ERP-FI-AP03采购结算流程-V1(DOC).doc

农夫山泉股份有限公司农夫山泉股份有限公司 企业资源规划 ERP 项目 最终用户操作手册最终用户操作手册 采购结算流程采购结算流程 作 者 颜明 修改者 时 间 2004 年 05 月 18 日 时 间 版 本 V1 版 本 文档编号 ERP FI AP03 V1 IBM ConfidentialPage 2 of 172020 3 4 文档控制文档控制 文档名称文档名称采购结算用户操作手册采购结算用户操作手册 文档代码文档代码ERP FI AP03 V1 文档描述文档描述 描述如何在系统中处理收到供应商发票 对描述如何在系统中处理收到供应商发票 对 供应商进行付款清帐的业务处理 供应商进行付款清帐的业务处理 版本信息版本信息 修改日期修改日期版本版本描述描述作者作者 2004 05 18 V1 创建颜明 IBM ConfidentialPage 3 of 172020 3 4 目录目录 1流程描述和注意事项流程描述和注意事项 4 1 1流程描述 4 1 2注意事项 4 2系统操作系统操作 5 2 1发票校验 5 2 2应付账款 其它应付账款 付款清帐 标准清帐 7 2 3应付账款 其它应付账款 付款清帐 部分支付 9 2 4应付账款 其它应付账款 付款清帐 剩余项目 11 2 5开具应付票据 13 2 6应付票据到期付款 15 IBM ConfidentialPage 4 of 172020 3 4 1 流程描述和注意事项 1 1流程描述 采购部门在系统内制作采购订单 根据实际的收货情况对订单进行收货处理 当供应商发票到的时候 采购部门将发票递交财务部进行发票校验 发票校验无误后 确认过账生 成相应应付账款凭证 财务部确认该发票是否存在预付款 如存在预付款 则对比该供应商的预付款和发票金额 若预付 款正好等于发票金额时进行标准清账处理 流程结束 若预付款大于发票时进行部分清账处理 并等收 到不足发票后 进行标准清账处理 若预付款小于发票则先进行部分清账处理 之后将剩余欠款转到付 款审批流程 资金管理流程 最后当货款付清后 进行标准清账处理 流程结束 如不存在预付款 则进入付款审批流程 资金管理流程 若付款额小于发票额 做部分付款清账处 理 等余款付清后 做付款清账处理 若付款等于发票额则进行付款清账处理 流程结束 1 2注意事项 IBM ConfidentialPage 5 of 172020 3 4 2 系统操作 2 1发票校验 操作时点 操作时点 财务部门收到发票时 操作部门操作部门 人员 人员 财务部门 范例 范例 收到供应商上海紫江包装有限公司开来的增值税票 对应的采购订单号是 4500000066 和 4500000069 操作步骤 操作步骤 步骤菜单路径事务代码路径图 0 后勤 物料管理 后勤发票校验 凭证输入 输入发票 MIRO IBM ConfidentialPage 6 of 172020 3 4 步骤字段名称字段说明输入示例 发票日期发票的日期 2004 05 17 记账日期记账的日期 2004 05 17 金额发票的含税金额总计 234000 计算税额若是涉及含进行税等 需要点计算税额 生成凭 证时 系统会自动生成进项税 若不涉及 如直 接进办公费的 则不需点此项目 X 文本摘要 1 采购订单号输入与发票对应的采购订单号 若有多张采购订 单相对应此发票 请点击 4500000066 4500000069 输入上述信息后回车 若有预付款 系统会给出提示信息 步骤字段名称操作说明输入示例 2 基线日期用于到期日计算的基准日期 2004 05 17 点击 可查询和该公司往来的历史记录 双击采购订单可以查询该订单的历 史情况 包括预付款情况 已开发票情况 收货情况 IBM ConfidentialPage 7 of 172020 3 4 2 2应 付账款 其它应付账款 付款清帐 标准清帐 操作时点 操作时点 财务部门对供应商付款时 操作部门操作部门 人员 人员 财务部门 范例 范例 对代码为 6000015 的供应商进行支付货款 且支付货款金额和要核销的发票金额一致均为 10000 操作步骤 操作步骤 步骤菜单路径事务代码路径图 步骤字段名称操作说明输入示例 3 点击返回主界面 并双击采购订单可以查询该订单的历史情况 包括预付款情况 已开发票情况 收货情况 步骤字段名称操作说明输入示例 4 查询确认发票无误后 点击返回主界面 点击 保存凭证 IBM ConfidentialPage 8 of 172020 3 4 步骤菜单路径事务代码路径图 0 会计 财务会计 应付账款 凭 证输入 付款 F 53 步骤字段名称字段说明输入示例 凭证日期业务发生日期 2004 05 13 记账日期记账的日期 2004 05 13 凭证类型KZ 供应商支付 KZ 过帐期间记账的月份 5 货币 汇率一般为 RMB 人民币 若为外币还要填写汇率 RMB 凭证抬头文本摘要支付应付款 银行帐户支付款项的现金或银行存款科目 1001000000 金额支付金额 10000 供应商帐户供应商代码 600015 帐户类型供应商类型 K 1 标准未清项标准的未清项目 X 输入上述信息后 点击 按钮 IBM ConfidentialPage 9 of 172020 3 4 2 3应 付 账 款 其它应付账款 付款清帐 部分支付 操作时点 操作时点 财务部门对供应商付款时 操作部门操作部门 人员 人员 财务部门 范例 范例 对代码为 6000015 的供应商进行支付货款 且支付货款金额和要核销的发票金额不一致 进行部 分支付 操作步骤 操作步骤 步骤菜单路径事务代码路径图 步骤字段名称字段说明输入示例 2 RMB 总额要冲销的发票金额 点击将所有项目全部选中 点击让所有项目不被激活 点击 选中要冲销的项目 点击 激活 检查簿记差别是否已为空 确认 点击 保存凭证 IBM ConfidentialPage 10 of 172020 3 4 步骤菜单路径事务代码路径图 0 会计 财务会计 应付账款 凭 证输入 付款 F 53 步骤字段名称字段说明输入示例 凭证日期业务发生日期 2004 05 14 记账日期记账的日期 2004 05 14 凭证类型KZ 供应商支付 KZ 过帐期间记账的月份 5 货币 汇率一般为 RMB 人民币 若为外币还要填写汇率 RMB 凭证抬头文本摘要结算部分货款 银行帐户支付款项的现金或银行存款科目 1001000000 金额支付金额 800 供应商帐户供应商代码 600015 帐户类型供应商类型 K 1 标准未清项标准的未清项目 X 输入上述信息后 点击 按钮 IBM ConfidentialPage 11 of 172020 3 4 2 4应 付 账 款 其它应付账款 付款清帐 剩余项目 操作时点 操作时点 财务部门对供应商付款时 操作部门操作部门 人员 人员 财务部门 范例 范例 对代码为 6000015 的供应商进行支付货款 且支付货款金额和要核销的发票金额不一致 进行部 分支付 操作步骤 操作步骤 步骤菜单路径事务代码路径图 步骤字段名称字段说明输入示例 净值金额要结算的发票金额 2340 2 支付金额要部分支付的金额 800 点击将所有项目全部选中 点击让所有项目不被激活 点击 选中要冲销的项目 点击 激活 双击支付金额栏并检查簿记 差别是否已为空 确认 点击 保存凭证 IBM ConfidentialPage 12 of 172020 3 4 步骤菜单路径事务代码路径图 0 会计 财务会计 应付账款 凭 证输入 付款 F 53 步骤字段名称字段说明输入示例 凭证日期业务发生日期 2004 05 14 记账日期记账的日期 2004 05 14 凭证类型KZ 供应商支付 KZ 过帐期间记账的月份 5 货币 汇率一般为 RMB 人民币 若为外币还要填写汇率 RMB 凭证抬头文本摘要结算部分货款 银行帐户支付款项的现金或银行存款科目 1001000000 金额支付金额 600 供应商帐户供应商代码 600015 帐户类型供应商类型 K 1 标准未清项标准的未清项目 X 输入上述信息后 点击 按钮 IBM ConfidentialPage 13 of 172020 3 4 2 5开 具 应 付票据 操作时点 操作时点 财务部门对供应商开具应付票据时 操作部门操作部门 人员 人员 财务部门 范例 范例 对代码为 6000015 的供应商开具金额为 5000 的应付票据 操作步骤 操作步骤 步骤菜单路径事务代码路径图 步骤字段名称字段说明输入示例 净值金额要结算的发票金额 2340 2 剩余项目支付的金额和净值金额之间的差异数 1740 点击将所有项目全部选中 点击让所有项目不被激活 点击 选中要冲销的项目 点击 激活 双击剩余项目栏并检查簿记 差别是否已为空 确认 点击 保存凭证 IBM ConfidentialPage 14 of 172020 3 4 步骤菜单路径事务代码路径图 0 会计 财务会计 应付账款 汇 票 付款 F 40 步骤字段名称字段说明输入示例 凭证日期业务发生日期 2004 05 14 记账日期记账的日期 2004 05 14 凭证类型KZ 供应商支付 KZ 过帐期间记账的月份 5 货币 汇率一般为 RMB 人民币 若为外币还要填写汇率 RMB 凭证抬头文本摘要开具应付票据 记账码系统默认为 39 39 供应商帐户供应商代码 600015 帐户类型供应商类型 K 1 业务类型系统默认为 W W 输入上述信息后 回车 IBM ConfidentialPage 15 of 172020 3 4 2 6应 付票据到期付款 操作时点 操作时点 应付票据到期实际付款时 操作部门操作部门 人员 人员 财务部门 范例 范例 对代码为 6000015 的供应商开具金额为 5000 的应付票据到期进行支付货款 操作步骤 操作步骤 步骤菜单路径事务代码路径图 步骤字段名称字段说明输入示例 金额汇票金额 500 到期日汇票到期日 2004 06 20 签发日期汇票签发日 2004 04 20 出票人系统翻译问题 应为受票人 系统自动带出 2 受票人系统翻译问题 应为出票人 系统自动带出 输入上述信息后 点击 按钮 步骤字段名称字段说明输入示例 3 从这步开始操作请参看清帐流程操作 IBM ConfidentialPage 16 of 172020 3 4 步骤菜单路径事务代码路径图 0 会计 财务会计 应付账款 付款 过帐 F 53 步骤字段名称字段说明输入示例 凭证日期业务发生日期 2004 05 13 记账日期记账的日期 2004 05 13 凭证类型KZ 供应商支付 KZ 过帐期间记账的月份 5 货币 汇率一般为 RMB 人