其与正本核对，可分清外部责任。因此，发3机关应将存本与定稿一起整理归档。35.【主观题】简述公告、通告的特点和差异。6-P147答：公告、通告是性质相近而有一定差别的文种，它们在三个方面有大同小异的特点：（1）发布的公开性：公告和通告的内容都是公开的，发布的目的是要让大家知道或遵守。差别在于发布的范围不尽相同，一般而言，公告涉及的范围广，通告涉及的范围小。（2）事项的重要性：公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布。一般公告公布的都是比较重大的事情，而通告公布的，虽次于公告，但在其适用范围内，也是重要的事情。（3）操作的严肃性：公告一般由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人民代表大会批准，一般机关团体，不能随意发布公告。发布通告的机构也耍注意自己的权限范围，不能超越权限办事。不代表法定机构的团体或个人，不能随意发布通告。36.【主观题】简述机关公文处理工作组织形式的类型及其选择。10-P279/P281答：（1）机关公文处理工作组织形式的类型。从建国以来的公文处理工作实践来看，公文处理工作的组织形式大体上可分为两种类型：一种是集中形式。另一种是分工形式。（2）机关公文处理工作组织形式的选择： 一般来说，集中形式往往比较适用于小机关和基层单位。 对于中等机关应该选择什么样的公文处理工作组织形式，要区别不同情况。具体地说，业务比较单一的机关，对外联系不多或形成文件较少，驻地集中的，可以采用集中的形式，如某些高等学校、医院、业务公司等。其余则以分工形式处理为宜。至于大的机关，一般采用分工处理的形式。如：国务院的各个部、委，党中央的某些部以及省委机关、省政府机关、大型企业等，这些机关一般有二三层机构，部门单位数量多，对外联系广，工作中形成与处理的公文多，特别是外来公文多，它必须采用分工处理的形式。37.【主观题】简述公文登记的作用及其原则。11-P292/P293答：（1）公文登记的作用主要是：便于管理和保护文件，防止积压和丢失；便于检查和检索文件；便于文件的统计和催办工作；作为核对与交接文件的凭据。（2）公文登记的原则是方便文件的运转和管理。38.【主观题】试从提高行政效率的角度分析严格控制发文数量和范围的意义。4-P107/P108答：（1）各级机关的行文都必须本着精减的原则，严格控制发文的数量和范围。在发文范围上，现在一些机关的习惯作法是按单位级别行文，不论文件内容与受文单位的工作是否有关，凡够得上确定的级别，一律照发不误。这样作的弊端是增加了发文的数量，使“文山”越来越高，空耗人力、财力和时间，助长官僚主义，影响办事效率。（2）党政机关的公文是贯彻党和国家方针政策的工具，制发公文是为了部署与指导工作，阅读公文是为了掌握、贯彻党和国家的方针政策，实施正确有效的领导。那么，就应当按照公文的内容确定发文范围。内容与受文单位的工作有关的就发，否则就不发；凡是可发可不发的公文，坚决不发。要反对那种滥发公文，事事靠发文进行工作，甚至为办文而办文的文牍主义倾向。（3）严格控制发文数量和范围，既可减少发文的数量，节省开支，又可以消除各级领导同志的案牍之苦，有助于克服官僚主义，提高办事效率。39.【主观题】归档文件目录的项目有：文号、责任者、备注、日期、页数、件号、题名，请根据这些项目制作归档文件目录表格。要求：（1）各个项目的顺序要正确，符合表格要求。 （2）各个项目如何填写要作出解释。33.【主观题】简述公文的主要特点。1-P8答：（1）公文有法定的作者。公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。（2）公文有法定的权威。公文可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。（3）公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的。（4）公文有规范的体式。公文有规范的体式。这是公文同图书、情报资料、通讯报道以至于一般文章作品的又一显著特点。（5）公文有规定的处理程序。公文的制发和办理都必须经过规定的处理程序。34.【主观题】简述下行文的含义及其行文方式。4-P104答：（1）下行文的含义：是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。（2）根据发文的不同目的和要求，下行文可分为以下三种行文方式：逐级下行文。逐级下行文，是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。多级下行文。多级下行文，就是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。直达基层组织和群众的下行文。这种下行文是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。35.【主观题】简述指示性通知的写法6-P160答：指示性通知写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作，应该把工作来由、工作内容、工作要求三个方面讲清楚。指示性通知正文的构架大体如此：（1）先用一段或几段说明为什么要做这件工作，相当于引言；（2）工作内容和工作要求一般结合起来写，内容多的要分条列出；（3）最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。36.【主观题】简述公文处理工作的具体要求。10-P282答：根据公文处理工作基本原则的精神，我们将机关公文处理工作的具体要求概括为：（1）准确、周密，确保质量。准确、周密是对机关公文处理工作提出的质量上的要求。（2）及时、迅速，注重实效。高效率是机关工作的生命。（3）安全可靠，确保机密。所谓安全，就是维护好文件，使文件不受损坏，延长寿命。（4）加强集中统一管理。具体地说，就是由机关的秘书长或办公厅、办公室主任统一领导、组织和安排公文处理工作。（5）坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行。（6）精简文件，深入实际、反对官僚主义和文牍主义。37.【主观题】简述公文批办的作用及其主要内容。11-P304答：（1）公文批办的作用：批办的作用就在于使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。（2）批办的主要内容包括： 提出处理该份文件所述问题的原则和方法。 提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。 各项批办意见，均应郑重地填写在公文处理单的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名和批办日期。38.【主观题】试述总结的写作要求。8-P217/P221答：总结是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。总结的写作要求是：（1）回顾工作情况要实事求是。一般写总结，大部分篇幅用于回顾工作情况：做过哪些工作是怎么做的，结果如何。回顾工作情况的原则是要实事求是，要真实、准确地反映实际情况。（2）总结经验教训要着眼未来。在回顾工作情况的基础上总结经验教训，是总结必要组成部分。除了少数事务性工作总结外，一般较重要的总结，都应从做过的工作中归纳出成功的经验和失败的教训。因为工作是连续不断的，阶段性的总结做得好，对以后的工作就有指导或借鉴意义。正因为如此，所以总结经验教训要有重点，要把重点放在对未来工作有指导或借鉴意义的那些方面，而不应不分主次、平均使用力量。（3）纲目要清晰，文风要平实。总结的标题常见的有单行标题和双行标题两类。单行标题和计划的标题相类似，如教育厅一九九八年工作总结。双行标题多见于经验类专题总结正标题或概括主要做法，或突出主要经验，副标题则说明总结的内容，如抓基地建设抓能力培养中文系一九九八年教育实习工作总结。总结的正文常见的写法有两种，一是“分层展开式”，一是“纲目带动式”。A.“分层展开式”是一种纵式结构，其内容和排列顺序通常是这样的：总体概况、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向。这五层内容的展开，不能平均使用力量。B.“纲目带动式”是一种横式结构，采用夹叙夹议的写法，以议论为纲目，带动具体材料的陈述内容的几个层次之间是并列关系。经验性的总结多半采用这种写法，即把要介绍的经验或做法概括为若干条组成文章的框架，然后把成绩等有关的具体材料充实进去。39.【主观题】广州市食品药品监督管理局、工商行政管理局、公安局于2015年9月20日联合向市人民政府写了一份意见，内容是关于严厉打击制售假冒伪劣食品药品违法活动问题，请求市政府批转执行。请你为广州市人民政府拟一份同意执行这一意见的正式文件。要求文件构成要素齐全，格式规范正确，符合行文规则。33.【主观题】简述发文字号的作用及编排发文字号的注意事项3-P63答：（1）发文字号的作用：一是统计发文的数量，便于公文的管理；二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号作用。（2）编排发文字号的主义事项：编排发文字号要力求准确、稳固、系统。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。发文字号的收写位置，一般说来，有版头的文件，应标注在文件版头之下，间隔横线之上，居中排列；用信笺头的文件，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，右侧排列；“命令（令）”则在公文标题下面当中，写“第x号”。34.【主观题】简述议案写作的注意点。5-P124答：议案的写作要注意这样三点：（1）提出的问题重要且已具备解决的条件；（2）要注意提出的权限和时限；（3）要注意行文格式和办理程序。35.【主观题】简述条例和规定的写作要求7-P199答：条例和规定都是规范性文种，其写法基本上一样。关于规范性文件的写作，可综合为以下四点：（1）草拟条例和规定要遵循下列原则：第一，坚持四项基本原则，为改革、开放、搞活和社会主义现代化建设服务；第二，符合宪法和法律，符合党和国家的路线、方针、政策；第三，从实际出发，实事求是；第四，贯彻民主集中制，充分发扬民主。（2）起草条例和规定，应当对现行内容相同的法规进行清理，如果现行的法规将被起草的法规所代替，必须在草案中写明予以废止；同时应当注意与其他有关法规的衔接和协调，如果发现有不一致的地方，必须在上报草案时专门提出并说明情况和理由；如果法规涉及其他主管部门的业务或者与其他帮门关系密切，应当与有关部门协商，以求取得一致意见，万一不能取得一致意见，应在上报草案时专门提出并说明情况和理由。（3）条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。内容比较复杂的多用“章条式”，即全文分若干章，每章包括若干条。“条款式”，适用于内容不太复杂的规章制度。（4）语言要准确、严密。36.【主观题】简述题案及建议的写作格式及写作要求。9-P262答：提案的写作格式及写作要求：（1）提案的写作格式一般包括： 标题。写明单位会议第号提案。案由。此部分简明扼要地写明提案的内容。如：“关于提案”。提案人。在“案由”下方，写上提案人的姓名（签名）。办法。写明解决问题的办法和措施。可采用分条列项式表达。同时，办法要具体明确，切实可行。日期。在正文的右下方，署上提案所写的时间。（2）提案的写作要求如下：熟悉同提案有关的情况。注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见，分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头，后面加冒号(：)。每部分的文字，均从第四格写起，转行与上行对齐。 建议的写作格式及写作要求：（1）建议的写作格式：建议的篇章结构是由标题、称谓、正文和落款组成。标题。有三种写法，一是直接写“建议”或“建议书”；二是在其之前加上建议或倡议的主要内容，有时还加上建议单位名称，如“关于治理黄河的建议”；三是采用文章标题写法。称谓。即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。文。一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等；主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等。落款。写建议者个人，集体或单位名称，并注明年、月、日。（2）建议的写作要求：把握分寸要适度。所列内容要具体。表述语言要精练。37.【主观题】简述归档文件的编号及其作用。12-P351/P352答：归档文件的编号，是指将归档文件在全宗中的位置用符号进行标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。其目的是记录和反映分类排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置固定下来，为后续的编目工作以及日常管理和查找利用工作提供便利。38.【主观题】试述公文的作用。1-P10答：公文的作用主要表现在以下几个方面：（1）领导与指导作用。党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发公文来部署各项工作，传达自 己的意见和决策，对下级机关或部门的工作进行具体的领导和指导。 （2）行为规范作用。公文具有行为规范作用，这是公文本身所具有的强烈的政治性与法定的权威性等特点赋予的。这种行为规范作用又称之为法规约束作用。必须指出的是，规范性公文的行为规范作用与社会道德规范不同，违反社会公德将受到舆论的谴责，而公文的行为规范作用是带有强制性的。国家以强制手段保证它的权威，谁违反了法律、法规或规章，就要受到法律制裁和行政处分、或经济处罚。（3）传递信息作用。公文是传递信息的重要渠道。党和政府的上下左右机关之间，其决策、方针、设想和意图等政务信息，常常是通过公文的传递而取得的。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。通过公文的这种信息传递作用，使得各级机关组成了一个四通八达的信息网络，机关工作靠公文传递的信息得到处理和解决；上下左右机关之间的关系，靠公文传递的信息得到调整。（4）公务联系作用。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。（5）凭据记载作用。公文是机关公务活动的文字记录。一般来说，绝大多数公文在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。还有一些公文具有明显的记载作用。例如会议记录、 电话记录、会议纪要。机关大事记、值班日记、各种登记等，它们都是机关工作活动的真实记录，具有记载作用，可以供日后的利用查考。33.【主观题】简述联合行文的注意事项。4-P110答：（1）一般说来，同级机关、部门或单位可以联合行文。（2）联合行文的各机关或部门必须是同级的，不同级别的机关或部门不能联合行文，即使是那些在人、财、物等方面握有一定实权的机关或部门，也不能与级别高的机关或部门联合行文。（3）几个平行机关或部门联合行文，应将相对应的各机关都列为主送机关，以便于共同处理或贯彻执行。（4）联合行文应当确有必要，且单位不宜过多34.【主观题】简述决定和决议的异同点。5-P136答：（1）决定和决议的相同点：决议和决定都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策；在文字表述方面，风格也一一致，都要求准确、鲜明、简洁。（2）决议和决定的不同在于： 形成的程序不完全一样。决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。内容的范围不尽相同。决议多半针对全局性问题作出决策，决定既可解决全局性问题，也有不少用以解决具体事项。39.【主观题】根据以下情景按要求写一则通知的主体部分。 某学校的图书馆打算在15年10月25日贴出一张“图书催还通知单”。贴出“图书催还通知单”的原因是经常有老师同学忘记自己的图书借阅情况，图书超过到期日还未归还。目的在于为提高图书馆图书资料流通利用率，给广大师生提供更多的方便。图书馆在整理归还的图书时，发现个别图书有损坏之处，这是对学校图书资源的极大浪费。那么，校管理处也想借“图书催还单”呼吁广大师生须严格遵守图书馆有关规章制度。要求：(1)格式正确，公文主体要素齐全； (2）内容清楚，能体现发文目的和要求； (3)语言流畅，语义明晰。35.【主观题】简述会议纪要的写作要求。7-P194答：会议纪要的写作要求是：（1）会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。协议性会议纪要则要与会各方领导人都同意才能定稿。写会议纪要要以会议记录、会议报告和发言、会议决议为依据，不能加进会议以外的东西和写作者个人的意见。（2）会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可省去“会议”二字，如全国农村工作会议纪要不必写成全国农村工作会议会议纪要。也有的会议纪要，多半是研讨性会议纪要，可以用正副标题的形式。（3）会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。（4）会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写出主持机关，不另外署名。36.【主观题】简述计划类文书的写作要求。8-P213答：（1）分析情况要认真细致。（2）确定目标要实事求是。（3）措施步骤要切实可行。（4）条目要分明，语言要简洁。37.【主观题】简述讲话类文书的写作要求。9-P246答：讲话类文书的写作要求是：（1）主题要鲜明、集中。讲话必须事先把讲什么、怎么讲、为什么讲等问题仔细考虑，做到主题鲜明集中，切勿顾左右而言他。（2）材料要真实、新颖。真实是材料的生命，缺乏真实的材料，不但无助于主题的表达，反而会影响讲话的可信度。（3）布局要清晰、紧凑。凡讲话类文书，先讲什么，后讲什么，必须做到言之有序，条理分明，上下连贯，前后照应。（4）语言要明白、生动。讲话类文书不同于其他类文书的一个特点在于它是一种语言艺术。这就要求语言表达一要简单、明了，多用口语、俗语、常用语。二要生动活泼，富于形象性和节律感，能达到使听众兴趣盎然、如痴如醉的效果。38.【主观题】 试述归档文件整理的质量要求。12-P343/P344答：归档文件整理的质量要求是：（1）归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹漠糊或易褪变的文件应予复制。归档的文件应当齐全完整，这是归档文件的基本要求。对破损的文件进行修复，以延长文件的寿命。复制字迹模糊或易褪变的文件。（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 书写材料，指的是笔和墨水的使用，即应使用钢笔、毛笔、碳素墨水、蓝黑墨水及墨汁，不能使用铅笔、圆珠笔，不能使用纯蓝、红色墨水等质量低劣的墨水。纸张，是指应选用国际标准A4型60-80克的胶版印刷纸或复印纸。档案盒和归档文件封套应使用无酸纸制作。装订材料，是指以“件”为单位装订时使用的装订材料，如细线、钢夹、塑料夹等，应选用优质材料制成，以防断线、年久生锈及断裂等情况发生。36.【主观题】简述调查报告的写作要求。8-P227/P228答：（1）深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。（2）围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。（3）调查报告的格式：公文式标题和新闻式标题。39.【主观题】仔细分析公文首页版式各个要素。3-P59/P64答：公文份数序号；秘密等级；星号；保密期限；紧急程度；发文机关；发文机关标识；发文机关代字；年份；序号；红色反线；公文标题；事由；文种；主送机关；正文。33.【主观题】简述文稿检查修改的主要步骤及对文稿反复检查修改的必要性。2-P39/P40答：（1）公文的修改，应从以下几方面着手：关于主题的修改。关于观点的修改。关于材料的修改。关于结构的修改。关于语言的修改。（2）对文稿反复检查修改的必要性：不仅可以提高公文的质量，而且还能提高文字表述能力和写作水平，还可以为领导人审核签发公文打下良好基础。34.【主观题】简述表彰先进的通报的写作要求。6-P164/P169答：表彰先进的通报，一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习这样四个步骤写。（1）介绍先进事迹要简明扼要，突出最主要、最感人的部分。（2）宣布表彰决定，只要说明给予怎样的奖励就行了。（3）分析先进思想是写作的难点，要避免一般化，要结合当时的形势，着重分析先进人物的先进思想。（4）如何向先进学习，要结合形势、切合实际，不可太空泛。35.【主观题】简述函的类型。7-P187/P190答：根据内容性质，函大体可以分为四类：（1）商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题；（2）问复函：用于机关之间提出询问和答复询问，如疑难询问、调查询问、统计询问等等；（3）请准函：用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准；（4）知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。平行机关和不相隶属机关可使用，上下级机关也可以使用。37.【主观题】简述归档文件整理的含义和意义。12-P326/P328答：（1）归档文件整理的含义：归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。（2）归档文件整理工作的意义，主要有以下几个方面： 归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用；归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管； 归档文件整理为档案工作奠定了基础。38.【主观题】试述公文的版记部分中主题词的作用和应注意的问题。3-P77/P80答：（1）公文标注主题词的作用是： 公文标注主题词，可以准确简要地概括文件的主要内容。主题词单个使用或几个并用，就能够比较精确地揭示出该份