XX地产公司合同付款管理指引.doc

XX地产公司合同付款管理指引 XXXX-CB-ZY-303合同付款管理指引1.目的1.1.为规范中化XX置业（南京）有限公司（以下简称“XX南京”）开发项目整个付款计划流程的合理化，通过合同付款管理保证项目款项支付的手续完备，加强对资金成本的控制及使用的合理性，特制定本管理指引。 2.适用范围2.1.本指引适用于XX南京公司。 3.定义3.1.合同付款的管理包括资金计划、合同付款的审批、确认、扣款以及合同尾款的支付管理。 4.职责4.1.成本管理部a.依据工程进度计划和合同付款条件制定并提交月度资金计划和年度资金计划。 b.依据合同付款计划约定内容审核承包单位所呈报的付款申请及与之相对应的计算清单等付款资料。 c.负责审核各类扣款金额。 d.负责质保期满后的尾款支付审核。 4.2.合同执行部门a.负责审查合同实际执行情况与付款节点的符合性，监控付款过程中存在的超支超付风险。 b.对存在质量缺陷进行核查并提出扣款或暂缓支付的书面意见。 c.负责扣款项目的经办。 d.负责本部门负责的合同付款申请及组织付款审批工作。 e.负责保修期满后尾款的审查。 4.3.财务管理部按照公司相关管理规定负责各类合同付款的流程审核及支付工程款。 5.管理规程5.1.工程类合同付款5.1.1.工程类合同预付款支付5.1.1.1.工程及HSE管理部（合同执行部门）负责在合同签订后根据合同约定办理预付款支付手续，通知承包商将发票交至财务管理部,由工程及HSE管理部经办人在ERP系统发起预付款申请流程,经成本管理部审核后，财务管理部向承包商付款。 5.1.1.2.合同约定有预付款保函的，工程及HSE管理部应在收到承包商预付款保函及履约保函后办理预付款支付手续，预付款保函及履约保函正本需交财务管理部出纳员保管，复印件作为办理支付申请的附件。 5.1.1.3.合同约定有其他特殊条件的，工程及HSE管理部须提供特殊约定条款已满足要求的材料，作为办理支付申请的附件。 5.1.2.工程类合同进度款支付5.1.2.1.工程及HSE管理部（合同执行部门）负责工程类合同进度款支付手续的办理工作。 工程进度款报审填办工程进度款报审表（附件XXXX-CB-ZY-03-B01）5.1.2.2.承包商按照工程实际进度及合同条款的规定提出书面的付款申请。 内容包括付款的合同依据、累计已付款总金额、已完成工程量的计算清单。 承包商的付款申请书需要盖章及项目经理签字。 5.1.2.3.承包商须于每月30日，将中期付款申请资料报送合同第三方单位如总包（如有）及监理；付款申请内的工程完成进度，按截止至该月30日的完成进度计算。 5.1.2.4.合同第三方单位（如有）及监理次月3日前完成审核工作，将所有中期付款申请资料及审核意见报送工程及HSE管理部；工程及HSE管理部次月6日前完成审核工作并签署意见报送成本管理部；成本管理部组织造价咨询公司于次月9日进行现场形象进度核查，造价咨询顾问付款审核报告次月12日前报送成本管理部；成本管理部次月15日前完成审核签署意见转交工程及HSE管理部；工程及HSE管理部根据成本管理部的审核签署意见次月18日前在ERP系统完成付款流程的发起，同时通知承包商将发票于次月30日前交至财务管理部（注上述日期如遇休息日则顺延）。 5.1.2.5.工程监理审核已完成的施工形象进度，工程及HSE管理部进行确认并在用款申请单上签署意见，对涉及工程扣款、缓付及罚款，监理及工程及HSE管理部要进行说明。 5.1.2.6.造价咨询顾问及成本管理部负责审核工程合同付款额度。 造价咨询顾问需向成本管理部提交中期付款建议估值，由公司成本管理部核准。 5.1.2.7.所述进度复核纯为中期付款目的而进行，并不影响按合同需进行的各项日常工程进度复核、检查及汇报，也不意味着执行工程验收。 5.1.2.8.若当期完成工程内存在质量缺陷，监理及项目工程及HSE管理部需将有关资料最迟于每月27日报送至成本管理部。 5.1.2.9.存在质量缺陷的工程属于未完成工程，中期付款内不能支付任何款项。 5.1.2.10.但所述质量缺陷是指完全或可能不能满足技术规范要求的缺陷，并不包括在满足技术规范要求前提下的一般正常发生及在后续工程中可以修复的缺陷。 5.1.2.11.承包商在中期付款申请内可以包括变更签证增减帐，但需成本管理部审核确认金额后才可付款。 5.1.3.工程款支付管理流程见工程款支付管理流程图（附件XXXX-CB-ZY-03-B02）。 5.2.采购合同支付5.2.1.采购合同款支付的主要依据有合同正式文本、授权合同签订委托书、合同评审表、用款申请单、验收记录、入库单、发票、有关采购合同的补充协议等。 5.2.2.采购合同款一般采用货到付款方式。 5.2.3.工程及HSE管理部（或合同执行部门）负责组织并办理支付采购合同款所需的手续，流程同工程类合同支付流程，参见5.1条，同时须另附如下资料。 5.2.4.对于不需要安装的采购付款，由供应商将“物资到货验收记录”及“货物交接单”作为工程进度款报审表的附件一并提交。 5.2.5.对于需要安装的采购付款，供应商还须另附“物资安装验收记录”，或合并提交“物资到货及安装验收记录”。 5.2.6.国外进口设备、材料，一般采用信用证结算（对于小额采购可采用电汇方式），由工程及HSE管理部（合同执行部门）填制用款申请单，经财务管理部审核，总经理审批后，由财务人员在指定银行办理开证手续。 5.2.7.“物资到货（或安装）验收记录”及“货物交接单”须监理、甲方及有照管义务的合同第三方签字确认，“货物交接单”须全部合同方签字确认。 5.3.技术合同支付5.3.1.供应商(设计、监理、勘察、测绘等单位)提出付款申请。 5.3.2.合同执行部门根据合同约定办理付款手续，填写用款申请单并组织审批手续，经财务管理部审核确认后报总经理审批后支付合同款额。 5.3.3.财务管理部根据供应商发票、内部审核单据及签字手续齐全的用款申请单办理付款。 5.4.其他合同支付5.4.1.合同执行部门根据合同约定填写用款申请单，并组织审批手续，经财务管理部审核确认后报总经理审批后支付合同款额。 5.4.2.财务管理部根据供应商发票、内部审核单据及签字手续齐全的用款申请单办理付款。 5.5.合同尾款的支付5.5.1.对于合同约定中有质保金的合同,质保期满后,由承包商发起提出付款申请。 5.5.2.合同执行部门根据合同的约定审核并办理付款手续，如果执行部门已经取消，建安类合同由客户服务部负责接收相关资料，经审核后并办理相应的付款手续。 5.5.3.财务管理部根据合同约定或结算协议及承包商提供的发票及内部审核单据及签字手续齐全的用款申请单办理付款。 5.6.资金计划5.6.1.月度资金计划a.项目各执行部门于每月24日之前,将下月的付款计划按照附表开发成本资金支付计划表的形式报送至成本管理部，成本管理部负责汇总并审查后报送至财务管理部，由其报送至XX地产审批，各部门的资金计划的偏差不得大于15%。 b.成本管理部根据截至每月24日工程及HSE管理部在ERP系统上发起的付款申请统计结果，于每月25日前编制完成下月资金计划，报送至财务管理部，由其报送XX地产审批。 5.6.2.年度资金计划在每年的12月10日前，项目各执行部门根据项目实施状况编制下一年度的年度资金计划报送至成本管理部，成本管理部负责汇总并审查后报送至公司财务管理部，由其报送至XX地产审批，作为第二年的资金预算年度资金计划的编制与项目的形象进度相匹配。 6.附件6.1.XXXX-CB-ZY-03-A01工程款支付管理流程图6.2.XXXX-CB-ZY-03-B01:用款申请单6.3.XXXX-CB-ZY-03-B02:工程进度款报审表附件XXXX-CB-ZY-03-A01工程款支付管理流程工程款支付管理流程审核工作审批工作工程管理中心/HSE管理部/工程监理成本管理部/咨询公司/财务管理部根据合约审核当月付款明细次月15日前完成（咨询公司）提交请款资料每月30前完成（承包商）报公司领导审批工程款支付审核工作结束-转入财务支付流程审核当月形象进度次月3日前完成（工程监理）复核形象进度及各项扣款次月8日前完成（工程管理中心）审核付款明细每月18日前完成（成本管理部）付款审批工作（财务管理部）NY附件XXXX-CB-ZY-03-B01用款申请单用款申请单经办部门日期合同名称编号列项金额（元）比例（%）付款概要合同额已付款本期已完估值本期扣款本期应付款累计应付款累计应付款大写经办人:部门经理:部门总监注1.由合同执行部门负责相应合同的付款申请工作。 2.设计类合同付款需附阶段性设计成果完成情况，由设计管理部负责。 3.工程类合同付款需附工程款支付证书，由项目工程及HSE管理部负责。 4.其他类合同付款按合同付款管理指引的工作程序完成。 5.具备完整的付款文件作为用款申请单的附件后，方能填写此表，进入付款流程。 附件XXXX-CB-ZY-03-B022工程进度款报审表工程进度款报审表()月工