Office 2000基本操作知识.doc

三、Office 2000基本操作知识Office 2000是由微软公司开发的一套办公处理系统，早期的Office仅包含了Word文字处理系统，它又起源于最初的WordStar文字处理软件，现在已逐步发展为涵盖有文字处理Word、网页制作FrontPage、数据库管理Access、表格处理Excel、幻灯片制作PowerPoint。由于它的开发商和操作系统是同一家公司，因此，它与操作系统Windows的衔接优于WPS Office，在WPS中处理大于20页、30多页、甚至100多页时往往会产生一个死机问题（内存错误）。但是，由于它的开发商是美国人，在中文文章、文字的习惯处理上又比WPS逊色，如稿纸处理方面；它的网页制作虽然比较方便、直观，但功能上比Macromedia公司的Dreamweaver逊色很多。这里，我们仅仅对微软的Office 2000作一些简单的使用上的介绍。Office的几个处理模块可以在开始菜单中找到：新建或打开Office文档是指所有的Office 2000各功能模块支持的用户文件，点击开始菜单中的“新建Office文档”允许你选择一个模板，你可以按模板的提示轻松地建立你所需要的文档格式，也允许你将现有的Office 文档作为一个模板来保存，以方便今后的工作。（一） Word 20001.1Word2000界面介绍 点击Word图标进入Word 2000文字编辑处理，出现如下界面：首先，必须明确的几个概念：页面的上、下、左、右边距；页眉区、页脚区（可在菜单栏上的“文件”之“页面设置”中进行）；行间距、字间距（可在菜单栏上的“格式”之“段落”和“字体”中进行）；标题栏、菜单栏、常用工具栏、格式工具栏、表格工具栏、绘图工具栏；标尺、滚动条；视图切换钮。当你的鼠标箭头移至某个图标时稍作停顿，屏幕会自动出现该图标的简要功能说明，这里不作详细解释。其中：菜单栏中每一项菜单项文字的右边均有一个代表该功能的字母，可按“Alt+字母”以快捷方式进入菜单（当鼠标不起作用时，该方式便十分有效）。常用工具栏、格式工具栏、表格工具栏、绘图工具栏等图标按扭的显示可从菜单栏上“视图”之“工具栏”中进行选择设置：“”表示选中，选中的工具栏可以使用鼠标移动（拖）至界面合适的位置（将光标锁定在处，当出现移动符时，便可移动工具栏条）。1.2页面的设置在你输入文字前，一般最好先对页面进行设置，包括纸张的大小、页边距、页眉、页脚、装订线、每页的行数、每行的字符数、字体及字体大小等，点击菜单栏中的“页面设置”，进入页面设置对话框，分页边距、纸型、纸张来源、版式、文档网格共5页：如果你欲调整某一页以后的页面属性，可从对话框右下方的“应用于”栏中选择，根据你的需要调整上面对话框中的相关数据。其中“文档网格”页中可以调整每行的字符数（1个汉字占2个字符）、每页行数等：对于你的调整可在对话框的右面“预览”框中察看（仅仅是初步）。1.2字体和段落的设置 如果你的Windows系统中安装了多种字体，在Office 2000中均能调用，可在字体中选择你所需要的字体及字号，如果你的文档供别的计算机调用，尽可能选择大众化的字体，中文一般选择宋体、字号为四或五号（共有初号至8号），西文字号的选择为5-72号，你还可以在字号处自由输入需要的字号大小数值以满足整页纸张的大小尺寸、甚至比纸张更大（拼页）： 字体对话框中还可以选择文字的效果以满足不同的需要，并在预览框中查看预设效果。上述对话框的“文字效果”页更允许你添加一些文字花饰效果，但并不实用，一般不建议采用。因为你若需要设计文字美术花样可选择图象处理软件如Photoshop、PhotoImpack、PhotoExpress等，用它们来设计会使你变得更轻松、花样更多、效果更佳，这里不再赘述。段落的设置可以在页面设置中预先设定，也可以在你选择了某段文字或整页文字后点击菜单栏之“格式”中的“段落”选项进入：在前面的Word界面介绍中我们已经明确行距、字符间距二个概念，Word默认值为“单倍行距”，它能根据你的字号大小、插图尺寸自动调节行距，当你需要调节文字的行距时，你可以在“行距”选择框中选“固定值”，一般为22-25，这个数值的计量单位是英制“磅”，并在预览中粗略地查看效果。在标尺中有三个箭头图形标记：左缩进、右缩进、首行缩进，当你在段落对话框中设置了这些值以后，这三个标记会自动调节。提醒：请不要随意调节这三个标记，以免改变你的文字排版样式，一般在最初的页面设置中设定后无需再更改，只有当你需要对文档的某一页、某一段作特别要求时才进行调节。请看清对话框中的文字说明，当你不清楚这些文字的说明含义时，可先作适当的尝试，如属理解错误导致误操作或误设置，可在菜单栏之“编辑”中选“撤消”钮 ，但你的“保存”动作无法通过撤消来恢复原来的文档。当你的页面中出现只显示文字、图象的某一部分或一半时，说明你选择了错误的行距值，你可以对这些文字、图象选择“单倍行距”或“固定值”的某一适当值以实现完整显示。1.3Word的插入菜单现在的排版软件基本上都能做到所见即所得，就是说桌面上（屏幕上）的排版样式、效果便是你的输出样式、效果，比较直观。在你的页面中Word允许通过插入方式实现页码、日期、时间、批注、脚注、尾注、题注等，还可以插入图片、文件（文档）、书签甚至是超链接：1.31一般性的插入部件一般性的插入十分简单和方便，只需你将光标移至将插入的位置，然后，点击调出上述插入菜单，选择需插入的项目即可。但是，插入后可能因插入对象的尺寸大小而导致行距的变化，使你的版面变得很十分难看，此时，必须通过“格式”的调整、“绘图工具”栏中的工具或变某些大号文字作为“文本框”来插入，以作适当的调节（因为“文本框”、“绘图”是通过层面方法实现），这种调节相当有限，因为Word不是一个图形界面处理软件，它无法做到任意位置的插入、排版、调节，较好的办法是通过Web页（网页）来处理，待以后讲述。1.32特殊部件的插入插入“域”：“域”是个十分抽象和复杂的概念，如果你编制过软件可能有所体会，在某个位置上插入了“域”，相当于插入一段程序（或控件），而你又可以调整这段程序的某些参数，使之“域”符合你的设计和要求。当你设计文档模板时，“域”是个十分有效的部件（控件），如日期戳，它能根据计算机的当前日期按预设“域”的格式自动变更日期显示；又如表格、文档中的数值计算公式、自动的打印操作等。插入“文本框”：它是一个文本输入框，点击插入文本框之后，鼠标形状将变为十字花，此时，可以移动鼠标十字花至某个适当位置，根据实际需要调节文本框的大小，然后，在框内输入相应文字。如起诉书的“副本”二字可利用“文本框”输入并安放在起诉书首页的右上方某个自由位置。插入“对象”：“对象”也是个比较抽象而广泛的概念，简单地说“对象”可以是其他应用软件编制的一段程序、图象、动画等，“对象”也可以是一段多媒体活动图象、声音，甚至是某个播放器、编辑器等等。如果你是高级用户或编辑高级多功能文档可作一尝试。插入“书签”：“书签”也是个比较难理解的概念，建立一个书签，目的是为了方便文档中的某些链接、跳转，如目录的引用，当你点击目录的某一章、节后会自动跳转至对应的章、节文字，使文档的阅读变得十分快速、方便，常用于说明书、帮助文件的编辑、Word文档向PDF文件的转换、网页的制作等。给书签起名时尽可能规范，如第二章第4节中的第1小节，可起为“z241”，以方便以后链接、调用。插入“超链接”：“超链接”是网页制作中的一个概念，当你浏览网页，点击某段标题文字或某个图象时会自动转入相应的网页或网站，实际上就是通过超链接实现，网页中的文本.Html称超文本，而InterNet Explorer是一个超文本浏览器或Html语言解释器。选中一段文字（文字颜色变黑）或图象，点击鼠标右键在弹出的菜单中选“超级链接”，输入超链接文件位置和名称，超链接的目标文件可以是另一Office文档、图象文件、多媒体文件，甚至是某个可执行文件等。上述是“插入超级链接”对话框，可用鼠标点击选择框内的某个对象或按扭。1.4工具菜单简介在Word工具菜单中有很多菜单项，但常用有“自定义”和“选项”，实际上与“视图”菜单中的“工具栏”选项有所交叉、重复，前面已经讲解的内容这里不再赘述，“选项”对话框有：视图、常规、编辑、打印、保存、拼写和语法、用户信息、中文版式、文件位置、兼容性、修订共11页（如下图），它们主要是对一些通用排版规则、参数进行设置，而且，一旦设置保存（确定）以后，只要不去更改它们将始终有效，因此，一般建议初次使用时便完成这些设置，如用户信息、自动保存时间间隔、是否保留备份（建议）等等。提醒：当别的计算机上的文档在你的机器上无法打开时，可尝试修改“用户信息”，因为Office文档有相关的用户版权保护，方法是鼠标右键点击该文档文件名，选“属性”、选“摘要”页，其中有该文档的用户信息，将它们更改为你的用户信息、计算机名。为了保护你的文档，在“保存”页（或在“工具”菜单中的“保护文档”选项）中可以对文档设置权限密码（请记住你的密码），对那些不再更改的文档，可选择“以只读方式打开”以保护你的文档内容。1.5编辑菜单简介Word是一个文档编辑界面软件，同样具有剪切、复制、粘贴、查找与替换、定位等常用功能。当你欲将一段文字或一幅图象移至另一位置时可以采用剪切、粘贴来实现，同样可以通过复制、粘贴完成一段文字的拷贝，Word提供了复制、粘贴的自动跟踪，此时，界面上会出现小的对话框，允许你一次复制多次粘贴或多个复制选择其中一个粘贴，十分方便。你还可以通过关键词（需要查找的、连续的某几个字符）查找并替换它们,替换时可以选择全部、部分、选择性替换（替换为“空”即删除），遇到无法输入的控制符（特殊符号，如段落标记回车符）可从“查找和替换”对话框中的“高级”按扭之“特殊符号”提取：总之，在上述对话框中尽可能看清一些选项、功能键按扭及文字说明，定位也一样，定位的目的是为了使编辑光标定在某个你需要的位置，如定位至某个书签所在位置。提醒：当你从别的文档或网页上内容复制后，需粘贴到你的文档中时，由于复制对象存在某种格式（如：边框），此时，你可以采用“选择性粘贴”，并选择“无格式”以去除不需要的格式。1.6表格的建立和修改表格的含义在这里比较广泛，通常所指的表格仅仅是一种类型，实际上Word中的表格和Excel中的表格是可以互换的（甚至可以和Access数据库进行转换），当然这种互换（转换）有一定的限制，如表格中的斜线部分无法转换，数字可能被当作字符处理（必须明确“数值”和“数字字符”的含义，数值可用于计算，而“数字字符”就象中文字符一样仅作字符处理，不能用于计算，只有当你明确地表明（或定义）这些“数字字符”为数值时（中文全角数字字符除外），才可能用作计算）。在你建立表格前，建议将表格工具栏调至界面（方法如前述）以方便你对表格的处理。1.61创建表格 表格的创建有多种方式：绘制和插入表格，可以从菜单中选择或从表格工具栏中直接点击图标。采用绘制方式建立表格时允许你选择线条格式及线条的厚度、颜色；采用插入表格方式比较简单，只需输入将建立的表格的列数、行数，还可以选择一个现有表格模板（自动套用格式）：1.62表格的编辑对表格的单元格、行和列可以拆分、合并、复制、粘贴、剪切、删除、排序、表格中的数值求和计算等（如你欲进行复杂的排序与计算，建议选择插入Excel表格），单元格、行和列的拆分、合并、复制、粘贴、剪切、删除、排序必须首先选中该单元格、行和列，然后才能对其进行操作，删除可用擦除工具选取，选中的表格线即为删除。例： ABABCDEFAB1256.23195.60367.8086.95312.381218.96AB2167.89AB3518.03AB41053.72 在上面的表格中输入1行、1列数值并进行简单的求和计算，当光标定位在需求和处输入公式(表格菜单栏中): 函数返回ABS(x)数字或算式的绝对值（无论该值实际上是正还是负，均取正值）。AND(x,y)如果逻辑表达式 x 和 y 的值均为true，那么取值为 1；如果这两个表达式中有一个的值 false，那么取值为 0。AVERAGE( )一组值的平均值。COUNT( )一组值的个数。DEFINED(x)如果表达式 x 是合法的，那么取值为 1（true）；如果该表达式不能计算，那么取值为 0（false）。FALSE0（零）。INT(x)对值或算式 x 取整。MIN( )取一组数中的最小值。MAX( )取一组数中的最大值。MOD(x,y)值 x 被值 y 整除后的余数。NOT(x)如果逻辑表达式 x 的值为 true，那么取值为 0 （零）（false）；如果该逻辑表达式的值为为 false，那么取值 1 （true）。OR(x,y)如果逻辑表达式 x 和 y 中的任意一个或两个的值为 true，那么取值为 1（true）；如果两者的值都为 false，那么取值为 0（零）（false）。PRODUCT( )一组值的乘积。例如，函数 = PRODUCT (1,3,7,9) 返回的值为 189。ROUND(x,y)将数值 x 舍入到由 y 指定的小数位数。 x 可以是数字或算式的结果。SIGN(x)如果 x 是正数，那么取值为 1；如果 x 是负数，那么取值为 -1。SUM( )一组数或算式的总和。TRUE1。注意以上函数可接受对表格单元的引用作参数：AVERAGE()、COUNT()、MAX()、MIN()、PRODUCT() 和 SUM()上述的函数也可以应用于“域”中，详细参数可查阅帮助文件。在公式对话框中出现Sum(LEFT)或Sum(ABOVE)分别指“该行从公式处左端开始求和”和“该列从公式处上方开始求和”。注意：如果改变了表格中的某些数值需重新计算时，可在公式处点击鼠标右键，弹出的菜单中选“更新域”计算结果便自动更新。1.7绘图工具介绍Word支持一些简单的绘图，尤其是在作框图、流程图时，绘图工具栏的“自选图形”均能提供，在图片工具中还能实现初步的文字环绕效果、裁剪、亮度、对比度的调节等，这些图画、图片工具可从“视图”菜单的“工具”项中调出。例如：在文中的某个位置插入一幅图片，裁剪该幅图片使之为合适大小，然后，点击图片工具中的“文字环绕”，查看效果，此时，可对图片作一些微调，直到满意为止。可惜的是只能在同一段内文字进行图、文的环绕，比专业排版软件逊色很多。(二)Excel2000简介Excel是一个简单的表格数据处理软件，其中引入了数据库操作的一些概念和功能，并根据表内数据产生一些功能图表(柱形图、饼图、折线图等)，使数据变得图形化、直观化。下面是进入Excel的初始界面：其中：编辑公式等号左边的“G2”表示第G列、第2行（当前光标所在位置），从上图中可以看出Excel的基本界面与Word的界面相差无几，界面上的工具栏仍在“视图”菜单中调出，调用方式不再详述。2.1数据的编辑 在Excel工作表区内允许同时建立多张表格，建议相关内容的表尽可能建立在同一工作区中以方便查询、计算、汇总，工作表的列分别以A、B、C、D表示，行分别以1、2、3、4表示，这样形成一张二维表，其中的单元格数据的表达式将是唯一的，如“D3”表示第D列、第3行，一般表格的首行、首列为主栏、宾栏(即中文标题)，其它才是数据区，点击数据区单元格，当出现双框和光标时可输入数据，对单元格数据还能设置“有效性”检查（即限定某单元格数据的范围，如该单元格定义为日期），如该单元格是存放汇总求和数据时，可点击“”图标以自动插入求和公式，在公式编辑处还可以修改公式，例：主栏宾栏 2.2公式的输入、编辑Excel的公式实际上以函数为基础的，函数的格式一般为： 函数名（参数1，参数2或条件，参数3）其中的参数是由单元格元素及运算符组成的表达式，例如： Sumif(A2:A26,A32,B2:B26)这是一个附条件求和公式，在（单元格）A2至A26范围内查找满足条件（单元格）A32的记录，并对对应的（单元格）B2至B26求和。Excel中有许许多多的函数，详细可查阅帮助文件，但只能是慢慢体会，通过尝试才能真正理解，实践是最好的办法（计算机是一门实践性很强的知识课程）。2.3工作表数据图形化 Excel的最大优点是能自动将表中的某行或某列数据转化为直观的图形，包括柱形图、折线图、饼图等，形成的图可以进行任意的复制贺粘贴，方法是：选中工作表中需作图的行或列，然后，点击“图表向导”，选择需要的图表种类和样式（看清对话框中的说明和图形预览样式）。例如对上述Excel表格的AB1行作柱形图，然后，复制该图并粘贴如下：上述图表的框线、颜色、文字说明可根据需要作调整使之满足你的要求，或作为图像做进一步编辑，这里不再赘述。（三）FrontPage网页制作简介随着Internet的发展，许多软件都支持Web页的制作和操作，这似乎是一种大的趋势，尤其是采用数据库来制作动态的网页，大大提高了网页的管理和更新效率（动态网页管理系统实际上是一个数据库应用软件，只是支持Web方式或以Web界面方式进行操作），Microsoft Office 2000也提供了网页制作工具FrontPage，虽然它比Dreamwave逊色，但却是个十分好用、结构清晰的网页制作工具，你可以从建立只有一页网页的网站开始，以后逐步添加、壮大，而所有这些“页”是通过“超链接”实现相互调用的。FrontPage还提供了一些模板调用，这第1页也往往称为主页，一般命名为“Index.html”，以后建立的子页都链接在主页下面，就象一棵庞大的树（也是典型的树结构），分树根和枝叶，只是树根在上、枝叶在下。3.1FrontPage界面介绍Frontpage的界面基本上与Word界面也差不多，只是多了左边的视图区以方便网页的链接、导航，界面的左下角分普通、HTML、预览共3页，一般在“普通”页界面上进行网页编辑比较直观，如果你十分熟悉HTML语言和JAVA语言也可以在“HTML”页中进行网页编辑、修改，它实际是该网页的源程序（真正保存为.Html文件的内容），而Internet Explorer仅仅是一个HTML源程序的解释器（俗称浏览器）,而预览能展示你制作的实际效果。提醒：在网页制作中，格式工具栏中尽可能采用“默认”字体或宋体和“普通”字号或10、12号字及800x600分辨率，否者，可能导致别人无法浏览你制作的网页！3.2建立新网站在菜单中选择“文件”、“新建”、“网站”，这是你第一次建立网站的基础，选择你的网站暂时存放的位置（待以后发布），默认建立的位置是“我的文档”内，并给网站取一个名称，初学者在建立对话框中可选择“只有一个网页的网站”：此时，在站点新位置便建立相应的文件夹，并建立第一个网页即主页Index.Html，打开该文件，进行网页的编辑。以后每次进入Frontpage修改时，首先打开该网站，然后进行修改、添加。3.3网页边框的应用一般大部分的网页都存在边框结构，所谓的边框是指分区域制作网页，而将某些区域的内容遗传给子网页（称共享边框），以节省网页的制作时间，如标题、主菜单往往是大部分子页都必须的（及个别的子页可去掉共享边框）可采用边框结构，如果你具备美工知识，还可以对网页的结构、色彩、版面的分布做一些设计，使你的网页的色调更和谐、更美丽。提醒：只有建立了网站，才能在网页上设置“共享边框”。在主页Index.Html中，点击“格式”菜单之“共享边框”，在弹出的对话框中选择你需要共享的区域位置（格式），一般网页的上方为网站名称图案或动画及标题菜单，而下方为公司地址、版权注册信息等：设置了边框共享，你的网页将被分割成相应的区域，并将共享部分自动遗传给以后建立的子页内，上、下、左、右这四个区域将分别保存为Top.html、Bottom.html、Left.html、Right.html。如果针对某个特殊网页去掉共享时，可打开该网页，在共享边框对话框中选择“当前网页”并去掉相应的。3.4网页表格的应用与版面定位当设计好你的网页、网站布局及色彩、色调之后，显然将这些设计思想融入到你的网页中去，然而，如何使版面精确定位到网页中呢？由于Frontpage不是一个图形界面编辑软件，因此，你无法随心所欲地将某一版块放置到页面的任意位置！从前面的知识中，我们知道“表格”的单元格是可以伸、缩的，单元格还可以进行拆分、合并，边框、底色可进行设置、调整，表格的这些特性使得它在网页布局设计中起着十分重要的作用！在网页设计中表格允许多层嵌套，也可以隐含表格的边框（只显示单元格中的内容，不显示表格的实际框线）。注意：选择表格菜单中的“插入表格”与常用工具栏中的“插入表格”图标两者是有区别的，菜单中的“插入表格”使用更佳、设置更全面：在上述“插入表格”对话框中分大小、布局、按扭三部分，其中：“边框粗细”置0时，表示隐含边框线，而“样式”按扭中的“格式”又提供表格的二维定位，即表格的左上角顶点的定位位置，在表格的“属性”中可以修改表格的边框、底纹颜色。在建立的表格单元格中你可以输（插）入小标题、栏目、图象，甚至在某个单元格内继续插入表格进行嵌套定位，单元格内文字的排版与编辑、大小、段落、行距、颜色、超链接等等与Word文字处理完全相同，这里不再复述。建议：版面的设计中，首先采用表格的方式将页面分割成大的块（单元格），然后，在具体的版块内继续嵌套新表格，再对单元格进行拆分或合并，甚至是继续嵌套表格以细化、固定版面。3.5网站导航的使用 Frontpage的导航能清晰地反映网站的结构，在导航中可以添加更多的子结点及其对子页的名称修改，点击某页可以进入该网页的制作、编辑、修改，十分快捷。点击Frontpage界面左边“视图”中的“导航”图标，显示网站导航界面如下：