《合同及招标制度》.doc

合同及招标制度 合同管理制度总则第一条为加强对经济合同事前、事中、事后的全面监督控制，充分发挥各部门的制衡作用，保证公司和股东的利益，根据合同法等有关法律规定，结合公司实际，制定本制度。 第二条适用范围凡公司对外签订的各类经济合同、协议及补充协议。 凡是必须进行招标的经济合同，严格按照招标采购管理制度选择合同单位，但合同的签订、履行、变更、归档等按照本办法执行。 第三条合同分类及其定义 (一)合同管理包括资质调查、意向接触、合同谈判、合同签订、合同履行、变更、解除、归档、合同纠纷处理等全过程的管理。 (二)经济合同包括前期开发类合同、建设工程合同、管理咨询及其他合同。 (三)前期开发类合同包括项目开发与招商、征地、土地出让、拆迁拆除合同等。 (四)建设工程合同包括工程勘察、设计、施工、材料设备采购合同等。 (五)管理咨询及其他合同包括策划、广告、评估、测量、法律、融资、租赁、物业管理、商品房销售及管理咨询合同等。 合同管理职责第四条各类经济合同的管理由相应的业务部门负前期沟通与谈判，其具体划分见附件1。 第五条主管业务部门的职责 (一)负责提出采购需求计划和预算； (二)负责对合同意向单位进行资质调查和意向接触； (三)负责组织合同谈判； (四)协助合同管理部拟订合同文本； (五)跟踪监督合同履行，定期记录合同的履行状况； (六)负责合同变更的协商和验证； (七)负责处理违约和纠纷事件，并及时上报； (八)负责对合同单位进行考核评价，并向合同管理部传递。 第六条合同管理部的主要职责 (一)负责公司各类经济合同的文本管理； (二)组织相关主管部门拟定合同草案； (三)组织公司外部法律顾问审核合同条款，排除法律风险； (四)组织开展合同评审、上报审批； (五)负责合同履行的全程跟踪与监督； (六)协助相关主管部门处理合同变更、解除及合同纠纷； (七)协助造价管理部完成合同成本控制； (八)负责经济合同相关支付的手续办理； (九)负责合同档案管理及其借阅、归还手续管理；第七条工程管理部的主要职责 (一)参与工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承包、监理及材料设备采购等合同或协议的谈判； (二)负责建设工程合同、协议中技术条款的拟定或审核； (三)参与合同评审，负责审定技术相关部分条款；第八条造价管理部的主要职责 (一)参与工程建设中所发生的委托调研、建设用地、规划设计、工程承包、监理及材料设备采购等合同或协议的谈判； (二)负责建设工程合同或协议所发生工作量的审核，并参与制定相关条款；第九条财务部的主要职责 (一)负责公司合同印花税的完税工作； (二)参与合同评审，负责审定合同付款条款； (三)进行合同收付款的审核、办理收付款工作。 第十条企业管理部的主要职责 (一)负责组织制定和完善合同管理相关制度； (二)负责审查合同审批流程；第十一条分管副总、总经理的职责 (一)负责对所辖业务部门提出的采购需求和预算进行审批； (二)负责对合同单位的选择提出审批意见； (三)负责对合同文本进行审批； (四)监督和质询合同单位的履约情况； (五)负责协调合同的违约及纠纷处理。 第十二条合同评审小组的职责 (一)合同评审小组成员包括前期规划设计主管部门、工程管理部、招标采购部、造价管理部、合同管理部、财务部、市场营销部及物业管理部。 (二)对合同文本进行集体讨论和把关。 合同的计划与准备第十三条业务部门提出采购需求及预算，以书面形式上报分管领导审批，分管领导应在3天内出具审批意见，下达给业务部门执行。 第十四条分管领导必须明确合同的原则和底线，由业务部门在具体操作中去执行和体现。 第十五条信誉调查 (一)信誉调查主要是指对交易对方的资格的合法性、资信、履约能力等调查，为合同的签署、执行提供依据。 (二)信誉调查主要由业务承办人和法律顾问完成，主要以业务承办人来执行，法律顾问给予必要的指导。 必要时专业问题必须由相关部门参与研讨。 (三)资信主要是指对方财务状况、注册资金情况，并取得对方的资信证明等。 合同谈判前和谈判过程中，应注意调查对方的资信情况，可要求对方提供有关财务报表、资金证明和注册会计师出具的审计报告等资料。 (四)在对交易对方的资格合法性、资信进行了解之后，必须对其履约能力进行调查，了解其以前的履约历史、市场反映、合作伙伴的看法等，以取得更多的市场资料。 (五)必要的时候，组织对对方的公司或项目进行考察。 在对交易对方进行调查之后，业务部门负责填写资信调查表（参见附件2）并附上相应的资质证明文件。 (六)分管领导依据资信调查表确定合同入围单位，以进行进一步的接触和谈判，合同入围单位一经确定，任何人不得以任何理由提出新的合同候选单位。 第十六条意向接触 (一)业务部门与指定的入围单位进行接触和初步谈判，了解对方的报价、产品和服务的质量性能等重要合同事项。 (二)业务部门负责编写谈判记录表，书面汇报与各家合同意向单位的谈判情况，并做出对比分析和初步建议。 合同谈判与文本拟定第十七条合同谈判 (一)合同管理部组织业务部门进行合同谈判，建设工程类、材料设备采购类以及工程施工成本相关的合同谈判，造价管理部必须派人参加，公司参与合同谈判的当事人不得少于2人。 (二)必须有专人填写谈判记录表，上报给分管副总和高层领导，作为将来审查合同的依据。 (三)所有的合同条款谈判必须在公开、有监督、有记录的环境下进行。 (四)谈判人员不得超越权限和预算进行承诺，必须严格坚守立场，维护公司利益，对超过权限的合同事项，必须向分管副总请示。 第十八条合同文本的拟订 (一)凡是有标准合同文本格式的合同，必须按标准合同格式拟订合同。 (二)合同管理部负责组织合同文本的拟订，必要时相关部门参与拟订合同的相关条款，主管业务部门负责拟订专业性条款、造价管理部负责拟订价格条款，财务部负责拟订付款条款等，各部门各司其职，协同工作。 (三)各部门参与拟订的合同条款必须由各部门经理签字确认，并对其履行效果负责。 (四)合同文本一般应包括以下基本条款1.当事人的名称或者姓名和住所；2.标的；3.数量；4.质量；5.价款及分期付款方式；6.履行期限、地点和方式；7.违约责任；8.解决争议的方法。 合同评审与签订第十九条合同管理部在合同评审之前应填写合同评审表（参见附件4）。 (一)合同金额在30万元以上的工程合同、采购合同，先经造价管理部、法律顾问审查，再交合同评审小组合议，然后上报分管副总审核、总经理审批。 (二)合同金额在30万元以下的工程合同、采购合同及其他合同，无须进行合同评审，业务主管部门签字后，上报分管副总审核、总经理审批。 (三)合同管理部经理负责合同文本的上报审查，并组织各部门落实各项修改意见，原则上是谁拟订的条款谁负责修改，直至合同文本评审通过。 第二十条合同审查必须是高效率的，严禁拖而不决，一般审查意见和修改意见必须在3天之内出具。 第二十一条各部门和领导必须对各自提出的审查和修改意见所造成的结果负责，所有的审查和修改意见，必须以书面形式提出，并存档备查。 第二十二条送审的合同应手续完备、附件齐全，严禁合同先签订后评审的情况发生，如因特殊情况无法避免，必须报请分管副总和总经理批准，事后必须补齐手续。 第二十三条合同签订 (一)合同必须由法人代表或法人代表委托的代理人签订。 委托代理人签字合同时必须有经公司法人代表签字并盖章后生效法人委托书。 授权委托只限在法人委托书中规定的权限、有效期限及授权范围内使用。 (二)合同签订时，公司有不少于2名的相关人员参与。 (三)重大合同如有必要召开签字仪式的，报请总经理审批，由行政事务部组织会务，高层领导出席签字，业务部门参与仪式的组织。 (四)合同管理部凭合同评审表，到行政事务部申请盖章，经办人员审查合同的审批手续是否齐全，是否通过审批，确认无误后才能盖章。 合同履行第二十四条业务部门负责记录和监督合同单位的履约情况，保留好有关的单据、信函等文字资料，并针对合同单位的重大行为和发生事项填写合同执行情况监控表（参见附件6）。 第二十五条合同管理部及合同主责部门对合同单位各项履约行为和承诺（如质量、进度）进行验证，并出具相应的证明文件，公司领导签署意见后才能进行付款。 第二十六条合同结算条款规定对方有付款义务的，合同执行部门应按付款条款中的规定及时向对方收取，由财务部统一出具发票。 第二十七条合同结算条款规定本公司有付款义务的 (一)执行合同的各部门应依照财务部门有关规定和合同具体约定，向财务部报送用款计划。 (二)款项拨付的具体程序参见相关的财务管理办法。 表单参见附件5付款审批单。 第二十八条如果合同履行中出现违约责任中所规定的行为，业务部门应及时以书面形式反馈给分管副总，分管副总应按合同规定进行违约处罚，并通知财务部在结算时执行。 第二十九条合同履行过程中出现的问题，业务部门应及时督促解决。 如无法履约，应向总经理汇报。 合同的变更与解除第三十条合同在履行过程中，需要变更或解除的，应在法律规定或合同约定的条件下与合同单位进行协商。 第三十一条变更、解除合同必须采用书面形式，其审批权限、报送办法与原合同签订的审批权限、报送办法相同。 第三十二条工程施工合同中的变更洽商，必须经过双方工程主管部门负责人签字确认，经造价管理部审核确认，报合同管理部审核通过后，方可进入工程结算。 第三十三条对方当事人要求变更或解除合同的，业务部门应及时报告，经总经理批准，在法律规定的有效期限内答复对方。 逾期答复或不答复造成严重后果的，业务部门相应人员应承担相应的责任。 第三十四条变更、解除合同的协议尚未达成之前，仍应履行原合同。 合同的纠纷处理第三十五条合同纠纷发生后，当事人应立即向部门经理汇报，经协商未能解决的纠纷，及时向分管副总汇报。 第三十六条公司申请仲裁、起诉或公司作为被告应诉的，由公司委托法律顾问作为诉讼代理人并由行政事务部办理具体委托手续。 第三十七条合同双方就解决合同纠纷达成的和解协议、裁决书、调解书、判决书生效后，发生合同纠纷的部门应将相关文件交由行政事务部存档，并确定专人去落实事后事宜。 合同的归档第三十八条签订生效的合同正本，一式三份，分别交合同管理部、行政事务部及财务部归档。 第三十九条合同归档资料包括了合同正文、合同评审表及审批修改意见、变更及解除证明等资料。 归档资料管理参见档案管理办法。 第四十条公司内任何人查阅合同档案均需按照公司规定办理手续，具体参见档案管理办法。 第四十一条合同保管部门必须对合同加以妥善保管，不得私自向外复印、借阅，更不允许丢失。 不得向无关人员透露合同内容。 任何人不得擅自销毁合同。 附则第四十二条本制度由合同管理部负责解释、修订。 附件1:经济合同主管业务部门划分门合同项目企业管理部事业发展部行政事务部工程管理部招标采购部市场营销部造价管理部物业部财务部合同管理部备注一前期、开发类合同经办1土地出让合同主责2征地协议3土地管理合同4拆迁、拆除委托合同5拆迁补偿合同6招商合作合同二建设工程合同1工程总承包合同2专业分承包合同3监理委托合同4规划委托合同5施工图设计委托合同6园林绿化设计委托合同7园林绿化施工合同8市政设计委托合同9市政施工合同10勘察委托合同11材料设备采购合同12市政供排合同三管理咨询及其他类合同1策划、广告委托合同2管理咨询委托合同3投资咨询委托合同4市场调查委托合同5销售代理委托合同6工程估价委托合同7测量、测绘委托合同8法律服务委托合同9招标委托合同10物业管理合同11商品房销售合同号序部12借款合同13租赁合同谁使用，谁负责附件2:资信调查表合同项目单位名称法人名称联系电话公司地址邮编营业范围工商登记号注册资金开户行及账号公司主要业绩、项目履约情况及市场反馈调查审核意见签字时间经办人时间附件3合同评审表项目名称合同名称乙方名称合同编号合同总价合同关键条款经办部门意见签字日期年月日本合同专业技术负责人审核意见签字日期年月日招标采购部审核意见签字双签日期年月日合同管理部审核意见签字日期年月日造价管理部审核意见签字日期年月日财务部审核意见签字日期年月日该业务分管副总经理审核意见签字日期年月日总经理审批意见签字日期年月日评审经办人年月日注以上审核意见处如果不涉及相关人员，可以不签。 附件4工程款付款审批单项目名称申请时间申请单位名称付款依据付款类别预付款进度款尾款合同总价（大写）￥（元）累计支付（大写）￥(元)本次应付（大写）￥(元)付款余额（大写）￥(元)流程起始时间流程结束时间监理单位意见年月日工程管理部意见年月日造价管理部审核意见年月日合同管理部审核意见年月日副总经理（工程）审核意见年月日财务部审核意见公司总经理审批意见年月日备注流程管理经办人注以上审核意见未涉及部门或人员，可以不签附件5合同执行情况监控表（删除）部门合同项目合同编号签订时间经办人合同主要条款执行情况时间123重大事项记录记录人时间记录人时间记录人时间记录人时间招标采购管理制度总则第一条为保障采购物资及服务符合国家相关规范及标准，采购管理工作管控有序，降低采购成本，规范采购行为，特制定本制度。 第二条本制度适用于公司招标、非招标各类大宗物资采购、专项服务采购。 第三条组织与职责 (一)招标采购部1.编制招标计划、信息收集、资格预审2.考察拟投标单位并初步确定投标单位3.编制招标文件4.组织开标5.对接招标代理公司。 6.供应商管理。 (二)工程管理部、造价管理部负责向招标采购部提报招标文件中的技术参数、经济参数。 物资分类与采购方式第四条本制度所规范的采购物资，主要包括如下表所示的范围。 表一物资及服务分类表物资分类工程服务、专项分包类甲供材料设备类大宗办公设备、用品类子公司物资类具体内容设计、监理、总分包、造价、咨询等专业服务机构电梯、发电机、配电柜、健身设备等电脑、桌椅等酒店、文化教育、商业等物资设备第五条采购方式 (一)招标采购1.公开招标方式。 2.邀请招标采购。 对资质相近的供应商的投标进行比质议价，确保选择物资适用、价格经济的供应商。 3.询价比价招标采购。 (二)应急采购 (三)独家采购采购计划编制与审批第六条工程服务类采购，应根据国家相关规范及标准、总经理办公会相关决议编制采购计划，并组织实施。 第七条大宗建筑材料、装饰材料和大型机电设备采购 (一)工程管理部根据工程进度要求，根据设备及加工周期不同提前两个月编写材料设备需求表（见附件1），交招标采购部组织审核，并将初步审核意见在两天内交分管副总审批。 材料设备需求表一式三份，工程管理部、招标采购部、财务部各留一份。 (二)招标采购部组织开展市场调查，完成询价比价议价和对供方评审合格后，与供方进行条款商务谈判。 第八条价值在15万元以上的固定资产、工具设备、低值易耗零部件、抢修材料及零部件采购。 (一)工程管理部提前510天，填写材料设备需求表交招标采购部审核，经分管副总、总经理审批许可。 审批通过后，招标采购部招标采购专员询价比价后完成采购任务。 (二)价值在15万元以上固定资产采购，由行政事务部向招标采购部提出招标申请。 招标采购部配合行政事务部完成招标采购工作。 第九条15万元以下小宗办公用品、办公设备及低值易耗品采购，由行政事务部负责。 招标采购管理第十条招标准备 (一)确定招标期限根据招标采购整体工作安排，招标采购部确定招标采购的期限和具体要求。 (二)根据工程管理部、造价管理部提交确认好的技术、规格、数量等，招标采购部编制招标计划，制定招标文件。 第十一条发布招标公告与资格预审 (一)发布招标公告1.招标采购部负责审核招标代理公司的招标公告，招标公告发布媒体要选择行业内熟知的报刊、信息网络或者其他媒介，必须是国家正规媒体。 2.招标公告应当载明招标人的名称和地址，招标项目的性质、数量、实施地点和时间以及获取招标文件的办法等事项。 (二)招标采购部对拟参与竞标单位进行预选，包括资格预审、评价记录检阅、现场考察，根据工程规模的不同确定拟投标单位数量。 第十二条开标、评标与中标 (一)招标采购部组织进行开标，根据各投标人的报价编制开标情况统计表。 (二)评标小组按照招标文件规定的原则审查和评价投标文件，提交评标报告并在报告中推荐1-3家继续谈判的单位。 招标采购部组织开展商务谈判，议定中标单位，上报评标小组审批。 招标采购部在合同谈判结束，应在两天之内填报谈判记录表（见附件5），上报分管副总。 采购合同管理第十三条合同管理部负责采购合同的草拟，组织开展合同评审。 组织外部法律顾问审核重要条款，排除法律风险，交分管副总审核后提交总经理审批。 第十四条采购材料和设备根据采购方式的不同应在签订合同之前预留适当的合同审批时间和招投标时间。 材料设备的验收第十五条材料设备在合同签订之前，招标采购部必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求。 第十六条招标采购专员、工程管理部专业工程师检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工乃至保修期结束。 第十七条验收项目 (一)材料设备的品牌是否符合合同要求。 (二)材料设备的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。 (三)材料设备的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。 (四)材料设备是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准。 (五)材料设备合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。 (六)材料设备的产品保护措施是否到位。 (七)材料设备的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。 如供货时间延误造成工期、经济损失，则由采购主管书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。 (八)对关键材料设备的关键生产加工过程，采购主管须会同采购专员对其过程进行现场跟踪监督。 (九)材料设备的数量是否符合合同要求及供货计划要求。 (十)材料设备的存贮及堆放是否符合有关规定要求。 第十八条材料设备的检查、验收工作必须做到100%的验收率，由招标采购部经理验收合格后方可支付材料设备款。 第十九条招标采购部对每次采购合同的执行和验收情况需填写材料设备进场验收记录表（见附件4），并进行汇总保存，以备参考。 罚则第二十条采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的，根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及相应的经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任。 1.采购人员私自接收或向供应商索取财物的。 2.采购人员接收财物后未主动上缴公司的。 3.采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密。 1)泄露其他供应商对同类产品的报价。 2)泄露标底的。 3)泄露其他企业的秘密或企业认为是泄密行为的。 4.隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给企业造成经济损失或工程质量问题的。 5.因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。 6.