公文写作基础知识.doc

一、公文的定义与作用定义：公文是公司为了规范企业内部管理活动和对外联系所形成的具有“法定”效力和规范体式的文书。 集团公司规定的正式公文有7种：通知、报告、请示、决定、通报、批复、函。 公文的作用：公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，落实上级部门的决策、工作部署，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。1、法规作用。2、指导作用。3、互通情报作用。4、宣传教育作用。5、凭证和依据作用。6、现实执行效用。7、解决问题、处理事务的作用。二、公文的分类及适用范围（一）公文的分类1、按公文的用途分正式文件（通用公文）：指内容比较重要、格式完整、眉首套红的公文，有市公司名称加“文件”字样。有七种：通知、报告、请示、决定、通报、批复、函。专用文件：指在一定范围内使用、具有特定文件眉首和处理程序的文件。包括：任免通知、业务通知、传真电报、调度单和调度令、会议纪要、签报。其中签报适用于公司内部下级向上级汇报工作、反映情况和请求指示、批准。2、按公文的来源分3、按发文部门的性质分公司发文 党团发文 工会发文 部门发文 业务通知单4、按公文办理的时间要求分特急公文、紧急公文、一般公文5、按公司的机密程度分机密公文、秘密公文、普通公文6、按公文的行文方向分公司对上发文、公司对下发文（二）公文的适用范围1、正式文件适用范围：通知：适用于发布企业内部规章；转发上级机关和不相隶属单位的公文；批转下属单位的公文；要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。请示：适用于向上级机关请示指示、批准。报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况；提出意见或者建议；答复上级机关的询问。决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。批复：适用于答复下属单位请示事项。函：适用于不相隶属单位相互商洽工作、询问和答复问题；向有关同级主管单位或部门请示批准等。2、专用文件的适用范围：任免通知：公司直接管理的领导者的任免、离休、退休。业务通知：适用于市公司职能管理部门在公司授权的职责范围内就某一具体业务的实施下达任务、进行部署。传真电报：传真电报仅用于公司或部门紧急事项的上报或下达时使用。无部门文件或业务通知的单位，对不适合用公司文件向下交办的事项，可使用传真电报方式。调度单和调度令：调度单主要适用于公司网络和业务管理部门进行日常的电路、设备和业务的调度。调度单直接向下属部门下达。调度令适用于公司在紧急、重要的情况下，对限期完成的事项进行指令性调度。调度令下达至公司下属单位，各单位必须无条件执行。会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定的事项，暂规定市公司领导以公司名义组织召开的重要会议设立会议纪要。签报:适用于市公司内部下级向上级汇报工作、反映情况和请求指示、批准。3、公司发文及部门发文的选择。凡公司范围内的重大事项，以公司文件行文。包括正式文件、会议纪要、传真电报或公司领导签名的文本等。什么情况下选择公司发文：执行范围、职责范围、是否为制度类等。市公司授权职能部门职责范围内的常规性事项，以及可以以部门名义办理的事项，以部门文件行文。包括正式常用文件、业务通知、传真电报等。三、公文管理依据及职责分工管理依据：1、秦皇岛市分公司公文处理办法。 2、关于规范公文主送（抄送）单位简称的通知 3、转发省公司关于印发河北省分公司规范性文件管理办法的通知4、关于转发集团公司常用公文参考模板的通知5、关于进一步规范公文管理的通知综合20077号职责分工：（一）拟稿人责任：对该公文质量和内容负有直接责任，负责该文件流转过程的督办。（1）情况属实：对文件中所包含的信息要准确表述，包括事实、数据的准确和对事物的性质、范围及程度用词恰当。（2）观点明确：拟稿人在文件中必须明确表达自己的观点，不能含糊其辞。（3）层次分明：凡与主题密切相关的部分是公文叙述的重点，要重点突出，与主题关系不大的部分则概括叙述，无关部分则予省略。（4）公文中所提出的工作方法、指导意见，应从实际出发，具有可操作性。提出的工作要求，要尽可能明确责任部门及时限要求。时限要求要合理，考虑公文形成过程时间和执行时间。3、按行文规范起草公文。四、公文行文规则为确保公文迅速而准确地传递，避免行文紊乱，约定了控制行文及行文方向、行文方式的有关规定。（一）不越级行文下级公司不能越级上报公文。原则上对下级单位的“请示”类文件应以“批复”类文件答复。“请示”类公文一般只写一个主送单位，若需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。（二）职能部室之间不行文，也不能联合行文，可以通过会签的形式行文。公司发文内容涉及两个或多个部门时，应由拟文部门在发文前主动同相关部门进行沟通，正式行文时送相关部门会签。凡公司部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自行文。（三）控制发文数量（四）选准文种和模板（五）注意行文常规1、正确选择主送单位。主送单位是需要落实或办理公文内容的单位，对上行文为：中国联合网络通信有限公司河北省分公司，对下行文为：从选项中选或涉及的相关具体部门。2、人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日。引用公文，先引标题，后引发文字号，前者加书名号，后者加圆括号。如：关于印发秦皇岛市分公司规章制度的通知（秦皇岛联通200918号），文件中公司各部门名称必须使用全称，且必须正确。此外，姓名一定要正确。例：原：根据省公司冀联移网网建传20095号文件要求，改后：根据省公司关于尽快制定本年度GSM建设方案的通知（冀联移网网建传20095号）文件要求，3、必须使用国家法定计量单位。4、公文中的数字，除成文时间、结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句等作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字。5、公文中结构层次序数的写法符合排列规范。一般按下列顺序排列：第一层为：“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。如果是两层第一层为：“一、”，第二层为“1.”。6、使用简称时，一般应先用全称，然后注明简称并加圆括号，或者用规范化简称。公文中的外国人名和机构名称，一律先写中文，然后写外文并加圆括号。7、通过OA系统办理的公文，排版要规范，正文字体（图表除外）须选用“仿宋、三号”；标题使用“宋体、二号”。8、正确使用标点符号。 结尾一般用逗号和句号，尽量避免感叹号和问号。 不规范示例：“请审阅！” “妥否？请批示！”五、OA公文处理步骤与流程（一）发文处理单的填写1、选择发文类别。2、填写发文标题。3、填写主题词。4、选择发文模版。关于准确选择发文模板：以公司发文为例：一是应准确选择上市、存续模板；二是应区分对上级行文、下级行文模板；注意：对上级行文请示要在正文中留下联系人姓名，电话等；三是应准确选择套红文件模板、传真电报。注意：传真电报一般适用于事务性工作或临时性工作。拟稿人不得破坏公文模板，特别是文号、签发人、签发日期、主抄送单位等。5、核定密级。关于准确选择密级：只能选择秘密，机密公文不上网运转。6、核定紧急程度。关于准确选择紧急程度：紧急公文应当标明紧急程度，如“特急”、“急件”。特急件的确认，应以公司领导签字为准。注意：紧急程度是公文内容的紧急程度，而并非是公文运转签批过程的紧急程度。7、填写主送、抄送。关于准确选择主、抄送单位：公文应标明主送(抄送)单位全称或规范化简称。注意：公文处理单中主抄送单位为系统默认发送单位，如处理单中不添加，该文件将无法送达相关单位。特别是公司发文，一定要将本部门作为首选抄送单位。关于抄送单位，当起草公司发文时，拟稿部门、会签部门及其他公文需要送达的相关单位应列为抄送单位，其中拟稿部门排在市公司相关部门的第一位，其他部门依次按下表中排序排列； 8、确定是否填写抄报单位。抄报一般为抄报上级单位。9、确定会是否需要会签。关于准确选择会签部门：公文内容如涉及相关部门管理职责或工作分工应将该部门选为会签部门。10、审核附件名称。（二）公文处理单上附件名称、附件页数的填写1、印发规定、办法、细则、方案等，被印发内容即是正件。被转发的文件也是正件。但是为适应电子发文需要，防止转发（印发）文件及相关附件的遗漏，如需将转发文件正文及转发（印发）文件相关附件作为电子附件上载时，按照“附件列表”的顺序在公文处理单上“附件名称”栏目中列出所附电子文件顺序及名称（公文正文中系统自动导入的“附件名称”综合部核稿会负责删除）。注意：这个问题容易混淆，其实需要理清三个概念上的关系，一是公文附件名称的概念，二是公文处理单上附件名称的概念，三是附件列表中拟稿人上载的电子附件名称的概念。需要特别强调的是一定要保持“电子附件中附件名称”与公文处理单上“附件名称”保持一致。要求拟稿人务必保持公文处理单附件列表和附件名称一致、排序一致。2、公文如有附件，应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。并应在电子附件文本中左上角第一行顶格标识“附件（或带序号）”示例见公文模板。3、拟稿人应填写附件页数。如有多个附件，应填写全部附件的合计页数。4、附件书写规范单个附件：附件：多个附件：附件：1、 2、 3、错：附件一、 附件二、附件三、（三）发文流程1、公司发文程序：拟稿审稿会签核稿审核签发登记、编号、盖印发布归档。2、部门发文程序：拟稿部门领导签发核稿登记、编号盖印、发布 归档。3、业务通知发文程序：拟稿部门领导签发发布 归档六、公文写作（一）标题的写作标题：标题的主要目的之一就是标意，即用简短、概括的语句把一份文件的主要内容准确、完整的表现出来，使人一看便知道是一份关于什么问题的文件。完整的标题包括三个要素：发文部门名称、公文主题和文种三部分。标题应避免重复用语和文种名连用，可省略发文单位名称；除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。部门或单位名称必须用法定的全称或通用的简称。公文标题是对文件内容的高度浓缩和概括，是标题拟定中技术性最强的环节之一。通知是运用最为广泛的下行文，也是我们实际工作中最常用的文种。通知适用于发布企业内部规章；转发上级机关和不相隶属单位的公文；批转下属单位的公文；要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。主要分为：转发通知、传达通知和任免通知。“通知”类公文一般分指示性通知、印发（或转发）性通知，会议性通知。1、指示性通知一般先写“为（指通知的原因或目的），做如下通知：”，以后再写具体的通知事项。（目的之前也可以进行简要情况介绍。）关于下达项目计划任务书的通知原因（或目的）写两三句话即可，如果通知内容比较少，可以不写原因和目的，直接写通知的内容，并可一段到底。如果内容较多，通常采用条款式写法，每段前加序数号。指示性：关于做好防汛通信保障工作的通知2、印发（或转发）性通知印发文件时，一般写成“为目的，公司制定了 ，现印发你们，请结合实际情况认真贯彻落实”。转发文件时，一般写成“现将省公司 （文号）转发你们，请结合实际情况认真贯彻落实”如需简单说明一些问题，在“请结合实际情况执行”的后面，加上“并将有关问题明确如下”一句话，具体事项用条款式写法。印发、转发文件时，被印发、转发的文件即是正文，不能称附件，正文之后无需标注“附件”，但被印发、转发的文件需要另起一页打印。发布性：关于印发秦皇岛市分公司规章制度的通知转发性：转发省公司关于印发建设市场管理办法的通知公文模板：关于印发规定的通知（主送单位）：为了（目的），根据（依据），我们制定了规定，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。贯彻执行中有何问题，请及时反馈。（印章）年月日例：转发（上级单位）关于的通知，错：“转发（上级单位）关于的通知的通知”。关于转发省公司关于印发规定的通知(错)转发省公司关于印发规定的通知（正确）注意：市公司不能直接转发集团公司的文件，应以下列方式转发：转发省公司关于集团公司印发规定的通知3、会议通知事务性：关于召开会议的通知格式：为了（主要指目的），公司定于 月 日在 召开 会议。会议主要内容是：。现将有关事项通知如下：一、参加人员二、参会地点三、 会议议程注意：会议通知中应对参加人员尤其是公司领导进行明确。抄送单位应有这些单位。会议通知要写明会议需要议定的各项事项，包括会议召开的目的、起止时间、地点（包括具体的会议召开地点）、讨论事项、议程、参加人员的要求，需要准备的会议材料、主办单位及联系人、联系电话、交通食宿等内容。如有发言单位，可在公文中写明，也可事先通知。（三）请示的写作请示是下级向上级或业务主管部门请示某项工作中的问题，明确某项政策界限，审核批准某事项时使用的请示性的上行公文。请求上级对某一问题的处理或某项工作的处理给予指示或者批准是请示的两项基本功用。常用的请示有：请求批准的请示、解答性请示、请求指示的请示、批转性请示、请求解决问题的请示。注意：请示与报告的最大区别在于，请示需要上级答复，做出决定。而报告上级可答复，也可不答复。请示要简明扼要说明请示理由，需要上级解决什么问题。要一事一议。报告中不要夹杂一项或多项请示事项。1、“请示”类公文要理由充足、依据充分，道理要讲透。2、“请示”要一文一事，不能几个事情一起请示，以免影响请示事项的及时答复。需要同时抄送其他单位的，应当用抄送形式，但不能抄送其下级机关。每份请示应明确一个主送单位，不搞多头请示或越级请示。3、“请示”类公文结尾固定格式，在正文之后另起一行，写“妥否，请批示”。如发文文种为“请示”，须在落款（即发文单位名称）下一行起，空两格，填写“联系人：*，联系电话：*”。（4）对对方单位一般尊称为“贵部”、“贵委”、“贵局”。请示模板：（单位）关于问题的请示（主送单位）：近日，（在某项工作进行中遇到问题）。现将有关问题请示如下：一、（有关情况）。二、（遇到的问题）。三、（请示内容，即恳请上级单位对问题作出指示）。妥否，请批示。联系人：联系电话：（印章）年月日（四）报告的写作报告适用于向上级汇报工作；反映情况；提出意见或者建议；答复上级的寻问。可分为：汇报工作的报告、反映情况报告、答复询问报告三种。“报告”中不得夹带请示事项。“报告”类公文固定格式，在正文之后另起一行，可以写“特此报告”，也可以不写。例：汇报性：关于工程竣工的报告反映性：关于地区发生通信阻断的报告关于公司码号调整方案的报告关于公司严重违规经营的报告关于调整互联网业务资费的报告以往用请示，现在只需报备注意：“汇报”不是文种，向上级汇报一般只主送一个单位报告模板：（单位）关于有关情况的报告（主送单位）：根据要求（或根据批示精神，或根据转来的要求），我们对情况进行了认真研究（或我们对问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：一、（事件的过程、原因等）。二、（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。三、（下一步拟采取的措