文书档案管理(ppt 53页).ppt

文书档案管理 主讲 刘少霞电话一 档案的概念档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 档案是直接形成于社会实践活动的原始的历史记录 档案是由文件有条件地转化来的 办理完毕的文件才能作为档案保存 对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存 按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案 档案来源广泛 内容丰富 形式多样 二 档案的作用 凭证作用 参考作用 第一节全宗 全宗是一个独立的机关 组织或人物在社会活动中形成的档案有机整体 第二节档案收集工作 一 文件的收集 接收本单位需要归档的文件 建立健全有关制度 强化执行制度的力度 二 文件的鉴定 确定文件材料归档和不归档范围 文件材料归档范围凡是反映本机关工作活动 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围 机关文件材料归档应体现 以我为主 的思想 突出立档单位的主体地位 尽量避免文件材料重复归档的问题 会议文件 本机关党组 或实行党委制的党委 会议和行政办公会的纪要 会议记录 本机关召开工作会议 专题会议和联合召开会议的文件材料 请示 批复 通知 名单 日程 报告 讲话 总结 决议 决定 纪要 典型材料 代表发言材料 交流材料 简报 计划 总结 统计 调研等文件材料 本机关编辑 编写的文件材料大事记 组织沿革 简报 情况反映 工作信息等文件 本机关业务文件材料 本机关制定的方针政策性 法规性 普发性业务文件 中长期规划 纲要等文件材料 本机关的请示与上级机关的批复 批示 同级机关 下级机关的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件 专项业务文件的最后草稿 机关联合行文的文件材料 行政管理 执法活动中形成的文件材料 行政管理工作制度 程序 规定等文件材料 执法检查情况汇总 通报 整改通知等文件材料 行政管理工作中形成的审批 审查 核准 固定资产投资 科技计划等项目的审批 核准 管理 验收 评估 等文件材料 不动产 自然资源的所有权 使用权确认的文件材料 许可证 执照 资质证 资格证等的审批 管理文件材料 行政管理工作中形成的备案文件材料 行政处罚 处分 复议 国家赔偿等工作中形成的文件材料 出国形成的文件材料出国审批手续 执行日程 考察报告 本机关机构编制 干部人事 党 团 纪检 工会 保卫 信访工作文件材料 机构设置 机构撤并 名称更改 组织简则 人员编制 印信启用和作废等文件材料 人事工作制度 规定 办法等文件 人事任免文件 先进单位 劳动模范 先进工作者的文件材料 对本机关有关人员的处分材料 职工录用 转正 聘任 调资 定级 停薪留职 辞职 离退休 死亡 抚恤等文件 人事考核 职称评审工作文件材料 职工调动工作的行政 工资 党团组织关系的介绍信及存根 职工名册 党 团 工会工作活动中形成的文件材料 工作报告 总结 换届选举结果 重要专项活动的报告 总结等 党团员 工会会员名册 批准加入党团 工会组织的文件材料 情况反映 工作简报 纪检 监察工作中形成的综合性报告 调查材料 保卫部门的安全检查 调查记录 本机关处理人民来信来访的文件材料 本机关事务管理文件材料 房产 土地所有权和使用权的文件材料 与有关单位签订的合同 协定 协议 议定书等文件材料 机关财务预算 机关物资 办公设备及用品 机动车等 采购计划 审批手续 招标投标 购置等文件材料 机动车调拨 保险 事故 转让等文件材料 国有资产管理 登记 统计 核查清算 交接等 文件材料 职工承租 购置本单位住房的合同 协议和有关手续 职工住房分配 出售的规定 方案 细则 职工住房情况统计 调查表 职工住房申请 上级机关制发的文件材料 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 上级机关制发的关于本机关机构设置 领导人任免 人员编制等文件材料 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 下级机关报送的文件材料 重大问题的专题报告 年度和年度以上的计划 总结 统计材料 文件材料不归档范围 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 同级机关文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 另外 根据 档案法 第10条第2款规定 国家规定不得归档的材料 禁止擅自归档 确定保管期限保管期限划分方法修改为永久 定期两种 定期中再实行标时制 分为30年 10年 第三节归档文件的整理工作 一 整理原则归档文件整理原则是遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 二 质量要求归档文件应齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 文件齐全完整 发文要有正文 有底稿 不能缺张少页 本单位产生的文件应是原件 签字盖章手续完备 即要求每份文件底稿要有领导签名 正文落款处要盖公章 文件不应用易褪色的书写材料 红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 三 整理方法 根据 海南省 归档文件整理规则 实施细则 以下简称 实施细则 进行归档文件的整理 归档文件的整理单位归档文件以 件 为整理单位 进行文件级整理 装订 装订前 划为永久保存的归档文件要去掉金属物 可再用不锈钢钉装订 定期归档文件可以不拆钉 照原样归档 装订前 归档文件纸张小于16开纸张不用裱糊 保留档案原样 超过A4纸要折叠 破损文件要修补 字迹模糊易褪变的文件要复印 装订方式和用品要符合档案保护要求 降低成本 简便易行 忌用浆糊 已免造成虫蛀 分类海南省档案局推广的分类方法是 年度 保管期限 分类法 属于复式结构分类法 分类方案为 2008年 永久 30年 10年2009年 永久 30年 10年 采用 年度 保管期限 分类法首先是将归档文件分年度 一般应以文件形成时间判定文件所属年度 接着再在年度下面按保管期限分类 将归档文件分为永久 30年 10年三种保管期限 排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按机构或问题 并结合事由 时间 重要程度等排列 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 本单位形成的文件按本单位内设机构依次排列 如海南省档案局永久保管期限的文件按办公室 法规宣传处 指导处 技术处 管理处依次排列 外单位来文按收文机关依次排列 如按下属单位 主管上级部门 中共中央 国务院 省 市县委 政府 各厅局 从上往下 依次排列 上级单位或外单位针对本单位问题的批复和本机关的请示同时排放在本单位起草请示的处 室 如省政府对XX单位机构改革的批复放办公室 又如省财政厅对XX单位请求拨款的批复放办公室或财务处 股 同一事由的文件要排放在一起 如有关植树造林的几份文件要排放在一起 排列时 先排本机关文件 再排外单位来文 编号归档文件按分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章样式 编目归档文件目录 填写全宗说明第一部份写本单位职能 第二部份写本单位人员编制 内设机构情况 第三部份写本单位本年度工作概况 第四部份写本年度归档文件情况 第四部份内容 2009年度归档文件是按 海南省 归档文件整理规则 实施细则 整理 分类采用年度 保管期限分类法 文件按局办公室 法规处 指导处 等机构排列 2009年共归档文件XXXX件 其中 永久XXX件 30年XXX件 10年XXX件 全宗说明放在归档文件目录前面 装盒装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒 并填写备考表 编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容 装盒的具体要求 装盒时 应按照保管期限和室编件号顺序将归档文件装入档案盒 不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 盒内不必放目录 在采用 年度 保管期限 分类法的前提下 同一保管期限不同机构的归档件可放同一盒内 填写备考表 项目包括盒内情况说明 整理人 检查人和日期 档案盒封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称 即立档单位名称 不写标题 档案盒封面格式 第四节期满文书档案的鉴定工作 一 鉴定档案的原则和标准 鉴定原则文书档案鉴定的一般原则是 必须从国家和人民的根本利益出发 用全面的 历史的 发展的 效益的观点 判定档案的保存价值 鉴定档案价值的标准 来源标准档案的来源是指档案的形成者 内容标准档案内容是决定档案价值主要因素 文件形成时间文件形成时间是历史的标志 甄别档案的价值要看其产生时间离现在的远近和处于什么历史时期 形成特征标准档案的形式特征是指文件的名称 责任者 载体形态 记录方式等 相对价值标准一般的规律是 在全宗和全宗群内档案保存比较完整的情况下 其整体价值可以达到最大化 在保存不完整的条件下 全宗档案的整体价值会受到严重影响 为此应适当延长残存档案的保管期