第六部分 技术和文件管理程序.docx

贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司餐厨垃圾处理建设项目项目运营管理体系 第六部分 技术和文件管理程序 贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司餐厨垃圾处理建设项目项目运营管理体系文件编号：LD-XM-TX-001 第六部分技术和文件管理程序（试行）贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司二一三年一月20131尹小宁版本日期说 明编制审核批准目 录1 目的22 适用范围23 相关文件和资料24 技术管理24.1组织体系2 4.2 岗位职责44.3 统一设计和施工验收规范标准54.4 项目交工资料的管理54.5 技术专题会议55 文件管理65.1 文件管理的一般规定65.2 文件所含范围65.3 文件分类管理65.4 文件的接收、发放及处理76 文件编码管理97 文件传送管理11附件1：技术管理规定12附件2：资料管理规定15附件3：项目档案资料验收管理规定20附件4：文件类型代码34附件5：单位代码35附件6 信息传递清单36贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司技术和文件管理程序1 目的为规范贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司各餐厨垃圾处理建设项目技术管理，明确项目各级管理人员的职责和权利范围以及技术管理工作流程，提高项目管理水平，保证工程建设任务顺利完成；为了工程资料文件的合理利用，提高工作效率，统一编码管理，实现项目管理的科学有效性；为了对信息工作中需要上报、审查确认、批准、接收、执行的一系列程序接口和工作内容予以明确，使信息传送工作在有序、可控状态下顺利进行，特编制本程序。2 适用范围本程序适用于贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司所有建设项目的技术管理和文件管理工作。3 相关文件和资料与贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司各餐厨垃圾处理建设项目相关的技术规范、标准、文件和资料（包括电子版资料和音像制品）。4 技术管理4.1组织体系工程项目的技术管理工作组织体系见图-1。各餐厨垃圾处理建设项目公司、施工承包商都设有技术管理职能部门。它们之间既有各自的分工，又有密切的业务联系，按照一定的管理制度和程序，使现场的技术管理工作有效地、协调地运转。项目公司100行政人事部设计单位供应商技术部施工承包商图1：贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司建设项目技术管理工作组织体系4.2 岗位职责4.2.1 项目管理中心（1）负责组织并审批各项目公司编制的项目管理体系文件和总体统筹控制计划。（2）负责重大设计变更的审批；（3）审阅项目周报、月报以及其它重要文件并提出意见；（4）组织编写工程竣工验收文件。4.2.2 技术部门（1）组织设计审查；（2）参加设计交底和图纸会审；（3）组织接收和审查设计单位提交的项目工程设计图纸和各种技术文件、资料及技术文件并移交项目公司；（4）组织编制、实施生产准备计划（含技术准备、培训等）。4.2.3 项目公司（1）负责总体统筹控制计划的编制，并报项目管理中心审批。（2）负责编制项目管理制度、监理规划、监理细则，编制工程建设有关的工程管理规定、制度，并报项目管理中心审批；（3）协助组织初步设计审查，分阶段组织设计交底和图纸会审；（4）审核、批准施工承包商提交的项目实施计划、施工组织设计和施工技术方案；（5）负责设计变更的管理；重大设计变更报总公司批准；（6）负责制定项目资料管理办法，完成工程建设图纸、资料的管理（7）督促、检查施工承包商交工资料的整理、完善和提交；4.2.4 项目公司行政人事部（1）负责项目公司的公文管理工作；（2）负责项目宣传报道及音、像、文字资料存档管理。（3）负责接管工程的竣工资料；（4）组织接收和审查设计单位提交的项目工程设计图纸和各种技术文件、资料及技术文件的归档管理；4.2.5 施工承包商（1）接收项目公司提交的设计图纸和各种技术文件、资料，完善各类技术标准、规范、规定，严格按图纸和技术规范的要求进行工程施工技术管理；（2）编制项目管理计划、施工组织设计和施工技术方案，划分单位工程，并提交项目公司批准；（3）负责编制、整理和提交工程竣工图和交工资料。4.3 统一设计和施工验收规范标准项目工程适用的设计和施工验收规范标准包括国内部分、国外引进部分应统一。国内的工艺技术，应执行国内颁发的规范标准；国外随工艺和设备引进的部分，应执行外商提供的标准和有关技术规定；所采用的规范标准由设计单位在设计文件中明确，未明确的由技术部门会同项目公司予以明确。4.4 项目交工资料的管理4.4.1 施工承包商进场后，项目公司要将编制的项目档案资料验收管理规定（见附件3）下发各施工承包商，明确项目公司的要求。4.4.2项目档案资料验收管理规定明确了交工资料采用的规范、标准、格式以及审查程序、移交时间和方式等；对工程中涉及适用的规范标准中没有的内容，应根据实际情况做出明确的补充规定，作为各施工承包商填写、整编交工资料的依据。 4.4.3 施工过程中，项目公司专业工程师应及时确认各项检查记录，不定期的抽查交工资料的完善和整理情况，做到交工资料与工程同步。4.4.4 工程完工后，项目公司工程部、行政人事部应督促施工承包商按规定的时间向行政人事部交付交工资料，并审查交工资料是否完整准确。4.5 技术专题会议4.5.1 技术专题会议由会议发起人或技术负责人确定内容、议程和参加人员范围，并做好必要的准备；技术负责人提前24小时通知。4.5.2 技术负责人安排会议记录并整理会议纪要，及时发放有关单位。4.5.3 技术专题会议的纪要要存档备查。4.5.4技术专题会议的其他要求详见项目协调管理程序附件1：会议协调制度。5 文件管理5.1 文件管理的一般规定5.1.1 建立文件编码体系，对项目管理过程的所有文件进行统一编号，并全部用计算机进行管理。5.1.2 所有文件均处于受控状态，保持文件的可追溯性。5.1.3 通过现场局域网实现现场内部文件资源共享，尽可能实现无纸化办公。5.1.4 对各方面提供的产品（包括文件、图纸、资料、软件、管理方法等）进行必要的验证，以保证文件的有效性和合法性。5.1.5 建立现场大事记制度，全面记录建设过程中的主要事件。5.1.6 所有项目管理人员及监理人员要填写管理或监理日志，记录下管理或监理工作过程中的原始资料。5.1.7 建议利用Notes文档管理系统，建立项目管理信息（协同工作）平台，开通参与项目各方的Email，用电子邮件形式传递项目信息，以强化沟通与信息交流的时效性。5.2 文件所含范围工程资料文件包括所有设计、勘察和施工标准规范、设计图纸资料、设计变更通知、施工组织设计、施工方案、工程检验报告、材料（设备）验收资料、施工承包商资质材料、交工资料、监理资料、合同协议、各种控制计划、文件通知、电传信函、会议纪要、通知单、联系单、备忘录、确认函、大事记等。5.3 文件分类管理5.3.1 项目公司行政人事部负责统一收集保管和发放项目执行过程中所发生的所有文件和资料。行政人事部在收到各种工程资料文件后，首先要对资料文件进行登记，建立项目资料文件的完整记录。并在登记的同时将资料文件按其工程项目进行分类，建立工程信息档案库。5.3.2 为便于登录、归类，并利用计算机管理，资料管理人员需对信息文件进行统一编号。工程信息应随工程进度及时整理，所需表格须认真填写，做到字迹清楚、项目齐全、准确、真实、无漏项。按编号进行分类、整理后将工程文件和资料进行上架排列、存放，对零散的文件按编号存放文件夹或资料夹内，并表明资料类别编号与内容，依次排序上架。5.4 文件的接收、发放及处理为做好项目文件资料的管理工作，充分发挥文件资料在项目管理的作用，项目资料管理人员负责将文件和资料归档，即编辑工程文档、文卷、装订成册，经过科学的编排，使其成为系统、完整的文档。可按时间和建设顺序划分文档：项目前期阶段；初步设计阶段；详细设计阶段和施工阶段；单机试车、中间交接阶段；投料、验收阶段。工程管理文件由专业人员在最短的时间内交有关人员或请领导处理，一般文件在两天内必须有处理意见，凡急件必须在文件上加盖标记并在一天内处理完毕，资料管理人员在得到处理意见后将文件送有关人员，并及时跟踪。5.4.1 工程管理文件处理流程:来文编号登记分送办理催办归档送 批5.4.2 工程实施文件处理程序:来图接收、审查发放、归档整理、编号登记5.4.3文件发送流程:发文起草领导审批专业人员发文编号登记文件发出打印装订归档相关部门（人员）会签5.4.4文件的借阅流程（1） 一般文件借阅管理：借阅者查到自己所需的文件（资料）后认真填写借阅登记表，使用完后迅速归还行政人事部资料室，不得转借。对一般专业通用文档资料，借阅时间最多为一周，需要时可办理续借手续。（2） 保密文件的借阅：对于保密文件，借阅者应填写借阅文件申请单，注明借阅所需时间，报行政人事部审批，必要时报项目公司总经理审批，然后到行政人事部办理借阅手续，在使用过程中必须注意保密（涉密文件还有保密责任），不得损坏、遗失，在批准的借阅时间前归还行政人事部资料室。6 文件编码管理工程项目的所有受控的文件，编号由字母与数字组成，其组成方式如下：61 内部管理文件 BJ SC GC 001 流水号 单位代码 文件类型代码 公司代码文件类型代码 由2个字母组成，指明文件的种类。如：SC 表示手册类文件（见附件4）。单位代码 由23个字母组成，如：GC表示工程部（见附件5）流水号 文件在签发时都必须有一个序列号，表示本单位发文的顺序，流水号从001开始。62 传递文件BJSJ GC（发出方）/SJ（接收方） 001 流水号 单位代码 文件类型代码 公司代码文件类型代码 由2-4个字母组成，指明文件的种类。如：SJ 表示设计联络（见附件4）。单位代码 由23个字母组成，如：SJ表示设计单位（见附件5）流水号 文件在签发时都必须有一个序列号，表示本单位发文的顺序，流水号从001开始。6.3 会议纪要 GY GCDD GC 001流水号 年代 单位代码 文件类型代码 公司代码文件类型代码 由2-4个字母组成，指明文件的种类。如：GCDD 表示工程调度会（见附件4）。单位代码 由23个字母组成，如：GC表示工程部（见附件5）年代 由4位数字组成，指明文件发布的时间。如：表示 2012流水号文件在签发时都必须有一个序列号，表示本单位发文的顺序，流水号从001开始。6.4 合同 GY HT XZ2013 001流水号 单位代码和年代 文件类型代码 公司代码文件类型代码 由2-3个字母组成，指明文件的种类。如：HT 表示合同（见附件4）。单位代码 由23个字母组成，如：XZ表示行政人事部（见附件5）年代 由4位数字组成，指明文件发布的时间。如：2013流水号文件在签发时都必须有一个序列号，表示本单位发文的顺序，流水号从001开始。7 文件传送管理7.1 本规定的主要目的是对信息工作中需要上报、审查确认、批准、接收、执行的一系列程序接口和工作内容予以明确，使信息传送工作在有序、可控状态下顺利进行。7.2 各单位和部门应对信息统一归口收发和管理，建立并保持收发记录，避免文件和资料散落和遗失。为便于查阅、整理、归类，应对信息进行统一编号管理。7.3 编写单位编写文件必须做到字迹清楚，内容齐全、真实，无漏项。7.4 审查单位和部门，要按照国家或行业的技术标准、规范和制度，并结合餐厨垃圾处理项目实际，组织相关单位和部门就审查内容专门召开会议，安排专人记录并就审查结果出版会议纪要。一般事项要求3日内审查完，重大事项5日内审查完。7.5 审批部门（不含报批类信息）对于收到的信息要及时处理。若需交有关人员处理时，应注明由谁办理，办理结果，并在发放登记本上由办理人签名。7.6 接收单位要对信息及时存档，及时下发执行单位并监督检查其执行。7.7 执行单位对于收到的信息要严格执行，并把执行结果及时上报。7.8 报批类信息委托第三方编写时，要对第三方资质认真审查，并把本方意见准确转达。附件1：技术管理规定1. 总则1.1为了加强各项目公司的技术管理，确保建设工程质量，制定本规定。1.2 本规定适用于贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司所属各建设项目施工阶段的技术管理。2. 设计交底和图纸会审2.1设计交底的主要内容2.1.1由设计单位主项负责人介绍工程概况，内容有：（1）贯彻执行初步设计批复意见；（2）设计范围、设计文件的组成和查找办法。（3）该装置（单元）原料、产品及生产技术特点。（4）主要建安工作量。（5）与界区外工程的关系和衔接技术。（6）生产准备的要求。（7）其它应说明的问题。2.1.2 由各专业设计负责人（或代表）进行各专业设计交底，内容有：（1）本专业设计范围、设计文件组成，查找办法、图例、符号和工程意义。（2）专业技术特点及对工程提出的特殊要求。（3）专业建安工作量。（4）施工验收应采用的规范、标准和技术规定。（5）与其它专业的交叉与衔接。（6）对新结构、新材料和新的施工工艺、方法做详细交底。（7）对设计遗留问题或留待现场处理问题的说明。2.2 图纸会审的主要内容2.2.1设计是否符合国家相关技术规范、行业标准和有关规定是否优化、合理；2.2.2 设计是否符合施工技术装备条件，如需要采取特殊技术措施时，技术上有无困难，能否保证安全施工；2.2.3 施工时结构强度、刚度和稳定性能否满足施工过程中要求；2.2.4 采用新技术、新工艺、新材料等工程项目，是否具有相关业绩，质量是否可靠，土建工程与安装工程在施工配合方面有无技术问题。2.2.5 图纸及说明是否齐全、清楚、明确和详细，尺寸、构造、材料有无错误，以及对施工图有何建议和其它有关问题。2.2.6设计交底和图纸会审由项目公司组织进行，公司项目管理中心、技术部门、施工承包商等有关人员参加； 2.2.7 设计交底和图纸会审的内容、时间、地点由组织单位提前48小时通知有关单位；2.2.8 项目公司在组织单位工程设计交底和图纸会审前，应要求施工承包商组织技术人员对图纸进行细致的审阅，以便施工承包商在设计交底和图纸会审会上将图纸中不合理或不便于施工的地方提出来，加深对设计的理解，为工程施工创造有利条件；2.2.9 设计交底和图纸会审会议各方的意见由项目公司收集、汇总、起草会议纪要并各方签字，下发至各参与单位。3. 施工组织设计和施工方案3.1单项工程应编制施工组织设计；单位工程或关键设备基础、大型混凝土结构、大型设备及关键设备的安装等应编制施工技术方案；分项工程应编制作业指导书。3.2 单项工程施工组织设计和重大施工技术方案由施工承包商组织编写，报项目公司和技术部门、项目管理中心审批；一般性施工技术方案由项目公司审批，公司项目管理中心备案。3.2.1施工组织设计的主要内容如下：1) 工程概况2) 建设部署和施工顺序，提出完成施工任务的总目标，分阶段施工目标及其细化，如何处理本单项工程与其它单项工程的关系等。3) 施工进度计划，包括该单项工程总进度，主要单位工程综合进度，安装配合施工进度等。4) 主要施工方法、技术组织措施及施工总平面规划。5) 保证工程质量及HSE的主要措施。6) 主要材料、施工机械、工具及量具使用计划。7) 劳动力组织、技术培训及各工种劳动力需要量。8) 大型临时设施规划。9) 施工准备计划。10) 施工承包商资质、质保体系简介。3.2.2施工技术方案的主要内容如下：1) 工程概况2) 施工方案3) 施工措施与方法4) 质量计划5) 施工进度计划6) 最终检验与试验计划7) 施工总平面布置图8) HSE技术措施3.3 分项工程作业指导书由施工承包商编写、审批。 3.4 建设工程施工必须按照批准的施工组织设计或施工方案进行，在施工中确需对施工组织设计或施工方案进行重大修改的，必须报项目公司审批同意后，方能组织施工。3.5 单项、单位工程的划分由施工承包商上报项目公司审批。4.交工技术文件的编制交工技术文件的编制、移交按附件3项目档案资料验收管理规定执行。5.本规定由贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司负责解释。6. 本规定自下文之日起执行。 附件2：资料管理规定1.目的为做好贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司各餐厨垃圾处理建设项目设计文件图纸、技术资料的管理工作，规范公司与设计、监理、施工等各方的沟通与协调，规范项目资料的形成、过程传递与归档等环节的行为，理顺设计文件、资料管理工作程序，提高工作效率，使工程资料管理工作规范化和制度化，确保实现各餐厨垃圾处理建设项目总体进度目标，特制定本管理规定2.适用范围及管理原则本规定适用于贵阳贝尔蓝德环保科技有限公司各餐厨垃圾处理建设项目。该项目档案资料实行统一管理、分级负责的原则，各项目公司行政人事部为工程资料、图纸及信息的对外联络部门，是设计资料、图纸接收的集中管理部门，代表公司负责工程全过程的工程资料管理工作；3.资料归档内容基本建设项目档案资料是指建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、应归档保存的文件材料。主要有11类：3.1 可行性研究、任务书；3.2 设计基础资料；3.3 设计文件；3.4 项目管理文件；3.5 涉外文件；3.6 施工文件；3.7 工艺设备文件3.8 监理文件、资料；3.9 生产技术准备、试生产；3.10 财务、器材管理；3.11 竣工验收文件。4.工作程序4.1 技术文件资料信息流程（见附件2-1）4.2 资料收集资料管理要与项目建设同步进行，应从立项开始就对工程项目有关的文件资料进行收集、积累、整理；项目竣工后，及时做好所有文件资料的验收和归档工作。4.3管理要求4.3.1 管理范围：项目公司行政人事部按照规定的范围和要求安排资料的接收、发放、存档； 4.3.2 电子文档的传递：项目中凡与工程建设有工作联系的外部单位（设计、监理、施工、供应、生产准备），均应建立具有足够存储空间的电子邮箱,以便于接收各类电子文档（电子文档的编制原则文字采用Microsoft Word & Excel,图纸采用Autocad格式）；设计单位在发给公司技术部门及项目公司邮件的同时，应立即以快递或传真方式确认该邮件，并提供一份经过签字、盖章的硬拷贝，以确保文件的有效性；4.3.3设计变更单:项目公司工程部从设计单位（现场设计代表）处接收设计变更单, 经项目公司总经理（或行政人事部办公室主任）签字确认后,按规定份数复印，发给有关单位；4.3.4 施工技术方案、施工组织设计: 施工技术方案、施工组织设计经过审核、批准后由项目公司行政人事部存档、并按规定发放。4.4 外文资料的管理4.4.1 引进项目的国外设计资料，包括：基础设计、详细设计或施工图设计；国外设备采购合同范围内引进的主要机电仪设备说明书、工程规定、规格书及安装调试说明书等，由技术部门委托国内承担该项目设计的设计单位负责翻译，并按合同规定提供译文和译注后的施工图；4.4.2 引进项目的外文技术资料，包括：专利商文件、标准规范、制造厂最终文件、安装操作及维护手册等，由技术部门按照公司划定的范围安排翻译、出版，出版后的资料由项目公司行政人事部负责分发和归档。4.4.3 引进设备随机开箱检验的文字材料及国内非标设备制造厂家的竣工图、修改通知单、设备订货单等由采购部负责收集整理后移交项目公司行政人事部归档、按规定分发有关单位。4.4.4 外文资料的移交应按规定的交接手续进行。移交单位需提供详细的清单目录，经接收方验收确认后办理移交手续。4.5 资料的发放4.5.1项目公司行政人事部根据工程项目的不同情况，按规定及时地把技术资料分发到各有关部门、单位（见附件24餐厨垃圾处理建设项目信息（文件和资料）分发明细表）；4.5.2施工承包商首次须携带工程施工合同和项目公司的书面通知到项目公司行政人事部领取施工图；4.6 资料的整理分类4.6.1 项目公司行政人事部对接收的文件图纸、技术资料进行分类、整理、组卷、编目，按工程项目、工程类别分项管理，建立管理台帐；4.6.2 资料管理人员对照文件图纸、资料目录，逐份、逐张进行验收，发现短缺及时通知有关单位补齐；4.6.3 及时整理接收新版文件图纸、资料，发出旧版本失效通知，回收失效的文件图纸、资料，并加盖“作废”印章，隔离存放。4.7 资料的组卷编目4.7.1 文件图纸、技术资料的组卷应按以工程主项为主，专业为辅的原则进行；4.7.2 编目登记应按文件编号、主项名称、工程类别、专业类别、文种、份数、张数及收到日期等分别进行登记，以方便发放和借阅。4.8 竣工档案验收项目公司行政人事部应做好交工资料的验收工作；在施工承包商整理交工资料的过程中，对交工技术文件和竣工图的分类、编目、组卷进行指导检查，按公司工程建设交工技术文件规定进行验收。 5档案资料保密5.1资料管理人员应认真贯彻执行国家有关保密规定和制度，自觉遵守保密守则，做好文件、资料的保密工作。5.2 项目保密文件资料实行专人管理，借阅和复制保密资料，需经主管领导审批，严格按公司保密制度办理登记、借阅、签字手续，绝密资料只能在资料室借阅，不得带出。5.3 资料管理人员要经常自觉检查档案和资料保密情况，一旦发现缺漏、遗失，应及时采取措施并报告有关领导。6图纸、资料的查阅6.1 餐厨垃圾处理建设项目可供查阅的技术文件，原则上只对内部各部门人员使用。查阅者需主动出示有关证明，填写查阅登记表。6.2 外部人员查阅，需经项目管理中心总经理同意，并填写查阅登记表后方可查阅。6.3 查阅过程中严禁剪裁、涂改、污损和折毁。归还时必须按原顺序排好，交资料管理人员当面点清。附件21、技术文件资料信息流程附件22、资料（图纸）发放登记表附件23、资料（图纸）借阅登记表附件21 技术文件资料信息流程图纸资料行政人事部接收 图纸、资料行政人事部按规定存档并发有关单位一. 设计变更单项目公司（或技术部门）审查、签字行政人事部接收、复制行政人事部按规定存档、发放二.与外商的中间联络资料(函件、传真)技术部门向行政人事部归档行政人事部接收、发放三.采购部发行政人事部归档采购用文件四. 资料信息发布根据资料收到情况及时发布资料信息五. 附件22 资 料（图纸）发 放 登 记 表编号：日 期资料原文号资 料 名 称份数张数收到单位姓 名附件23 资 料（图纸）借 阅 登 记 表 编号： 序号资料（图纸）号名 称 份数张数借 阅批准人借阅人签 名借阅人部 门借出日期归还日期密级栏备注栏附件3：项目档案资料验收管理规定1 总则1.1 为了确保公司各餐厨垃圾处理建设项目档案的完整、准确，更好地为公司今后的生产建设发展服务，根据中华人民共和国国家标准建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（GBT17678.1-1999），中华人民共和国行业标准国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DAT28-2002）、工程建设交工技术文件规定（SH3503-2001），贵阳市建设项目档案验收办法等有关规定，制定本办法。1.2 本办法所指的项目文件是从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形成的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件材料。2 管理原则 项目在签订设计、施工、监理等合同、协议书时，应设立专门条款，明确规定有关方面提交相应项目文件的套数、费用、时间，以及对应文件的整理、归档责任；同时上述要求以附件形式纳入合同，并以工程承包额的5作为编制交工文件和竣工图的保证金（最高不超过10万元），待工程通过竣工验收或项目文件由行政人事部确认后一次性结算。3 管理职责与归档范围、归档要求3.1 项目公司行政人事部要负责做好项目范围内的项目档案工作，要对各施工承包商认真履行监督、指导、检查职责，确保竣工档案的质量。3.2 项目公司行政人事部负责项目全过程的工程文件材料、项目管理文件和竣工验收文件的收集、整理、立卷和归档工作（具体归档范围见附件3-2），负责确定项目资料的分发范围、数量以及项目资料费用的控制；对项目文件材料的形成、积累、归档工作进行监督检查和指导；负责竣工档案的审核、验收，并控制和协调各部门项目管理文件材料的归档工作。3.3 项目文件归档范围包括可行性研究、任务书，设计基础资料，设计文件，项目管理文件，施工文件，监理文件资料、工艺设备文件，涉外文件，生产准备、试生产，财务、器材管理，竣工验收文件等归档材料。3.4 归档要求 3.4.1 在项目建设过程中，凡属建设项目资料接收(归档)范围（见附件3-2）规定的及应归档文件资料，项目公司各有关单位、部门应及时收集、整理，列出清单，按时向行政人事部移交；3.4.2 凡归档的文件材料必须是原件，归档的文件材料应字迹清晰、签章完整，不得用铅笔、一般圆珠笔和易退色的墨水填写和绘制。4 项目竣工文件的编制原则和要求4.1 项目竣工文件的编制原则工程建设交工技术文件（简称交工文件）是建设工程在施工过程中形成的技术档案，是促进企业管理、保证工程质量的重要环节，也是衡量工程施工中执行相应施工验收规范和设计文件的尺度。为确保交工文件的真实性、完整性、系统性，从工程开始到交工文件的存档，交工文件的编制要与工程进度同步。施工承包商应负责编制、汇总、审核所承担工程范围内的交工文件,编制交工技术文件（含竣工图）要确保内容完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。4.2 交工技术文件编制要求4.2.1本工程交工技术文件按照工程建设交工技术文件规定（SH3503-2001）标准编制。4.2.2工程中的工业建筑物、构筑物所用的交工文件内容和格式，按（SH3503-2001）规定所列表格外，还应按国家标准及有关行业标准或工程所在地建设行政主管部门的规定执行，采用贵阳市有关交工表格。4.2.3 锅炉安装、压力容器现场组焊和特种设备安装工程的交工文件应按工程所在地锅炉压力容器和特种设备安全监察机构认可的内容和格式执行。 4.3 交工文件的内容及份数（附电子文档）4.3.1 交工文件应包括下列内容：（1）施工组织设计；（2）工程技术专题洽商记录；（3）设备、材料代用单；（4）设备、材料、半成品的质量证明文件和按规定进行抽查的检测、复验报告；（5）综合及通用部分的交工文件；（6）建筑工程交工文件；（7）设备安装工程交工文件；（8）管道安装工程交工文件；（9）电气安装工程交工文件；（10）仪表安装工程交工文件；（11）设计变更文件；（12）竣工图（交付时间和交付内容按照（SH3503-2001）执行）。4.3.2 交工文件的份数规定如下：竣工图6份，电子版一套由设计单位负责提供，施工承包商审核并加盖竣工图章；交工资料纸质文件2份、电子版一套，其中设备、材料、半成品的质量证明文件提供一份原件、一份复印件。电子版与纸质原件要保持一致性，一般采用只读光盘，光盘要有纸质说明，包括电子文件的技术环境、操作平台、相关软件、版本、数据类型、格式、内容、签名等。4.4 交工文件的编制及整理4.4.1各施工承包商应根据规定和有关标准、规范的要求，及时认真填写原始记录，并在交工前按规定编制各专业的交工文件。4.4.2 隐蔽工程施工记录应由施工承包商和监理、工程部进行确认。4.4.3 对技术比较复杂的关键部位以及完工后难以复查的工程，其检查项目和内容在工程施工前由监理单位与项目公司双方商定。4.4.4 交工文件由计算机编制打印，由责任人用符合档案要求的书写工具签字确认。且应做到字迹清晰、签章完整，不得用铅笔、一般圆珠笔和易褪色的墨水填写和绘制。4.4.5 以只读光盘形式提供的交工文件，应提供一份经责任人员签字确认的纸质文件原件，并确保光盘的内容与原件一致。4.4.6 交工文件表格的纸张尺寸为A4，其页边距设置为上2厘米，下2厘米，左3厘米，右2厘米，左边界装订，字体为标准宋体字，字号及表格宽度按（SH3503-2001）规定的表样制作。4.4.7 交工文件编制完成后，必须经各级施工技术负责人审核，最后由各有关单位的负责人（或项目负责人）签字并加盖公章；4.5 交工文件的分类和组卷4.5.1 交工文件按专业工程分类组卷，按单位工程组册；4.5.2 建筑工程类（包括钢结构、水暖卫设备、室内给排水管道）；4.5.3 设备安装工程类（包括设备附属的钢操作平台）按设备位号顺序、安装工序顺序编制；同一台设备的记录放置在一起，辅机分别编入主机设备项目中。本系统设备的保温、保冷、脱脂、防腐等交工文件应一并编入；4.5.4 管道安装工程类（包括室外给排水工程）按工序顺序编制。阀门检验、调试、保温、保冷、脱脂、防腐等交工文件应一并编入；4.5.5 电气安装工程类按供配电系统每台设备和系统位号顺序编制；4.5.6 仪表安装工程类按控制检测系统位号顺序编制；4.5.7 施工组织设计由施工承包商在开工前编写，施工技术措施在专项工程施工前编写；4.5.8 综合及通用部分的交工文件，依据工程需要组入相应的交工文件卷册中；4.5.9 每一自然册的目录编号都从1编起，页次按文字资料的顺序号填写，凡有文本内容的页面均须编写页码。页码编于正页面的右下角和反页面的左下角，最后一份文件的页码编写起止页码。4.6 竣工图的编制4.6.1竣工图由设计单位负责提供，施工承包商审核并加盖竣工图章。4.6.2引进工程竣工图应在国外承包商提供的最终版施工图上加盖竣工图章。4.6.3 施工承包商必须使用统一的竣工图章，图样见附件31。竣工图应逐张加盖竣工图专用章，竣工图章应使用不易褪色的红印泥，盖在图标栏上方空白处。竣工图章中的各项签字要齐全，否则竣工图无效。4.7 交工文件组卷要求4.7.1 交工文件第一卷为综合卷，依次为建筑工程卷；设备安装工程卷；管道安装工程卷；电气安装工程卷；仪表安装工程卷；竣工图卷；4.7.2 综合卷包括该项目交工文件总目录、交工文件总说明、施工组织设计、总开工报告、重大质量事故处理鉴定报告、工程中间交接证书、联动试车合格证书、交工验收证书、交工文件移交证书、单位工程质量评定综合表、合格证等综合性交工文件。联动试车合格证书可以单独提交；4.7.3 各专业工程卷的组册次序为：综合册；各单位工程施工记录交工文件册；4.7.4 每卷综合册应包括该专业工程交工文件总目录、交工文件说明、专业开工报告、图纸会审记录、设计变更文件、工程联络单、重大质量事故处理鉴定报告、工程中间交接证书等；4.7.5 各专业工程册应包括交工文件目录、交工文件说明、设备材料代用审批单、单位工程质量评定资料、工程质量事故处理鉴定报告及本专业的施工记录、检测、实验报告等；4.7.6 设备、原材料证明文件按品种、规格、材质、质量证明文件类型等分类、顺序编制。质量证明文件上需注明原材料使用部位（或区域）及使用数量，并加盖采购单位公章。设备制造单位编制的非标设备制造图的竣工图随设备交施工单位组卷归档。4.7.7 交工文件采用装订形式，其装订厚度不宜超过20mm。如需装订数册时，每一自然册都需加封面、扉页和目录。交工文件装订采用线绳三孔左侧装订法，三孔在左侧边缘10处，中心孔应在文件竖向中间部位，其余两孔距中心孔两侧各80处，装订时必须剔除金属物。4.7.8竣工图采用不装订形式单独组卷。竣工图的组卷厚度亦在40mm以内。按设计图纸编号顺序组卷成册。竣工图纸自成一卷的原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。4.7.9不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的折叠方法（GB/10609.389）4.2.2中不装订成册的第二种折叠方法，统一折叠成A4幅面（297210），图标栏露在外面。5 项目档案的验收和移交5.1 工程竣工文件初步验收前，项目公司技术部组织勘察、设计、施工、质检负责人及技术人员进行工程竣工文件的完整、准确情况和案卷质量的审查、验收。5.2 工程（项目）档案验收合格后，施工承包商按合同及本管理办法的规定和要求，向项目公司行政人事部档案管理部门移交。5.3 工程（项目）档案移交时，按规定办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并进行完备的清点、签字等手续。5.4 工程（项目）档案移交单位应编制移交目录（见附件5）一式两份，交接双方核对无误后，在目录上签字、盖章，各执一份作为移交凭证。附 件：31竣工图章32建设工程文件归档范围和保管期限表33卷内目录34备考表35建设档案移交目录 附 件 31：竣工图章示例如下5015777772020202080竣 工 图施工承包商编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总 监现场监理附 件 32：建设项目文件材料归档范围、保管期限表序 号归 档 文 件保管期限归档单位1可行性研究、任务书技术部门行政人事部1.1项目建议书及报批文件永久1.2项目选址意见书及其报批文件永久1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久1.4项目评估、论证文件永久1.5环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复永久1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件永久2设计基础资料行政人事部2.1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久2.3水文、气象、消防、地震等其它设计基础资料永久3设计文件技术部门行政人事部3.1总体规划设计永久3.2方案设计永久3.3初步设计永久3.4技术设计永久3.5施工图设计3.6技术秘密材料、专利文件永久3.7设计计算书3.8关键技术试验永久3.9设计评价、鉴定及审批永久4项目管理文件工程部行政人事部4.1征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图永久4.2征地移民拆迁、安置、补偿协议书永久4.3建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久4.4施工执照永久4.5有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期4.6概算、预算管理、差价管理文件长期4.7合同变更、索赔管理文件长期4.8规程、规范、标准，规划、方案、规定长期4.9招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期4.10投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期4.11招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期4.12投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件永久4.13开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告长期4.14中标通知书长期4.15合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件长期4.16专项申请、批复文件永久4.17环境保护、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等文件长期5涉外文件行政人事部5.1询价、报价、投标文件短期5.2合同、合同附件永久5.3谈判协议、议定书永久5.4谈判备忘录长期5.5谈判过程中外商提交的材料长期5.6出国考察及收集来的有关材料短期5.7国外各设计阶段文件永久5.8各设计阶段审查议定书永久5.9技术问题来往函电永久5.10国外设备材料检验及设计联络文件办法永久5.11国外设备储存、运输短期5.12设备开箱检验记录、商检及索赔永久5.13国外设备、材料的防腐、保护措施短期5.14外国技术人员现场提供的文件材料长期6施工文件工程部施工承包商6.1建筑施工开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期6.2建筑施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表长期 6.3建筑施工原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期6.4建筑材料试验报告长期6.5建筑施工设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续永久6.6建筑施工定位测量、地质勘探永久6.7土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图永久6.8建筑施工日记、大事记