2011年档案局归档文件整理基本知识讲座.doc

归档文件整理基本知识第一部分 归档文件一、 归档文件的概念立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。可以理解是：办理完毕、有保存价值的公务文件。二、公务文件的分类（一） 法定公文1、行政公文文种13个：命令（令）、公告、通告、议案、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（依据：国家行政机关公文处理办法）2、党务公文文种14个：决议、指示、公报、条例、规定、请示、报告、批复、函、通知、通报、意见、决定、会议纪要。（依据：中国共产党机关公文处理条例）（二）非法定公文（或称非红头文件、非规范性公务文书）1、一般事务性文书如: 经济（商务）、科技、规章、会议、计划、宣传、会计、统计等类非法定文书。2、专用公务文书是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式而专门使用的公文。它们只能在一定领域和范围内使用。专用公文具有很强的专业特点。如外交、司法、军事公文等。三、公务文件一般管理1、文件形成2、鉴别归档与不归档文件（归档条件：保存价值、原始记录、办理完毕、齐全完整）3、规范整理4、销毁不归档文件四、机关单位档案机构（人员）的相关职责 档案法实施办法第九条第一款第二项规定：指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作等。第二部分 归档文件整理一般程序和方法准备工作：1、收集工作基本完成2、剔除非整理年度文件3、剔除重份文件4、剔除不归档文件一、分类1、按保管期限分类把一个年度的归档文件划分为永久、定期（30年、10年）。8号令：共13条-84项。其中：永41项，30年的25项，10年的18项。其中9项来文（上6、同1、下2）。涉及到“重要的”，关于“法规政策”、“人事机构”的文件一般都是永久（速记:重要法规人事）2、按机构或问题分类（一般不需选择此项分类）这种分类方法适用于少数综合性机关，以及原来执行或参照行企业档案分类法的企业、事业单位。二、装订基本要求是：按“件”装订。永久保存的文件，应采用不锈钢订书针或棉线等符合保护要求的装订材料。定期保存的、已装订成册的可保持原装订不变。注意：1、发文正本和定稿，转发件和被转发件、原件与复制件、正文与附件均为一件，应装订在一起。2、视为一件的应装订在一起。（如批复与请示；若干同一格式的表格等可视为为一件）3、文件破损、字迹模糊或易褪变的文件应先处理，后装订。4、成套的会议材料各为一件，应分别装订。三、排列一般方法：将相同保管期限的文件，分为本单位发文、非红头文件和外单位来文三个部分，每个部分的文件按时间顺序进行排列。然后，三个部分的文件依次排列即可。注意:1、一个事由的文件必须集中在一起，并按照其办结时间参与排序。2、成套的、相同形式的材料也可相对集中排列在一起。四、编号相同保管期限的文件排序确定后，应依次逐件填写归档章项目： 全宗号年 度室编件号空机构或问题保管期限馆编件号总页数注意：1、归档章用红色快干印泥盖在文件材料的居中位置（中间无空选左右）。加粗字为必填项目。2、一个年度一个保管期限编一个流水号。属于同一事由的文件应分别编制件号3、室编件号。同一保管期限的归档文件内应该在从“1”开始编制件号。4、总页数。指编有一个件号的文件的页数总和。5、因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、同一保管期限文件的最后，或与其关系密切的文件并为一件。五、编目归档文件编号以后，应区别年度、保管期限和室编件号的顺序编制“归档文件目录”。1、机读目录用电子表格（ExceI）形成。归档文件电子目录应拷贝到脱机载体上保存。载体推荐为一次写光盘。归档文件目录表样：归 档 文 件 目 录 期限：30年件号责任者文号题 名日期页数备注201001012、打印纸质归档文件目录一年一本（永久、定期依次排列）。归档文件目录封面式样：归 档 文 件 目 录 全宗名称 年 度 保管期限 六、装盒基本要求;1、同一保管期限的归档文件，按件号的顺序装1盒或数盒。用选配相同或不同规格档案盒的方法，使每盒平均装满，以保证文件在盒内不变形。2、每一档案盒的文件之后，应放置并一张备考表。归档文件盒内备考表示意：备 考 表盒内文件情况说明 本盒共有永久保管的归档文件56件。室编起止件号100155.整理人：检查人：年 月 日 3、填写档案盒封面和脊背项目档案盒封面：应填写本单位的全称或通用简称。档案盒脊背：填写年度、保管期限、盒内文件起止件号（起止号之间用“”连接）等。七、排架归档文件装盒后，