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财务票据报销规定及流程 financialbillreimbursementregulationsandprocedures logo 汇报人 xxxx 财务报销是财务工作的基础部分 财务报销牵涉面广泛 不仅受限于会计法 税法 合同法 发票管理办法等国家法律法规 同时还受制于本单位财务经济管理制度 目录 contents 1 2 3 4 part01 财务报销发票使用规定 rulesfortheuseoffinancialreimbursementinvoices 1 财务报销发票使用规定 rulesfortheuseofreimbursementinvoices 单位 个人在购销商品 提供或者接受经营服务以及从事其他经营活动中 应当按照规定开具 使用 取得发票 目前我国在经营活动中正常使用的发票有两种 即增值税专用发票和普通发票 税收管理法 二十一条规定 财务报销发票使用规定 rulesfortheuseofreimbursementinvoices 增值税专用发票 一般只能由增值税一般纳税人领购使用 普通发票 则可以由从事经营活动并办理了税务登记的各种纳税人领购使用 未办理税务登记的纳税人也可以向税务机关申请领购使用普通发票 1 但对无固定经营场地或者财务制度不健全的纳税人请领购发票 主管税务机关有权要求其提供担保人 不提供担保人的可以视其情况要求其提供保证金 并限期缴销发票 会计法 规定 对不真实 不合法的原始凭证 财务人员有权不予受理 对弄虚作假 严重违法的原始凭证 财务人员在不予受理的同时 应当予以扣留 并及时向单位领导报告 请求查明原因 追究当事人的责任 对记载不准确 不完整的原始凭证 财务人员有权退回 要求重新补齐 发票管理办法 二十二条规定 不符合规定的发票 不得作为报销凭证 任何单位和个人有权拒绝 不符合规定的发票是指 开具或取得的发票是应经而未经税务机关监制 填写项目不齐全 内容不完整 字迹不清楚 没有加盖财务印章或发票专用章 伪造 作废以及其他不符合税务机关规定的发票 发票管理办法实施细则 三十五条规定 单位和个人在开具发票时 必须做到 按号码顺序填开 填写项目齐全 内容真实 字迹清楚 全部联次一次复写 打印 内容完全一致 并在发票联和抵扣联加盖财务印章或发票专用章 财务发票是财务报销的第一手有效凭证 显然财务发票的合法性 完整性 真实性 正确性成了财务报销的关注点 1 发票的合法性 合规性规定 1 国家税务总局统一负责全国发票管理工作 取得的发票必须符合国家规定 由国家统一印制或指定单位印制 2 发票必须盖有开票单位的 财务专用章 或 发票专用章 如果是税务机关代开统一发票 还必须盖有 xx省xx市地方税务局代开发票专用章 根据 税收征管理法 第二十二条规定 增值税专用发票由国务院税务主管部门即国家税务总局指定的企业统一印制 普通发票按照国务院主管部门的规定 分别由省 自治区 直辖市国家税务局 地方税务局指定企业印制 未经税务机关指定任何印刷企业不得印制发票 增值税专用发票 普通发票法定标志是发票正上方印有椭圆型或圆形的 全国统一发票监制章xx省xx市国家税务总局监制 或 全国统一发票监制章xx省xx市地方税务局监制 从行政机关 事业单位或其它非营业性组织取得的收费收据必须带有财政部门或其它规定机构的收据监制章 合法性标志是发票正上方印有椭圆型或圆形的 财政票据监制章xx市财政局监制 2 发票基本要素完整性规定 发票上开票日期 客户名称 商品名称或经营项目 计量单位 数量 单价 大小写金额 开票人等项目均要按规定要求完整填写 项目不完整一般要开票单位补填 增值税专用发票还应具备纳税人 税务登记号 适用税率 应纳增值税额等内容 3 发票内容的正确性规定 发票记载的各项内容均不得涂改 挖补 填写应正确 发票有错误的 应当由开具单位重开或者更正 更正处应当加盖出具单位印章 发票金额有错误的 不得在原始原始凭证上更正 应当由出具单位重开 发票大小写金额不一致视为废票 会计法 十四条规定 4 票据内容的真实性 任何经济业务事项都得有真实的货物交易 任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算 与之相适应 发票上填写的各项内容应与实际交易一致 真实性主要表现在以下二方面 1 货物种类真实 2 数量的真实 项目名称中货物名称种类与实际入库货物一致 不能多列 少列 不列 如果所有货物在一张发票上无法全列 那货物名称栏可填写 详见清单 但清单中所列内容必须与发票实物一致 并且清单必须盖有与发票一致的 财务专用章 或 发票专用字 在实际工作中可能出现供货单位因发票开票金额限制导致同一笔经济业务不能同开一张发票 而采用拆分数量 金额的形式 比如把设备台数拆为0 5台 0 1台 0 3台等 这明显有违真实性原则 5 票据有效期规定 为避免发票在使用过程中被盗用 仿制 税务票据管理中心会不定期更改发票样式 并且在发票左上角或最左边注明该发票于x年x月前使用有效 财务票据附件使用规定 rulesfortheuseoffinancialinstrumentattachments part02 在绝大多数情况下报销凭一张发票是不够的 往往需要附审批表 合同文本 招投标文件 工作量计量清单等资料作为发票付款依据 用以进一步说明付款的必要性 合理性 合法性 1 差旅费 差旅费发票需附签字完备差旅费审批表或学术会议审批表原件报销 如遇紧急出差事项报销时应补办审批表或直接由院领导在差旅费报销单上签批同意报销 2 物资采购 药品 总务材料 设备材料采购发票需附仓库保管员签字确认入库单 部门会计确认的支付凭证办理报销手续 3 固定资产购置发票应附 需政府采购项目应提供政府采购合同 政府采购 供货 审验付款通知书 单价5万元以上设备需招标局招投标采购应提供中标通知书 设备购置可行性论证报告 科室设备购置申请表 购物合同文本仓库保管员签收的入库单 部门会计确认的支付凭证 4 新建 扩建 改建工程项目和金额20万元以上零修零建项目发票报销应提供 第一次付款时必须提供招投标文件或询标纪要 以便核对合同总价 承包单位是否与招投标文件一致 合同文本 包括补充协议 符合要求的工程联系单 施工单位编制并签章 监理单位审核同意签章的工程费用汇总表及产值汇总报表 施工单位编制并签章的工程款支付申请表 监理单位审核同意并签章的工程款支付证书 施工单位 监理单位 建设单位共同编制并审核签字的 工程款支付证书 工程决算时还应提供工程决算书 审计报告 5 2 20万元以下总务零星修理项目发票报销应提供 院内招投标文件或竞标或询价资料或会议纪要 合同文本 包括补充协议 符合要求的工程联系单 施工单位编制签章经修理单位确认核准签字的工程额计算明细清单 工程决算时还应提供工程决算书 审计报告 6 含多项修理项目的修理发票一般应提供修理单位编制签章经被修理科室确认的工程量计算清单 7 执行合同 特批项目的付款必须提供合同 特批文件 8 涉及到个人工资 补贴等支付应提供人事科通知 财务报销其他规定 otherprovisionsonfinancialreimbursement part03 1 向农民购买农副产品以及金额1000元以下的经济业务可以使用现金 此外都得办理转帐结算业务 2 领用支票预付货款或要求汇款预付货款时 经办人应填写支票领用审批表或汇款申请表 按资金审批权限办理相关审批手续 如由学生办理科研经费预付货款时必须由老师签批同意 预借支票或预汇款后 应在十五日内按相关审批程序办理清帐手续 3 除批量采购外其他经济业务取得原始发票背面应注明支出用途 4 各种报销票据应于公历12月31日前报销完毕 因特殊原因未办理报销的 可延长到新年度1月30日 原则上上年度发票视为无效发票 不再报销 6 如工作特殊需要购买物品无法取得合法发票时 须对方出具签字收款的收款证明 注明内容 数量 单价 金额 并且要由经办人 验收人 负责人 总会计师签字同意后视同合法有效凭证办理报销 5 对同一经济事项取得的发票不得利用领导审批权限之便 分批分量拆分报销 7 从外单位取得的原始凭证如有遗失 必须满足以下条件才可以报销 到出票单位复印原收据 发票 存根联或记帐联 并加盖出票单位的财务专用章 由经办人 负责人签字经财务审批后才能作为报销的依据 遗失车船和飞机票 需说明遗失的原因及提供必要的证明 如住宿发票 会议报到通知 一同出差人员的票据 经科室负责人签批 财务部门审核同意后办理报销 8 发票的基本联次为三联 发票只能凭 发票联 才可以报销 报销流程 reimbursementprocess part04 经办人员将所有要报销的票据按不同类别粘贴整理 根据不同的原始票据分别填制各种报销单 1 整理原始票据 2 办理签字手续 签字是一种权利 更是一种责任 不同人员签字肩负着不同的责任 经济业务的经办人或采购人签字 负责该项经济业务的真实性与正确性 确认已按约定或合同提供货物或服务 或确认已按约定或合同预付款 总务 药品 设备部门会计签字 确认货物或服务与约定或合同情况相符 核对本次付款与累计付款情况 职能科室负责人签字 确认已按约定或合同提供货物或服务 或确认已按约定或合同预付款 确认票据齐全 有效 付款金额与约定或合同相符 分管院长签字 同意对10万元以下货物或服务启动付款程序 同意对10万元以上货物或服务递交院长审批同意后启动付款程序 院长签字 同意启动付款程序 总师签字 审核票据齐全及有效性 同意按货物或服务票据支付 财务签字 核对票据齐全有效及付款金额准确性 同意授权出纳支付货物或服