有效会议管理-会议概述(ppt 34页).ppt

有效会议管理 会议概述 全球每天要举行数百万次会议 一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周约花1 4的时间在开会上 中上级的经理约1周2天 资深行政人员则多达1周4天 研究显示 除了一对一的会议 三人以上的会议平均所占的时间最多 课程说明 教学目的和内容 有效会议管理 通过对会议管理全部流程 会议概述 会议策划 会议筹备阶段的会务操作 会议结束阶段的会务操作等的学习 以会议组织策划流程为教学安排线索 通过对各个环节操作细节的学习 掌握相关的知识和技巧 有效会议管理 内容主要包括三个方面 一是会议策划 组织 实施的原则和方法 二是会议管理流程各具体环节的细节安排 三是会议管理实际操作训练 以会议项目实际操作来贯穿整个教学过程 达到理论与实际工作能力的融合 课程说明 课程总学时 52课时上课时间 周一5 6节 周四5 6节上课地点 三教A栋502授课教师 许宪国联系方式手机 715067522 QQ 考核方式 课堂出勤10 课堂表现15 个人作业15 期末考试60 1 总成绩 平时成绩40 期末考试成绩60 闭卷 2 平时成绩 课堂表现15 个人作业15 考勤10 关于考勤 考勤 旷课扣6分 节 事假 由学院安排的突击任务或院系安排的特殊教学任务除外 扣3分 节 病假扣2分 节 迟到 早退扣2分 次 缺课三次以上期末总评成绩不超过70分 班级分组 1 每组推选一名组长2 选取组名 标志 口号3 确定座位4 时间约20分钟完成 1 富士康的管理方式2 画出富士康的组织结构 谈谈 两个同龄的年轻人同时受雇于一家店铺 并且拿同样的薪水 可是一段时间后 叫阿诺德的那个小伙子青云直上 而那个叫布鲁诺的小伙子却仍在原地踏步 布鲁诺很不满意老板的不公正待遇 终于有一天他到老板那儿发牢骚了 老板一边耐心地听着他的抱怨 一边在心里盘算着怎样向他解释清楚他和阿诺德之间的差别 差别 布鲁诺先生 老板开口说话了 您现在到集市上去一下 看看今天早上有什么卖的 布鲁诺从集市上回来向老板汇报说 今早集市上只有一个农民拉了一车土豆在卖 有多少 老板问 布鲁诺超快戴上帽子又跑到集上 然后回来告诉老板一共40袋土豆 价格是多少 布鲁诺又第三次跑到集上问来了价格 好吧 老板对他说 现在请您坐到这把椅子上一句话也不要说 看看别人怎么说 阿诺德很快就从集市上回来了 向老板汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆 一共40袋 价格是多少多 土豆质量很不错 他带回来一个让老板看看 这个农民一个钟头以后还会弄来几箱西红柿 据他看价非常公道 昨天他们铺子的西红柿卖得很快 库存已经不多了 他想这么便宜的西红柿老板肯定会进一些的 所以他不仅带回了一个西红柿做样品 而且把那个农民也带来了 他现在正在外面等回话呢 此时老板转向了布鲁诺 说 现在您肯定知道为什么阿诺德的薪水比您高了吧 讨论 这个故事对我们有什么启示 案例一 案例分析 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会 参加的有本单位 外单位的人员 总经理让秘书部门负责安排 会上要放映资料电影 进行产品操作演示 而公司没有放映机 租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐 会议召开的时间是8月9日上午十点整 而资料放映的时间是十点十五分 刘小姐打电话给租聘公司 要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅 9日上午 会议开幕前 波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作 刘小姐一看表 呀 已经九点五十分了 放映机还没有送到 刘小姐马上打电话去问 对方回答机器已送出 眼看着各地来宾以陆续进厂 刘小姐心急如焚 讨论 小组讨论 1 假如你是刘小姐 对节下区可能发生的各种情况 应该如何处理 2 假如放映机在十点十分还未送到 你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程 3 向总经理报告后 你还应该做些什么 4 召开大型会议前各种准备工作 包括印象 电子类装置应提前多少时间安排 参考答案 参考答案 我认为 出现此类问题主要是考察秘书的突发事件的处理能力 如果我是刘小姐 首先要做的是马上和租聘公司取得联系 询问到送货司机的电话 然后确定他的位置 以及大概需要多长时间才能到达公司 第三 想好两种以上的解决方案 向上级及时报告 第四 协助上司做好应急工作 假如放映机在十点十分还没有送到 应该马上向总经理报告 作为秘书 不能越权 擅自做出决定 向总经理报告后 还是应该继续打电话催送货司机 其次提出两种以上的解决方案 例如方案一 更改会议议程 方案二 将产品操作演示的录像放映改为由生产部门的工作人员进行现场操作演示 方案三 将录像改成纸质图片形式发放 召开大型会议前的各种准备工作 例如印象 电子类装置 我认为应该提前一个小时准备好 相关知识 会议要素 会议基本要素 5W1H Why 为什么开 What 开什么会 Who 谁去开 When 什么时间开 Where 在哪开 How 怎么开 相关知识 会议要素 会议基本要素 1 会议名称2 会议时间 到会时间 会期3 会议地点4 会议组织者5 与会人员 出席人员 主持人员 秘书人员 服务人员6 会议议题和内容7 会议成果 决议或决定 与会者达成的共识 会议的选举结果 等 点明困难所在 发现问题并寻找解决方法 衡量问题的轻重缓急 想出新点子 评议新点子 确定行动纲领 相关知识 会议目的和作用 会议目的 1 开展有效沟通 2 传达咨询 3 监督员工 实施管理 4 协调矛盾 达成协议 相关知识 会议目的和作用 会议目的 5 集思广益 开发创意 6 激励士气 团结一致 7 联络感情 塑造形象 会议 想法1 想法2 想法3 好创意好点子 甲 乙 丙 相关知识 会议目的和作用 会议作用 1 会议是集思广益的渠道之一 组织或者部门 会议 互为前提 2 会议能显示一个组织或一个部门的存在价值 相关知识 会议目的和作用 3 会议是一种群体沟通的方式 虽然随着科技费发展 沟通方式越来越多 但是群体沟通 会议 方式 仍然是其他沟通方式无法代替的 相关知识 会议目的和作用 建议频率 至少每月一次注意事项 不能多与每周一次 否则容易形成拖沓的不良习惯 将会议时间记录在笔记本上 以防因一时疏忽造成工作上的被动 相关知识 会议的频率 固定的部门会议 建议频率 至少每两月一次注意事项 利用全体大会通报政策 但不能频繁 否则回给公司造成沉重的负担 全体会议 相关知识 会议的频率 建议频率 随时注意事项 切忌太频繁 否则会使员工感觉日日有危机 会让公司陷入工作无序的可怕境地 处理突发事件的会议 相关知识 会议的频率 建议频率 按需要注意事项 可以按需要天天发生 但是会议长度最好不要超过1小时 一对一会议 相关知识 会议的频率 相关知识 会议的分类 会议分类 1 按会议规模划分 小型会议 100人以下 中型会议 100 1000人 大型会议 1000人 10000人 特大型会议 10000人以上 2 按会议的内容和性质划分 决策性会议纪念性会议动员性会议研讨性会议 相关知识 会议的分类