办公设施用品管理规定.doc

办公设施(用品)管理规定 为进一步加强对公司资产的管理，使公司资源得以最优配置及有效利用，同时监督和控制不必要的开支，特制订本管理规定第1节 办公设施(用品)管理 一、分类 1、办公设施包括办公设备和办公家具。 办公设备：包括电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、指纹机、饮水机、电话、绘图仪、车辆、各类服务器和软件等物品。 办公家具：包括办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜、茶具等物品。 2、办公用品指常用的或低值易耗的物品，其中主要有办公文具及印刷品等。 印刷品是指公司宣传资料、信纸、信封、表单、名片等。 办公文具包括：铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、回形针、笔记本、复写纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、签字笔、钉书针、剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、削笔座、钢笔、打码机、姓名章、日期章、笔筒、计算器、尺、印泥、打印台等用品。 2、 采购1、办公设施（用品）的采购，由办公室统一购买。各部门每月1-5日或25-30日提出购买需求，填写办公设施(用品)采购申请单，日常办公文具可直接向办公室报需求，办公室根据库存并统一编制办公设施(用品)购置计划和预算，经财务部复核、总经理审核后，报董事长审批后统一采购。 2、计划外的或遇特殊情况需临时购买非常用的办公设施或用品，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由，并报总经理或董事长批准后实施。3、 购置、建造单项价值在 5 万元以上或总价值在 20 万元以上办公设施时，必须按招标方式进行，参与人员不得少于3人，参与投标单位不少于3个。4、 采购必须“货比三家”，2人（含）以上经办，对信誉好且价廉物美的供应商应定点，原则上采用月结转账方式支付。5、 特殊品或不易采购或耗用量大的物品，应酌量库存；其他常规性物品按经济性合理性等原则定库存。6、 经同意可由申请部门自行购买的，购买回来须交办公室入库登记并办理领用手续。7、 公司宣传资料、信封、信纸等印刷品的印制，因涉及公司对外形象，办公室申报采购计划并附上设计样板后，由各部门负责人会审，并经总经理和董事长审批同意后印刷，此类用品中应显示公司名称及标志。 8、需要印制名片的，使用者应填写名片印刷申请表，经部门经理分管领导总经理批准后，由办公室负责印刷。如因个人原因审核出错者，由个人负担费用及责任。名片应于离职前交还公司。3、 验收和入库 1、办公设施（用品）入库前要办理验收手续，办公设施由使用或管理部门会同财务部验收，核实单据（发票）及物品明细，检查是否有合格证，外包装是否完好，品种、数量、规格、单价是否与采购计划相符等。 2、验收合格后办理入库手续，不合格的由采购责任人无条件退还。 3、办公设施实行编号管理，由办公室会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。编号形式为：公司（项目）标识 + 分类符号+ 设备(家具)型号。 办公设备编号（*-SB-XXX；包括：电脑，打印机，软件，服务器,传真机等物品）。 办公家具编号（*-JJ-XXX；包括：办公桌椅，会议台，洽谈台, 文件柜等物品）。办公室定制统一的办公设施牌，标牌的材料为即时贴，由办公室会同财务部在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。 四、领用和发放：每月1日、15日（遇公休日顺延）或应急发放。 1、办公设施（用品）领用和发放由办公室负责。办公室建立办公设施（用品）管理台帐，保证合理库存，进出帐真实，无误差。 2、员工本着节约原则，据实领用，部分物品如非第一次领用，则需以旧换新，并在办公设施（用品）领用登记表中签名确认。 3、办公设施（用品）分为个人领用和部门领用。其中部门领用品是部门人员共同使用用品，如打孔机、大钉书机、打码机、扫描仪等。 4、新员工入职时，由办公室根据各部门负责人提供的名单和办公设施（用品）清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。 5、员工离职，应按办公室所登记的领用及保管记录，退还办公设施（用品）。由办公室根据实际使用情况，对回收的用品进行再分配。 五、办公设施的异动管理 1、办公设施的出借、调入、调出、报废等异动，必须由使用部门提出书面报告，经办公室与财务部会审，并报总经理批准后方可办理相关手续。 2、按规定程序发生的办公设施异动，办公室应在手续完成后的当天作相应的变更登记，财务部应在手续完成后的三天内作相应的帐务处理。 3、涉及办理产权登记的办公设施，由办公室负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。 六、使用、保管与赔偿 1、公司统一使用的办公设施，如复印机、照相机、投影仪等由办公室管理，各部门使用的办公设施由各部门管理，部门负责人为责任人，个人使用的办公设施，使用人为责任人，须合理使用，妥善保管。2、 重大办公设施的原始发票复印件、售后服务（三包）资料及备件等由办公室负责妥善保存，做好登记帐。3、 办公设备专人专用，做好使用登记，严禁外来人员使用；严禁私自拆装设备；特殊情况另行报批。4、 按“使用者负责”的原则，因管理或使用不当等人为原因造成办公设施损毁、丢失的，由责任人承担直接经济损失，部门共同使用的办公设施由部门负责人拿出赔偿方案，具体由办公室提出相关的处理意见，经分管领导、总经理和董事长审批后执行。 七、维修及保养 1、办公设施如需维修及保养，在保修期内的，由办公室联系供货商进行维修及保养。若已过保修期限而需支付维修费用的，由使用部门提出维修计划并填写办公设施维修保养登记表，经办公室核实并确认费用，分管领导审核后维修或维护，300元以上维修费用须报总经理批准。 2、办公室是办公设备的管理部门，对各类维修、保养及耗材要做好登记，并定期分析，控制成本，杜绝浪费。 八、盘点 1、办公室协助财务部对公司资产进行定期盘点，便于使用部门和公司领导及时掌握资产现状和使用情况。 2、办公用品每月月末盘点，做到账物相符。 3、办公设施每个季度盘点1次，每年3、6、9、12月月末对所有资产进行盘点，更新办公设施使用情况盘点表。 4、盘点过程中，若发现异常情况应及时调查处理，查明原因，追究责任，挽回损失，并形成书面盘点异常报告。办公设施使用情况盘点表及盘点异常报告经办公室与财务部签名确认后，报公司总经理审核。第2节 电脑管理1、 根据工作性质和需要配置办公电脑，电脑的安装、调试、维护、保养、管理由办公室负责。2、 公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人；养成对重要文件备份的习惯，机密文件需加密管理，妥善保管。3、 尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放，有机密资料的废纸不得二次使用，应用碎纸机粉碎。 四、按操作规范使用电脑，下班离开及时关闭电源；严禁在电脑上装载游戏软件，任何人员工作期间均不得利用公司电脑玩游戏、炒股及从事与工作无关的事情。 第三节 其他 一、报废申请: 办公设施因到使用年限或其它客观原因无法继续使用，使用部门应向办公室提出报废申请或另按实际情况购买。对无使用价值的闲置办公设施，办公室可根据规定申请办理报废；仍可利用的则由办公室提出处理意见，上报有关领导批示后予以处理。 二、本管理规定所涉及的资产、费用的审核和报销流程严格按公司财务管理制度执行。 三、本管理规定所涉及的表格详见附件，自2014年12月5日起试行。 2014年12月5日 序号物资名称及规格数量预计单价预计金额用途金额大写：￥：部门领导意见：分管领导意见:总经理审批：董事长批示：办公设施（用品）采购申请单申请部门： 申请人： 年 月 日 备注：每月1-5日或25-30日提出购买需求。序号物品名称及规格数量预计单价预计金额用途12345678金额大写：￥：部门领导意见：分管领导意见:总经理审批：董事长批示：办公设施（用品）采购申请单 申请部门： 申请人： 年 月 日 备注：每月1-5日或25-30日提出购买需求。办公设施维修保养登记表设备名称：使用部门：使用人：设备购置和使用时间：时间维修项目耗材名称单价总费用申请人审批人备注 备注：使用部门提出维修计划并填写此表，经办公室核实并确认费用，分管领导审核后维修或维护，300元以上维修费用报总经理批准。办公设施（用品）领用登记表部门：日期品名规格数量领用部门领用人签收备注办公设施使用情况盘点表 年 月 日日期品名规格数量使用部门使用人签收备注 盘点人： 审核人： 审批人：名片印刷申请表年 月 日申请人部