项目部合同管理办法草案.doc

项目部合同管理办法草案 XX建筑公司项目合同管理办法（草拟稿）第一章总则第一条为规范集团公司（以下简称公司）下属各项目部合同管理相关工作，细化合同管理，防控合同风险，维护公司权益，根据集团公司合同管理办法、集团公司子公司合同管理办法（以下简称合同管理办法），结合项目部实际，特制订本办法。 第二条本办法适用主体为下属子公司设立项目部。 适用范围为公司本部对外签订履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等。 第三条本办法所称的合同为广义合同范畴，是指一切可建立民事权利义务关系的各类合同、协议、文件、函等。 第四条项目部合同管理应遵守以下原则 (一)项目部不得以项目部名义对外签订合同；所有合同一律需经过公司合同评审程序方可签订，严禁未经评审擅自签订合同。 (二)合同必须采用书面合同形式，严禁口头协议和非正规的书面形式。 所有合同均应以加盖集团公司或公司章为合同成立要件。 严禁使用分支机构、公司内设部门、工程项目部等印章签订合同。 (三)项目部在依据公司相应规章中规定的予以配合的合同文件中负送审人之职责。 送审人指将合同书送公司评审之人员，送审人应为公司员工。 合同具体范围参见集团公司子公司合同管理办法。 (四)项目部对涉及本项目部项下的合同应全面、具体、确实了解、掌握。 第二章合同送审审查第五条项目部作为送审人时，负有送审审查之职责。 合同送审前，应调查对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力等情况；应验证对方当事人的有效证件，授权委托书、营业执照副1本和签字人身份证复印件。 待合同签订后，上述文件资料的有效复印件与合同一起存档。 第六条不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。 第七条公司一般不与自然人签订经济合同，如确有必要的，应经公司总经理批准。 第八条合同文本的起草应遵守合同管理办法中相关规定。 项目部作为送审人应出具相应意见书，意见书最少应具备以下内容签订合同申请、项目实际情况说明，送审审查情况，项目代表签字等。 第九条送审人应将准备签约的合同文本及相关材料（电子版或纸介）提前三天提交给公司相应合同承办部门，进行合同初步审查。 须提交集团公司审核的合同需提前五天送审。 第十条特殊情况，需要加急审查的合同，须由负责人在审批表中签字，送审人在提交合同时进行说明。 以便进行工作安排。 第十一条公司承办部门收到合同文本后，提出初步审查意见。 对有疑义的部分，送审人应予以全面解释。 第十二条对公司承办部门提出的修改意见，送审人应予重视，并协商完善。 应公司承办部门的要求，送审人有责任补充相关材料。 第十三条经公司承办部门审查确认后，合同文本拟定完毕，由公司承办部门持合同评审表（见合同管理办法），并附一份正式的合同文本、合同相对方相应材料、项目部意见书，走合同审批流程。 第三章合同履行管理第十四条合同依法签订后，即具有法律约束力。 项目部作为合同履行主要部门必须认真履行合同，确保公司信誉、维护公司利益。 第十五条合同履行主要部门依据合同管理办法建立合同台账，2对合同履行中发生的情况进行记录，记录应包括合同订立时间、履行期限、合同性质、具体履行情况、收付款情况等。 对合同相应的书面签证、来往信函等资料保管、记录。 第十六条评估合同风险点，建立预警机制。 即在合同履行过程中，如遇履约困难、违约或其他非正常情况等及时向公司汇报并通知法务部。 第十七条合同履行过程中有关人员应妥善保管合同资料，对于与工程合同有关的技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同资料的完整性。 第十八条对合同履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即记录并查明情况，认真、稳妥地收集证据，以便及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。 如接到对方当事人的索赔报告，履行部门应当立即通知公司有关部门，共同商定应对措施。 第十九条合同履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解问题并收集好相关证据。 第二十条合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，必须依照合同管理办法执行。 依据公司合同管理办法签订合同解除协议、补充协议等方式申明此合同已经终止履行的。 送审人合同承办部门必须妥善处理与合同有关的文字性材料。 对于我公司已盖章的合同必须收回并及时销毁。 3第二十一条变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发文的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分由部门经办人保管。 第二十三条对已经变更或解除的合同，在登记台帐上应注明变更、解除合同的原因及其内容。 第二十四条合同履行完毕后，如无争议，在核对无误后，可要求合同相对人出具双方履行完毕，无争议的承诺书。 承诺书作为合同相关文件共同保存。 合同台账应予以记录。 如有争议，合同履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。 在期限内确定已无法解决的，应当立即报告公司，由公司指定有关部门配合解决。 合同履行部门依照合同管理办法准备相应资料。 第二十五条合同履