商务写作中的有力表达(讲师版)PPT课件.ppt

商务写作技巧训练 讲师 赵华成通用类课程系列 有力表达 读者为尊 1 今天学商务写作 枯燥 枯燥 太枯燥了 严重郁闷 有用吗 没有用吗 2 一项影响个人未来发展的职业技能 我的理由 建立工作的一致性 为什么需要学习商务写作 3 混乱 无从下手 低效 清晰 专业 轻松高效 方法 4 课程大纲 结构 呈现 格式 校对 概述 逻辑清晰有的放矢 生动有效读者为尊 标准规范词句正确 三者合一精益求精 5 1 1商务写作概念1 2商务写作中的常见问题1 3有力表达的三要素 一 商务写作概述 6 谏逐客书 奉天承运皇帝诏曰 1 1商务写作概念 出师表 7 职场中 公文无处不在 通用性商务文书 1 1商务写作概念 8 阅读者 写作者 信息传递 文书 传达必要的 精准的信息 表示慎重 表示正式 可同时向不同的多人传达 1 1商务写作概念 文字功底好 擅长撰写商务公文 9 根据读者的阅读逻辑设计结构 以读者乐意接受的方式表达内容 用读者习惯的格式呈现文章 何为 读者为尊 1 1商务写作概念 10 亲爱的先生 女士 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑软件 我确信作为一个完全能令人放心的公司 我公司定能被指派 不管我们在贵公司业务方面经验有限 曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作 我是个非常热请的人 对于与您相会的可能性 除非另行通知 我在周一 周二和周五下午不能拜访你处 这是因为 刘云端先生 您好 这是来自微软的信 继我们上周的电话谈话后 我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册 你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣 我相信我们的服务符合你的要求 会让您满意的 期待您的回音 并期望很快能和您会面 此致敬礼比尔盖茨2011年10月18日 目标 判别两封信的高下 并说明原因形式 团队讨论 形成理由 代表陈述 5分钟 1 2商务写作中的常见问题 11 亲爱的先生 女士 我已经间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装新电脑软件 我确信作为一个完全能令人放心的公司 我公司定能被指派 不管我们在贵公司业务方面经验有限 曾经为您服务过的人说我们能胜任此项工作 我是个非常热请的人 对于与您相会的可能性 除非另行通知 我在周一 周二和周五下午不能拜访你处 这是因为 刘云端先生 您好 这是来自微软的信 继我们上周的电话谈话后 我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传册 你曾表示过贵公司对安装新型计算机软件感兴趣 我相信我们的服务符合你的要求 会让您满意的 期待您的回音 并期望很快能和您会面 此致敬礼比尔盖茨2011年10月18日 写信者不原费神查明联系人 语意含糊 语法错误与错别字 无关信息 文书过长 说明写信原因 暗示下一步应采取的行动 知道此信发给谁 表明积极的态度 只写了一页 表达不清 内容缺乏全面考虑 错别字和标点错误 废话连篇 内容清晰 态度乐观 简明扼要 切中要害 1 2商务写作中的常见问题 12 语句不简洁 结构不清晰 用词不准确 表达风格问题 逻辑结构问题 问题归类 对整体的影响程度 常见问题 文体不规范 用词不规范 数字使用不统一 标点符号使用不当 格式标准问题 70 20 10 1 2商务写作中的常见问题 13 逻辑清晰 生动有效 规范正确 1 3有力表达的三要素 14 二 结构 逻辑清晰 有的放矢 自上而下 重点突出 结构简单 层次清晰 根据读者的阅读逻辑设计结构 如何把一件事情讲得让他人一听就懂 15 7 写出好文章的六步曲 第一步 列出文章的大纲 第二步 决定文章的正式程度 第五步 选择文章的层次结构 第四步 制定正确的行动目标 第三步 决定文章的总体风格 撰写初稿 第六步 16 第一步 制定正确的行动目标 总经理让你 秘书 通知各部门秘书来参加商务写作标准化研讨会议 你确定了时间和地点后发一个邮件给各部门应到会人员 案例分析 请分析你的行动目标 我希望对方读后做什么 17 行动目标 的行动 我要通知每个应参加会人员会议的时间和地点 被动目标 的意愿 我要在会议前一个星期让每个应参加会议人员确认能否参加 第一步 制定正确的行动目标 写作者 阅读者 18 练习一 请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标 1 某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况 2 某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件 3 某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信 批评其恶劣的服务态度 为收集与该事件相关的信息 该副总经理着手给张丽发邮件 并抄送给其部门经理 小试身手 19 1 你本人很了解对方吗 2 目标读者比你们的层级低吗 3 是好消息吗 正式指数 1分 10分 第二步 决定文章的正式程度 20 形式称谓语气 正式程度表现在 第二步 决定文章的正式程度 21 宣传册 电子邮件 政府公文 行文正式的电子邮件附件 可粘贴便条 手写便笺 带抬头信纸 广告传单 指出下列哪些媒介是正式媒介 第二步 决定文章的正式程度 你是总经理秘书 总经理要组织各部门秘书共进午餐沟通感情 请你代表总经理发邮件给秘书们 利用 正式指数 工具分析下面的信件的正式程度 某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室里吃中餐的规定 于是决定写给行政部经理的一封投诉信 练习二 小试身手 23 立场一致 立场不一致 资源不充足 资源充足 一象限简单型 二象限说服型 四象限解决问题型 三象限艰难型 说服矩阵 第三步 决定文章的总体风格 24 立场不一致 立场一致 资源不充足 资源充足 一象限简单型罗列事实短文即可通知性质 二象限说服型多次沟通强调利益所在较长篇幅 四象限解决问题型有问有答较长篇幅 三象限艰难型不值得花费精力 说服矩阵 第三步 决定文章的总体风格 25 场景一 总经理让你给公司的新年晚会找一个饭店 预算是五千元 你发现了一个好地方 离公司近 饭菜可口 在预算之内 案例分析 利用 说服矩阵 工具分析下面的信件的总体风格 第三步 决定文章的总体风格 简单型 场景三 你向老板建议组织员工去听新年音乐会 不再开新年晚会 费用也在预算之内 场景二 你找到了一个地方 各方面都合适 只是报价超过预算五百元 解决问题型 说服型 26 某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算 而这个秘书通过了解得知 由于计算机的更新速度非常快 所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低 该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报 请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的行动目标 正式指数以及总体风格 练习三 小试身手 27 连贯式 并列式 分析问题式 问答式 行动结果式 公文的 五 大主要层次 第四步 选择文章的层次结构 28 夏天草坪长得特别快 一个星期不剪就会很难看 夏日剪草是非常痛苦的一件事情 我们公司生产的XYZ型号家庭剪草机 可以使剪草这项繁重的体力劳动变得轻松 经过计算 我们公司的剪草机比较同类型机器 可以节省30 时间以及20 能源 选择我们的产品将是您的明智的选择 1 请分析判断下文采用哪一种层次结构 练习四 小试身手 2 某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算 而这个秘书通过了解得知 由于计算机的更新速度非常快 所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低 该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报 如果你是这个秘书 你将采用什么样的层次结构去写 29 七分想 三分写 磨刀不误砍柴工 提炼想法 有了骨头不愁肉 建立合理次序 列出大纲的目的 第五步 列出文章的大纲 30 利用大纲来有序的组织思路 列大纲 第五步 列出文章的大纲 我们为什么要召开会议 议程将包括哪些内容 谁需要参加这个会议 会议在哪里开 会议什么时间开 多长时间 用什么形式开这个会议 会议预计花费多少钱 31 请根据文件背景设计此文的层次结构与大纲 一份申请参加培训的邮件背景 某公司的一位财务人员想报名参加新会计制度的讲解培训班 但是由于最近公司在控制成本 原则上是不批准任何的培训申请的 所以她打算写一份邮件给其经理 让他批准并支持自己的请求 小试身手 练习五 32 一鼓作气 如 冲刺 冲出初稿后再修改不要 十步九回头 写初稿的注意事项 第六步 撰写初稿 从感觉最方便的地方开始写 33 冠西与 三陪小姐 的故事 这里还有三陪小姐吗 千里迢迢 冠西今日飞抵本地 心急火燎脱口便问三陪小姐 我对本地的三陪小姐不感兴趣 见多识广 冠西夜间娱乐要求高 本地三陪小姐遭冷遇 我对三陪根本不感兴趣 欲海无边 冠西三陪已难满足 得寸进尺 四陪五陪才过瘾 沉默 面对三陪问题 冠西无言以对 你们要再问三陪的问题 我告你们 冠西一怒为三陪 告到法庭 法庭将公开审理冠西与三陪小姐案 34 增加情感 行文简洁 形式适宜 三 呈现 生动有效 读者为尊 以读者乐意接受的方式表达内容 35 非常感谢各位的努力工作 我们公司在05年度超过了预期的目标 比较以下两种说法 我很高兴地宣布 我们公司在05年度超过了预期的目标 3 1增加情感 最先提及读者 而非自己 36 我非常高兴推荐张良加入对方的战略团队 其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点 同时其乐观向上的个性也会使团队中的每个人都笑口常开 请按照 最先提及读者而非自己 的原则修改下文 张良的推荐信 练习六 贵方从张良的加入可以获得有形和无形的好处 有形的好处是其财务技能可以帮助团队计算投资收益率和盈亏平衡点 而其乐观向上的个性也会给团队带来无形的好处 小试身手 37 提到目标读者的次数 提到自己或公司的次数 计算情感指数 减 对读者的关注程度 3 1增加情感 38 3 1增加情感 我们很高兴的宣布 我们的新图书馆会在6月份对外开放 欢迎光临 从6月份开始 您可以用新图书馆来完善您的研究 我们图书馆欢迎您的光临 案例 39 第二人称代词 第三人称专有词 读者姓名 对读者的暗指 增加情感指数 3 1增加情感 40 各位支持我的读者 你们好 感谢你们一直以来支持着小可的书 我的书写得也还不够成熟 但是还是要谢谢你们的支持 是你们的支持给了我继续写下去的动力 在这里想告诉大家一件事情 就是我马上要高考了 所以这段时间实在没有时间更新 还请读者们原谅 请放心 这本书不会成半途而废的 我会一直写下去 希望你们继续支持我这个还不成熟的小子 你们是最棒的读者 耐心等待吧 再次感谢支持 请计算以下范例中所表现出来的情感指数 练习七 小试身手 41 文件一 我们必须马上处理这件事情 在这次的会议上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬不堪 对我来说 这是个不小的奚落 你我的确应该密切关注他们的情况 我希望从你那里而不是从客户那里知道最新一切的消息 结合背景分析比较以下两个邮件 练习八 文件二 小王 非常感谢你让我参加了昨天的电话会议 会议之后 有一点很明显的就是 你和我需要想出一套方法来 确保我能够及时了解到A公司的信息 我们需要更为有效的合作 你认为该怎么处理这件事呢 你能否在工作的每一个阶段中都及时告诉我最新的消息 咱们明天碰个面商量一些行动计划 怎么样 小试身手 42 收信人 全体员工发信人 总经理 现在通知你们 有人在公司大楼后面的停车场停了一辆黑色的新奥迪车 这辆车在这个地方已经停留了几个星期了 而且没有人来认领 我公司已获得警方授权 如果我们把收入捐给慈善机构 就可以拍卖此车 如果你愿意并且能够参加拍卖会 请在方便的时候到我处咨询拍卖的相关事宜 收信人 全体员工发信人 总经理 修改 有人数星期前在公司大楼后面的停车场留下一辆黑色奥迪车 由于无人认领 警方已授权我公司拍卖 收入将捐给慈善部门 有意者请与我部联系拍卖的相关事宜 3 2行文简洁 范例 43 一事一文 主旨明确 3 2行文简洁 另加附件 语句力求简单精炼 电报文体 惜字如金 适当使用缩略语 44 语句力求简单精炼 尽量使用独立句一句话只讲一个概念多用陈述性 少用描写性 3 2行文简洁 修改前 考虑了景观和工程因素之后 我们将建筑位置定在离河最远的地方 或者如果这个位置不能够为大家所接受 我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点 修改后 考虑了景观和工程因素之后 我们将建筑位置定在离河最远的地方 如果这个位置不能够为大家所接受 我们将会聘请调查员考察一下其他可选的建筑地点 变复合句为独立句 45 文字 表格 图形 易懂性 信息量 差 好 多 少 图形比表格好 表格比文字 数字 好逻辑比内容重要 内容比形式重要简单比复杂好 一切以呈现目的为依据 3 3形式适宜 46 图表的类型 表格饼形图条形图柱形图线形图散点图 注意 图表及图形的应用要讲求形式统一 不宜形式多样 3 3形式适宜 47 图表制作的关键要素 图片来源 Mckinsey 3 3形式适宜 48 7 四 格式 标准规范 语句正确 4 1会议通知与会议纪要的标准模板4 2电子邮件注意事项4 3商务写作的规则与要求 用读者习惯的格式呈现文章 49 50 4 1会议通知与会议纪要的标准模板 50 4 2电子邮件注意事项 1 把关键信息放在您的标题行中 以确保读者不会删除您的信息 2 保持信息的简洁 尽量使收件人打开邮件后不用滚动屏幕即可看到所有相关信息 3 每封电子邮件仅涵盖一个主题 4 先对邮件信息进行编辑和拼写检查 然后再发送电子邮件 5 切勿在怒火中烧时发送电子邮件 6 在转发电子邮件时 请先查看原始标题行 7 到点击 发送 之前的那一刻再键入收件人的地址 这会降低您发送未完成电子邮件或错发电子邮件的可能性 8 仅把电子邮件发送给需要接收它们的人 9 做好发邮件与面谈之间的取舍 51 文字格式 文书题目 黑体32 加粗一级标题文字 黑体28 加粗二级标题文字 黑体24 加粗三级标题文字 黑体20 加粗正文文字 黑体20突显文字 斜体 加粗英文文字 TimesNewRoman 一般文书字号 4 3商务写作的规则与要求 52 页面设置 行距 正文行距为1 5倍行距段与段之间空白 每一段之间留一行间距页边距 每页两边的页边距为2 5CM页眉 A4纸 页眉2 5CM页脚 A4纸 页脚3 2CM企业LOGO 设置在页眉左上方 4 3商务写作的规则与要求 53 语言表达要求 使用专门术语 如预算 市场 盈利 税率 税款 使用数词基数词 如一 二 三 四1 2 3 4 5 6序数词 如第一 第二 第三首先 其次 再次 4 3商务写作的规则与要求 合乎语法规范 遵循共同语语法以书面语语法为主运用已经形成的语言模式 54 数字的使用 请找出下面的句子中的表达上的错误 本月氯化钾产量为300吨 增加了8 4 3商务写作的规则与要求 大家来找茬 大专文化程度的由过去的54 上升到78 大本文化程度的由过去的29 上升到53 55 数字的使用 真实 准确 各个分数之和要与总数相等 列举数字有可比性 计量单位一致 注意倍数关系 以上 以下 按惯例 包括本数在内汉字和阿拉伯数字要统一 使用数字时应注意的问题 4 3商务写作的规则与要求 56 层次序数 下面的数字有什么问题 外贸局 本市的犀角有以下来源 一 首饰公司在外省收购 二 工