信息沟通控制程序.doc

信息沟通控制程序文件编号：版 本：制作：审核：批准：分发： 受控状态： 2013年08月21日 发布 2013年09月1日起 实施 信息沟通控制程序文件编号版本1 目的为了加强公司内部各管理层次和部门之间质量、环境和职业健康安全信息的沟通与交流，并使公司与外部组织的信息交流和反馈形成文件化、制度化和规范化管理，制定本程序。2 适用范围2.1 本程序适用于公司内部各管理层次和职能部门之间，以及与外部相关方的质量、环境和职业健康安全信息传递、接收与交流的管理。2.2 本程序适用于有关外部质量、环境和职业健康安全方针、相关方有关环境、职业健康安全的投诉与抱怨的接受和处理。3 职责3.1 EHS小组是公司内、外环境和职业健康安全信息交流的归口管理部门；3.1.1负责环境和职业健康安全管理体系运行中对公司内部人员和对外部政府部门、技术部门的信息交流；3.1.2负责就公司与重要污染物排放相关的环境因素向上级环保部门申报，就公司的环境和职业健康安全注意事项向进入公司的外部人员交流；3.1.3是公司接收和处理有关环境和职业健康安全投诉与抱怨的归口部门。3.2 总经理负责确定内部沟通过程；确保各部门之间就质量、环境、职业健康安全管理体系的过程有效性进行沟通。3.3 各部门根据各自职能做好部门之间，以及对口管理的合同方的信息沟通与交流。4 程序4.1 信息种类及内容4.1.1 内部信息交流内容内部质量、环境、职业健康安全信息交流包括最高管理层的文件向各职能部门的发布与下达、部门之间的信息传递与交流。内部信息交流的主要内容包括如下方面：1 质量、环境、职业健康安全方针制定及发布的信息；2 环境因素和重大危险源的识别、评价与更新的信息；3 法律法规和其他要求的收集、评审、通报的信息；4 公司质量目标、环境和职业健康安全目标与指标、环境和职业健康安全管理方案的制定、实施及监控信息；5 质量、环境、职业健康安全管理的组织结构、各职能及层次的职责、权限的信息；6 质量、环境、职业健康安全教育培训信息；7 体系运行的信息；8 体系文件及管理信息；9 应急准备与响应信息；10 对体系进行监测、监控的信息；11 不符合、纠正与预防措施的信息；12 内审、管理评审和外审的有关信息；13 相关方的建议与抱怨等；14 与质量、环境管理有关的其他信息；15 生产作业过程中的相互确认信息。4.1.2 外部信息交流内容外部信息交流包括外部信息的接受与传递、外部质量、环境、职业健康安全抱怨、投诉的接收和处理结果的回复，重要环境因素和重大危险源的对外部相关方的信息发布与交流。外部信息交流的主要内容包括如下方面：1. 质量、环境、职业健康安全方针的对外发布；2. 法律法规和其他要求的收集；3. 政府和政府部门在环境和职业健康安全管理方面的要求与信息；4. 认证机构的要求与信息；5. 供应商服务、产品中相关的质量、环境、职业健康安全管理方面的要求与信息；6. 周边居民、顾客的投诉和抱怨；7. 事故紧急状况的对外警报；8. 与相关方有关的重要环境因素和重大危险源的对外交流。9. 对外购件的RoHS要求。4.2 内部信息交流的方式和平台4.2.1 公司的环境、职业健康安全管理手册、程序文件、作业指导书、记录表格等，由EHS小组予以发布,以便查询。公司有关质量管理体系文件、作业指导书、记录表格等，由质量部予以发布,以便查询。4.2.2 有关环境因素、重大危险源、法律法规、环境和职业健康安全目标和指标、环境和职业健康安全培训、环境和职业健康安全监测、内部审核和管理评审等记录性文件，由EHS小组予以发布（发放）,并按保存时间规定予以保存。有关质量目标、过程和产品的监视和测量、内部管理等记录性文件，由质量部予以发布（发放）,并按保存时间规定予以保存。4.2.3 有关其他质量、环境和职业健康安全信息，以会议、电话、邮件等方式进行沟通和交流。4.3 与外部相关方的信息交流和沟通4.3.1 各级政府和政府部门、外部的其他机构和单位有关环境和职业健康安全方面的来文和信函文件等信息，由EHS小组按照公司外来文件控制的规定予以接收、传递和处理。4.3.2 有关外部对公司环境和职业健康安全行为的投诉和抱怨，由EHS小组负责接收后，呈报管理者代表或总经理处理方式，转给相关负责部门进行处理，EHS小组负责及时把公司的处理结果反馈给投诉发出者。并填写相关方信息交流登记表做好有关环境和职业健康安全投诉和抱怨的接收/处理记录。4.3.3 EHS小组负责就公司的重要污染物排放向环保部门进行登记和申报。4.3.4 外来人员进入工厂，对口接待部门应负责引导和介绍。必要时告知公司的重要环境因素、重大危险源和注意事项。4.3.5 紧急状态下，EHS小组负责对外报警和申请救援。4.3.6 供应链部负责对供应商施加影响，告知其服务和产品中存在的相关重要环境因素和重大危险源。有关顾