公司公章管理办法.doc

公章管理办法第一条 为维护集团公司及其子公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司利益，特制定本办法。第一节 印章的刻制和启用第二条 印章的刻制1、公司印章的刻制均须报集团董事长批准，由公司行政部统一到相关部门办理刻制手续。2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。第三条 印章的启用1、新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。2、印章启用应报集团董事长批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。第二节 印章使用第四条 使用范围1、凡属以公司名义对（内）外发文、发函、签订合同与协议及开具介绍信、报送报表及资料等一律加盖公司公章；2、凡属财务会计业务的用财务专用章。第五条 使用程序1、印章使用的最终审批人权限参照相关财务管理制度、合同管理制度、行政管理制度及人力资源管理制度，印章使用均应经部门负责人、区域负责人审批，重大事项应经集团董事长审批，并出具公章使用审批表。以下事项必须经集团董事长审批：对外签订各类合同、协议；对外承担债务、支付款项或提供担保；出具上述事项的授权委托证明；出借公章；日常事务，如办理各种证明、一般性介绍信及身份证明等，加盖公章，可仅由部门负责人、区域负责人审批。2、公章使用程序如下：盖章申请人填写公章使用审批表（合同盖章填写合同用章审批单）；提交公章使用审批表（或合同用章审批单）附盖章文件，报本部门负责人审批；部门负责人审批通过后，报区域负责人审批；须经集团董事长审批的事项，区域负责人审批通过后，报集团董事长审批；由印章管理人进行登记并加盖；印章管理人对已盖印文件及审批表扫描存档。3、以公司名义涉及签订的各类合同、协议、借贷款，以及与签订上述协议相关的授权、对外书面文件等加盖公章，须经以下程序：已经全部评审部门评审，并签署合同审批表；盖章版本已由合同管理部门或集团董事长确认定稿；已签署合同用章审批单；签订上述协议相关的授权、对外书面文件等加盖公章可仅提供项审批文件。4、使用公司印章，均须填写公章使用登记表后方可盖章，严格审批手续，不符合规定的，印章管理人有权拒印。5、严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，须经集团董事长同意方可开具；待工作结束后，必须及时向公司汇报开具手续的用途，未使用的必须立即收回。6、印章管理人凭出印文件盖印，流程不完整不得盖章。特殊情况需要盖章的，需要当场电话沟通，并事后补办。第三节 印章的保管、交接和停用第六条 印章须专人保管1、公司的公章、财务专用印章由总裁办和财务部专人保管；2、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。3、严禁员工擅自借用或私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确需将公章带出使用，需经部门负责人、区域负责人同意，集团董事长批准，提交经审批人签署的印章外出使用审批单，并在公章使用登记表注明后方可带出。印章外出期间，只可将印章用于申请事由，并由用印负责人对印章的使用后果承担一切责任。4、印章保管人因事离岗时，须由部门负责人指定人员暂时代管，以免贻误工作。5、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。第七条 印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。第八条 有下列情况，印章须停用：1、公司名称变动；2、印章使用损坏；3、印章遗失或被窃，声明作废。4、印章停用须经集团董事长批准，及时将停用印章送集团行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。第九条 有下列行为之一，属于严重违反公司规章制度，对当事人及其主管负责人给予处理；若构成犯罪，依法追究法律责任。1、未经批准或未按规定流程使用公司印章。2、盗印公司印章，或未按批准用途使用公司印章。3、伪造公司印章。4、丢失公司印章。5、故意或重大过失，致使印章遗失、被盗或破损。未造成公司经济损失的，给予警告、批评、调整岗位、调整薪酬等级等处理；造成公司经济损失的，相关责任人应当承担赔偿责任，并给予警告、批评、调整岗位、调整薪酬等级、解除劳动合同等处理；构成犯罪的，交公安机关依法追究法律责任。第十条 每年年终公章管理人负责将公章使用情况登记表扫描件送集团行政部存档。第十一条 本办法自集团董事长正式签署公布之日起实行。本办法由集团总裁办负责解释。附件一：合同用章审批单用印申请部门合同份数经办人签字联系电话合同编号合同名称合同主要内容涉及金额对方经办人联系电话部门负责人意见：签字： 年 月 日区域负责人意见：签字： 年 月 日董事长审核：签字： 年 月 日附件二：印章外出使用审批单部门名称借出印章名称使用日期 年 月 日至 年 月 日外出使用原因印章用途用印责任人联系电话印章留样部门负责人意见：签字： 年 月 日区域负责人意见：签字： 年 月 日董事长审核：签字： 年 月 日印章自 年 月 日 时经授权同意外出使用，外出使用期间，本人承诺严格按照本审批单核准的用途使用印章，如有违反，本人愿意承担相应的经济责任和法律责任。外出使用期间，印章的保管责任和用印责任均由本人承担。责任人签字： 年 月 日附件三：印章使用审批表申请日期： 年 月 日申请人部门盖章份数文件名称内容概述文件用途审 批部门负责人：签字： 年 月 日区域负责人：签字： 年 月 日集团董事长：签字： 年 月 日附件四：公司印章留样备案表印章名称审批人刻制人保管部门印章管理人印章留样启用时间本留样印